【2025】情報共有ツールのおすすめ13選！ツールの種類や比較ポイントを紹介
この記事でわかること
- 情報共有ツールの種類
- 情報共有ツールの選び方と比較ポイント
- おすすめの情報共有ツール
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「DX」や「働き方改革」が推進されるなかで「あの資料はどこに保存されているか見つからない」「どのツールで話していた議論なのか探すのに時間がかかる」といったように、社内の部署やチームごとにそれぞれの情報が分散してしまって、仕事がスムーズに進まないといったお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
働き方が多様化し、リモートワークや社外との共同作業が増えた昨今では、業務に関わる情報を効率的に共有して、一元的に管理することが重要です。円滑なコミュニケーションとリアルタイムな情報共有と、知識の蓄積を進めるには、情報共有ツールの導入が不可欠です。
今回の記事では、情報が分散していて生産性の低下に悩んでいる、情報共有と管理を効率的に行いたいと考えている方のために、情報共有ツールにはどういった種類があるのか、ツールごとの比較ポイント、おすすめの情報共有ツールなどをご紹介します。
気になるポイントだけ知りたいという方は下記記事内リンクから飛べますので、そちらからご覧ください。ぜひチームに最適なツールを見つけるための参考にしてみてください。
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情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、チームや会社などの組織内において、情報を効率的に共有して、コミュニケーションを促進するためのツールを指します。ひとくちに情報管理ツールといっても、いくつかのタイプに分けられます。代表的な分類は次の表のとおりです。
| 分類 | 概要 |
|---|---|
| ビジネスチャット | チャット形式のコミュニケーションツール。 リアルタイムでのコミュニケーションが取りやすい。 |
| 社内wiki | チームや組織内の情報や知識を一元管理できるツール。 情報を作成・編集・検索できるプラットフォーム。 |
| プロジェクト管理 | プロジェクトの計画から進行、完了までのタスクやスケジュールを 可視化して管理するツール。 |
| 営業支援ツール | 商談の進捗状況や履歴、顧客・案件の情報を一元管理して共有するツール |
| ファイル共有・ オンラインストレージ | クラウド上にファイルを保管して共有できるツール。 |
また、上記であげたような機能が複数まとまった「グループウェア」ツールもあります。社内の情報共有に関する課題の内、どんな問題を解決したいのかを明確にして、導入するツールにどんな機能が必要かを考えた上でツールを導入すると良いでしょう。
情報共有ツールの種類
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャット形式のコミュニケーションツールです。リアルタイムにメッセージのやりとりができるため、メールよりもスピーディーに情報が伝わり、即時で問題が解決できたり、意思決定のスピードが向上して、業務の効率化を図れます。
また、リアルタイムコミュニケーション以外にも、チームやプロジェクトごとに「チャンネル」や「グループ」にわけることで、関連する話題ごとに情報を整理できるところがメリットです。
その他、手軽なファイル共有や検索機能によって、過去のやり取りや資料を簡単に遡って探せたり、テキストベースで情報が残る点も情報共有ツールとして便利な特徴となっています。
ビジネスチャットを含むコミュニケーションツールに関しては、下記の記事でも詳しくご紹介していますので、参考にぜひご覧ください。
社内wiki
社内wikiは、チームや組織内の情報や知識、例えば、社内業務に関するマニュアル、ガイドライン、プロジェクト情報などを一元管理できるツールです。
情報が1箇所に集約されていることによって、新入社員や異動してきた社員に対しても、スムーズに業務の引き継ぎや情報共有ができ、業務の属人化を防ぐことができます。必要な情報を簡単に検索して見つけることができるため、効率的に業務を進めることができます。
社内wikiを使用することで、業務に関する情報の共有や、知識を蓄積することでき、チーム全体のパフォーマンスを向上できます。
タスク・プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの計画・実行にはじまり、経過の監視、そして完了までの一連の流れを効率的に管理するためのツールです。ツールを利用することで、プロジェクトに関わるメンバーが、タスクの進捗状況、スケジュール、リソース配分などをツールひとつで管理・把握できるようになります。
プロジェクト管理ツールはクラウド利用が主であり、場所や時間にとらわれることなく、プロジェクトの進行状況を管理・共有することができるところがポイントです。
プロジェクト管理ツールに関しては、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。
営業支援ツール
