【テンプレあり】経営会議の議事録の書き方｜議事録の必要性や効率化のためのAIツールも紹介
この記事でわかること
- 経営会議の議事録の必須項目とポイント
- 経営会議の議事録のフォーマット
- 議事録作成を効率化する便利なツール
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経営会議は、企業の方向性や重要な意思決定を行う場であり、経営層が集まって戦略や課題について議論します。その中で大きな役割を果たすのが「議事録」です。議事録は、会議の内容や決定事項を記録するもので、後の確認や実行の指針となります。
しかし一方で、「議事録に必要な事項が曖昧だ」「経営会議における議事録作業をもっと効率化したい」とお悩みの方も多いでしょう。
経営会議の議事録に必要な事項は、一般的な会議とそこまで大きく変わりません。しかし、経営会議の議事録には、企業の戦略や経営判断に直結する重要な情報が含まれるため、正確性と網羅性が特に求められます。また、決定事項やアクションプランについては、通常の会議よりもより詳細に記載する必要があります。
そのため、議事録作成にかかる時間は、通常の会議よりも長くなりがちです。重要な役割を果たすとは言え、あくまで副次的な役割の議事録作成にかけるリソースは、できるだけ減らしたいものです。そこでおすすめしたいのが、フォーマットの活用や、AI議事録ツールの活用です。
今回の記事では、経営会議の議事録作成作業に苦戦している方や、議事録作成作業を効率化したい方に向けて、経営会議の定義や理想の姿など基本的な事項の確認から、経営会議での議事録の書き方やフォーマット、便利なツールの紹介など、実践的な情報をご紹介します。
とにかくすぐ経営会議の議事録のフォーマットや、便利なAI議事録ツールを知りたいという方は、ぜひ以下からご覧ください。それぞれ、議事録のフォーマット、便利なツールについてご紹介しています。
- 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
- 会議中のメモが大変で追いつかない
- 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。
経営会議とは
まず、経営会議とは、具体的な経営戦略や業務執行の方針など、会社経営に関する重要事項について話し合う場です。取締役や役員、社外取締役、部門長など、会社の経営に携わる役職の社員により、月に1回ほどの頻度で行われます。企業の内部会議として位置づけられ、法的義務、議事録作成義務はありません。
一方で、経営会議と対比されるのが取締役会です。
取締役会との違い
取締役会は会社法によって3か月に1回以上の開催が義務付けられています。会社法で定められた役員が参加し、業務執行の決定や重要な財産の処分や譲渡など、法律によって定められた内容について話し合います。また、書面・電磁的記録のどちらかによって、議事録も作成する必要があります。
経営会議は、法的義務のある取締役会での意思決定を支える役割を果たします。経営会議で議論し、方向性を整理した内容が、最終的に取締役会にかけられ、正式に決議されることが多いです。特に、重要な投資案件や組織改編などは、経営会議で事前に検討・調整し、取締役会で最終決定する流れが一般的です。
経営会議の目的
経営会議の目的は、主に「現状確認」「今後に関する意思決定」の2つです。
現状確認の場としては、売上や利益の推移、各プロジェクトの進捗、競合他社の動向などの分析を行います。一方で、今後に関する意思決定としては、市場環境の変化を踏まえた戦略の見直しや、新規事業の立ち上げ、人材の採用・育成方針などが議題となることが多くあります。
また、前述の通り、取締役会で最終決定を下したい内容について、事前に検討・調整する、という役割も果たします。
経営会議をあるべき姿にするための4つのポイント
では、経営会議を意義ある時間にするためには、何をするべきなのでしょうか。ここでは、経営会議を有意義にするためのポイントを4つご紹介します。なお、会議を有意義なものにする方法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せて参考にしてみてください。
1. 会議のゴールをあらかじめ決めておく
経営会議では、最終的に何を決めたいのか、何を達成したいのか、あらかじめゴールを決めておきましょう。その上で、参加者全員がそのゴールが何か、共通認識を持つ必要があります。
例えば、「今期の売上目標達成のための施策を決定する」「新規事業の方向性について意思決定する」など、具体的な目標を定めることで、議論の焦点がぶれることなく会議を進められます。ゴールが不明確なまま会議を始めると、単なる情報共有の場になってしまい、決定すべきことが曖昧なまま終わる可能性があります。
会議の開催前には必ず目的を明確にし、参加者全員が同じ認識を持って議論できるように準備することが重要です。
2. 各部署へのヒアリングを済ませておく
