【画像付き】Zoomで議事録を自動作成する4つの方法！AI CompanionやChatGPTのやり方も紹介
この記事でわかること
- Zoomで議事録を作成する4つの方法
- Zoomで議事録を作成するのに役立つ機能
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「Zoom会議の内容を議事録にしたい」「Zoomの機能で議事録を作れるのだろうか」とお考えの方も多いのではないでしょうか。
結論から申し上げますと、Zoomの機能を使うことで、一部の形式の議事録であれば無料で作成することが可能です。具体的には、発言内容をそのまま文字起こしする形式の議事録であれば無料で使えるフルトランスクリプト機能で作成できます。
一方で、発言内容の要約まで自動化したいのであれば、有料プランで使えるZoomの機能やChatGPTの利用、AI議事録ツールの利用が必要となります。
本記事では、上記の「Zoomで議事録を作成する方法」を4つご紹介します。4つの方法の簡単な特徴は以下の通りです。
| 議事録の形式 | 料金 | 精度 | セキュリティ | |
|---|---|---|---|---|
| Zoom フルトランスクリプト機能 | 逐語録(詳細な)形式 | 無料 | △ | 〇 |
| Zoom AI Companion機能 | 要約形式 | zoom有料ユーザー(2,125円/月～) | 〇 | ◎ |
| ChatGPT併用 | 要約形式 | 基本無料 | 〇 | △ |
| AI議事録ツール活用 | 要約形式 | 有料(ツールによる) | ◎ | ◎ |
それぞれのやり方についてまずは確認したい方は
からご覧ください。それぞれの議事録作成の方法についてまとめています。
Zoomの文字起こしを試して議事録を作成してみたけど
- 固有名詞や専門用語の変換が上手くいかない
- 「えー」や「あの」などの意味をなさない言葉も文字起こしされてしまう
- 自動要約や要点抽出が上手くいかない
というお悩みを抱えている方は、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」を試していませんか？
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Zoomで作成できる議事録とは？
Zoomで行う会議の目的次第で議事録の形式は異なります。例えば
- 詳細な発言まで含んだ議事録（逐語録・発言録などとも呼ばれる）
- 議題の詳細を記載した議事録
- 重要事項をまとめた議事メモ
のようにひとくちに「議事録」といっても様々な形式が存在します。Zoomでは大きく以下のような2つの議事録を作成することができます。
- 発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録
- 要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録
Zoomで議事録を作成する場合はそれぞれのやり方に合った方法を試すようにしましょう。「発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録」を作成している方は以下をご覧ください。
また「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成している方は以下をご覧ください。
方法1｜Zoomのフルトランスクリプト機能を活用
Zoomに搭載されている「フルトランスクリプト機能」を活用して議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
ステップ1｜Zoomのフルトランスクリプト機能で文字起こしをダウンロード
Zoomには会議中の発言を文字起こししてくれるフルトランスクリプト機能があります。
まずは会議中に以下の対応をします。
- 「字幕を表示」横に表示されている小さな三角ボタンをクリック
- 「全文の文字起こし表示」をクリック
こうすることでZoom画面の右側にチャットが表示され、会議の発言が文字起こしが確認できるようになります。議事録を作成していく場合はこの文字起こしをダウンロードする必要があるため、以下の対応をします。
- 「文字起こしを保存」をクリック
これで会議中の発言が文字起こしされたデータを保存することが可能です。この「文字起こしを保存」をクリックしないと、文字起こしされたテキスト情報が保存されないため、忘れずに対応するようにしましょう。
ステップ2｜ダウンロードした文字起こしを修正して議事録を作成
ZoomはあくまでもWeb会議ツールのためすべて正確に文字起こしされている状態の実現は難しいです。そのためダウンロードした文字起こしの文章で誤変換された箇所を修正していく必要があります。
発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録を作成する場合は、文字起こしされた文章を上から確認していき、誤変換されている箇所は修正するようにしましょう。
Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成するときの注意点
Zoomの文字起こしは社内の専門用語や固有名詞が上手く変換されません。そのためそれらの発言が多い会議では修正作業に時間がかかってしまうケースがあります。もしそのような会議を実施している場合はより正確な文字起こしが実現できるAI議事録ツールも検討してみましょう。
