会議は目的の設定が重要！効率良く生産性の高い会議をするためのポイント

この記事でわかること

• 会議の目的の重要性
• 会議の目的を設定するポイント
• 会議の目的を達成するために

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「今日の会議は必要だったのだろうか…」「会議の時間は有効に使われているんだろうか…」「毎回会議が長引いてしまうが、その割に達成感を感じない…」そう感じたことはありませんか？

非効率な会議の多くには、「目的の曖昧さ」という共通した原因が存在しています。開催する目的が曖昧な会議は時間の浪費になりがちで、会議参加者や関係者のモチベーションが低下したり、結論の出ない議論の繰り返しは意思決定の先延ばしに繋がったり、業務効率の低下にも影響してきます。

本記事では、「目的の曖昧さ」という会議の問題点を解消するために、会議の「目的設定」について、そのポイントや実践的方法をご紹介します。無駄な会議時間を短縮したり、意思決定を明確かつ迅速にし、チームの生産性向上を目指していきましょう。

なぜ会議の「目的設定」が重要なのか？

まずはじめに、会議を成功させるために、なぜ「目的設定」が重要なのかについて解説していきます。ここでは、会議の目的が曖昧だった場合にどんな問題が起こるのか、反対に、会議の目的が明確であればどんなメリットがあるのか、順番にご紹介していきます。

会議の目的が曖昧な場合に起こり得る3つの問題

1. 参加者の選定ミス

目的が曖昧な場合に起こり得る問題の1つ目は、参加者が会議の目的と合致しないといった選定ミスが起こる恐れがあることです。例えば、決定権のない人が集まってしまったために、最終的な結論を出せず、意思決定が先延ばしになってしまったり、必要な専門知識やノウハウを持つ人が参加しておらず、議論が進まない、などといった可能性です。

また、会議の内容に関係のない人まで呼ばれてしまうと、その人の時間を無駄にしてしまい、その分の業務が滞り、生産性の低下を引き起こします。

2. 議論の非効率化と時間の浪費

2つ目の問題は、目的が曖昧だと同じような議論を何度も繰り返したり、話題が脱線してしまい、本質的な議論ができない事態が生じる可能性があるところです。議論がまとまらないまま、結論が出ずに終わってしまうと、その会議自体が無駄になってしまい、ただただ時間を浪費するだけになってしまう恐れがあります。

3. モチベーションの低下

ただただ時間を浪費するだけの会議が続くと、会議参加者は達成感が得られず、結果モチベーションが低下します。会議の意義を見出だせない場合、参加者の不満が蓄積するだけでなく、会議の参加率自体の低下、遅刻や中座する参加者や、準備不足のまま出席する参加者が増える、といった問題が生じてきます。

会議の目的を明確にすることの3つのメリット

1. 会議の質の向上

会議の目的が明確になれば、議論の焦点も明確になります。議論の焦点や何を達成すべきかが明確であれば、参加者も積極的に意見を出しやすくなり、会議の最後に具体的な結論まで出せたり、適切な判断を下すことができます。そうすることで、会議の質が向上し、また意思決定の質の向上にも繋がります。

2. 時間の効率化

目的が明確であることで、事前に何を会議に準備していけばよいのかも明確になるため、必要な情報や資料の準備も効率的に行えます。事前準備が万全であれば、会議も効率的に進行できます。また、議論の優先順位もつけやすく、会議の所要時間を適切に見積もることができ、予定時間内に結論を出せるように会議を進めていくことができます。

3. 成果の可視化

会議の目的が明確であれば、会議の目的や目標に対してどれだけ達成できたか、というところを可視化できます。会議の成果がわかりやすくなることで、改善点のフィードバックもしやすくなり、次回以降の会議の質もどんどん向上していきます。また、次回の会議までのネクストアクションを具体的に定めることもできます。

いつまでに誰が何をすればいいのかが明確になることで、業務進行の可視化にも繋がり、会議や業務の達成感は従業員のモチベーションアップにも繋がります。そうすることで、業務の効率化だけでなく、組織の意思決定スピードも向上するでしょう。

会議の種類別｜会議の目的を明確に設定する方法

ひとくちに会議といっても会議の種類は様々で、種類ごとに目的も異なります。ここでは、会議の種類別に目的を明確に設定する方法について解説します。

情報共有のための会議の場合

会議の目的

チームや部署など業務に関する関係者間で情報を共有し、メンバー内で共通認識を持つことを目的としています。週次や月次などの定例会議などもここに含まれますが、定期的に行うがために、目的や方向性を見失いやすく、ただ形式的に開催されるようになりやすい会議です。形骸化しないために、目的を明確にして、その目的をメンバーに共有しておく必要があります。

具体的な目的例

• プロジェクトや業務の進捗状況を共有。
• 目標達成状況の共有
  • 例：営業成績と成功事例を共有して、参加者各自が自チームで実践できる施策を2つ以上持ち帰る
• 新しい情報があれば共有する
  • 例：新しく導入するシステムの操作方法を説明して、基本機能を参加者全員が使えるようになるようにする
  • 例：最新の業界の動向について情報を提供する
• 現在抱えている課題や考えうるリスクの共有

目的設定のポイント

• 共有する情報を明確にする
  • 全体概要を共有するのか、詳細報告を行うのか
• 情報の共有方法を具体的に検討する
  • 資料を事前準備するか、口頭で行うか、情報共有ツールを活用するか
• 参加者に対して、情報共有の会議後に期待する行動や次のアクションを具体化する
• 参加者の理解度の目標を設定しておく

