議事録作成の目的を徹底解説！議事録作成を自動化・効率化できるツールも紹介

この記事でわかること

• 議事録を作る目的
• 議事録の書き方
• 議事録作成ツールの導入事例

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会議や講演会などの発言をまとめた議事録ですが、誰が読んでもわかりやすい議事録を書くには、発言の要点を的確に理解・整理する必要があり、時間や工数を多く要してしまいがちです。「そもそも議事録を作る目的ってなんなんだろう…」「議事録を作る必要ってあるのかな…」と、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

議事録の作成は、「会議の内容を再確認し、共有する」ことが最大の目的です。一方で、これを達成する方法はさまざまであり、議事録の書き方やフォーマットも、会社やチームの体質や考え方、方向性に合わせて、柔軟に形を変えることができます。議事録作成の目的を確認するとともに、会社やチームのあり方を議事録に反映させることで、組織の成長を手助けする優れた議事録が書けるようになるでしょう。

今回は議事録作成の目的について解説していきます。

議事録とは

議事録とは、会議の内容やその発言を記録したものです。また、重要な発言や決定事項を、会議に参加していた人はもちろん参加していなかった人にも、議事録を使うことで伝達することができます。特に会議時間が長かったり、複雑だったりすると、記録無しで会議の内容を振り返ることは困難です。議事録を作ることは、後から会議の決定事項や方針、次にやるべきことを確認する上で、非常に役立ちます。

また、取締役会議のように、法律、あるいは社内のルールで会議を記録することが義務付けられていることもあります。その場合、必ず議事録を作らなければいけません。

議事録で会議を記録する4つの目的

では、議事録で会議を記録することに、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、代表的な4つを紹介します。

1. 会議の内容を振り返りやすくする

会議で出てきた情報を議事録として整理すると、会議で何が議論され、何が決定したのか、理解しやすくなります。特に、会議の時間が長い場合や議題が複雑な場合、わかりやすく簡潔にまとめられた議事録は、会議内容を振り返り、理解するのに非常に大きな役割を果たします。

2. 決定事項を共有する

せっかく会議でいいアイデアや重要な決定が出されても、担当者やチームにそれらが適切に伝達されなければ、実行されなかったり、効果が不十分になってしまいます。また、発注のミスや遅れなどのトラブルにもつながりかねません。

会議で何が決められたのか、決定事項を会議に出ていない人にも情報を共有しやすくすることも、議事録を作るメリットの一つです。

3. ToDo(ネクストアクション)を明確にする

会議では今後進めていく計画や対処すべき課題が取り上げられることがほとんどですが、これらをTo Do(ネクストアクション)としてまとめることが重要です。To Doが整理されると、次にやるべきことが可視化され、チーム全体が効率よく作業を進められます。また、問題を可視化することで、今後生じうるトラブルの予防や、早期解決にもつながります。

4. トラブルを防止する

誰が何を言ったのか、いわゆる「言った言わない」問題を回避することができるのも、議事録作成の大きなメリットです。議事録では、特に重要な発言は、「誰が」「何を」言ったのか、記録されます。また、どの問題を誰が担当するか、など、責任の所在を明確にすることで、トラブルの防止が期待できます。

議事録を使って責任の所在を明らかにすることで、社内会議はもちろん、取引先との交渉も円滑に行えるようになるでしょう。

議事録の書き方

ここからは、議事録の基本的な書き方について説明していきます。

1. 議事録に必要な5つのポイントを抑える

議事録を作る際、必ず注意しなければいけないのが、以下の5つのポイントです。

• 見出し・タイトル
• 会議の日付
• アジェンダ・サマリー・議題
• 会議の決定事項・確認事項
• 会議後のタスク

これら5つは、基本的にどのような会議・議事録でも記録しておく必要があります。見出し・タイトル、実施日などの情報は事前に議事録に記入し、会議では決定事項や会議後のタスクなど重点的に確認・整理すると良いでしょう。

また、会議によっては上にあげた5つのポイントに加え、議案の審議過程や次回の議題、重要な発言とその発言者も記録しておくと良い場合もあります。

2. 議事録のフォーマットを確認する

議事録は、会社やそれぞれの会議によって、どのような形式で書けばいいかが異なります。企業が議事録のフォーマットを統一しているケースもあれば、自分で議事録の形式を設定しなければいけないケースもあります。自分でフォーマットを決める場合は、記号の使い方を統一する、時系列順に書くなど、議事録が見やすくなるようマイルールを設定する必要があります。

議事録のフォーマットは会社が既に決めているのか、そうでない場合はどんな議事録の形式がその会議に向いているのか、事前に確認してから議事録を作成すると、情報の確認や共有のしやすい優れた議事録となりやすいでしょう。