経営会議では、各部門の現状や課題を正しく把握することが求められます。そのため、事前に各部署の責任者や担当者にヒアリングを行い、現場の意見や具体的な数値データを収集しておくことが重要です。
これにより、経営層が実態に即した判断を下すことができ、的外れな議論を避けることができます。また、事前のヒアリングによって、現場の課題や提案を経営陣に伝えやすくなり、意思決定のスピードも向上します。
会議の場で突然報告を受けるのではなく、事前に情報を整理することで、議論をより深めることができるでしょう。
3. 資料は事前に共有しておく
会議の場で初めて資料を確認すると、内容を理解するのに時間がかかり、議論がスムーズに進みません。
そのため、必要な資料は事前に参加者に共有し、各自が目を通しておくことが重要です。特に、売上データや市場分析レポート、事業計画などの詳細な資料は、会議前に確認できるようにすることで、会議中の説明時間を短縮し、意思決定に集中することができます。また、事前に疑問点を整理しておくことで、より建設的な議論を行うことが可能になります。
事前共有を徹底することで、会議を効率的に進めることができるのです。
4. 議事録を作成する
経営会議の議事録作成は、通常の会議以上に重要となります。
まず、議事録作成によって会議の内容が曖昧になることを防ぎ、責任の所在を明確にできます。議事録作成が、紛争の防止に繋がるのです。
また、作成した議事録を関係者に共有することで、株主の権利を守り、情報を開示することができます。会議の透明性を上げるためにも、議事録の作成・共有は重要です。
さらに、過去の議事録を参照することで、継続的な課題や意思決定の流れを把握しやすくなり、会議の質を向上させることもできます。
紛争の防止や情報共有のためだけでなく、経営会議の運営効率の向上にも繋がるため、経営会議での議事録の作成は不可欠です。
議事録の一般的な形式
ここでは、議事録の書き方と形式についてご紹介します。
経営会議の議事録といっても、形式や書き方は通常の会議の議事録とほとんど変わりません。
まずは、議事録の必須項目とポイントの確認です。
必須項目とポイント
会議情報
- 会議名：経営会議、役員会議、戦略会議、予算会議 など（目的や内容が分かる名称を設定）
- 開催日時：開始時間・終了時間を正確に記載
- 開催場所：会議室名（対面）またはZoom/Teams/Google Meetなどのオンラインツール（URLも記載）
- 参加者：出席者の氏名・役職を記載（必要に応じて欠席者も記載）
会議の目的・議題
- 会議の目的・背景：
以下のように簡潔に目的・背景を明記。
- 会社の経営戦略や意思決定に関する重要事項を話し合う
- 具体的な経営課題や方針決定を目的とする
- 中長期的な目標や課題解決に向けた議論
- 議題（事前に決められた議論すべきトピックをリスト化）
- 業績報告・財務状況の確認
- 最新の売上・利益・コスト・キャッシュフローの状況報告
- 予実管理（計画と実績の差異分析）
- 経営課題・戦略検討
- 新規事業の進捗報告・検討
- 既存事業の収益改善策
- 重要意思決定事項
- 投資案件・M&A・提携などの審議
- 役員人事・組織改編の検討
- その他
- 監査報告、リスク管理、コンプライアンス事項など
- 業績報告・財務状況の確認
議論の内容と決定事項
- 議論の要点：話し合われた内容を簡潔にまとめる
- 決定事項：具体的な結論や承認された事項を明確に記載
- 未解決事項・保留事項：次回以降に持ち越された議題を記載
タスク・ネクストアクション
- 担当者：誰が何をするのか、役職・部署を明記
- タスクの詳細：実施内容・優先度・期限を具体的に記載
- 連絡先：必要に応じて担当者の連絡先を記載
次回会議の予定
- 開催日時と場所（オンラインの場合はツール名とURLを記載）
- 次回の議題：継続審議事項や新たに追加する議題を記載
- 事前準備：必要な資料や事前確認事項を明記
その他（必要に応じて）
- 議事録作成者・責任者の確認
- 会議で使用した資料やエビデンスの添付
- 配布資料・プレゼン資料のリンクやファイル名
議事録のフォーマット
ここからは、上記の必須項目とポイントをもとにしたフォーマットをご紹介します。
テンプレート
【経営会議議事録】
会議日時：yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○ 終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
参加者：○○（CEO）・△△（COO）・□□（CFO）・▽▽（CTO）・◇◇（外部顧問）
■会議の目的
・企業の中長期戦略についての協議 ・経営課題の共有および意思決定 ・財務状況および市場動向の分析
■会議の議題
- 事業戦略の見直し
- 収益改善施策の検討
- 予算・財務状況の報告
- 人事・組織改革案の審議
- その他の経営課題
■会議の要点・決定事項・確認事項
