【解決法】議事録が意味ないと感じる原因を解説！議事録を取らずに記録を取る方法も紹介

この記事でわかること

• 議事録に「意味がない」と感じる原因
• 議事録の質を上げるためのポイント
• 効率的に議事録を作成するコツ
• 議事録作成作業を自動化するAI議事録ツール

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「議事録を何のために作成しているのかわからない」「せっかく議事録を作成しても、読まれない」というお悩みから、議事録の必要性や議事録の代替案についてお考えの方は多いのではないでしょうか。

議事録には主に、会議の記録や共有、責任の所在や明確化、タスクの明確化といった目的があります。具体的には、議事録の活用により、次回以降の会議を効率的に運営したり、会議に参加しなかった人に内容を共有したりすることができます。

その一方で、業務で議事録が使われる頻度が少ない割に、議事録作成によって会議に集中できないと、議事録の必要性を希薄に感じることも多いでしょう。

このようなお悩みを解決するには、2つのアプローチがあります。

ひとつは、人の手で議事録作成作業を改善する方法です。たとえば、議事録の質を高めたり、議事録作成作業を効率化したりすることで、費用対効果を向上させます。そのためには、質の高い議事録を作成するためのポイントと、効率よく作成するためのコツを押さえることが重要です。

もうひとつは、そもそも議事録を作成しないという選択です。AI議事録ツール「スマート書記」を導入すれば、議事録を手作業で作成せずに、会議の内容を自動で記録・共有することが可能になります。

今回の記事では、議事録作成の必要性に疑問を感じている方のために、議事録の目的や活用シーンのほか、質の高い議事録を作成するためのポイントと、議事録を効率よく作成するためのコツ、議事録作成の手間をゼロにするAI議事録ツール「スマート書記」とその導入事例についてご紹介します。

とにかくまずAI議事録ツールについて知りたいという方は、以下からご覧ください。おすすめツールである「スマート書記」とその導入事例についてご紹介しています。

議事録作成を自動化するAI議事録ツールを紹介
スマート書記を導入して「議事録を作成しない」を達成した事例

議事録を作成する3つの目的

まず、議事録を作成する目的には、大きく以下の3つがあります。

1. 会議の内容の記録・共有

議事録は、会議で話し合われた内容や決定事項を正確に記録し、関係者間で共有するために重要です。

会議に出席できなかったメンバーにも情報を伝える手段となり、内容の食い違いや認識のズレを防ぎます。また、時間が経っても内容を確認できるため、記憶が曖昧になった際の振り返りにも役立ちます。記録が残ることで、組織としての判断の根拠にもなり、会議の透明性を高める効果もあります。

2. 責任の所在の明確化

議事録には、誰が何を発言し、どのような決定を下したのかが記録されます。

これにより、会議の決定事項に対する責任の所在を明確にすることができます。たとえば、ある業務の担当者や意思決定を行った人物が記録されていれば、後から「言った・言わない」のトラブルを防ぐことが可能です。

曖昧になりがちな会議の内容に具体性と客観性を持たせるためにも、議事録は大きな役割を果たします。

3. タスクの明確化

会議で決まったタスクやアクションアイテムを議事録に明記することで、何を誰がいつまでに行うかが明確になります。これにより、各メンバーは自分の役割を正しく理解し、業務の抜け漏れを防ぐことができます。

また、進捗管理やフォローアップの際にも、議事録を見ればタスクの状況が一目でわかるため、業務全体の効率化にもつながります。議事録はタスク管理ツールとしての側面も持っているのです。

議事録が役に立つ場面

では、先ほどの議事録の目的を踏まえ、具体的にどのような場面で議事録が役に立つのかをご紹介します。

1. 過去の会議を振り返る

まず、会議でどのような議論が行われ、どのような結論に至ったかを後から確認したい場面で役立ちます。

たとえば、プロジェクトが長期にわたる場合や、複数の会議にまたがって議論されるテーマがある場合、過去の議事録があれば当時の判断や経緯を正確に把握できます。これにより、誤った認識で作業を進めるリスクを減らし、継続的な業務の質を保つことが可能です。

2. 会議に参加しなかった人への内容の共有

業務の都合などで会議に参加できなかったメンバーがいた場合、議事録は情報共有の重要な手段となります。会議の内容を正確に記録し、それを共有することで、参加していない人も同じ情報を得ることができます。

これにより、組織内の情報格差をなくし、全員が同じ方向に向かって業務を進めることが可能になります。また、報告や説明の手間も省けて効率的です。

3. 決定事項や重要事項を残す

会議の中で決定された内容や重要なアナウンス事項は、記録として残しておかないと後々混乱を招く可能性があります。

議事録にこれらを明確に残しておくことで、「誰が何を決めたのか」「どのような内容だったか」といった確認がスムーズにでき、責任の明確化や業務の正確な実行につながります。これにより、未然にトラブルを防ぐことができます。また、将来同様の課題に直面した際の参考資料としても活用できます。