会議のポイント

• あらかじめ報告・連絡すべき事項を議題として決めておく
  • 事前準備が必要な場合は、参加者に必要なものを伝え、情報の正確性を確保する
  • 進捗報告のフォーマットを統一して簡潔にまとめるようにする
• タスクや業務の遅れや課題がある場合は対策案も提示するように促す
• 質疑応答の時間を設ける
• 会議後に具体的なアクションリストを作成する

参考記事：【2025】情報共有ツールのおすすめ13選！ツールの種類や比較ポイントを紹介

問題解決のための会議の場合

会議の目的

チームや部署などの業務に関する関係者で問題を特定し、解決策を見つけることを目的としています。

具体的な目的例

• 発生した問題の原因を特定する
  • 例：顧客からのクレームに関して、原因を特定して対応策を決定する
• 解決策のアイデアを出し合う
  • 例：クレーム対応が遅れてしまう問題について、改善策を3つ決定する
• 解決策を評価し、最適なものを選択する
  • 例：業務効率を改善するための施策を考える
• 解決策を実行するための計画を立てる

目的設定のポイント

• 解決すべき問題を具体的に定義する
• 会議終了時に必要な成果物を明確にしておく
  • 例：問題に対する改善策を3つ決定すること
  • 例：問題解決のためのアクションプラン・スケジュールを決定すること

会議のポイント

• 原因分析を行い、解決策のアイデア出しを事前に促す
• オープンな雰囲気で意見交換を行う
• 参加者の専門知識や経験を活用する
• 実行可能なアクションプランまで決める

意思決定を行うための会議の場合

会議の目的

チームや部署などの業務に関する関係者、もしくは責任者や経営者で意思決定を行うことを目的としています。

具体的な目的例

• プロジェクトの方向性を決定する
• 新しい施策を決定する
• 予算配分を決定する
  • 例：来月の予算配分を確定させる
• 重要な人事決定を行う
  • 次期プロジェクトのリーダーを選定し、引き継ぎのスケジュールまで確定させる

目的設定のポイント

• 決定すべき事項を明確に絞り込む
• 判断基準を事前に設定して明確にする
• 決定後のアクションプランまで視野にいれて目的設定を行う

会議のポイント

• 複数の選択肢を提示する
• 各選択肢のメリット・デメリットを検討する

ブレインストーミングでアイデア出しするための会議の場合

会議の目的

チームや部署などの業務関係者でアイデアを出し合い、新たな発想を生み出すことを目的としています。

具体的な目的例

• 新たな商品やサービスの開発
  • 新製品の機能について意見を集める
• 既存の業務の改善
  • 若手社員の定着率向上のために、実施可能な施策を10個考える
• 新しいマーケティング戦略の考案
  • 例：新しいマーケティング施策のアイデアを出す

目的設定のポイント

• 創出したいアイデアの方向性を示す
• 具体的な成果物の形式を定める
  • 決定事項や資料、行動計画など
• アイデアの評価基準を明確にする

会議のポイント

• 自由な発想を促す雰囲気を作る
• 批判的な意見は控える
• 多くのアイデアを出すことを重視する

会議の目的を達成するために

会議の目的を達成するために、具体的にどんな行動や方法を取っていったらよいか、準備編・実施編・会議後編に分けて解説していきます。

準備編｜アジェンダ（議題）の作成

• 会議の目的を明確に定めて、目的の達成に必要な議題を洗い出す
• 議題の優先順位をつけておき、それぞれの議題にかける時間配分を設定しておく

準備編｜事前共有

• 参加者は事前に共有されたアジェンダに目を通しておく
• 必要な資料やデータを事前に準備しておいて、関係者と共有する
• 重要な検討事項があれば事前に参加者へ通知しておく

実施編｜議題毎の目標時間配分に合わせて進行する

• 会議の進行をスムーズにする目的として、進行役を明確に決めておく
• 会議の進行役は事前に設定した時間配分を元に進行し、結論をまとめるようにする
• タイムキーパーを設定しておくとよい
• 議論が脱線した場合は軌道修正を行う

会議後｜議事録の作成を行う

• 議事録に目的と、目的に対する成果を記録する
  • 議事録に記載すべき重要な決定事項は会議中にその場で記録しておくとよい
• 決定事項を明確に記載する
• ネクストアクションを記載する
  • 担当者と期限も記録に残しておく
• 次の会議に持ち越した議題があれば、その内容も記載しておく

会議後｜振り返りとフォロー

• 目的の達成度を評価する
• 会議の進行などの改善点があれば確認を行い、会議自体をブラッシュアップしていく
• 未達成の項目をピックアップする
• 会議後から次の会議までのネクストアクションの進捗もフォローしつつ次の会議に臨む

会議を円滑に進行したり、効率的に情報共有するためには、オンライン会議システムやAI議事録ツールなどのツールを活用することもおすすめです。例えば、オンライン会議システムの録画機能や文字起こし機能を活用したり、AI議事録ツールを使用して、議事録作成から共有、管理までを一本化したりなどの方法があります。

おすすめのAI議事録ツールについては下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

まとめ｜会議の目的設定を明確にして効率的で有益な会議をしよう！

目的設定が曖昧な会議は時間の無駄になりがちです。そういった会議が度重なることで、従業員の業務へのモチベーション低下や、業務効率の低下を招くことがあります。

会議の時間を有効に使って、効率的で生産性の高い会議を行うためには、会議の「目的」をいかに明確に設定することが重要です。本記事では、会議の種類別の目的設定の方法や会議の目的を達成するためのポイントについてご紹介しました。

今回ご紹介したポイントを意識したり、時にAI議事録ツールやオンライン会議システムなどのツールも活用しながら、会議の質を向上させていきましょう。