営業支援ツールは、商談の進捗状況や履歴、顧客・案件の情報などを一元管理して共有するツールです。営業活動の効率化や改善を目的としていて、SFA（Sales Force Automation）ツールとも呼ばれています。営業ツールにはCRM（Customer Relationship Management）ツールという顧客関係管理ツールもあり、SFAとCRMのどちらの機能も搭載されたツールもあります。
営業活動の効率化と改善をするならSFA、顧客とのコミュニケーション構築や関係強化をするならCRMといった感じで、どちらも営業ツールではありますが、目的や機能が異なります。
ファイル共有・オンラインストレージ
ファイル共有・オンラインストレージは、クラウド上にファイルを保管して共有できるツールです。インターネットが接続できる環境下であれば、どこにいてもリアルタイムでファイルにアクセスできたり共有することできます。
代表的なツールとしては、GoogleDrive、Dropbox、OneDriveなどがあります。これらのツールを利用することで、ファイル管理や共同作業を効率化でき、プロジェクトやチームの生産性を向上できるため、ビジネスに欠かせないツールです。
グループウェア
グループウェアは、チームや会社などのメンバーが共同での作業を円滑に行うための機能が複数搭載されています。ツールによって搭載されている機能に差はありますが、例えば、
- スケジュール管理機能
- タスク管理機能
- ドキュメント等のファイル共有機能
- チャットやメール、掲示板などのコミュニケーション機能
などのコミュニケーション機能などがひとつのプラットフォーム上で使用できます。
ひとつのプラットフォーム上にツールが集約されているため、情報がバラバラにならず、アクセスがしやすく、また、検索しやすいメリットがあります。複数の異なるツールを個別に導入したり管理する手間が省け、ツール間におけるデータの連携であったり、情報の重複を避けられるため、何が最新の情報なのかが把握しやすく、業務の透明性を維持できます。
情報共有ツールの4つの比較ポイント
1. どんな機能を有しているのか
いま業務で課題に感じている点はなにか、どんな機能があればその課題を解決できるのかを明確にすることが重要です。その上で、どんな機能を有している情報共有ツールが必要なのか確認するようにしましょう。
例えば、チーム内でのリアルタイムの情報共有が足りないと感じるなら、ビジネスチャットツールの利用、社内の業務手順やマニュアルを一元化したいなら社内wikiの導入を検討すると良いでしょう。
また、すでに利用中のツールと導入を検討している情報共有ツールで機能が被っていないかも確認するようにしましょう。機能が重複してしまうと、情報があちこちに散らばってしまい、どれが最新の情報なのか、どれが正しい情報なのかがわからない、という事態にもなりかねません。業務課題はすでに導入済みのツールで運用方法を工夫すれば解決できるものなのか、別なツールの導入が必要なのか検討するようにしましょう。
2. 誰にでも使いやすい操作性とUIか
「どの従業員でも操作がしやすいかどうか」は導入の際の要チェック事項です。せっかく便利なツールを導入しても、操作が難しい、慣れるまで時間がかかるといったツールの場合は、従業員全体への普及率や使用率に影響が及び、十分にツールを活かせないこともあります。
そのため、直感的に操作できるユーザーインターフェースなのか、また、使えるようになるまでの時間がそれほどかからないツールを選ぶことは大切です。
3. 導入コストや運用コストが予算内か
ツールを導入する際には、初期費用、運用費用、追加のプラグインやサポートにかかるコストを確認するようにしましょう。
料金体系は、ユーザー数や利用する機能によって変わることもあります。その際に、例えば、少ないユーザー数からスタートしてから、ゆくゆく数が増えていく可能性がある場合、または使用するデータ量が増える可能性がある場合は、その拡張にも対応可能かどうか、どのように料金体系が変化していくかも確認が必要です。
また、ライセンス形態（月額性か年俸制化）が柔軟かどうか、組織の成長に応じて簡単にプラン等を変更可能かどうかも確認するようにしましょう。
4. 安全性・セキュリティ
社外秘の情報など、機密情報を扱う際は、セキュリティ対策がしっかり取られているツールだと安心して使用できます。通信データが暗号化されているかどうか、データの保管場所のセキュリティが確保されているかどうか、二段階認証やSSOに対応しているかどうかなど、どのようなセキュリティ対策が取られているのかも、ツールごとに比較するようにしましょう。
おすすめの情報共有ツール
ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールに関しては、別の記事でご紹介していますので、ここでは、社内wiki、営業支援ツール、グループウェアそれぞれのおすすめツールをご紹介したいと思います。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールや、プロジェクト管理ツールのおすすめが知りたい方は、下記記事を参考にご覧ください。
社内wiki
Confluence
引用：Confluence
Confluenceは、直感的な構成でページの設定や作成・検索が簡単に行えるツールです。すぐに始められる沢山のテンプレートがあったり、社内wikiとしての役割だけでなく、ブログ機能で社内コミュニケーションが強化できたり、ホワイトボード機能でブレインストーミングをしてプロジェクトの計画・発案としても使えます。公式サイトのプラン説明ページでは、チーム規模のユーザー数に応じて推奨されるプランを教えてくれます。
