プロンプト例あり！ChatGPTで議事録を作成する方法

この記事でわかること

• ChatGPTで議事録を作成するときのプロンプト例
• プロンプトのコツ・ポイント
• ChatGPTによる議事録作成の注意点

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「会議後の議事録作成に時間がかかってしまう…」「ChatGPTを使って議事録作成を効率化したい！」と思ってChatGPTを使ってみたけど、「求めていたような回答を得られなかった」という人も多いのではないでしょうか？

ChatGPTは便利で一見すると直感的に使えるところがメリットですが、プロンプトによって出力結果が変わります。議事録作成に適したプロンプトがわかれば、すでに社内でフォーマットが決まっている議事録にも対応することができます。

本記事では、そんなChatGPTを使って議事録を作成したい人に向けて、プロンプト（質問・命令）のコツや例、注意点などをご紹介します。ChatGPTを使いこなしたい方や、AIを活用して議事録作成を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

とにかくプロンプト例が知りたい！プロンプトのコツやポイントが知りたい！という方は以下からご覧ください。

• ChatGPTのプロンプト例
• プロンプトのコツ・ポイント
• ChatGPTによる議事録作成の注意点

ChatGPTで議事録を作成するための事前準備

ChatGPTは、大規模言語モデルAIで、人間のように自然な会話ができるAIチャットサービスです。このChatGPTを使って議事録を作成するには、いきなり会議でChatGPTを立ち上げてもそのまますぐに議事録を作成することはできません。どんな事前準備が必要か見ていきましょう。

ChatGPTで議事録を作成するために必要なもの

ChatGPTで議事録を作成するためには、作成するための会議内容が記された元のテキストが必要です。作成元のテキストを具体的にいうと、

• 会議中にとったメモ
• 会議を録音し、会議後に録音した音声から文字起こししたもの

などが例として挙げられます。元のテキストの作成自体も効率化したい場合は、音声から自動で文字起こしできる「文字起こしソフト」を使用しましょう。

参考記事：【2024】文字起こしソフトおすすめ20選！無料ツールの比較や選び方も解説

ChatGPTで議事録を作成する手順

ChatGPTで議事録を作成する手順は次の通りです。

1. 議事録メモや会議内容を文字起こししたテキストデータを準備する
2. 準備したテキストデータを元にChatGPTで議事録作成を指示する
3. ChatGPTから出力された結果を確認して、必要であれば再度ChatGPTに修正依頼をかける
4. 社内のフォーマットに合わせてドキュメントにまとめる（Wordやgoogleドキュメントなど）

プロンプト例とサンプル文章（出力結果）

ここからは実際に架空の会議を文字起こしした議事録メモの文章を元に、ChatGPTに指示して議事録を作成した出力結果をご紹介します。

架空の会議の議事録メモ（サンプル）

それでは、営業の定例会議を始めます。

いつも通り、最初は今月の目標に対しての進捗確認です。

今月の営業部全体の売上目標40億に対して、昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています。

着地見込みは36億ということで。

残り4億円がビハインドしている状況です。

また部署別でみると、第一営業部は目標15億に対して着地は15億ということで、目標達成が見えていますので、しっかりと受注がずれないよう、顧客と密にコミュニケーションをとってください。

一方第二営業部は目標25億に対して21億の着地予想で4億のビハインドがあります。

今後の対策について田中マネージャーより報告をお願いします。

私からご報告いたします。まず現状を目標未達となっている要因につきましては大型クライアントであるエピック商事との交渉が難航しており、こちらの受注予測の4億が失中予測となったため、ビハインドしています。

現在チーム内で進んでいる商談及び既存顧客で今月内で受注できるものがないか精査を行っております。こちらはあさってまでに改めてご報告させていただきます。また、epic商事との交渉についても最終交渉となっている状況ですので、山田部長にもご同席いただくことは可能でしょうか？