方法2｜Zoom AI Companion機能を活用
Zoomに搭載されている「Zoom AI Companion機能」を活用して議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
ステップ1｜Zoom AI Companion機能の設定を確認
Zoom AI Companion機能はZoomの有料プランを契約しているユーザーが使用できる機能です。この機能を利用するためには、まず設定を変更する必要があります。
- 自分のアカウントにログインし、画面左側の「アカウント管理」をクリック
- さらに項目が表示されるため、そのなかの「アカウント設定」をクリック
- 上段の項目のなかの「AI Companion」の項目をクリック
- 画面中央の「AI Companionによるミーティング要約」をONにする
これで事前設定は完了です。
ステップ2｜Zoom AI Companion機能を会議中に利用
設定が完了したあとは、以下の対応を実行しましょう。
- 「要約を開始」をクリック
これをクリックし会議が終了してしばらくの時間が経過すると以下のようなメールが届きます。このメールから編集ページへ移動します。
- Zoomから送信されたメールを確認、編集したい場合は「編集」ボタンをクリック
- 編集をする場合は再度「編集」ボタンをクリック
実践編｜Zoom AI Companion機能を実際に試してみた
実際にZoom AI Companion機能で生成された文章を見てみましょう。5分ほどの架空の会議をZoomで実践してみました。
要点
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。次のステップ
• 佐藤さんは午後1時から会場設営を行う。
• 鈴木は天気状況を見て、社内の皆さんに早めの帰宅を促すアナウンスを行う。
• 全員は決定事項とアクションを確認し、速やかに対応する。要約
天気の悪化に対応するための会場のレイアウト変更
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。
一部「鈴木」という名前が「Suzuki」と誤表記していたりしますが、項目ごとに分けてくれる点は、ただ文字起こしされるよりは便利に使えると思います。この内容をコピーして議事録の素案にすることが可能になるため、議事録の作成時間を削減することが可能です。
ただ、実際の会議の内容で話をしたポイントがすべて整理されているわけではないため、AIで自動で作成された内容が正しい内容になっているかは確認するようにしましょう。
Zoom AI Companionについてより詳しく知りたい方は、ぜひZoomの紹介ページ「皆様をサポートする強力な Zoom AI アシスタント」も合わせてご覧ください。
Zoom AI Companion機能で議事録を作成するときの注意点
Zoom AI Companion機能で議事録を作成する場合は「要点」「次のステップ」「要約」の3つの項目で情報が整理されます。逆にいうと「決定事項」や「質疑応答」などの他の項目でまとめたい場合は、一から作成をする必要があります。
またこのAIを活用する際にベースとなっているのはZoomで実行される文字起こしです。そのため文字起こし精度が低い場合は、Zoom AI Companion機能を利用しても上手く表示されないケースがあるため注意するようにしましょう。
方法3｜Zoomの文字起こしをChatGPTで加工
ZoomとChatGPTなどの外部ツールを組み合わせて議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
Zoomの文字起こしをChatGPTで加工
先ほどZoomの文字起こしをダウンロードする方法をご紹介しましたが、その文字起こしをChatGPTに入力し、そこに「要約して」「決定事項をまとめて」など作成したい議事録の情報を入力して議事録を作成します。
さらにChatGPTで議事録を作成する方法を知りたいかは、ぜひ以下の記事もご覧ください。
ChatGPTで議事録を作成するときの注意点
ChatGPTはネット上の情報や、ユーザーが入力した情報をもとに解答を作成します。そのため、会社の重要な情報を入力すると、別のユーザーとのやり取りの中にChatGPTがその情報をもとに解答を作成し、情報漏洩に繋がってしまうケースがあります。またそもそも社内でChatGPTの利用を制限・禁止している会社もあるため、自社の利用が問題ないか確認するようにしましょう。
方法4｜AI議事録ツールを活用
AI議事録ツールを活用することでZoomの会議の議事録を作成することが可能です。具体的な方法については各AI議事録ツールによって異なるため、ここでは具体的にどのように議事録を作成していくのか？ではなくAI議事録ツールとはどういうものか、どんなツールがあるのかについてご紹介します。
AI議事録ツールとは？
AI議事録ツールとは会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりすることで、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。
また議事録作成時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。
ただ、一言で「AI議事録ツール」といっても、多くの種類があります。ツールによって機能もさまざまですが、Zoom会議で文字起こししたいとお考えの方に特におすすめなのがスマート書記です。