Confluenceの特徴
- 直感的に使えるユーザーインタフェース
- AIを使って反復的なアクションは自動化可能
- ユーザー10名まで無料で使えるフリープランあり
NotePM
引用：NotePM
NotePMは、マニュアル作成とナレッジ管理ができるツールです。登録企業数12,000社を突破した、多くの企業やユーザーに使われています。高機能エディタとテンプレートで、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルが作れるため、マニュアル作成の時間も大幅に削減できるのが特徴です。また、セキュリティ対策も万全で安心して使用できます。
NotePMの特徴
- 誰でも使いやすい・わかりやすいユーザーインタフェースと操作性
- 安心のセキュリティ対策
- 強力な検索機能で、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルの中身も全文検索
esa
引用：esa
esaは情報を共有して終わりではなく、チーム全体で育てるドキュメントツールです。チャットのようなリアルタイム性と、Wikiのような情報整理のどちらの特性を掛け合わせたようなツールで、気軽に発信された情報を知見として蓄積、整理していき、情報を育てていくというコンセプトになっています。無料トライアル期間が2ヶ月と長めに設定されているのが特徴です。
esaの特徴
- 2ヶ月と長めの設定された無料トライアル期間
- チャットとwikiの特徴を掛け合わせたツール
- 情報を育てていくコンセプト
Qast
引用：Qast
Qastは、ナレッジマネジメント、すなわち組織内の知識の管理に特化したツールです。社内の誰が何に詳しいかがわかるユーザータグ機能や、どんな情報がよく見られているかなどの分析機能などが搭載されています。シンプルなUIで誰でも直感的に操作ができ、また、探している情報に素早く辿り着くための高度な検索機能が備わっています。
Qastの特徴
- 誰でも使えるシンプルな画面
- すぐに欲しい情報が見つかる高い検索性
- 専門コンサルタントが導入検討段階から導入後までサポート
Notion
引用：Notion
Notionは、個人利用からチーム利用まで、幅広いユーザーに対応しています。カスタマイズ性が高く、wikiのように使ったり、カンバンビューやカレンダービュー、リストビューといった形でタスクを管理することも可能です。Notion AIというAI機能も備えており、アイデアのブレインストーミングや情報の要約、文章作成のサポートなどもしてくれます。
Notionの特徴
- Notion AI機能でAIがサポートしてくれる
- wikiとしての利用からタスク管理、文章作成までカスタマイズ性が高い
- Notionで作成したページをWebサイトとして立ち上げて運用もできる
営業支援ツール
Mazrica
引用：Mazrica
Mazricaは、営業DXを推進するために、誰でも使いやすいという点に重きを置いた営業支援ツールです。そのため、UIがわかりやすい、見やすい点はもちろんのこと、ツールに関する不明点を問い合わせる際のサポート体制も充実しています。また、多様なツールとも簡単に連携できるため、すでに使用しているチャットやメールツールなどと連携してシームレスに業務を効率化できます。
Mazricaの特徴
- 誰にでも使いやすく、導入後の使いにくい問題を防ぐ
- マーケティング・セールス・分析に特化。AI機能で効率化。
- 充実した機能と安心のセキュリティ対策
ネクストSFA
引用：ネクストSFA
ネクストSFAは、東証スタンダード上場企業が提供する、営業支援・顧客管理ツールです。見込み獲得、商談管理、顧客管理まで1つのツールで管理できます。会計ソフトやGoogleサービスなど多様なツールとの連携もできて、データを自動反映できます。1週間の無料期間中でもサポートの利用が可能です。
ネクストSFAの特徴
- クラウド型の営業支援ツール
- MA、SFA、CRMが1つのツールにまとまっている
- 必ず1名以上の専任担当者がつく充実したサポート
Sales Hub
引用：Sales Hub
Sales Hubは、AI搭載の営業支援ソフトウェアです。営業エンゲージメントツール、取引管理ツール、レポート＆アナリティクス機能、CPQ機能、コーチングツールが搭載されています。また、HubSpotのアプリマーケットプレイスで提供されている1,600以上のアプリとシームレスに連携することも可能です。
Sales Hubの特徴
- AIによる営業エンゲージメントツール搭載
- 取引管理ツールで収益成長を促進
- ビジネスの成長に合わせて拡張できる料金プラン
グループウェア
Google Workspace
Google Workapaceは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、GoogleMeetなどのアプリがひとつに集約されています。また、Geminiと呼ばれるGoogle社が開発した生成AIが、AIアシスタントとしてより一層作業を効率化してくれます。
Geminiについては下記記事でも紹介しておりますので、参考にご覧ください。
Google Workspaceの特徴
- Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、GoogleMeetなどのアプリをひとつに集約
- AIアシスタントGeminiを利用してもっと便利に