わかりました。

重要な商談なので、改めて現状と難航している部分について明日までに教えてください。

また、来週中までに先方とアポ調整をお願いします。

承知しました。

第一営業部で今月積み上げできそうな商談はありますか？

来月受注でほぼ決まっているものがありますので、今月の受注に前倒しできるかメンバーに確認します。

御手洗さんありがとう。

ちなみに金額としてはどのぐらいですか？

おそらく可能性がありそうな商談は三つで最大でも1.5億程度かと思います。

了解です。

なんとか予算達成できるよう、部署間でも連携していきましょう。

最後に個別商談について共有が必要な商談があれば、この場で報告をお願いします。

それでは朝倉から一点共有いたします。

第一営業部の使用取引先であるベース証券より来期基幹システムのフルリニューアルの相談を受けました。

主に株主取引に関するシステムのリプレースとなります。

おおかなり大きな商談になりそうですね。

要件の確認をするためにシステム部門もアサインしてプロジェクトチームを立ち上げた方が良いと思い報告させていただきました。

そうですね。

とりあえずシステム部門のメンバーにも同行してもらって、商談規模の把握とスケジュールを確認してもらえますか？

その内容を持って誰をアサインするか決めましょう。

承知しました。

来週訪問予定ですので、来週の定例で改めてご報告いたします。

時間になりましたので、これで本日の定例会議は終わりたいと思います。

今月と来月が正念場だと思いますので、目標達成できるように頑張りましょう。

ありがとうございました。

詳細なフォーマットの指定をせずに議事録作成を命令した場合

プロンプト

以下に続くのは会議を文字起こししたテキストです。以下のテキストから議事録を作成してください。
[ここに議事録メモを貼り付け]」

ChatGPTの回答

以下は、提供いただいた会議の内容に基づいて作成した議事録です。

---

営業定例会議 議事録

日時: YYYY年MM月DD日
場所: 会議室A
出席者: 山田部長、田中マネージャー、御手洗さん、朝倉さん 他営業部員

---

1. 今月の目標進捗状況

• 全体目標: 売上40億円
  
  • 進捗: 受注確定20億円（達成率50%）
  • 着地見込み: 36億円（4億円のビハインド）
• 部署別進捗:
  
  • 第一営業部: 目標15億円 → 達成見込み15億円（目標達成見込み）
    → 顧客との密なコミュニケーションを継続し、受注がずれないよう管理を徹底。
  • 第二営業部: 目標25億円 → 着地予想21億円（4億円のビハインド）

---

2. 第二営業部の対策報告（田中マネージャー）

• 要因:
  • 大型クライアント「エピック商事」との交渉が難航し、4億円の受注予測が失中予測に変更。
• 現在の対応:
  • 既存顧客および進行中の商談で、月内受注可能な案件を精査中。
  • エピック商事の最終交渉に山田部長の同席を依頼。
    • → 山田部長: 現状と課題の共有を明日までに提出。先方とのアポ調整を来週中までに実施。

---

3. 第一営業部の対応報告（御手洗さん）

• 前倒し可能な商談:
  • 来月受注予定の案件を確認中。
  • 最大1.5億円程度の可能性あり。

→ 部署間連携を強化し、目標達成に向けて取り組む。

---

4. 個別商談の共有

（1）第一営業部 朝倉さん報告

• 案件: ベース証券より基幹システムのフルリニューアル相談（株主取引システムのリプレース）
• 対応:
  • システム部門のメンバーを同行させて商談規模とスケジュールを確認予定。
  • 来週訪問後に進捗を次回定例会議で報告。

---

5. 終了時の確認事項

• 全体コメント（山田部長）:
  • 今月と来月が正念場となるため、各部署で目標達成に向けた連携と対策を強化。
  • 引き続き全力で取り組む。

以上、議事録作成担当者：XXX

---

内容について追加や修正が必要であればお知らせください！

詳細なフォーマットの指定して議事録作成を命令した場合

プロンプトテンプレート

＃命令文

あなたは議事録作成担当です。以下の［＃入力文］をもとに、［＃制約条件］に従いながら［＃目的］に合致するような議事録を、［＃出力形式］で作成してください。

＃目的

誰のために、どのような目的で作成する。

＃制約条件

・……

・……

・……

＃出力形式

……

＃入力文

[ここに議事録メモを貼り付け]」

プロンプト例

＃命令文

あなたは議事録作成担当です。以下の［＃入力文］をもとに、［＃制約条件］に従いながら［＃目的］に合致するような議事録を、［＃出力形式］で作成してください。

＃目的

出席できなかったメンバーのために、会議での重要情報を簡潔に伝える目的で作成する。

＃制約条件

・［＃入力文］はAIで文字起こししたものである。不自然な点は文脈で判断し、整理してまとめること

・Todoの担当者と期日が不明確な場合は、話の流れから仮説を立てて記すこと(期日は「次回会議まで」などでも構わない)

・使用された専門用語には、定義や説明を付け加えること

・文書は、読者が理解しやすいように簡潔かつ明確にすること

＃出力形式

●会議日時：yyyy年mm月dd日(ddd)HH時MM分
●場所：[会議場所の名前もしくはオンライン会議]
●出席者：

• [名前]
• [名前]

●議題：

• 発言者：［名前］
  議題：［発言内容］
  結論：［決定内容］
  課題：［検討テーマ］
• 発言者：［名前］
  議題：［発言内容］
  結論：［決定内容］
  課題：［検討テーマ］