Zoomの会議で使えるおすすめAI議事録ツール「スマート書記」
引用：スマート書記
スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。
この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。
スマート書記の特徴
- 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
- 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
- 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ
- タイムスタンプ機能で、文字起こしから該当箇所の音声を再生することが可能
スマート書記を導入して議事録作成の作業時間を大幅に削減した事例
それでは、実際にAI議事録ツール「スマート書記」を導入して、会議時間の3〜４倍の時間がかかっていた議事録作成の作業時間を、大幅に削減できた活用事例をご紹介します。
以前は会議の発言内容をすべて人の手で文字に起こし、そこから大事なポイントを箇条書きにして議事録を作成していました。特に時間がかかっていたのが文字起こしで、会議の録音データを1から聞き直しながらその作業をやっており、会議時間の3〜4倍の時間がかかってしまうという状態でした。
会議後に複数名でその作業をやっている姿を目の当たりにして、この作業をなんとか効率化できないか？ということでツール導入を検討しはじめました。（中略）
スマート書記を導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。とはいえ、自動で文字起こしされた内容だけを議事録として共有してしまうと、読み手の負担が大きかったので、重要な部分については人の手で修正したり、一部文字起こしされたものを確認しながら、まとめるという作業を導入後もしばらくは行っていましたね。
それらの作業を行うために、スマート書記導入後も会議中に重要だと思ったポイントはメモを残し、また話した時間もメモに残し、会議終了後に聞き直しながら、まとめる形で対応していましたが、AIアシストという2023年8月にリリースした機能を活用することでこの作業自体もなくすことが、ようやくできるようになりました。具体的に自動で文字起こしされた内容からAIアシストの機能を活用し
- 要約文章
- 箇条書きでリストアップした重要事項
- 会話内容を「ですます調」に変換した文章
の3パターンを自動でワンクリックで出力して、それら3パターンとも情報として残すことで議事録としています。
もちろんAIが出力する情報は100％正しいわけではないので、一部誤っている箇所を修正する作業を行っていますが。この機能はワンクリックでそれぞれのテキストが自動で出力できるため、会議中に重要な部分と話した時間をメモして、後で音声を聞き直すという作業をやっと省略することができました。また、会議中のメモから解放されたことによって、会議に積極的に参加し、発言もできるようになりました。（中略）
私たちは、議事録を「情報を思い出すためのもの」として捉えていて、そのために3パターンとも必要だと思っています。
現在スマート書記を利用して作成している議事録については「そういえばあのときの会議でどんな話があったっけ？」とふと気になって見返したときに、「こんな会話したな」と思い出すことができれば、議事録として目的は十分達成できているなと思っています。もちろん取締役会議事録などの正式文書ではそれだけでは不十分ですが。
「情報を思い出す」ために、記憶が新鮮なうちは要約文章を確認するだけで、思い出せますが、時間が経過したり、人によってはもっと細かく知りたい！という場合もあるので、議事録を確認する人に合わせた情報粒度で思い出せるように、このような形式で議事録を残すようになりました。要約を見て、情報として足りなければ箇条書きの重要事項を確認し、それでもまだ足りない場合は、「ですます調」に語尾が変換された文字起こし結果を確認するといった形です。
ツールを導入する前は、もちろんここまで相手に合わせて情報を残すということができていなかったので、これもツール導入のおかげですね。（後略）
引用記事：会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現
もっと詳しくAI議事録ツールについて知りたい、他のツールも見てみたいという方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。
議事録作成に役立つZoomの2つの機能
先ほどZoomの文字起こしをダウンロードする方法をご紹介しましたが、その他にも議事録作成に役立つ機能があります。
1. レコーディング機能
こちらはZoomの録音・録画機能です。文字起こしや議事録作成を直接行ってくれる機能ではありませんが、Zoom会議終了後に自分で議事録を作成したり、あるいはフルトランスクリプト機能やAIツールで完成した文字起こし・議事録を修正したりする際に役立ちます。
詳しくZoomのレコーディング機能について知りたい方は以下の記事もご覧ください。
2. ホワイトボード機能
ホワイトボード機能もレコーディング機能同様、文字起こしや議事録の作成をサポートしてくれる機能です。Zoom会議を開きながらメモや表・画像などの入力ができるホワイトボード機能を使うことで、後から議事録の作成がしやすくなります。会議内容を参加者が理解・共有しやすくなる、というメリットもあります。
