「スマート書記」を業務DXのきっかけに。負荷軽減だけでなく、効率的な業務フローづくりをめざして導入

医療・介護領域の法人や従事者に向け、M&Aや事業開発などの経営面での支援や、人材・採用支援、法改正などの多い医療・介護・福祉現場への情報発信まで、包括的に幅広く事業を運営している株式会社ＣＢホールディングス（以下、ＣＢホールディングス）。

今回は、導入に至った経緯や、導入後の変化などを人事総務部総務課の柳（やなぎ）様と佐土原（さどはら）様にお伺いしました。

目的

• グループ会社も含めた経営会議の議事録作成の効率化

課題

• 50ページを超えることもある議事録作成工数が負担

効果

• 議事録作成工数の半減
• 作成・チェック・情報共有まで一元化できることへの期待を業務改善のきっかけに

株式会社ＣＢホールディングスについて

医療・介護・福祉業界の課題解決に貢献する『One & Only』の総合エージェント

ＣＢホールディングスは4つのグループ会社を持ち、具体的には、経営コンサルティングやM&Aをはじめとする支援や、業界ならではの人材開発・採用の支援、従事者向けの情報発信など幅広い事業を展開し、医療・介護・福祉領域における様々な課題解決に寄り添っています。

今回お話を伺った柳様、佐土原様の所属する人事総務部総務課は、グループ企業すべての総務業務を一括して担当しているだけでなく、役員のフォロー業務などもご担当され、忙しい日々を送っていらっしゃいます。

4時間を超える経営会議の議事録は52ページに及ぶことも

議事録作成に、どのような課題がありましたか？

柳様：毎月上旬にグループ全体の役員が集まる経営会議があるのですが、その準備や議事録作成を総務課が担当しています。ホールディングス本体をあわせると5社分の経営戦略や方針、プロジェクトなどの進捗を話し合う場なので、詳細な記録が求められています。そのため、経営会議の議事録は「話したことをすべて書く」というのが原則になっています。

参加者への共有はもちろんのこと、社員へも情報をオープンにする社風なので、その議事録を参加者に共有し確認してもらったあと、その会議での決定事項・議論の過程などをグループ全体へも展開しています。

もともとは佐土原ともう2名のメンバーで協力して作成し、最後に私がチェックをする体制でした。それでなんとか初稿を会議後2営業日程度で作成し、2週間程度で全社展開する流れで運用していました。

佐土原様：会議中は進行のサポートをしなければならないので、私のPCを使って会議資料の共有をしています。その作業をしながらだとメモを取る作業が難しく、結局は会議終了後に、録音データを聞きながら文字起こしをしていました。

また、議事録の雛形も決まっています。質疑応答などの発言内容をそのまま書く必要があるケースや、必要な箇所を録音データから探して背景や結論などをまとめて記入するケースの両方があり、何度も録音データを巻き戻し・停止して聞き返しながら作成していました。

１回の会議が大体3〜4時間程度なのですが、長いときは5時間以上になることもあり、最大で52ページにも及ぶ議事録を作成していました。

52ページもの議事録を、丸2日かけて作成されていたとは！

柳様：そうなんです。読むほうも大変な量ですよね。笑

ただ文字起こしするだけだと話し言葉は文章にするとわかりづらいので、内容や文脈を把握したうえでまとめ直す必要があり、簡単な作業ではありません。

そのため、経営会議後は議事録作成に集中できず、イレギュラーな業務依頼で立て込んでしまうときは、月末にやっと全体に共有するなんてこともありました。

佐土原様：録音データも完璧ではないので、ちょっとお声が遠かったり発言がかぶったりすると文字起こしするのも難しくて……。そんなとき議事録には「聞き取れませんでした、すみません。」と記載するしかないことも、ストレスを感じるポイントでした。

ツール導入を業務フローの見直しの契機に

「スマート書記」導入のきっかけは？

柳様：総務に私が異動してきて一番気になっていたことが、議事録作成に時間がかかり過ぎることでした。以前の職場ではインタビュー音声を外注で文字起こししていた経験もあり、文字起こし部分をツールを使うことで時間短縮できないかと考えていました。

業務効率化として時間短縮を総務課の目標に掲げ、真剣にツール選択を考えた時に展示会で出会ったのが「スマート書記」でした。文字起こしツールは複数あるため、使いやすさを検討したいと思い、比較のためにほかのツールもトライアル利用しました。そして、これを機に議事録作成の業務フローを見直し、DXしたいと考えたんです。

もちろん、発言をすべて残したい意図もわかりますし、証跡として大事だと思います。しかし、大量の会話録の中から決定事項や要フォロー事項を確認するのは、参加者も読むほうも大変だと思っていました。