●ネクストアクション

• ［アクション内容］：［担当者］―［期限］
• ［アクション内容］：［担当者］―［期限］

●次回会議予定日：yyyy年mm月dd日

＃入力文

[ここに議事録メモを貼り付け]

ChatGPTの回答

●会議日時：2024年12月17日(火)10時00分
●場所：オンライン会議
●出席者：
山田部長
田中マネージャー
御手洗さん
朝倉さん

---

●議題：

発言者：山田部長
議題：今月の売上目標進捗確認

• 発言内容：
  • 営業部全体の目標は40億円、現在の達成率は50％（20億円）。着地予測は36億円で4億円の不足が見込まれる。
  • 第一営業部は目標達成が見えているが、顧客との密なコミュニケーションが必要。
  • 第二営業部は目標未達（4億円不足）のため、今後の対策が必要。

発言者：田中マネージャー
議題：第二営業部の対策について

• 発言内容：
  • 大型クライアント「エピック商事」の交渉が難航し、失注予測で4億円の不足。
  • チームで既存顧客や商談を精査中。詳細は2日後に報告予定。
  • エピック商事の最終交渉に山田部長の同席を要請。
• 結論：山田部長の同席を承諾。現状の整理と課題の報告を翌日までに行い、来週中にアポイント調整を行うことを指示。

発言者：御手洗さん
議題：第一営業部の追加商談状況

• 発言内容：
  • 来月受注予定の商談を前倒し検討中。最大で1.5億円規模の見込み。
• 結論：部署間で連携し、目標達成を目指すことを確認。

発言者：朝倉さん
議題：ベース証券の新規商談

• 発言内容：
  • 第一営業部の取引先であるベース証券から、基幹システムのフルリニューアル相談を受けた（株主取引に関するシステム）。
  • システム部門のアサインを提案。
• 結論：システム部門の同行を決定。商談規模とスケジュール確認後、アサインメンバーを決定する方針。

---

●ネクストアクション

1. エピック商事交渉の現状整理と課題報告：田中マネージャー ― 12月18日まで
2. エピック商事のアポイント調整：田中マネージャー ― 12月24日まで
3. 第一営業部の商談前倒し可否の確認：御手洗さん ― 12月19日まで
4. ベース証券商談のシステム部門同行準備：朝倉さん ― 12月25日まで

---

●次回会議予定日：2024年12月24日(火)

上記で紹介した例のように、ChatGPTは詳細な指定をしなくても、簡単なプロンプトでも自動で書式を設定して議事録を作成できます。

それだけでも十分便利ですが、すでに会社内で議事録のテンプレートがある程度決まっている場合は、そのテンプレートをプロンプトで指定するだけで、それに合わせた議事録を作成してくれます。

ChatGPTで議事録作成するコツ・ポイント

明確に・具体的にプロンプトで指定する

「詳細なフォーマットの指定して議事録作成を命令した場合」でご紹介したように、ここでのプロンプトは

• どんな目的で誰に対しての議事録なのかを指定
• 専門用語があったら補足するように、など制約条件を指定

など詳細な指示を出しています。明確で具体的な指示をプロンプトに含めることによって、より一層作成したい形に沿った議事録をChatGPTが作成してくれます。回答の出力を制御する指示の例は次の通りです。

• この文章を○○字以内で要約してください。
• 3つの段階に分けて簡潔に説明してください
• 以下の形式で回答してください（形式を指定）

初回の質問で欲しい回答が得られなくても何度も修正を指示して調整する

プロンプトで詳細に出力形式を指定すると良いとご紹介しましたが、1回の質問で望んだ回答が得られなかった場合は、もっとどういう形で回答が欲しいかフィードバックを伝えた上で修正を指示したり、別の角度から出力するように指示したり、同じスレッド内で修正を依頼をしましょう。修正依頼の例は次の通りです。

• もう少し具体的に説明してください
• もっとシンプルな言葉で説明してください
• 反対意見も考慮して説明してください

修正を指示することで、より精度の高い、望んだ結果が出力されます。ChatGPTに対して、どんな質問をするとどんな回答を得られるのか、何度も試してみましょう。期待している回答が得られない場合は、プロンプトの内容を見直し、改善することも効果的です。

