【徹底解説】議事録に時間がかかる原因とは？効率化できる6つのテクニックも紹介
「また議事録で2時間も使ってしまった…」「会議は終わったのに、議事録作成で残業が確定」そんな経験をされた方も多いのではないでしょうか。
議事録作成に時間がかかる問題は、多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みです。実際に、ある調査では約60〜70%の人が議事録作成を負担に感じているという結果もあり、この時間を他の重要な業務にあてることができれば、生産性を大幅に向上することが可能です。
議事録作成に時間がかかる原因を正しく理解し、適切な対策を講じることで、作成時間を大幅に短縮することは十分可能です。本記事では、議事録作成が遅くなる根本的な原因から、今すぐ実践できる時短のテクニックをご紹介します。
議事録作成に時間がかかっており、なんとか作成時間を削減したい方は、ぜひ本記事をご覧ください。また大幅に時間を削減したい方は、AIで自動化・効率化できるスマート書記もぜひお試しください。スマート書記を活用すれば、会議後すぐにAIで議事録を作成することが可能です。
スマート書記がわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる
なぜ議事録に時間がかかるのか？時間がかかる4つの原因
議事録作成に時間がかかる問題を解決するためには、まず根本的な原因を理解することが重要です。多くの場合、時間がかかる原因は一つだけではなく、複数の要因が重なっていることが多いです。ここでは4つの原因をご紹介します。
行き当たりばったりで会議に臨んでいる
議事録作成に時間がかかる最も大きな原因の一つが、事前準備の不足です。会議の目的やアジェンダを十分に把握せずに参加すると、何を記録すべきかが不明確になり、結果として会議中に取ったメモが散漫になってしまいます。
たとえば「新商品の企画会議」という会議でも、実際には予算の確認、スケジュールの調整、担当者の決定など、複数のテーマが混在していることがあります。事前にアジェンダを確認し、どの項目について議論されるのかを把握していれば、メモを取るときも構造化された形で情報を整理できます。
また、会議の参加者や各自の役割を事前に把握していないと、「誰が何を発言したか」を正確に記録することが難しくなります。これにより、後から議事録を作成するときに、発言者の特定や発言内容の整理に多くの時間をかけてしまうことがあります。
あとで聞き直そう…と録音だのみの罠にハマっている
「録音しているから安心」という考えで会議に臨むことは、実は議事録作成時間を大幅に増加させる原因となります。録音に依存すると、会議中のメモ取りがおろそかになり、後から録音を聞き返して内容を整理するという作業が発生してしまいます。
1時間の会議を録音した場合、その内容を聞き返すだけでも最低1時間が必要になります。さらに、重要な部分を特定し、文字に起こし、整理するとなると、会議時間の3〜4倍の時間がかかることも珍しくありません。
特に、録音音質が悪い場合や複数の人が同時に話している場面では、聞き取りに非常に多くの時間をかけてしまうケースがあります。また、録音データから必要な情報を探し出すのは、文字情報を検索するよりもはるかに効率が悪く、結果として議事録作成に莫大な時間をかけてしまいます。
音声の聞き直しをすぐに効率化したい場合は、スマート書記のようなAI議事録ツールの利用も検討しましょう。スマート書記を活用すればメモした箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができるため、効率化できます。
全部しっかりまとめようと完璧主義で情報を取捨選択できない
議事録作成に時間がかかる人の多くが陥りがちな問題が、完璧主義になってしまって多くの情報を残そうとしてしまうことです。「すべての発言を記録しなければ」「詳細な説明も含めて完璧な議事録を作らなければ」という思考が、作成時間を大幅に増加させています。
実際には、議事録の目的は会議の完全な再現ではなく、重要な決定事項、次のアクション、課題などを関係者が後から確認できるようにすることです。雑談や脱線した議論、詳細すぎる説明などは、議事録に含める必要がないケースがほとんどです。
そもそも、どの情報や項目を議事録として残すべきかを組織として合意することも必要です。例えば、定例会議では「決定事項」「次回までのアクション」「課題・懸念事項」の3点のみを記録すると決めておけば、記録すべき情報が明確になり、作成時間も大幅に短縮できます。
記憶が薄れて非効率に、議事録作成を後回しにしている
「今は忙しいから後で作ろう」と議事録作成を先延ばしにすることは、作成時間を倍増させる大きな要因です。人間の記憶は時間の経過とともに急速に薄れていくため、会議直後であれば30分で完成する議事録も、1日後には1時間、3日後には2時間以上かかることもあります。
特に、複数の会議が連続する忙しい日には、どの会議でどのような内容が話し合われたかが混同しやすくなります。「あの決定事項はA会議だったか、B会議だったか」といった確認作業が必要になり、結果として非効率な議事録作成プロセスになってしまいます。