そのため、ただ文字起こしをするだけのツールではだめで、議事録作成を楽にしてくれるというものを求めて探したんです。そのなかで見つけたのが、「スマート書記」でした。

他社のサービスも比較したなかで「スマート書記」を選んだ理由は3つです。

1. 文字起こしだけでなく、議事録の作成・編集が楽になること（文字起こしを編集するのではなく、それとは別に文字起こし内容を利用して議事録を編集するという機能があること）
2. 文字起こしを見れば、文脈がわかり証跡となり得ること（AIが文章を綺麗にしすぎない）
3. 要点だけ確認したい人と詳細を理解したい人両方のニーズに応えられること

1は、「情報を正しく伝える」という観点と、会議後に議事録の編集がしやすいという観点で重要でした。会議中の会話がそのまま文字になっていることで、録音と文字情報２つの証跡がありますし、証跡としての文字起こしはあえてそのままに、それを引用しながら議事録を作るというサービスのスタンスが良いなと思います。

2は、他社との比較をした際に明確だったんです。他社は、雑音が入ったり音がうまく取れていない音源データを文字起こしするときに、無理やり綺麗な文章に変換してしまい、文脈が全く違うものになってしまったんです。一見つじつまの合う文章なのですが、話したことの記録なので、内容が意図しないものになってしまうのは証跡にならず、正直問題だと感じました。一方、「スマート書記」はそんなことがありませんでした。単語変換がおかしいものはありますが、変換がおかしい状態で残っているので見返せば文脈を思い出すのが容易にできました。また、文字起こしテキストをクリックすると該当箇所の音声を聴き直せ、その時の情報を正しく理解できることも便利でした。

3は、今後の業務DXの観点ですが、ワードを使わずとも「スマート書記」で録音・文字起こし・議事録作成まで実現でき、さらにメンバーへの共有まで可能な点がとても良いと思いました。

今はまだ社内共有のためにワードを利用していますが、今後少しずつ「スマート書記」に移行して業務フロー自体を改善し、効率化に繋げたいと考えています。

初稿提出のスピードは変えずに作成工数は1/2に！

「スマート書記」を使って、どのように業務が変わったのでしょうか？

柳様：ＣＢホールディングスグループ全体の経営会議の議事録は、毎月全社員に共有しています。そのため、会議に参加している本社とグループ会社の役員全員に内容をチェックしていただく必要があります。チェックにかかる工数を考えると、その月中に社内共有するためには、遅くとも会議終了後2営業日程度で、議事録の初稿を作成しなければなりません。

そんな背景もあって、作業を分担していた担当者が辞めたことで、議事録作成の工数が逼迫することを懸念していたのですが、実際は逆でしたね。私と佐土原の2人で分担しようと相談していたのですが、佐土原の作業スピードが上がり、「終わったのでやりますね」と私の担当部分も対応してくれました。

結果的に、これまで2.5人で作成していたものを1人で対応でき、完了してしまいました！

佐土原様：文字起こしも、「スマート書記」がやってくれたものをコピーして整える程度になりましたし、ポイントを聞き返しながらまとめる作業が本当に楽になりました。

また、聞き取りづらい部分も文字起こしできていることも多く、少々誤変換されていても会話の流れから推測できる程度になったんです。「聞き取れませんでした」と議事録に書かなくていいので、スピードが上がったのはもちろん、ストレスも軽減された気がします。

柳様：議事録を書く作業もそうなんですが、チェックをするのも楽になりました。確認したいポイントが出てきたときに、ピンポイントで音声を聞き返せるのが便利です。

情報共有の正確さ・迅速化で、経営の意思決定やアクションのスピードアップを支援

今後の「スマート書記」ご活用の展望を教えてください！

柳様：今回の導入に際して、１度だけ「スマート書記」の共有機能を使って会議参加者へ確認依頼をしたんですが、思ったよりも理解を示してくれる役員もいましたし、それぞれがどんな観点で議事録を見ているのかなどもわかり、今後の課題も見えました。

まずは作成の負荷を減らすことができたので、次は、少しずつ議事録をシンプルにして、作成・確認・共有の手間を減らす業務のオペレーションも見直していけたらと思います。

それによって重要な内容がより速くグループ全体に共有されることで、次なる打ち手をスピーディーに考え実行できることにもつながると思います。

経営会議という重要な場だからこそ、情報共有を正しく、そしてより速くできるように、私達も議事録の作成、という文脈で助力できたらと考えています。

佐土原様：議事録以外にも社内報を作成していて、そのインタビューなどでも利用できたらいいなと考えていますし、広報部門からも使いたいという声が上がっています。

社内でももっと活用していけたら嬉しいです。

柳様：まだ「スマート書記」を使い始めたばかりなので、さらなる機能強化で私達の業務を楽に、便利に、業務改善を推進できるツールとして、さらに進化していくことを期待しています！

※本事例インタビューは、実際に「スマート書記」を利用して作成しています。