・～～～～ ・～～～～ ・～～～～
■保留事項（継続審議）
・～～～～ ・～～～～ ・～～～～
■会議後のタスク
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］ ・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
■次回会議の予定
会議日時：yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○ 終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
■次回会議の議題（予定）
・～～～～ ・～～～～
■特記事項
・～～～～ ・～～～～
参考資料：
添付ファイル：
経営会議の議事録作成時の3つのポイント
経営会議の議事録を作成するときに特に気を付けておくべきポイントを3つご紹介します。
1. 具体的に書くように心がける
経営会議の議事録では、抽象的な表現を避け、できるだけ具体的な内容を記載することが重要です。たとえば、「売上が伸び悩んでいる」とだけ書くのではなく、「前期比5%減、特にA商品の売上が前年同月比10%減少している」といった具体的なデータを記載すると、経営層が的確な判断を下しやすくなります。
また、決定事項・ネクストアクションも同様です。次回の会議へスムーズに繋げるためにも、曖昧な表現は避け、「誰が」「なにを」「いつまでに」行動すればよいのか、具体的に明確に記載するようにしましょう。
2. 読みやすさを考えた構造的な記録にする
ただ文章が羅列された議事録は、要点がわかりづらく、伝わり辛いものです。
読みやすい議事録を作成するには、例えば、【議題】【議題の要点】などの見出しを付ける、アジェンダは時系列で整理して記載する、議題ごとに小見出しや番号を付けて階層化するなど、読みやすいレイアウト設計を意識するようにしましょう。
また、箇条書きや表を活用することで、内容を視覚的に整理し、長文になりすぎないように工夫するとよいでしょう。
3. 参加者の意見を公平に記録する
経営会議では、役員や幹部の間で意見が対立したり、最終的には採用されなかった少数意見があったりします。議事録作成時には、できるだけ公平な立場で客観的に意見を記載するようにしましょう。
例えば、特定の参加者の意見だけを強調するのではなく、異なる立場の意見をバランスよく記載し、「賛成意見」「反対意見」「代替案」のように整理することで、意思決定の背景を明確にしたり、可能な限り少数意見も記載しておいたりすることで、公平性を保つことができます。
経営会議の議事録作成に役立つツール
ここまで、経営会議に議事録が不可欠であること、その議事録の書き方についてご説明してきました。
しかし、手作業で議事録を作成するとなると、いくらフォーマットを活用したとしても大きな負担がかかってしまいます。そこでご紹介するのが議事録作成に役立つ、AI議事録ツールです。
「AI議事録自動作成ツール」とは？
「AI議事録自動作成ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。
議事録の作成や編集から共有・管理まで、議事録に関わる工程全体を効率化することが可能です。それでは、具体的に、AI議事録自動作成作成ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。
AI議事録自動作成ツール導入の3つのメリット
1. 会議内容を自動で文字起こし
AI議事録自動作成ツールは、会議音声から自動で文字起こししてくれます。議事録を作成する作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。さらに会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。
また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。
2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結
AI議事録自動作成ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。
議事録を作成する工程では、ICレコーダーで録音する→Wordでメモをとる→ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す→Word清書する、といった風にツールをあちこち行き来することになります。
AI議事録自動作成ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。
3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる
AI議事録自動作成ツールでは下記の作業を自動化できます。