また、時間が経つにつれて、会議中に取ったメモの内容も理解しにくくなります。会議直後であれば意味が分かる略語や記号も、数日後には何を意味していたのか思い出せなくなることがあります。これにより、議事録作成時に内容の推測や確認作業が必要になり、作成時間が大幅に増加してしまうのです。
今すぐできる！議事録作成時間を短くする6つのテクニック
議事録作成に時間がかかる原因を理解したところで、次は具体的に作成時間を短くするテクニックをご紹介します。これらのテクニックは今日から実践できるものばかりで、継続することで議事録作成時間を大幅に短縮することが可能です。会議前・会議中・会議後に分けてご紹介するので、ぜひ次回の会議から実践してみましょう。
会議前｜議事録のテンプレートを用意する
議事録作成時間を短縮する最も効果的な方法の一つが、事前にテンプレートを準備することです。毎回ゼロから議事録の構成を考える必要がなくなり、会議中も構造化されたメモを取ることができます。
効果的なテンプレートには、「会議名・日時・参加者」「議題・アジェンダ」「決定事項」「アクション項目（担当者・期限付き）」「次回会議の予定」「その他・備考」といった基本項目を含めることをおすすめします。これらの項目を事前に設定しておくことで、会議中は該当する箇所に情報を記入するだけで済みます。
また、定期的に開催される会議については、前回の議事録をベースにしたテンプレートを作成することも有効です。継続的な課題や定期報告事項などを予め組み込んでおくことで、さらに効率的な議事録作成が可能になります。テンプレートは、WordやGoogleドキュメント、NotionやOneNoteなど、普段使用しているツールで作成し、いつでもアクセスできる場所に保存しておきましょう。
会議前｜議事録に本当に必要な情報を確認する
議事録作成時間を短縮するためには、「何を記録すべきか」を事前に明確にすることが重要です。すべての発言や議論を記録する必要はなく、会議の目的や参加者のニーズに応じて、記録すべき情報を絞り込むことが効率化の鍵となります。
たとえば、ブレインストーミング形式の企画会議では、出されたアイデアと最終的に選択されたアイデア、その選択理由を記録すれば十分です。一方、プロジェクトの進捗報告会議では、各タスクの進捗状況、発生した問題、対応策、次回までのアクションが重要な記録項目となります。
会議によっては決定事項のみで問題ないケースなどもあります。そのため、どの情報が議事録に残す必要があるのかを事前に会議の主催者に確認することで、作成時間を大幅に効率化できます。可能であれば、会議の主催者や上司と事前に「今回の会議で議事録に記録すべき重要項目」について合意を取っておくと、より確実に効率化を図ることができるでしょう。
会議前｜アジェンダから会議のゴールを逆算する
効率的な議事録作成のためには、会議のゴールを明確に把握し、そこから逆算して必要な情報を特定することが重要です。アジェンダを事前に確認し、各議題について「何を決定すべきか」「誰が何をするべきか」「いつまでに完了すべきか」を予測しておくことで、会議中の記録作業が格段に効率化されます。
たとえば、「新商品の販売戦略について」というアジェンダがある場合、価格設定、販売チャネル、プロモーション方法、担当者、スケジュールなどについて決定される可能性が高いと予測できます。これらの項目を事前にテンプレートに組み込んでおけば、会議中は決定された内容を該当箇所に記入するだけで済みます。
会議中｜ 誰が・何を・いつまでに」の3点に絞ってメモを取る
会議中のメモ取りを効率化するためには、「誰が・何を・いつまでに」の3つの要素に焦点を絞ることが重要です。この3点セットで情報を記録することで、後から議事録を作成する際に必要な情報が漏れることなく、かつ簡潔にまとめることができます。
具体的には、決定事項や指示事項について「田中さんが（誰が）」「顧客アンケートの実施を（何を）」「来週金曜日までに（いつまでに）」という形で記録します。この方法により、後から「誰が担当だったか分からない」「期限が曖昧」といった問題を防ぐことができ、議事録作成時の確認作業を大幅に削減できます。
また、議論の過程や詳細な説明については、結論に影響する重要なポイントのみを記録し、それ以外は割り切って省略することも重要です。完璧な記録よりも、アクションにつながる実用的な記録を心がけることで、メモ取りの負担を軽減し、会議への集中度も向上させることができます。
他に会議中のメモを効率化する方法について知りたい方は、以下の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。
会議後｜記憶が鮮明な「10分以内」に書き始める
議事録作成時間を劇的に短縮する最も重要なテクニックが、会議終了後10分以内に議事録の作成を開始することです。記憶が鮮明な状態で作業を始めることで、メモの補完や内容の整理が効率的に行え、結果として全体の作成時間を大幅に短縮できます。
会議直後であれば、取ったメモも明確に覚えており、不明瞭な部分も記憶で補うことができます。また、重要な決定に至った経緯や、メモに記録しきれなかった詳細な内容も思い出しやすく、より正確で完成度の高い議事録を短時間で作成することが可能です。