わかりやすい議事録を作成する3つのポイント
ここまでご紹介したAI議事録ツールやzoomの機能を使うことで、議事録作成は格段に効率化されます。ただ、すべての工程が完全に自動化されるわけではなく、議事録を完成させる工程での手作業は必須です。
そこで、議事録を完成させる工程で、わかりやすい議事録を作成するために意識しておきたいポイントを3つご紹介します。
1. 会議の目的に沿って議事録を書く
議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。例えば「社内全員が、意思決定した内容とその過程までの共通認識が持てている」ことが目的である会議であれば、何が意思決定されたのかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程を議事録に書くべきかを確認するようにしましょう。
ただ決定事項が書かれているだけだと、その意思決定までにどんな意見が出て、どんな議論が為されたのかが分からなくなります。
もちろん、ただ意思決定された事項を共有するのが目的であれば、議論の過程は議事録に書く必要はありません。このように目的に沿って議事録の内容は変わるため、できあがった議事録が目的に沿っているかを確認するようにしましょう。
2. 5W1Hを明確にする
5W1Hとは
- 誰が（Who）
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理されており、わかりやすい議事録になります。特に決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を完成させるようにしましょう。
3. 箇条書き、記号、改行を使用する
文章の中身ももちろん大事ですが、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかは、とても大事な要素です。そのために、文章を箇条書きや記号、改行を適切に使用するようにしましょう。
例えば下記のような議事録があったとします。
【目標未達要因について 】
売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更 。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。
これだと、どこの情報を確認すればいいかが、分かりづらく議事録を確認する関係者に多大な負担をかけてしまいます。
この文章を適切に改行や記号を入れると下記のようなイメージになります。
【目標未達要因について】
・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況【目標未達に対する打ち手】
・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく
このように適切に改行や記号、箇条書きを使い、見た目が分かりやすい議事録を目指しましょう。
その他のコツや、読み手や上司が重視するポイントを知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
まとめ｜自分にあった方法でZoomの議事録作成を効率化しよう
本記事では「Zoomで議事録を作成する方法」をご紹介しました。
ひとくちに「議事録」といっても様々な形式が存在します。Zoomでは大きく以下のような2つの議事録を作成することができます。
- 発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録
- 要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録
具体的には以下の4つの方法で議事録を作成することが可能です。
- Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成する
- Zoom AI Companion機能で議事録を作成する
- Zoomの文字起こしをChatGPTで加工して議事録を作成する
- AI議事録ツールで議事録を作成する
Zoomで議事録を作成する場合はそれぞれのやり方に合った方法を試すようにしましょう。
Zoomの文字起こしを試して議事録を作成してみたけど
- 固有名詞や専門用語の変換が上手くいかない
- 「えー」や「あの」などの意味をなさない言葉も文字起こしされてしまう
- 話し言葉で文字起こしされて、読みづらい
というお悩みを抱えている方は、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。
またその他にも、以下のような特徴があります。
- 様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
- 要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
- 音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
- 対面会議、Web会議で利用が可能
- 「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
- 発言内容をリアルタイムで文字起こし
- 最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化
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