【完全版】Zoomで議事録を自動作成する方法！便利なZooomの機能や外部ツールも徹底解説

この記事でわかること

• Zoomで議事録を作る方法
• Zoomで議事録を作るのに便利な機能
• Zoomで議事録を作成できるおすすめのAI議事録ツール3選

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コロナ禍において広まったオンラインでの会議は今では非常に一般的なものになっており、中でもZoomでの会議は多くの企業や組織で行われています。

Zoomでの会議後に議事録を作成する必要があるため、

• Zoom会議の議事録を自動で作りたい
• Zoom会議の議事録作成の工数を減らしたい

と考える方も多いかと思います。

この記事では、Zoomでの会議の議事録作成や、文字起こしを作成したいという方に、使うと便利なZoomの機能や、Zoomと一緒に活用できるツールについて紹介していきます。

そもそも、議事録とはなんなのか、議事録は普通どうやって書くといいのかを知りたい方は、こちらに議事録の書き方を特集した記事がございますので、ぜひこちらも併せてご覧ください。

参考記事：​​​​【徹底解説】わかりやすい議事録を書く8つのポイント！効率化する方法やツールも紹介

ひとくちに「議事録」といっても様々な種類がある！

いざ議事録を作るとなったとき、どんな完成系を想像しますか？ひとくちに議事録といっても、実はいくつかの種類があります。

• 詳細な発言まで含んだ議事録（逐語録・発言録などとも呼ばれる）
• 議題の詳細を記載した議事録
• 重要事項をまとめた議事メモ

作成したい議事録の種類によって、必要な作業は異なります。例えば、詳細な発言まで含んだ議事録であれば、会議内での発言や発言者をすべて文字起こしが必要になります。重要事項をまとめた議事メモで良いのであれば、一字一句の文字起こしというよりも、要約の作成や要点の抽出が必要になるでしょう。

本記事では、Web会議サービス「Zoom」の機能を活用した議事録の作成方法を解説していきますが、作成したい議事録によって

• どういった機能を求めているのか
• どういった機能があれば議事録を作成する作業を効率化できるのか

についても併せて確認していきましょう。

議事録作成に役立つZoomの機能4選

まず、議事録作成に役立つZoom機能を4つ紹介していきます。

フルトランスクリプト機能

Zoom会議中の音声を、一字一句文字に起こしてくれる機能です。文字起こし結果はZoomの画面右側に表示され、会議中にチェックすることができます。さらに、会議後に文字起こし結果をファイル形式で保存することも可能です。

Zoom AI Companion機能

こちらはZoomの有料機能になりますが、文字起こし結果を議事録形式にまとめるなど、AIを使って全自動で文字起こし結果の編集ができるのが特徴です。

レコーディング機能

こちらはZoomの録音・録画機能です。文字起こしや議事録作成を直接行ってくれる機能ではありませんが、Zoom会議終了後に自分で議事録を作成したり、あるいはフルトランスクリプト機能やAIツールで完成した文字起こし・議事録を修正したりする際に役立ちます。また、画面上に表示されたスライドなどを参照しやすくなるのも、ボイスレコーダーなどの録音機能だけのツールと比較した際のメリットです。

ホワイトボード機能

ホワイトボード昨日もレコーディング機能同様、文字起こしや議事録の作成をサポートしてくれる機能です。Zoom会議を開きながらメモや表・画像などの入力ができるホワイトボード機能を使うことで、後から議事録の作成がしやすくなります。会議内容を参加者が理解・共有しやすくなる、というメリットもあります。

これらの機能を使うことで、議事録の作成をより効率よく、便利に行うことができます。特に、フルトランスクリプト機能とZoom AI Companion機能は、文字起こしや議事録の作成をZoomが全自動で行ってくれるため、この4つの機能の中でも特におすすめです。

ここからは、Zoomで議事録を自動作成するための方法として

• Zoomのフルトランスクリプト機能を活用する
• ZoomのZoom AI Companion機能を活用する
• Zoomで文字起こしをして、ChatGPTを活用する
• AI議事録ツールを活用する

といった4つの方法について、それぞれご紹介していきます。

【方法1】Zoomのフルトランスクリプト機能を活用して議事録を作成する

まずは、Zoomの機能である「フルトランスクリプト」機能を活用して議事録を作成する方法についてご紹介します。

フルトランスクリプト機能とは

フルトランスクリプト機能とは、Zoom会議に参加した参加者それぞれの発言を、チャット形式のように画面右側に表示させることができる機能です。会議中に気になることや聞き逃してしまった箇所があった際に、遡って確認することができるのが特徴です。

