【例文あり】議事録送付メールの書き方！作成のコツと効率化ツールでスムーズに情報共有

この記事でわかること

• 議事録を送付する際のメールの書き方
• 議事録を送付する際のメールの作成ポイント
• 社内外向け議事録を送付するメールの例文

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会議や面談、打合せなどの内容を記録した議事録は、関係者への情報共有や意思決定の元となる重要な資料です。そんな議事録を送付する際、どのようなメールを書けばよいのか悩んだことはありませんか？

情報共有を円滑に行うには、シンプルでわかりやすいメールを送ることがポイントです。「どういった文章で書けば伝わりやすいのか」「社内向けと社外向けではどんなことに気を付けて送ったらよいのか」と迷う方に向けて、

• 議事録送付メールの書き方とポイント
• 社内外向け議事録送付メールの例文
• 議事録共有を効率化してくれるツール

などを解説します。議事録送付メールの書き方のポイントを押さえて、スムーズな情報共有を行っていきましょう。

議事録送付メールの書き方とポイント

それでは早速議事録を送付する際のメールの書き方と、項目別のポイントを解説していきます。まず、議事録を送付するメールの基本構成は以下の通りです。

• 件名
• 宛名
• 本文
• 署名
• 添付ファイル

各構成要素ごとの書き方のポイントを掘り下げて解説していきます。

件名

メールを受け取る側は、日々差出人や用件が様々であるメールを受信しています。そのため、議事録をメールで送るときは、

1. 議事録が送付されたメールであることを明記する
2. どの会議の議事録なのか、会議名を明記する
3. 会議の開催日時を記載する

という3つのポイントを押さえるようにしましょう。件名が一目でどんなメールかわからないと、メールを受け取った側が後から探す際に手間がかかってしまいます。上記3つのポイントを押さえつつ、件名が長くなり過ぎないように簡潔にまとめるようにしましょう。以上のポイントを押さえた件名の例は以下の通りです。

• 【議事録】〇〇に関する打ち合わせ（△月□日）
• 【△月□日】〇〇会議 議事録
• 株式会社〇〇様との打ち合わせ議事録（△月□日）

宛名

宛名の書き方は社内向けと社外向けで少し異なりますが、基本的には送付先相手の会社名（社外向けの場合）、部署、役職、氏名を正確に記載します。社内向けと社外向けの例は次の通りです。

■社内向け

• 役職名+氏名：〇〇部長、△△課長
• 部署名+氏名：営業部 □□様
• 氏名のみ：◯◯様→関係性や状況に応じて「〇〇さん」
• 部署宛：営業部の皆様

■社外向け

• 会社名+部署名+役員名+氏名：〇〇株式会社 営業部 部長 △△様
• 会社名+部署名+氏名：〇〇株式会社 営業部 △△様
• 会社名+役職名+氏名：〇〇株式会社 代表取締役 △△様
• 会社名+担当者名：〇〇株式会社 ご担当者様（担当者の名前がわからない場合）

宛名を書く際のポイントとして、敬称は氏名や役職名の場合には「様」、会社名や部署名の場合には「御中」、複数の方へ送る場合は「各位」を使用します。また、会社名や部署名は略称ではなく正式名称を記載しましょう。

本文

本文は簡潔に書くことを心がけましょう。メールに議事録が添付されているので、基本的には会議の詳細内容は本文には記載しません。ただし、添付ファイルは読まれない可能性を考慮して、本文内には、議事録の概要（日付、場所、議題など）と、決定事項や重要な共有事項を端的に要点を押さえて記載するようにしましょう。

また、本文はビジネスマナーを押さえた構成にします。本文の流れは以下のとおりです。

1. あいさつ：「いつもお世話になっております」など定型の挨拶文
2. 名乗り：自身の会社名や部署名、氏名を簡潔に述べる「株式会社〇〇 営業部の△△と申します。」
3. 本題：議事録の概要や重要な共有事項。詳細は添付ファイルへご案内。
4. 結びのあいさつ：「お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。」など
5. 署名：社名、部署、役職、氏名、連絡先（電話番号・メールアドレス）会社の住所やホームページのリンク、を明記