「10分以内は無理」という場合でも、最低限、会議当日中には着手することを強くおすすめします。翌日になると記憶の鮮度は大幅に低下し、作成時間が倍以上になることも珍しくありません。忙しい日程の中でも、議事録作成を最優先事項として位置づけ、他の業務よりも先に取り組むことが、長期的な業務効率化につながります。
会議後｜100点は不要！「8割の完成度」で即共有する
議事録作成で最も時間がかかる要因の一つが、完璧を求めすぎることです。しかし、議事録の本来の目的は情報共有であり、完璧な文章である必要はありません。8割程度の完成度で一度共有し、必要に応じて後から修正する方が、全体的な効率は格段に向上します。
具体的には、決定事項、アクション項目、次回会議の予定などの重要な情報が正確に記録されていれば、文章の細かい表現や体裁は二の次で構いません。「とりあえず版」として共有し、参加者からのフィードバックや追加情報を受けて、必要に応じて修正を加える方が実用的です。
また、8割の完成度で共有することで、記憶が鮮明なうちに他の参加者にも内容を確認してもらうことができます。これにより、記録漏れや誤解を早期に発見・修正でき、結果として最終的な議事録の品質も向上します。完璧主義を手放し、「まずは共有、後で改善」の姿勢で取り組むことが、議事録作成時間の大幅な短縮につながるのです。
根本解決｜議事録作成を効率化するAI議事録ツールの活用も
これまでご紹介したテクニックを実践することで、議事録作成時間は大幅に短縮できますが、さらなる効率化を求める場合は、AI技術を活用した議事録ツールの導入を検討することをおすすめします。
近年、音声認識技術と自然言語処理技術の飛躍的な進歩により、会議の音声を自動的に文字起こしし、重要なポイントを自動抽出するAI議事録ツールを活用する企業も増えています。これらのツールを活用することで、今までの議事録作成プロセスを根本的に変革し、作成時間を大幅に削減することも可能です。
また、複数の会議が連続する忙しい日でも、それぞれの会議について自動的に議事録が作成されるため、「どの会議で何が決まったか」を混同する心配もありません。導入初期は設定や慣れが必要ですが、中長期的に見れば議事録作成にかかる時間とストレスを大幅に削減できる投資となるため、議事録作成に時間がかかっていて本来やりたい業務に集中できない、組織として課題があると感じている方は、ぜひAI議事録ツールの活用を検討してみましょう。
AI議事録ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。
AI議事録ツール「スマート書記」でできること
より具体的にAI議事録ツールを検討したいという方に向けて、AI議事録ツールの中でも、独自アルゴリズムを活用し、使えば使うほどAIの精度を上げることができ、議事録作成時間を大幅に削減することができる「スマート書記」をご紹介します。まずはその特徴についてご紹介します。
使えば使うほどAIの精度が上がる
スマート書記は特許を取得している独自のアルゴリズムで精度が向上する仕組みを提供しています。今まで自動で変換するのが難しかった社内の専門用語や固有名詞を、この独自アルゴリズムによって認識精度を向上させることができます。そのため文字起こしの修正の手間を削減したり、そもそも出力される文字起こしの精度が高いため、その後のAIが出力してくれる内容の精度も向上します。
またこの独自アルゴリズムはAIやLLMにデータを学習させずに、学習したような認識精度を出せるようにしています。そのため機密情報を学習せず、セキュリティ面でも安心して利用することが可能です。
メモした箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができる
スマート書記の特徴的な機能の一つが、「タイムスタンプ」という機能を活用することで、会議中にメモした箇所やAIが自動でまとめた要点を参照したポイントの音声をピンポイントで聞き直すことができます。そのため重要な発言をすぐに確認することが可能です。
これによって「あの発言を聞き直そう」と録音や録画データを探す手間をなくすことができ、特定の会話を探す時間を大幅に削減することが可能です。
決定事項や要点などをAIが自動でまとめる
スマート書記のもう一つの重要な機能が、会議内容の自動要約機能です。単純に発言を文字起こしするだけでなく、AIが、「決定事項」「アクション項目」「質疑応答」「会議の要点」などを議事録に必要な情報に合わせて、自動で出力してくれます。
そのため、会議終了後にこの機能を活用することで、すぐに議事録に必要な情報を確認することが可能です。長い時間をかけて議事録を作成していましたが、大幅に時間を削減することができます。
長い時間かかっていた議事録作成をスマート書記で効率化した事例
専門用語が多い会議｜議事録作成時間を90%削減した事例
約2時間の会議に対して4時間以上かけて議事録を作成していたのが、スマート書記導入後は約30分で作成できるようになり、90%の削減を実現することができました。
スマート書記は専門用語の変換とともに、話者識別ができることが時間削減のポイントであり、これが精度高く実現できるので、音声の聞き直しの回数が激減し、議事録作成の時間を削減できるようになりました。