このフルスクリプト機能は無料アカウントでも使える機能ですので、誰でも自由に利用可能です。また、文字起こし結果は、テキストデータとして保存することできます。

フルトランスクリプト機能で議事録を作成する

このフルトランスクリプト機能を使うことで、Zoom会議における参加者の発言は、すべて自動で文字起こしできます。すなわち、これによって、会議中の会話を全て書き起こす「発言録」を作ることが可能です。

ただし、フルトランスクリプト機能はあくまで「文字起こし」の機能であり、「発言録」の作成は可能ですが、重要事項をまとめた議事メモなど発言録以外の形式の議事録を作成したい場合は、文字起こしファイルから会議内容を文章をまとめる作業が必要となります。

なお、フルトランスクリプト機能の具体的な操作方法は、こちらの記事にて詳しく説明しておりますので、ぜひ併せてご覧ください。

参考記事：【徹底解説】Zoomで文字起こしをする3つの方法！議事録作成ツールも紹介

【方法2】Zoom AI Companion機能を活用して議事録を作成する

先にご紹介したフルトランスクリプト機能は、会議音声を文字起こしできる機能でした。次に、Zoomの機能で議事録作成に関連する機能として「Zoom AI Companion機能」についてご紹介します。

Zoom AI Companion機能とは

Zoom AI Companion機能は、Zoomの有料プランを契約しているユーザーが使用できる機能です。この機能を使えば、会議後にZoomで話をした内容がメールで共有され

• 要点
• 次のステップ
• 要約

の情報を自動でまとめてくれます。もちろん編集も可能なため、一部誤っている情報や追記したい情報などがあれば編集・修正することも可能です。

Zoom AI Companionは上記以外にも多種多様な使い方ができます。詳しくは公式サイトをご確認ください。

Zoom AI Companion機能で議事録を作成する

では、実際にどのように利用するのか見ていきましょう。まずは、アカウントでZoom AI Companionが利用できるように設定する必要があります。

1. 自分のアカウントにログインし、画面左側の「アカウント管理」をクリック
2. さらに項目が表示されるため、そのなかの「アカウント設定」をクリック

そうすると画面が遷移します。

3. 上段の項目のなかの「AI Companion」の項目をクリック
4. 画面中央の「AI Companionによるミーティング要約」をONにする

これで事前設定は完了です。次は実際にZoomを起動して会議をしてみましょう。

5. 会議が始まったタイミングで「要約を開始」をクリック

これで会議中の対応は完了です。あとはそのまま会議を進めていき、会議が終了してしばらく時間が経過すると以下のメールが届きます。また、このメールから編集ページへ移動することも可能です。

6. Zoomから送信されたメールを確認、編集したい場合は「編集」ボタンをクリック

そうするとZoomのアカウント画面へ遷移します。

7. 編集をする場合は再度「編集」ボタンをクリック

これでこのページ上でAIで自動で抽出された文章を編集することが可能になります。

会議中は要約をクリックするだけなので、非常に簡単に要約文章を作成することができます。今回架空の会議を実施してみましたが、実際に以下のようにまとめてくれました。

要点
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。

次のステップ
• 佐藤さんは午後1時から会場設営を行う。
• 鈴木は天気状況を見て、社内の皆さんに早めの帰宅を促すアナウンスを行う。
• 全員は決定事項とアクションを確認し、速やかに対応する。

要約
天気の悪化に対応するための会場のレイアウト変更
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。

一部「鈴木」という名前が「Suzuki」と誤表記していたりしますが、項目ごとに分けてくれる点は、ただ文字起こしされるよりは便利に使えると思います。この内容をコピーして議事録の素案にすることが可能になるため、議事録の作成時間を削減することが可能です。

ただ、実際の会議の内容で話をしたポイントがすべて整理されているわけではないため、AIで自動で作成された内容が正しい内容になっているかは確認するようにしましょう。

また、Zoomの無料アカウントではこちらの機能は使用できませんので、現在無料アカウントを使われている方は、プロアカウントにアップグレードする必要があります。

Zoom AI Companionについてより詳しく知りたい方は、ぜひZoomの紹介ページ「皆様をサポートする強力な Zoom AI アシスタント」も合わせてご覧ください。

【方法3】Zoom×ChatGPTで議事録を作成する

さきほどご紹介したフルトランスクリプト機能を使うと、会議中の発言がすべて文字起こしされた文章が出力されます。この文字起こし結果から、さらに重要事項をまとめた議事録を作成したい場合は、ChatGPTを活用する方法もあります。

