今までどおりの作成方法で報告書作成時間50%削減を実現！第三者の確認工数も削減できた理由とは

課題

• 1件の報告書を作成するのに約5〜6時間かかっていた

効果

• 報告書の作成時間50%削減
• 第三者の確認工数の削減

日本特殊陶業株式会社はNGKスパークプラグ、NTKニューセラミックの製造、販売を行っています。今回はビジネスマネジメント室の藤井さま、岸畑さまにスマート書記の導入背景や、具体的にどう報告書の作成が変化したのか、どれくらい作成時間を削減できたのかについてのお話をお伺いしました。

5～6時間かけて作成する報告書を月20件ほど対応していた

普段はどのような業務を行っていますか？

ビジネスマネジメント室では主に組織運営の業務を担っています。その一環としてビジネス活動を円滑に推進するために社員からのヒアリング内容をまとめ、報告書を作成し関係者各所に共有する業務を行っています。

報告書の作成工数を削減しようと考えたきっかけは何だったのでしょうか？

1件の報告書を作成するのに約5〜6時間ほどかかっており、報告書の作成が必要な会議も月に約20件ほどあるので、もともとこの業務を効率化できないかという思いがありました。

ちょうど他の部門で文字起こしアプリを使用していたので、それも試してみましたが、文字起こしされた内容すべてを確認したり、誤変換されてしまった部分を修正するのに結局時間がかかってしまいました。業務の効率化が実現できなかったため、別のツールを検討しないといけないという思いが強まっていったのがきっかけですね。

音声の聞き直しが楽になり報告書の作成時間を削減できたのが決め手。セキュリティ面も安心できた

スマート書記を選んだ決め手はなんだったのでしょうか？

文字起こしだけでは報告書の作成時間は削減できないことは分かっていたため、どのような機能があるかではなく、報告書の作成時間をいかに削減できるかを重視していました。

私たちは会議の音声をICレコーダーで録音して、会議後にその音声を聞き直しながら報告書を作成していました。この録音した音声から必要な会話を探す手間と時間をスマート書記で大きく短縮でき、結果的に報告書の作成時間を削減することに繋がったため、導入を決めました。

また私たちが実施している会議は社内機密性が高く、「データが機械学習されない」などのセキュリティ面で安心できるかも決め手の一つでした。

それこそツールではなく、外部の人にお願いして報告書を作成してもらうことも検討しましたが、情報漏洩のリスクや、会議の頻度が多いためどうしても依頼金額が高くなってしまうことから、作業の外部委託も断念していました。

今までの通りの作成方法で報告書の作成時間50%削減を実現。報告書の確認作業も楽に

スマート書記のご導入後、報告書の作成業務はどのように変化しましたか？

今までは会議中にメモを取り、また会議音声をICレコーダーで録音していつでも聞き直しできるようにしていました。

というのも、普段私たちが作成している報告書はかなり細かな内容を記載する必要があります。そのため会議中にどんな話があったか、詳細のメモを取るのですが、情報量も多く、どうしてもメモが追いつかないケースが発生してしまいます。

基本的にメモした箇所はそのまま追記・補足をして報告書を作成するので、メモが取れない場合はそこの音声を聞き直す必要があるんですよね。だから今までメモが取れなかった場合は、会議が始まってからのおおよその時間をメモの代わりに記録し、会議終了後にその時間の音声を聞き直して報告書を作成していました。

それこそ音声の聞き直しが結構大変で、周辺音声を聞きながら、少し戻ったり、再生したりして自分たちが聞きたい音声を探すのにかなり時間がかかっていました。

ただスマート書記には、メモと録音した音声が自動で紐付き、メモを取ったところからピンポイントで音声の聞き直しができるタイムスタンプという機能があります。

これが非常に便利で作成時間の削減に繋がりました。今までどおりメモを取るだけで、自動でタイムスタンプがつく、そして会議終了後にタイムスタンプをクリックするとその音声から聞き直しができるので、自分の聞きたい箇所の音声を探すという手間と時間をほぼ無くすことができました。

いわゆる文字起こしツールを試したときは、結局文字起こしされたものをすべて確認する必要があり、ツールに合わせて今までの運用を変更する必要がありましたが、スマート書記は今まで通りの作業方法を変えずに報告書を作成することができたのも良かったポイントだと思っています。

またタイムスタンプをクリックすると、音声と一緒に文字起こしされた文章も確認できるので、音声と文章の両方を確認しながら、報告書を作成することができます。

おかげで元々報告書の作成に約5〜6時間ほどかかっていましたが、それが約3時間くらいで作成できるようになりました。

報告書の作成時間短縮以外に何か他の効果は得られましたか？

情報共有の効率化ですね。例えば急遽参加できなかった会議の「この部分の会話音声を聞きたい」と思ったとき、今まではその会話がある箇所を見つけるために一から録音した音声を聞き直していました。

これがタイムスタンプを使うことによって、気になった箇所をピンポインドで素早く正確に聞き直すことが可能になりました。

もちろん会議に参加していない人がヒアリング内容の音声を確認したい場合も同様です。今までは一から録音したものを聞いたり、大体何分くらいの音声と伝えて、その周辺を聞き直していましたが、スマート書記のタイムスタンプをつけることで、第三者の確認工数も削減できたかなと思います。

細かな報告書や議事録作成している方ににおすすめ

スマート書記をどのような方におすすめしたいですか？

私たちのように細かな内容を記載する必要がある報告書や議事録を作成している方におすすめします。会議中に議事録の完成が間に合わない、今まさにICレコーダーで音声の聞き直しをしている、動画を見返しながら議事録や報告書を作成しているといった方は、スマート書記の利用で確実に作業負担を軽減できると思います。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！