複雑なタスクは分割して指示を出す

マルチタスクを指示するときは、段階的に指示することで精度を高められることがあります。

例

「1. まず、このデータの要約を箇条書きで書いてください。」
「2. 次に、要約に基づいて3つのポイントに絞って詳しく説明してください。」

システムプロンプト風に指示を出す

システムプロンプト風の指示とは次の例の通りです。

• 次の質問に対して、知識がない場合は無理に答えず『わからない』と答えてください
• 最高の結果を出すために追加の情報が必要な場合は質問してください

ChatGPTの回答は必ずしも正しいとは限りません。わからないときは「わからない」と答えてもらう、追加で情報が必要な場合はどんな情報が必要なのかを逆にChatGPTから質問してもらう、といった工夫もコツのひとつです。

ChatGPTによる議事録作成の注意点

議事録作成の元になる文字起こし文章は別途準備が必要

ChatGPTで議事録を作成するためには、作成するための会議内容が記された元のテキストが必要です。作成元のテキストを具体的にいうと、

• 会議中にとったメモ
• 会議を録音し、会議後に録音した音声から文字起こししたもの

などが例として挙げられます。

元のテキスト次第でAIで生成される議事録の文章は変わります。Web会議ツールにも文字起こし機能があるものもありますが、文字起こし精度はそこまで高くなく、そのまま使うには余計な情報があったりと、まずは議事録作成元のテキストの編集に時間がかかる、といったケースもあります。議事録メモに関しても、そのまま使えないものはテキストを編集する必要が生じることもあります。

せっかくChatGPTで議事録作成を効率化したいのだから、その事前準備には時間をかけたくない！というときは、音声から自動で高い精度で文字起こしできて、議事録作成元のテキストの編集まで効率化してくれる「文字起こしソフト」を活用しましょう。

参考記事：【2024】文字起こしソフトおすすめ20選！無料ツールの比較や選び方も解説

出力された情報は必ず確認する

一見すると綺麗に議事録を作成してくれたように見える出力結果でも、もしかしたら重要な項目が記載されていない、という可能性もあります。

• 重要なポイントの抜け落ちがないか
• 誤った情報に加工されていないか
• ニュアンスが異なった形で加工されていないか

など、出力結果がすべて正しい、と鵜呑みにすることなく、必ず人の目で確認するようにしましょう。

また、ChatGPTの特性上、プロンプト次第で出力結果に差が出ることがあります。そうなると、議事録を作成する人によって、議事録の内容やクオリティに差が生まれてしまいます。社内での議事録作成業務において、誰でもワンクリックで同じクオリティの議事録を作成できるようにしたい、という場合は「AI議事録ツール」がおすすめです。

参考記事：【2024】AI議事録ツールおすすめ13選をタイプ別で紹介！導入メリット選び方も紹介

セキュリティ面を要チェック

今までご紹介したとおり、ChatGPTを活用すれば、大幅に議事録作成の時間を短縮することが可能です。一方でChatGPTを利用する前に、気をつけたいポイントがあります。それは「自社のセキュリティ方針とマッチしているか」です。

ChatGPTを提供しているOpenAI社はプライバシーとセキュリティを非常に重視していますが、OpenAI社は海外の企業であり、ChatGPTで入力したデータは日本国外以外で処理される場合があります。（2023年10月31日時点の情報です）

企業によっては、海外のサーバーの利用が難しかったりすることもあるため、細かなセキュリティ方針の確認が必要です。

また、ChatGPTを提供しているOpenAI社の公式サイトのFAQでも、機密情報を共有しないでくださいと記載があるため、注意が必要です。

Can you delete specific prompts?

No, we are not able to delete specific prompts from your history. Please don’t share any sensitive information in your conversations.

引用：https://help.openai.com/en/articles/6783457-what-is-chatgpt

機密情報や個人情報も含んだ議事録を作成する場合でセキュリティが心配な場合も、「AI議事録ツール」の活用がおすすめです。セキュリティが安心なことに加えて、会議内容の音声を録音して自動で文字起こししてくれたり、それを元にAIが自動で議事録を作成してくれるなど、AIを活用して議事録作成に関わる全作業を効率化してくれます。

参考記事：【2024】AI議事録ツールおすすめ13選をタイプ別で紹介！導入メリット選び方も紹介

まとめ｜ChatGPTを活用して議事録作成を効率化しよう！

本記事では、ChatGPTを使って議事録を作成したい人に向けて、プロンプト（質問・命令）のコツや例、注意点などをご紹介しました。

ChatGPTで議事録を作成する際の注意点としては、機密情報や個人情報を扱う場合には、セキュリティ面が課題です。そんなときにおすすめなのがAI議事録ツールです。AI議事録ツールなら、会議内容の録音と自動文字起こしに始まり、AIが議事録作成をサポートして効率化してくれたり、また、管理・共有まで1つのツールで完結できます。

目的に応じて、ChatGPTやAI議事録ツールを活用して、議事録作成を効率化していきましょう。