ChatGPTを使うことで、無料でZoomで作った文字起こしを自動で議事録形式にまとめたり、要約をしたりすることができます。

Zoom×ChatGPTで議事録を作成する

使い方は簡単で、ChatGPTの画面下に文章を入力する場所があるので、そこに出力した文字起こし結果を入力し、「要約して」「議事録を作って」と指示するだけで、議事録を作ることが可能となります。

ただし、ChatGPTは先ほどのZoom AI Companionとは異なり、セキュリティの面では必ずしも万全というわけではありません。Zoom会議の内容を全てChatGPTに打ち込むため、どこかのタイミングで機密情報が漏洩する可能性があります。

例えば、ChatGPTはネット上の情報や、ユーザーが入力した情報をもとに解答を作成します。そのため、会社の重要な情報を入力すると、別のユーザーとのやり取りの中にChatGPTがその情報をもとに解答を作成し、情報漏洩に繋がってしまうケースも考えられます。そのため、ChatGPTの利用を制限・禁止している会社も多いです。

ChatGPTで議事録を作る場合は、顧客情報など重要度の高い情報が含まれる会議は、なるべく避けるようにしましょう。

より詳しくChatGPTを使って議事録を作成する方法を確認したい場合は以下の記事にまとめていますので、ぜひご覧ください。

参考記事：【2024】ChatGPTを活用して自動で議事録を作る方法を解説！おすすめのAI議事録ツールも紹介

【方法4】Zoom対応のAI議事録ツールを使って議事録を作成する

ここまでZoomの機能やChatGPTについてご説明してきましたが、文字起こしやAIによる情報の加工をまとめて行ってくれるAI議事録ツールを使用する方法があります。

AI議事録ツールとは

• 高精度な文字起こし
• AIを活用した要約や重要事項のリストアップ

という機能があり、また議事録作成にとどまらず、議事録の編集や管理の機能も保有しているツールです。議事録作成を前提としているため、セキュリティ対策も実施されているのが特徴です。

AI議事録ツールについて、機能や選ぶポイントなど、より詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。

参考記事：AI議事録作成ツール6つの選び方とおすすめ3選！活用事例もご紹介

AI議事録ツールを活用すれば、議事録作成時間を大幅に短縮することが可能ですが、機能が豊富なため有料のものが比較的多いツールとなっています。

導入をする前には、各社のサービスを比較・検討することが大切で、ツールの中には無料トライアル期間を設けているものも多いので、それらをうまく活用した上で判断すると良いでしょう。

おすすめのAI議事録ツール3選

ここではさきほどご紹介したAI議事録ツールの中でも、Zoomと連携ができるおすすめのツールを3つご紹介します。無料でお試しできるツールもあるため、いきなり有料で使用するのではなく、一度試して使いやすさや、実際どんな機能があるのか確認するようにしましょう。

1. スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋AIパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

ZoomのWeb会議で使用して議事録作成できるのはもちろんのこと、その他Web会議ツールや対面の会議にも対応できるのが特徴です。

スマート書記の特徴

1. フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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2. AI議事録取れる君

引用：AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は業界初のAI自動要約機能を搭載しており、文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。

プランは個人向け・法人向け・無制限プランの3つに分かれており、１ヶ月の議事録収録時間がプランによって異なっています。

AI議事録取れる君の特徴

1. 業界初のAI自動要約機能
2. 多言語の翻訳に対応
3. オンライン会議ツールと併用が可能

サービスサイトURL

3. toruno

引用：toruno

torunoは文字起こし、録音、画面キャプチャを同時に記録できるソフトです。会議中、リアルタイムで発言をブックマークすることもできるので、重要な箇所を素早く振り返ることができます。

記録時間3時間分無料で試せる個人向けプランから、法人向けのプランまであります。

torunoの特徴

1. 記録時間3時間まで無料で試せるプランあり（アプリ版）
2. Web会議ツールと連携不要
3. ユーザー辞書登録に学習機能を搭載

【まとめ】Zoomで議事録を自動作成する方法は4つ！自分にあった方法を選択しよう

本記事では、「Zoomで議事録を自動作成する方法」をご紹介しました。

Zoomで議事録を自動作成するためには

• Zoomのフルトランスクリプト機能を活用する
• ZoomのZoom AI Companion機能を活用する
• Zoomで文字起こしをして、ChatGPTを活用する
• AI議事録ツールを活用する

の4つの方法がおすすめです。議事録を作成するための補佐的な活用をしたいのであれば、フルトランスクリプト機能とChatGPTの活用を、議事録の作成をできるだけ楽にしたいのあれば、Zoom AI Companion機能・AI議事録ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか

議事録といっても会議の目的や参加人数によってその形態は大きく変わります。自分にあった方法で議事録を作成できるようにしましょう。