なぜ議事録は必要がないと言われるのか

ここまで、議事録の目的と役に立つ場面についてご紹介してきました。

しかし、実際には、議事録をうまく活用しきれず必要性がないように感じられる場面があるのも事実です。その具体的な原因は、主に

• 業務で使われる頻度が少ない
• 議事録の作成で会議に集中できない

の2つが挙げられます。それぞれの原因について、さらに深掘りして解説します。

1. 業務で使われる頻度が少ない

まず、業務で議事録が使われる頻度が少ないために、議事録の必要性を希薄に感じている場合です。

さきほどご紹介したように、議事録には会議内容の記録・共有のためだけでなく、責任の所在やタスクの明確化といった重要な意義があります。

それにも関わらず、業務で議事録が使われる頻度が少ないのは、そもそも議事録を使わない文化である、という理由の他にも、議事録の質が低い、共有に対するハードルがある、といった原因がある可能性があります。

これらの問題の解決に関して、共有については、社内で共通のメッセージツールを導入したり、共有メールのテンプレートをあらかじめ作成したりすることでハードルを下げることができます。

また、議事録の質を上げるにあたっては、議事録の質を上げるための4つのポイントでご紹介する内容をぜひ参考にしてみてください。

さらに、議事録作成の自動化や、そもそも議事録の廃止を検討している方は、議事録作成を自動化するAI議事録ツールを紹介もご覧ください。

2. 議事録作成により会議に集中できない

次に挙げられるのが、議事録の作成が会議への集中を妨げている場合です。議事録や議事録のためのメモを作成しながら会議に参加するのは想像以上に難易度が高く、議論の流れを追いながら要点を記録するという二重のタスクをこなさなければなりません。

そのため、発言の内容がうまく拾えなかったり、重要なニュアンスを逃してしまったりと、結果的に中途半端な議事録となってしまうことがあります。

このような状況が続くと、「結局使えない議事録になるくらいなら、最初から作成しなくてもいいのでは？」という意識が生まれてしまい、議事録そのものの価値が低く見られてしまうのです。

この問題を解決するために、効率的に議事録を作成するコツで議事録作成の負担を軽減するコツを、さらに議事録作成を自動化するAI議事録ツールを紹介では、議事録作成の作業を大きく減らしてくれるツールについてご紹介します。

議事録の質を上げるための4つのポイント

ここでは、誰から見てもわかりやすいような、質の高い議事録を作るためのポイントを4つご紹介します。

1. 会議前に準備を済ませておく

質の高い議事録を作成するには、事前準備が欠かせません。

会議の目的やアジェンダを把握し、過去の議事録にも目を通しておくことで、発言の背景や論点が理解しやすくなります。

また、発言者や関係部署を事前に確認しておけば、誰が何を言ったかを正確に記録しやすくなります。専門用語が多く出てくる会議では、あらかじめそれらを予習しておくと良いでしょう。

準備を怠らないことで、会議中のメモも的確になり、全体の記録精度が向上します。

2. 結論を先に記載

議事録はすばやく要点を把握するための資料です。そのため、時系列で会議内容を記していくのではなく、まず冒頭に結論を記載し、その後に背景や議論の流れを簡潔に補足する構成にすると、読み手の理解が格段に向上します。

特に忙しい上司や関係者が目を通す場合、「何が決まったか」「次に何をすべきか」が明確であることは極めて重要です。結果を先に示すことで、議事録の質が高まります。

3. 読みやすさ・わかりやすさを重視

議事録は多くの人が目を通す文書であるため、専門用語や略語は必要に応じて説明を加え、簡潔かつ明確な文章でまとめましょう。

箇条書きを活用したり、話題ごとに見出しをつけたりすることで、視認性を高める工夫も大切です。また、「誰が」「何を」「いつまでに」行うかを明確に記載することで、読み手の理解を助け、後から読み返した際にも目的やタスクを即座に把握できます。

4. 議事録の作成・共有は迅速に

議事録は新鮮なうちにまとめ、できるだけ早く共有することが重要です。1日以内が理想的です。時間が経つと記憶が曖昧になり、正確な記録が難しくなります。

また、会議直後であれば関係者も内容を覚えているため、必要な修正やフィードバックも得やすいです。共有のタイミングが遅れると、議事録の活用機会が減り、意味のない記録になりがちです。

迅速な作成と共有は、議事録の価値を高める最大のポイントと言えます。

効率的に議事録を作成する4つのコツ

議事録作成は慣れない人にとっては非常に時間のかかる作業です。そこで、ここでは質を落とすことなく、効率的に議事録を作成するコツをご紹介します。

1. フォーマットの活用・事前に型を用意

議事録の効率化には、あらかじめフォーマットを準備しておくことが有効です。

会議の目的や議題、出席者欄、決定事項、アクション項目など、毎回共通して使える項目をテンプレート化しておけば、会議中の記録がスムーズになります。事前にアジェンダを埋めておくことで、内容の整理も容易になり、会議後の作業時間を大幅に短縮できます。