3. 議事録のフォーマットに沿って、会議の情報を記入していく

会議のポイントと議事録のフォーマットを確認し、会議に参加したあとは、実際に議事録を書いていきます。上記の5つのポイントに注意しながら、議事録のフォーマットに沿って情報を記入しましょう。

議事録の目的は「記録すること」「情報を共有すること」なので、議事録を作るときは「ポイントで挙げた情報を書き漏らさないこと」「なるべく簡潔に書くこと」「自分の意見を議事録に勝手に書かないこと」が非常に重要です。誰が読んでもわかりやすい議事録となるよう、この3点には特に注意してください。

議事録の書き方についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

参考記事：【初心者・中級者向け】議事録の書き方・コツ・AIツール活用術！テンプレ・例文も紹介

議事録作成にはAI議事録作成ツールがおすすめ

ここまで議事録の目的と、作り方について紹介してきましたが、議事録の作成には時間を要します。議事録の作成を短時間で行いたい方、もっと効率化したい方には、AI議事録作成ツールを導入することがおすすめです。議事録作成ツールを使うと、AIが自動で会議の文字起こし・議事録の作成を行ってくれるため、会議の文字起こしや議事録の作成にかかる時間・工数を大幅に削減することができます。

議事録ツール以外で議事録作成の効率を上げる方法を知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

おすすめのAI議事録作成ツール3選

ここからは、おすすめのAI議事録作成ツールについて3つ紹介します。

1. スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破している文字起こしツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。プランは基本使用料＋文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

さらに、スマート書記の強みは、企業やお客様のニーズに合わせて、柔軟に議事録のフォーマットを変えることができる点にあります。会議の音声が「議事録」や「書き起こし」、「質疑応答形式」など、様々な形で出力できるのが特徴です。

スマート書記の特徴

• 累計利用社数5,000社以上
• 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70％短縮
• 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策
• 会議での発言をニーズに合わせた様々な形式で出力可能

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2. AI GIJIROKU

引用：AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、導入企業数7000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは無料プラン＋有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。

30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。

AI GIJIROKUの特徴

• Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
• 音声認識精度99.8%
• リアルタイム翻訳30か国語対応

AI GIJIROKUの費用・料金プラン詳細

• フリープラン：無料
• パーソナル：16,500年 /年
• チーム：327,800円 /年
• ビジネス：2,200,000円 /年

※年払いを参考にした費用・料金プランです。

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

• 日本語に特化したAIで自動文字起こし
• テキストと音声がシンクするスライダー機能
• AIが10秒で要約も作成

Rimo Voiceの費用・料金プラン詳細

• 個人：音声22円 / 30秒　動画33円 / 30秒
• 法人トライアル：3万円 / 月　10時間 / 月まで利用
• 法人ライト：6万円 / 月　20時間 / 月まで利用
• 法人ベーシック：12万円 / 月　45時間 / 月まで利用
• 法人ビジネス：24万円 / 月　100時間 / 月まで利用

サービスサイトURL

ここまで、議事録作成ツールを3つ紹介してきました。議事録作成ツールについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参照してみてください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

スマート書記の導入事例

議事録は各企業の事業内容や組織のあり方に合わせて、様々な目的で柔軟に活用することができます。

ここからは、先ほどご紹介したAI議事録作成ツールの中から、「スマート書記」を活用し、議事録をさまざまな目的で活用されている企業を紹介します。

議事録と会議の音声を紐付けて活用している事例

株式会社プロリーチは保育・看護マッチング事業を展開しています。こちらの企業では、スマート書記の音声機能や、発言を様々な形で出力できるという特徴を活用し、録音した音声を実質的な議事録として利用しています。議事録作成ツールの要点抽出機能やタイムスタンプ機能を使うことで、従来のような議事録を書くことなく、議事録の目的を達成することができます。

参考記事：AIで会議後すぐに議事録を確認できる状態を実現！音声を活用し正確な情報共有も可能に

まとめ｜議事録の目的は会議の記録と情報共有！効率よく議事録を作成するにはツールの使用がおすすめ！

ここまで議事録の目的や議事録の書き方、議事録の活用事例について紹介してきました。

議事録の目的は、「会議の内容を記録すること」「会議の情報を他の人と共有できるようにすること」の2点です。この2つが達成されている場合、その議事録は優れていると言えます。議事録を書く際は、情報を過不足なく記入すること、そして、わかりやすく簡潔にまとめることを心がけ、上の2点を達成できるようにすると良いでしょう。

また、事例で紹介したように、議事録のあり方や使い方は、企業・組織の目標や考え方によって柔軟に変更することができます。ぜひ自分に合った議事録や、その使い方を探してみてください。