具体的な例文については、「議事録送付メールの例文」をご覧ください。

添付ファイル

添付ファイルのファイル名には、会議の日付や議題、テーマが記載されていると、後から確認するときに大変便利です。一目でどんな内容なのか、どんなファイルなのかわかるように付けましょう。

具体的な例で言うと、「20250314_〇〇商品開発会議_議事録」といったような感じです。また、ファイル名の命名規則は社内や部署内で統一されている場合もありますので、社内でファイルを共有する際は、事前に社内ルールを確認すると良いでしょう。

ファイル名だけでなく、添付ファイルのデータサイズにも注意しましょう。データサイズが大きい場合（目安2MB以上）は、圧縮して送信するか、もしくはファイル共有サービスを利用するようにしましょう。

議事録送付メールの例文

議事録送付メールの書き方とポイントについてご紹介しましたので、次は、実際に社内向けと社外向けに送るメールの例文をご紹介します。ひとつの例として参考にしてみてください。

社内向けに議事録を送る場合のメールの例文

件名：【議事録】〇月〇日〇〇会議

本文：

関係者各位

お疲れ様です。〇〇（自分の名前または部署名）です。
〇月〇日に開催されました「〇〇会議」の議事録を作成いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

【会議概要】
■日時：yyyy年mm月dd日（曜日） ◯:◯◯～◯:◯◯
■場所：◯◯会議室／オンライン（Zoom/Teams など）
■参加者：◯◯、△△、□□
■主な議題：

議題1（簡単な説明）
議題2（簡単な説明）

その他共有事項

【対応事項・今後の予定】
・◯◯（担当者）：△△までに対応
・◯◯（担当者）：□□の確認
・次回会議予定：mm月dd日（曜日）◯:◯◯～

不明点や修正点などございましたら◯月◯日までに◯◯までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

—————————————–
〇〇（自分の名前）
〇〇部 〇〇課
会社名
メール: xxx@xxx.com
電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
—————————————–

社外向けに議事録を送る場合のメールの例文

件名：【議事録】〇月〇日〇〇会議の議事録送付の件

本文：

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。

先日は「〇〇会議」にご参加いただき、誠にありがとうございました。
本会議の議事録を添付にて送付いたしますので、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
内容にご不明点や修正箇所、補足事項などがございましたら、お気軽にお知らせください。

【会議概要】
■日時：〇月〇日（〇） 〇:〇〇～〇:〇〇
■場所：〇〇会議室／オンライン（Zoom/Teams など）
■参加者：貴社〇〇様、弊社〇〇 ほか
■議題：

議題1（簡単な説明）
議題2（簡単な説明）

その他共有事項

【決定事項・対応事項】
・〇〇（貴社/弊社）：△△までに対応
・〇〇（貴社/弊社）：□□の確認
・次回会議予定：〇月〇日（〇）〇:〇〇～

詳細は添付ファイルをご確認ください。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

—————————————
〇〇株式会社 〇〇部
〇〇（自分の名前）
〇〇県△△市□□〜
メール: xxx@xxx.com
電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL: https://
—————————————

議事録の共有を効率化してくれるツール3選

ここからは議事録の共有を効率化してくれるツールを3種類ご紹介します。

1. ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、チャット形式でやりとりができるため、メールよりも迅速に情報伝達ができます。代表的なチャットツールには、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどがあります。

メールはどちらかといえばフォーマルな共有であり、チャットはメールよりもカジュアルなコミュニケーションになります。メールでのやりとりはレスポンスに時間がかかりがちになりますが、チャットでのやりとりはカジュアルなコミュニケーションな分、質問や意見も出しやすく、手軽に迅速に共有できることがメリットです。

2. クラウド型ドキュメント共有ツール

クラウド上でドキュメントを作成、編集、管理できるツールです。代表的なツールでいうと、Google Workspace（Googleドキュメントなど）、Microsoft 365、Notionなどです。