チーム内で共通のフォーマットを用いることで、共有や確認も効率的に行えます。

議事録のフォーマットについては、こちらの記事で詳しくご紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

参考記事：議事録の基本フォーマットはコレ！わかりやすい議事録のコツを解説

2. 「だ・である」調の活用

議事録では、「です・ます」調よりも「だ・である」調を使うことで、文章が簡潔になり、読みやすさと記録のスピードが向上します。

敬語が必要な場面以外では、「だ・である」調を使うことで主語と述語の関係も明確になり、情報の整理がしやすくなります。また、文体が統一されることで全体の印象も締まり、公式な記録文書としての体裁が整います。

内容に集中するためにも、簡潔で論理的な文体を意識しましょう。

3. リアルタイム編集

会議中にリアルタイムで議事録を編集することで、記憶の新しいうちに要点をまとめられます。

タイピングが苦手な場合はキーワードだけでもメモし、終了後に整える方法も有効です。特に議論が活発な会議では、リアルタイムで記録しておくことで、発言の前後関係や流れを正確に残せます。

可能であれば、画面共有しながら進行することで、参加者全員で内容を確認し合えるというメリットもあります。

4. AI議事録ツールの活用

後ほどご紹介するAI議事録ツールを活用することで、音声の文字起こしから議事録の作成までを一気通貫で自動化することができます。これにより、発言内容の聞き逃しや記録漏れを防げるだけでなく、作成の手間も大幅に軽減することができます。

AI議事録ツールでは、話者識別機能やタスク・決定事項の抽出機能、清書機能などが付いているものもあり、人の手で一から議事録を作成するよりも効率的に見栄えよく議事録を作ることができます。

もちろん、最終的な確認や修正は必要なため、人の目によるチェックも欠かせませんが、効率的に議事録を作成したい方は、ぜひ導入を検討してみてください。

ここまで4つのコツをお伝えしてきました。

効率的に議事録を作成する方法について、更に詳しく知りたいという方は以下の記事も参考にしてみてください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

議事録作成を自動化するAI議事録ツールを紹介

さきほどもご紹介したAI議事録ツールですが、AI議事録ツールを使うことで、会議中のリアルタイムの音声や会議の録音データから、自動で文字起こしや議事録作成を行ってくれます。

また、上記で説明したのはあくまでAI議事録ツールの基本的な機能です。

例えばAI議事録ツールの一つであるスマート書記では、見返しに便利なタイムスタンプ機能や、元の言葉を簡単な言葉に直す文章の書き換え機能、特定の人の発言内容を見直せる話者フィルター機能等も備わっています。

AI議事録ツールを導入することで、議事録作成の負担を軽減できるのは勿論、後から会議を見直す時間も短縮することができるのです。

以下では、便利なAI議事録ツールであるスマート書記をご紹介します。

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破している文字起こしツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

• 累計利用社数5,000社以上
• 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70％短縮
• 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

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スマート書記を導入して「議事録を作成しない」を達成した事例

ここでは、実際に、議事録を作成する習慣のなかった会社がスマート書記を導入し、議事録を作成せずとも情報を残す方法を確立した事例をご紹介します。

スマート書記導入後はすぐに議事録を確認できるようになった上に、最も正確な情報である音声も共有しすぐに確認できる状態を実現することができました。

スマート書記を導入する前は「どれだけ時間をかけず議事録を作成できるか」を重要視していましたが、タイムスタンプがあることで、自分たちが想定していなかった「音声」という情報を共有できるようになっています。

現在は社内のコミュニケーションツールにネクストアクションとスマート書記のURLを投稿して、詳細を確認したい人はタイムスタンプから音声を確認できるようにしています。メモだけではなく要点にもタイムスタンプがついているので、それぞれが気になったところの音声をすぐに確認できる状態を実現でき、「会議の情報が残っていない」という課題を議事録のテキスト情報に加え、音声で解決できたと感じています。

引用記事：AIで会議後すぐに議事録を確認できる状態を実現！音声を活用し正確な情報共有も可能に

まとめ｜議事録作成の負担を減らすAI議事録ツールが有効

本記事では、議事録の必要性に疑問を持つ方に向けて、議事録の目的と必要ないと感じる理由、その解決策についてご紹介しました。

業務で使われる頻度が少ない場合には、議事録の質を上げる、もしくは共有の手段を確保するのが良いでしょう。また、議事録作成によって会議に集中できない場合には、議事録作成作業を効率化するのが良いでしょう。

ただ、それでも議事録をうまく活用できない、会議に集中できないという場合には、AI議事録ツールの導入をおすすめします。「議事録作成は意味がない」と感じる原因を特定し、その原因に合った解決策を取るようにしましょう。