【例文あり】議事録を共有するときの3つのポイント！効率化するAI議事録ツールも紹介

この記事でわかること

• 議事録を共有するときのポイント
• 議事録を共有するときの注意点
• 議事録共有メールの送信例

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「適切な議事録の共有方法が分からない」「議事録の共有をもっと効率化したい」といったお悩みを抱え、共有時のメッセージの例文やAIツールをお探しの方も多いのではないでしょうか。

議事録を共有することで、関係者と認識を合わせたり、同時にタスクを進められたり、会議に参加しなかった人も内容を見返したりすることができます。このように、議事録の共有は業務にとって不可欠だからこそ、できるだけ適切で見やすい文章で、効率的に共有したいものです。

議事録を共有する際には、概要を載せる、関係者ごとに情報を変える、などいくつかのポイントがありますが、例文を参考にして書けば簡単に分かりやすい共有のための文章を作成することができます。

今回の記事では、適切な方法で議事録を共有したい、議事録の共有作業をもっと効率化したい、とお考えの方のために、議事録を共有する時のポイント、注意点、議事録共有の例文、議事録の共有におすすめのツールをご紹介します。

とにかくまず例文やツールについて知りたいという方は以下からご覧ください。

• 議事録の共有におすすめのツール
• 議事録共有メールの送信例

議事録を共有する3つの理由

まずは、なぜ議事録を共有する必要があるのか、前提から確認しましょう。議事録を共有する理由は3つあります。

1. 関係者と認識を合わせるため

議事録を共有することで、会議の参加者を含め、関係者全員の間で共通認識を持つことができます。

会議では、多くの情報がやり取りされ、参加者それぞれが異なる視点を持っています。そのため、議事録によって決定事項や議論の要点を統一し、まずは参加者の間で認識を揃えることが重要です。さらに、会議に参加しなかった関係者にも共有することで、会議で何が話し合われ何が決定されたのか、最終的な決定と概要を関係者全員が把握できます。

特に、会議の内容が複雑である場合や、多くの関係者が関与するプロジェクトでは、議事録を通して誤解や認識のずれを極力なくし、共通認識を確立することが重要になります。

2. タスクを効率的に進めるため

議事録の作成・共有により、各々の担当するタスクが明確になるため、それぞれのタスクを効率的に進めることができます。

会議では、さまざまなタスクが決定され、それぞれの担当者が並行して進めていくことが求められます。時には、会議に参加していない人にタスクが任されることもあるでしょう。そのような場合でも、議事録を共有することで、不参加の人も会議の内容を把握しつつ同時並行でタスクを進めることができます。また、誰がどのタスクを担当しているのかが明確になるため、作業の漏れや重複を防ぐことができるのです。

さらに、タスクの進捗管理や締め切りの確認がしやすくなり、スムーズな業務遂行が可能になります。特に、リモートワークが普及した現代では、対面でのコミュニケーションが難しい場面も多いため、議事録の共有が不可欠となります。

3. 会議後に内容を見返すため

議事録の共有は、後から会議の内容を確認したり、その次に生かしたりするためにも必要です。

会議で決定した内容は、時間が経つと忘れてしまうことがあります。そのため、議事録を共有することで、関係者が後から内容を見返し、決定事項や議論の経緯を再確認できるようになります。また、業務の進捗に応じて過去の会議内容を振り返ることで、判断の根拠を明確にし、適切な対応を取ることが可能になります。

さらに、新しくプロジェクトに参加するメンバーにとっても、議事録は重要な情報源です。経緯や過去の決定事項等を迅速に把握することができます。

このように、議事録の共有は、業務の透明性を高めるだけでなく、組織全体の知識の蓄積にもつながります。

議事録を共有するときの3つのポイント

ここでは、実際に議事録を共有する際にどのようなことに気を付けるべきか、3つのポイントをご紹介します。

 1. 概要を明記する

議事録を共有する際は、最初に会議の概要を明記することが重要です。

具体的には、会議の日時、参加者、議題、目的、決定事項などを簡潔にまとめます。これにより、受け取った人が一目で会議の内容を把握でき、必要な情報を素早く確認できます。

特に、多くの会議が行われる環境では、詳細な議事録をすべて読むのが難しい場合があるため、要点をまとめた概要があることで、効率的に情報を得ることができます。

また、過去の議事録と比較する際にも、概要が整理されていると、会議の流れを追いやすくなります。

 2. 関係者ごとに提供する情報を調整する

議事録の共有先によって、提供する情報の範囲や詳細度を調整しましょう。

例えば、経営層には決定事項と重要な論点のみをまとめた簡潔な報告を、実務担当者にはタスクの詳細や議論の経緯を含めた内容を共有するなど、相手に合わせて議事録に補足情報の提供を行います。情報を共有する場合は、優先度順に上から並べたり、項目ごとに【】や〔〕を使って見やすくしたりすると良いでしょう。

ただ議事録を送るだけでなく、相手に合わせて適切な情報を加えることで、必要な情報が適切な形で伝わり、業務の効率化や誤解の防止につながります。

 3. 詳細が分かるようにする

議事録を送る際には概要だけでなく、詳細な情報も記載し、後から確認できるようにすることが重要です。

特に、決定に至った背景や議論の流れを記録しておくことで、後になって「なぜこの結論に至ったのか」を振り返ることができます。また、具体的な発言内容や論点を整理し、誰がどの意見を述べたのかを明確にすることで、誤解を防ぎ、意思決定の透明性を確保できます。