- 文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）
- 文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
- 文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一
様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。
さらに詳しくAI議事録自動作成ツールについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
おすすめの議事録作成ツール
スマート書記
引用：スマート書記
スマート書記は、議事録などのあらゆるドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化するAI議事録ツールです。累計利用社数は5000社を突破しており、大手企業から自治体まで様々な業界で利用されています。90%以上の高い文字起こし精度、要点を箇条書きで整理したり、質疑応答や決定事項のみを抽出できたりと議事録の形式にあわせてAIを活用できるようになっています。
またWeb会議・対面会議の両方に対応ができるため、経営会議や部内会議、人事面接、商談、インタビューなど社内外のあらゆる会議で利用が可能です。
スマート書記の特徴
- 要約文章の作成や要点整理など議事録の形式に合わせてAIを活用
- フィラー除去や用語登録を活用した90%以上の高い文字起こし精度
- 会議中の重要な音声をピンポイントで聞き直しができるため、確認工数の削減も実現
AI議事録作成ツールで経営会議の議事録作成時間を削減した事例2選
ここでは、実際に経営会議にAI議事録ツールを導入した事例をご紹介します。ここでご紹介する事例では、「スマート書記」導入によってどのように議事録作成作業が変化したのかをまとめています。
より詳しく知りたいという方は、それぞれの引用記事をご覧ください。
1. 経営会議の議事録作成時間を50%に削減した事例
もともと約3〜6時間かかっていた議事録作成は、約1.5〜3時間になり、約50%議事録作成時間を削減することができました。文字起こしツール導入後も約2〜4時間かかっていたので、それと比較してもさらに25%削減することができています。
なによりも文字起こしツールと比較して細かな作業のストレスがゼロになったのが何よりの効果だと感じています。「議事録を作成する」というのは企業にとって重要な業務です。ただ業務をするにあたって、ストレスに感じる作業があるだけで、集中力の低下にも影響すると思っています。
スマート書記を導入したことで重要業務に対する多くのストレスを解消することができたとともに、より「どう校正するか？」という本質的な業務に集中し議事録を作成することができるようになりました。
2. 専門用語の多い経営会議の議事録作成時間を60%削減した事例
スマート書記導入後、議事録の作成時間を約60%削減することができました。さきほどお伝えしたとおり、「音声を探す」「文章を書き出す」という作業はなくなり、「音声を聞き直す」という作業も効率化されたのでとても助かっています。
議事録作成時間の削減以外でも効果を実感しています。各議題の開始タイミングでタイムスタンプをつけているのですが、これによって議題ごとの会話をすぐに聞き直せるようになりました。「あのときこの議題でどんな会話がされていたのか？」と振り返りがしやすくなりましたし、テキストではなく当時の会話を聞き直せるので、よりリアルな情報として振り返りができるようになりました。
それ以外にもスマート書記では議事録の管理がしやすく、過去の議事録を簡単に探すことができます。またスマート複製という機能を使い、テンプレートのように活用しています。この機能で会議前の準備時間も削減できているので、議事録作成以外においても時間削減の効果を感じることができています。
まとめ｜経営会議の議事録にはフォーマット・AI議事録ツールの活用が有効
本記事では、経営会議の議事録を作成したい方や、経営会議の議事録作成作業を効率化したい方に向けて、
- 経営会議の議事録の必須項目とポイント
- 経営会議の議事録のフォーマット
- 便利なAI議事録ツール
についてご紹介しました。
取締役会での意思決定を盤石なものにするためにも、経営会議における議事録作成は不可欠です。とはいえ、必要事項そのものは通常の会議での議事録と大差はありません。
当記事でお伝えした必須事項や書き方のポイントを押さえながら、フォーマット・AI議事録ツールの活用で、正確で具体的な経営会議の議事録を効率的に作成しましょう。
- 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
- 会議中のメモが大変で追いつかない
- 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。