一般に使用されているAI議事録サービスの精度が上がってきている印象ですが、スマート書記では音声とセットで完成データとして管理ができるので、その部分の文字起こしをクリックすることで、該当箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができるようになっています。そのため、発言内容の確認とともに、そのときの臨場感を確認することが可能になりました。
社内会議｜議事録作成時間を50%削減した事例
社内会議は対面でだいたい4名ほど、最大でも6名で開催するのですが、会議室のテーブル中央にスマホをおいてスマート書記のアプリで会議を録音をしています。
スマート書記はモバイルアプリで録音しながらPCでも同じ画面を開いて議事録のメモを取ることが可能なので、録音を開始してからは「会議に参加していないメンバーにも聞いてほしいと思った重要な発言」がされたときにパソコンでメモを取ってタイムスタンプをつけています。そうすることで会議に参加していないメンバーも実際の発言をピンポイントで聞き直せるようにしています。
スマート書記導入後はすぐに議事録を確認できるようになった上に、最も正確な情報である音声も共有しすぐに確認できる状態を実現することができました。
スマート書記を導入する前は「どれだけ時間をかけず議事録を作成できるか」を重要視していましたが、タイムスタンプがあることで、自分たちが想定していなかった「音声」という情報を共有できるようになっています。
現在は社内のコミュニケーションツールにネクストアクションとスマート書記のURLを投稿して、詳細を確認したい人はタイムスタンプから音声を確認できるようにしています。メモだけではなく要点にもタイムスタンプがついているので、それぞれが気になったところの音声をすぐに確認できる状態を実現でき、「会議の情報が残っていない」という課題を議事録のテキスト情報に加え、音声で解決できたと感じています。
商談｜議事録作成時間がゼロになった事例
最大1.5時間かかっていた商談の議事録作成を65%削減することができ、30分ほどで作成できるようになりました。また重要な発言をすぐに聞き直すことができるので、そもそも議事録に改めてまとめ、情報を全て文字にして残すという必要性もなくなりました。
そのため商談後に15〜30分くらいの時間をかけていた簡易的な議事録であれば、もはや改めて議事録としてまとめなおす必要がないので、議事録作成時間をゼロにすることができ、商談終了後すぐに案件を確認することができる状態も実現できるようになりました。
議事録の作成時間を削減できたことで、今後対応できる案件数が増えると見込んでいます。今まで「このカレンダー空いているところに商談を入れてもいい？」と聞くと「そこで議事録を作成したいと思っているので難しい…」という状況で、対応できる案件数が最大3件くらいという状況でしたが、議事録を作成していた時間帯に商談を実施できるようになりました。
まとめ
議事録作成に時間がかかる問題は、適切な対策を講じることで確実に解決できる課題です。まず重要なのは、時間がかかる根本的な原因を理解することです。行き当たりばったりの会議参加、録音への過度な依存、完璧主義による情報の過剰記録、そして議事録作成の先延ばしという4つの原因を認識し、それぞれに対する対策を講じることが第一歩となります。
今すぐ実践できる6つのテクニックは、どれも今日から始められるものばかりです。事前のテンプレート準備、必要情報の明確化、アジェンダからのゴール逆算、「誰が・何を・いつまでに」に絞ったメモ取り、10分以内の着手、そして8割完成度での即共有。これらを継続することで、議事録作成時間を半分以下に短縮することは十分可能です。
さらなる効率化を求める場合は、AI議事録ツールの活用も検討してみてください。特にスマート書記のようなツールを使用することで、議事録作成プロセスを根本的に変革し、より重要な業務に集中できる環境を構築することができます。
議事録作成の効率化は、単なる時間短縮以上の価値をもたらします。浮いた時間をより創造的で戦略的な業務にあてることで、個人の成長と組織の発展に大きく貢献できるはずです。まずは今日から、できることから始めてみましょう。
- 会議後の議事録作成に時間がかかっている
- 議事録を作成するために会議中にメモを取っているため、会議に集中できない
- 議事録作成後の言った言わないの確認に時間がかかっている
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。
またその他にも、以下のような特徴があります。
- 様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
- 要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
- 音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
- 対面会議、Web会議で利用が可能
- 「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
- 発言内容をリアルタイムで文字起こし
- 最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化
累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。まずは14日間の無料トライアルをお試しください。