クラウド上で議事録を作成し、そのまま共有できることに加えて、編集権限を付与すれば、リアルタイムで共同編集をすることもできます。

また、チャット機能やコメント機能を使えば、議事録に関する修正点や不明点などの意見交換がスムーズに行えます。メールでのやりとりよりも効率的に時短で議事録の共有や編集ができる点がポイントです。

3. AI議事録ツール

AI議事録ツールは、AIを活用して議事録の作成を効率的に行い、作成から共有、管理までをひとつのツールで完結できるツールです。

AI議事録ツールを使えば、AIによる音声認識技術によって、会議音声を自動で文字起こししてくれます。ただ文字起こししてくれるだけでなく、発言者を声で識別して文字起こし内容に反映してくれる話者識別機能があるので、誰がどの発言をしたか、というのが簡単にわかり、確認作業が一段と効率化できます。

また、文字起こししたテキストを元に、要約の作成、要点の抽出、決定事項や重要事項の抽出などもAIが自動で行なってくれるため、会議が終わってから議事録の作成まで、あっという間に行えます。

AI議事録ツールならメールで会議の音声を簡単共有

AI議事録ツールの「スマート書紀」のタイムスタンプ機能を使えば、簡単に会議の音声をピンポイントで共有できます。「議事録を作成するほどではないけど、会議の重要なポイントだけ共有したい」といったときに便利な機能です。

スマート書紀を立ち上げて会議の録音をしている中で、「ここは重要だから必ず共有したい」といった発言があったときに、タイムスタンプでメモを残しておきます。そうすることで、会議が終わったあとでもピンポイントで重要な箇所を音声で聞き直すことができます。

実際にスマート書紀のタイムスタンプ機能を活用して情報共有を行なっている事例を、下記の記事でご紹介していますので、参考としてぜひご覧ください。

参考記事：AIで会議後すぐに議事録を確認できる状態を実現！音声を活用し正確な情報共有も可能に

AI議事録ツールを使えば、議事録を簡単に作成してドキュメントとして共有することもでき、また、ドキュメントだけでなく、音声の共有まで簡単にできる、というところがポイントです。AI議事録ツールについてもっと詳しく知りたい、という方は以下の記事もよろしければご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

議事録メールを送る際の注意点

送信前に必ず確認してから送る

送信前に、宛名や本文に誤字脱字がないか、敬称や敬語の使い方に間違いがないか確認するようにしましょう。また、添付ファイルを添付し忘れていないか、正しいファイルが添付されているか、必要なファイルが添付されていることを確認しましょう。セルフチェックだけでは不安な場合は、第三者にチェックしてもらうのもよいでしょう。

議事録の共有はお早めに

議事録の共有は、会議後早めに行うと良いです。具体的には、午前中や午後お昼すぎの早めの時間帯で行われた会議の場合は極力当日中に、夕方などの遅い時間の会議の場合は、翌営業日の午前中までに送ることを目安にすると良いでしょう。

議事録を素早く共有することで、会議内容の振り返りやネクストアクションへの準備がスムーズになります。議事録を早く送りたいけれど、作成に時間がかかってなかなか難しい、という場合は、AI議事録ツールの利用がおすすめです。

まとめ｜議事録送付メールの作成ポイントを押さえて情報共有をスムーズに

本記事では、議事録を共有するときのメールの書き方のポイントについて解説しました。議事録をメールで共有する際は、ビジネスマナーのポイントを押さえつつ、本文自体は簡潔に作成するように心がけましょう。

また、添付ファイルへの配慮は必須です。ファイル名は一目でどんなファイルかわかるように設定したり、データサイズが大きくなる場合は、圧縮して送ったり、ファイル共有サービスを使用すると良いでしょう。

議事録の共有をより効率化したい場合は、ビジネスチャットツールやクラウド型ドキュメント共有ツール、AI議事録ツールの利用がおすすめです。

特に、AI議事録ツールは、議事録の作成から共有・管理までひとつのツールで完結できるため、共有だけでなく、議事録に関わる業務全体を効率化したい方は、ぜひAI議事録ツールの導入を検討してみてください。