会議の詳細についてまとめる議事録の作成にあたっては、後ほどご紹介するAI議事録ツールの活用が便利です。

議事録を共有するときの3つの注意点

ここでは、議事録を共有する際の注意点についてご紹介します。

 1. 宛先間違いがないか確認する

議事録を共有する際は、送信先を誤らないよう慎重に確認することが重要です。

誤送信によって、機密情報が意図しない相手に渡ってしまうリスクがあるため、宛先のメールアドレスや共有範囲をよく確認しましょう。特に、外部関係者が含まれる場合や、社内の異なる部署と共有する場合は、必要な情報のみを適切に分けて送ることが求められます。

送信前に複数の人でチェックする仕組みを設けたり、誤送信防止機能を活用したりすることで、リスクを最小限に抑えるようにしましょう。

 2. できるだけ当日中に送る

議事録は、会議の記憶が新しいうちに作成・共有することが重要です。

時間が経つと記憶が曖昧になり、正確な内容を記録できなくなる可能性があるため、できるだけ当日中に送信することを心がけましょう。特に、会議で決定したタスクがすぐに実行される場合や、関係者が迅速な対応を求められる場合は、早めの共有が不可欠です。

もし当日中の送信が難しい場合でも、主要な決定事項やタスクのみを先に共有し、詳細な議事録を後日送るなど、柔軟な対応を取ることが望まれます。

 3. 挨拶や署名を確認する

議事録を送る際には、本文の挨拶や署名を確認し、適切なビジネスマナーを守ることも重要です。

特に、社外の関係者に送る場合や、上司や役員に共有する場合は、丁寧な表現を心がける必要があります。また、差出人が不明確だと受信者が混乱する可能性があるため、メールの署名欄には送信者の氏名、部署、連絡先などを明記し、必要に応じて会社のロゴや定型文を活用するとよいでしょう。小さなことではありますが、こうした細かい配慮が、相手に与える印象や業務の円滑化につながります。

また、挨拶や言い回しなどについて少しでも不安がある場合は、上司に一度確認を取ると良いでしょう。

議事録の共有におすすめのツール

議事録の共有には、AI議事録ツールが便利です。AI議事録ツールとは議事録の作成・共有・管理ができるツールで、主に

• 議事録作成時間の削減
• 音声とテキスト情報による正確な情報共有
• 管理コストの削減

を目的としています。

従業員が最も困っている「議事録」の業務効率化・DX化を実現することができるツールです。

AI議事録ツールでは、WordやGoogleドキュメントなどのドキュメントツールと違い、音声も議事録と一緒に共有することができます。AI議事録ツールでは音声が紐づいているので、確認すべき箇所の音声をすぐに確認することができ、確認工数を削減することが可能なのです。

また、純粋な確認作業だけではなく、音声も共有されることで、テキストでは伝えるのが難しい温度感も一緒に共有することが可能になります。採用面談や商談などの議事録では会話の温度感がとても重要になりますが、それらを音声で確認することができるため、情報共有の質を向上させることも可能です。

そんなAI議事録ツールの中でも特におすすめなのがスマート書記です。

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

• 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
• 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
• 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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議事録共有メールの送信例

最後に、議事録を共有する際のメールの文面の一例をご紹介します。ぜひこの例を参考にしてみてください。

件名: 【議事録共有】3月25日 会議議事録のご送付

本文:
田中様

お世話になっております。営業企画部の山田です。

3月25日に実施された営業戦略会議の議事録を共有いたします。
田中様にはいくつかのタスクをご担当いただくことになりましたので、詳細をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。

【会議概要】

• 日時: 3月25日（月） 14:00～15:30
• 場所: 第2会議室（オンライン併用／Zoom）
• 参加者: 佐藤部長、鈴木主任、山本、山田
• 議題: 4月以降の営業方針と新規取引先対応
  

【田中様ご担当タスク】

• 4月1日までに、新規取引先「ABC商事」向けの提案資料を作成し、佐藤部長へ提出
• 3月29日までに、「XYZ株式会社」との契約更新に関する進捗を確認し、関係者へ報告
• 次回営業戦略会議（4月8日開催予定）に向けた市場調査の進捗を整理

詳細については、添付の議事録をご確認ください。
ご不明点や調整が必要な点がありましたら、お手数ですが3月28日までにご連絡いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田 太郎
営業企画部
メール: yamada@example.com
電話: 03-1234-5678

まとめ｜議事録の共有にはAI議事録ツールの活用がおすすめ

本記事では、議事録を共有する際のポイントとして、

• 概要を明記する
• 関係者ごとに提供する情報を調整する
• 詳細が分かるようにする

の3つをご紹介しました。

議事録の共有は、タスクの進行を効率化し、関係者の認識を合わせるためにも欠かせない業務です。だからこそ、本記事でご紹介した例文を参考にして分かりやすいメール文を作成したり、AI議事録ツールを活用して議事録作成段階からの作業負担の軽減が望まれます。

ぜひ、AI議事録ツールを活用して議事録の共有を効率化してみてください。