【生産性向上】議事録で「共通認識」を生み出す！AI議事録ツールの活用

この記事でわかること

• 会議における共通認識の重要性
• 共通認識を生む議事録を作成するためのポイント
• 共通認識を生むのに役立つおすすめAI議事録ツール

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リモートワークの普及によって、働き方やチームの在り方などが多様化しているなかで、情報共有や日々のコミュニケーションにおいて、コミュニケーションコストが増大しています。そのなかで起こりやすい問題が「認識のずれ」です。

例えば、会議で決まったネクストアクションが担当者内の認識がずれていて、進行に支障がでてしまった、といったような、小さな認識のずれは、積み重なっていくことで手戻りやプロジェクトの遅延などに繋がります。生産性を低下させないためには、「共通認識」を持つことに重きを置いた会議の質の向上がポイントです。

本記事では、共通認識を持つことの重要性から、共通認識を生むための議事録作成ポイント、そして、AI議事録ツールの活用などについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

会議における「共通認識」の重要性

会議は、ビジネスにおける意思決定や情報共有、課題解決などのために大変重要な場です。そんな会議における大事なポイントは、参加者全員が会議内容に関して「共通認識」を持つことです。共通認識は、組織やチーム、企業の目標達成のための、すべての活動の基盤となります。

認識のずれによって引き起こされる2つの問題

共通認識の欠如、すなわち、認識のずれが起こった際に、どのような問題が引き起こされるのか、詳しく見ていきましょう。

1. 責任の所在が不明確になり、プロジェクトの遅延や生産性の低下が起こる

会議において、「いつまでに」「誰が」「何を」やるのか、というネクストアクションは重要なポイントです。これが曖昧なまま、もしくは、認識がずれたまま会議を終えてしまうと、その後のタスクが滞ったり、プロジェクトの遅延、はたまた手戻りが発生してしまう危険性があります。

作業のやり直しや修正といった工程が入ってしまうことにより、生産性が低下してしまうことに加え、やり直しや修正前の努力が水の泡となってしまうこともあるため、チームや組織全体のモチベーションの低下を招きます。

2. チームワークの低下と人間関係の悪化

「どうしてあの人はわかっていないんだろう」「なぜ情報共有が滞っているんだろう」といったようなチーム・組織内での不信感は、認識のずれから生じてしまうケースが多々あります。生じた不信感が蓄積することで、段々とコミュニケーションが滞るようになると、最終的に人間関係の悪化やチームワークの低下、さらにはその先に生産性の低下が待っています。

大抵のタスクは互いの協力や尊重が必要となります。　複数人が協力して進めていくべきプロジェクトなどにおいて、チームが分断されてしまうことは、組織にとって大きな損失につながります。

共通認識が生み出す3つのポジティブな効果

共通認識が欠如することによって大小様々な問題が引き起こされますが、反対に、共通認識を正しく持つことでポジティブな効果が生まれることもあります。ここからは、共通認識が生み出すポジティブな効果について見ていきましょう。

1. タスクの効率化と生産性の向上

「いつまでに」「誰が」「何を」やるのかが明確であれば、タスクをこなすそれぞれが迷いなく業務を進めていくことができます。タスクが滞らなくなれば、プロジェクトの遅延や手戻りの発生リスクが減り、生産性の向上に繋がります。また、個々の生産性の向上は、積み重なることで組織のパフォーマンスの向上にも繋がります。

2. 意思決定の迅速化

認識がずれたまま進行している会議は、議論がかみ合わず、時間を浪費することがありますが、共通認識を参加者全員が持っていれば、それに基づいて議論が行えるため、意思決定のプロセスがスムーズになります。さらには、チーム内でのプロジェクトの進捗や役割の把握もしやすくなり、チームワークの向上にも繋がります。

3. 問題解決の促進

組織やチーム、プロジェクトでの課題に対する認識が一致していることで、課題の本質的な原因を特定しやすくなります。原因が特定しやすくなることによって、解決策を導き出しやすくなり、問題解決が促進されます。

また、問題解決のプロセスを議事録で記録として残しておくことで、より良い意思決定や業務改善に繋がるようなナレッジの蓄積にも繋がります。

共通認識を生む議事録の作成するための4つのポイント

共通認識を生む議事録を作成するためには、ただ単に会議の内容を記録するだけでなく、いくつか重要なポイントを押さえる必要があります。そのポイントを見ていきましょう。

1. 議事録に記載すべき重要ポイントを押さえる

議事録に必ず記載すべき重要ポイントは以下の4点です。

• 決定事項・結論
• ネクストアクション
• 結論に至った背景
• タスク担当者

それぞれ具体的に見ていきましょう。

決定事項・結論

会議の決定事項と結論は、曖昧な表現は避けて具体的に記述します。例えば、

「○○に関するプロジェクトを【yyyy年mm月dd日】までに開始する」

といったように具体的な行動や期限、数値などを明記します。また、決定事項や結論は一目で見て分かりやすいようにマーカーを引いたり、色分けをするなど、目立つように記載しておくと、あとから見返した際に一目瞭然でわかりやすいでしょう。