- 個人向けプランから大企業向けのEnterpriseプランまで幅広く対応
Microsoft365
引用：Microsoft365
Microsoft365は、GoogleWorkspaceと並んで、グループウェアの中でもシェア率がトップのサービスです。GoogleWorkspaceでいうGeminiのように、Microsoft Copilotという生成AIがAIアシスタントとしてサポートしてくれます。
Word、Excel、PowerPointなどの資料作成アプリ、Outlookやteamsなどのコミュニケーションアプリが1つの直感的なプラットフォームにまとめられています。
Microsoft365の特徴
- Microsoft アプリがすべて 1 つの直感的なプラットフォームにまとめられている
- AI アシスタントMicrosoft Copilotによるサポート
- 会社に規模に応じた幅広い料金プラン
GroupSession
引用：GroupSession
GroupSessionは、スケジュール管理、勤怠管理、各種承認やチャットなどが使えるグループウェアです。チームの予定管理や日程調整ができるスケジュール機能や日々の報告・議事録などにも活用できる掲示板、ちょっとしたやりとりに便利なチャットなどのコミュニケーション機能があります。また、勤怠管理、各種申請なども行えて、ペーパーレスを進められ、紙やはんこいらずで業務が遂行できます。
GroupSessionの特徴
- ペーパーレスや業務の効率化に役立つ機能を20種以上搭載
- クラウド型とオンプレミス型のどちらのプランもある
- スマホ対応で外出先でも最新情報にアクセスできる
CrewWorks
引用：CrewWorks
CrewWorksは、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議、プロジェクト管理、ファイル共有をひとつにまとめたグループウェアです。ビジネスコミュニケーションツールをひとつにまとめることで、シームレスな意思疎通と情報共有が実現できます。チャットの会話、タスクの対応履歴、共有ファイル、議事録やWeb会議の録画などがプロジェクト内でひとまとめに整理できます。
CrewWorksの特徴
- シームレスな意思疎通と情報共有を実現
- 情報の構造化と自動整理で欲しい情報がわかりやすい
- 直感操作で誰でも使いやすい
サイボウズGaroon
引用：サイボウズGaroon
サイボウズGaroonは、大規模向けのグループウェアです。数千～数万ユーザー規模の組織でも導入実績が豊富で、大企業でも管理しやすい機能が備わっています。kintoneやMicrosoft365など、すでに使用しているシステムを活かしたさまざまな連携が可能となっています。クラウド版とパッケージ版の2種類のバージョンがあります。
サイボウズGaroonの特徴
- 数千～数万人規模の組織でも導入実績が豊富
- ユーザーにも管理者にもつ飽きやすく、教育コストや運用工数を削減
- kintoneやMicrosoft365とも連携可能
情報共有ツールのメリットとデメリット
メリット
情報共有ツールのメリットは、あちこちに散らばりやすい情報をまとめて管理しやすくなるところにあります。また、クラウド型のツールを使用することで、オフィスワークやリモートワークなどの場所や働き方に関わらず、どこからでもアクセスしやすくなります。それにより、業務の連携がスムーズになり、コミュニケーションの改善にも繋がります。
情報共有ツールを介して、仕事のノウハウや業務手順などを蓄積していくことで、業務の属人化を防止することもできます。特定の業務や知識・情報の偏りは、担当者の不在・異動・退職などによって業務が立ち行かなくなるリスクがあります。属人化の防止は業務を持続的に安定させ、事業の発展に繋がっていきます。
デメリット
情報共有ツールのようなITツールは便利な一方、操作が難しい、UIが見づらい・使いづらい場合は、コストをかけて導入したところで従業員にツールを使ってもらえず、定着しないというリスクがあります。このリスクを回避するためには、操作性が簡単で使いやすいツールや、導入前から導入後までサポートが充実したツールを導入することをおすすめします。
また、情報の蓄積と管理の方法を誤ると、情報共有ツールの中で必要な情報が探しづらくなることもあります。
ツールを導入したところで情報共有に手間や時間が下がると、業務効率が下がってしまうリスクもあるため、ツールは組織に適したものを選ぶようにしましょう。そのためには導入前に無料トライアルで実際にツールを触ってみましょう。
まとめ｜情報共有ツールで業務を効率化して生産性を向上させよう！
本記事では、
- 情報共有ツールの種類
- 情報共有ツールの比較ポイント
- おすすめの情報共有ツール
についてご紹介しました。
情報共有ツールを活用することで、チーム間や社内外でもコミュニケーションがスムーズになり、業務効率と生産性が大幅に向上します。
情報共有ツールには、ビジネスチャット、プロジェクト管理、社内wiki、営業支援ツール、オンラインストレージ、グループウェアなど多様なツールがありますが、現在の業務状況や課題に応じて、適切な情報共有ツールを導入し、チームのパフォーマンスを最大化していきましょう。
「スマート書記」は累計利用社数5,000社以上のAI議事録ツールです。
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