ネクストアクション

決定事項・結論に対して、次にどのような行動が必要かを示します。こちらも具体的に記述します。例えば、

「〇〇に関する市場調査資料を、【Aさんがyyyy年mm月dd日】までに作成し、【Bさん、Cさんにメールで共有】する」

といった感じで、具体的な行動、担当者、期限などを明確に記述します。このように具体的に記述することによって、各自が何をすべきか迷うことがなくなり、スムーズに業務を進められるようになります。また、責任の所在も明確になり、タスクの抜けもれを防ぎ、プロジェクトやタスクの進捗管理がしやすくなります。

結論に至った背景

結論だけを伝えるのではなく、「なぜその決定に至ったのか」という理由や、その決定に至った議論の過程を簡潔にまとめることで、決定の意図や論点が理解しやすくなります。会議に参加していないメンバーがそういった情報が書かれた議事録を読むことで、背景を含めて共通認識を持つことができます。

2. 誰にでも伝わる分かりやすい表現を用いる

専門用語や意味の伝わりづらい単語が多い、回りくどい言い回しが多く、何が言いたいのか本質が掴みづらい文章は、認識のずれを生みやすいです。そのため、議事録は誰にでも伝わるようなわかりやすい表現を用いましょう。

例えば、専門用語が多くなりそうな場合は、注釈や簡単な説明を添えておくとよいでしょう。また、曖昧な表現や回りくどい言い回しは避けて、要点を簡潔に記述します。例えば、「検討する」「考慮する」とざっくりとした曖昧な表現は使わずに、

「〇〇に関して1週間以内に調査を行い、mm月dd日までに報告書を共有する」

のように具体的に記載すると誤解が生じにくくなります。

3. 情報を整理して見やすい工夫をする

文量の多い議事録は、読み手にとって負担となってしまい、重要な情報を見落としてしまう原因となりがちです。そのため、情報量がどうしても多くなってしまう場合は、整理して見やすい工夫を施しましょう。例えば、議題ごとに見出しを設けて、さらに決定事項、ネクストアクションを見出しごとに階層化して記載することで、どこに何が書かれているかわかりやすくなります。

また、決定事項やネクストアクション、議論のポイントなどは箇条書きで記述することで、簡潔に記載されるため読みやすくなり、また、視覚的にもわかりやすいというメリットがあります。

4. 視覚的に見やすい伝わりやすい工夫をする

文章だけでなく、視覚的な情報も取り入れることで、読み手の理解度があがり、共通認識が定着しやすくなります。例えば、

• 数値のデータやスケジュールなどは図や表を用いる
• 重要なポイントは太字、下線、色分けなどして目立たせる
• 写真やスクリーンショット、画像も取り入れる

といった方法があります。視覚的にわかりやすいだけでなく、重要な情報の見落としを防ぐことができます。

AI議事録ツールを活用して共通認識を生む

共通認識を生む議事録の作成についてご紹介しましたが、「では早速実践しよう！」としたときに、壁にぶつかることがあります。

というのも、共通認識を生む議事録を作成するためには、まず重要なポイントを見逃さないための集中力やメモのスキルは必要であったり、会議中のメモをもとに情報を適切に整理して編集する能力、そして時間が必要になります。

そんな課題を解決できるのが、AI議事録ツールです。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、議事録の作成・共有・管理ができるツールです。主に、

• 議事録作成時間の削減
• 音声とテキスト情報による正確な情報共有
• 管理コストの削減

を目的としています。

AI議事録ツールには、簡単に説明すると以下のような機能が搭載されています。

• 自動文字起こし機能
• 用語登録・辞書登録機能
• フィラー除去機能
• 話者識別機能
• 要約・要点整理機能
• タスク・決定事項の抽出機能
• 共有・管理機能

これらのAI議事録ツール機能を活用すると、以下のようなメリットが得られます。

• 発言の聞き逃しや誤解を削減
• 会議のポイントをAIが瞬時に抽出
• 議事録の共有と管理を簡単になりナレッジの蓄積ができる

ツールによって有している機能は異なりますので、どんな機能が必要か、どんなことで現在困っているのか、といったポイントでツールを選びましょう。AI議事録ツールの機能に関する詳しい説明やおすすめのツールは以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

おすすめのAI議事録ツール

ここからはおすすめのAI議事録ツールを3つご紹介します。

1. スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

• 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
• 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
• 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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2. AI GIJIROKU

引用：AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、導入企業数9,000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。

AI GIJIROKUの特徴

• Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
• 音声認識精度99.8%
• リアルタイム翻訳30か国語対応

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。1時間の音声を５分で文字起こしできます。音声や動画記録から文字起こししたい方におすすめです。

ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

• 日本語に特化したAIで自動文字起こし
• テキストと音声がシンクするスライダー機能
• AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

まとめ｜AI議事録ツールを活用して共通認識を生み出そう

会議における「共通認識」は、組織の生産性を高めていくうえで不可欠な重要な要素です。共通認識を形成して、認識のずれを解消していくためには「議事録」が重要です。

認識のずれが起きないように議事録を作成するためには、スキルが必要であったり、時間がかかってしまうなどの課題がありますが、それらを解決してくれるのが、AI議事録ツールです。正確な文字起こしや効率的な要約・要点抽出、スムーズな共有・管理機能によって、議事録に関わる様々な作業の負担を軽減してくれます。

AI議事録ツールはそれぞれ無料のトライアル期間もあるので、まずはツールの機能などを実際に試しに触ってみながら、現在抱えている課題解決のためにぴったりのツールを選んでみてください。