【2025】ナレッジマネジメントツールを徹底解説！選ぶポイントからおすすめのツールまで紹介

この記事でわかること

• ナレッジマネジメントツールとは？
• ナレッジマネジメントツールの選び方
• おすすめのナレッジマネジメントツール

「スマート書記」を無料で14日間試してみる or 資料を請求する

日々の業務において、「この業務についての情報ってどこにあったっけ？」「その業務に関しては○○さんしか知らない…」といったお悩みを抱えていませんか？業務に関する情報が見つからなかったり、特定の社員しかその業務に関するノウハウを持っていなかったりすると、業務の効率はどんどん落ちてしまいます。

業務に関する情報が整理されていない、ノウハウが組織内で共有されていない、といった状況では、新人教育や業務の引き継ぎがスムーズに行えない、顧客からの問い合わせに対する対応が遅れてしまうなど問題が起こることもしばしばあります。

そんな課題に対する解決策になるのが「ナレッジマネジメントツール」です。ツールを導入する前に、まずは「ナレッジマネジメント」とはなにか、その考え方を知ることが重要です。本記事では、ナレッジマネジメントとは何か、からはじめ、

• ナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイント
• おすすめのナレッジマネジメントツール
• ナレッジマネジメントツールを運用する際のポイント

などを解説していきますので、ぜひ組織の情報共有課題の解決の一手として参考にしてみてください。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、組織が持つ知識やこれまでの経験、業務に関するノウハウといった「知識資産（ナレッジ）」を、一定のルールに従って収集・整理・共有して、組織全体で有効に活用していくための取り組みのことを指しています。

特定の人だけが持っている知識やノウハウ、部署ごとにバラバラに管理されていた情報などを「見える化」し、必要な時にその見える化した情報にアクセスできる状態にすることで、組織全体の生産性の向上を実現できます。

ナレッジとして管理する対象となる情報は多岐にわたりますが、例えば

• ベテラン社員が長年の業務で培ってきた技術や営業のコツ
• 過去の成功事例や失敗事例
  • 成功した要因、失敗の原因と対策など
• 顧客からのよくある問い合わせ内容とその回答内容

などがあげられます。

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、さきほど解説したナレッジマネジメントを効率的に行うためのツールです。社内のあちこちの部署にそれぞれ散らばっている情報を一元的に集約して、検索しやすくしたり、共有しやすくしたりと管理することによって、知識の活用の基盤を構築してくれます。

ナレッジマネジメントツールを導入する5つの目的

ナレッジマネジメントツールを導入する目的は組織ごとに様々ですが、主な目的は以下のものがあげられます。

1. 情報の検索性の向上と時間短縮

あちこちのツールに情報が散乱していると、どこかで見た気がするけど探せない、見つからないといった事態に陥りがちです。ナレッジマネジメントツールに情報を集約することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

2. 知識の属人化解消

長年の経験を持つベテラン社員のノウハウや、特定の業務を担当する社員だけが知っている専門知識は、組織にとってかけがえのない知的財産です。しかし、これらの情報が個人の中にだけ留まってしまうと、例えば担当者が異動したり退職、病欠などの状況になった際に、業務が滞ったり、知的財産が失われてしまう危険性があります。

属人化した知識をナレッジマネジメントツールを用いて組織内で共有することで、その貴重な知識を組織全体で継承し、活用できるようになります。

3. 業務効率の向上

顧客からのよくある質問への対応であったり、社内での同じような問い合わせへの回答は、繰り返し発生する作業は少なくありません。ナレッジマネジメントツールを活用して、FAQやマニュアル、応対テンプレートを整備しておくことで、こういった対応にかかる時間や労力を軽減し、業務効率を向上できます。

また、ルーティン業務にかかる工数を削減することは、より付加価値の高い業務に時間が割けるようになるため、組織や企業全体の生産性向上にも繋がります。

4. 人材育成の促進

新入社員や新しい部署に異動してきた社員は、まず業務を覚えることから始まります。新人教育や業務の引き継ぎなどは、指導する時間も必要となり、教育コストがかかります。

ナレッジマネジメントツールに業務マニュアルや研修資料、社内用語集などを整理しておくことによって、新入社員や異動してきた社員は、それぞれのペースで必要な情報を学習することができ、疑問点が生じた場合も、自力で解消できることが多くなります。

これによって、OJTにかかる負担を軽減し、また、新入社員や異動してきた社員は早く業務に慣れることができ、個人それぞれが戦力となるまでの時間を大幅に短縮することができます。

5. 顧客満足度の向上

顧客からの問い合わせに対して、担当者によって回答が異なったり、または、回答までに時間がかかってしまうことは、顧客満足度の低下を引き起こしてしまう要因となります。ナレッジマネジメントツールを活用して、よくある質問や製品に関する情報、トラブルシューティングガイドを整備して、共有しておくことで、迅速かつ正確に顧客対応ができるようになります。

ナレッジマネジメントツールの主な6つの機能

ナレッジマネジメントツールは、それぞれのツールによって有している機能は異なりますが、主に以下のような機能が備わっています。

1. 情報の一元管理機能

社内に散らばったあらゆる形式の情報を一か所に集約して、効率的に管理する機能です。Word文書、PDF、画像、動画、スプレッドシートなど多様なファイルをアップロード・保存したり、ウェブページなど外部サービスへのリンクも登録可能です。また、wiki機能のような形でページを作成して情報を蓄積していくこともできます。

2. 検索機能

ナレッジは年月が経つごとに情報量は当たり前に増えていきます。保存された大量のナレッジの中から、必要としている情報に迅速に辿り着くためには、検索機能が優秀であることが重要です。

単純なキーワード検索だけでなく、ファイル名、本文内のキーワード、作成者、更新日、タグ、カテゴリなど、複数の条件を組み合わせた検索機能を有しているツールもあります。

情報探索のストレスの軽減は、ツールのつかいやすさに直結し、また、従業員へのツールが浸透することにも繋がるため、必要な機能と言えます。

3. 共同編集・コメント機能

共同編集機能とは、複数のユーザーが同時にツール内のページや情報などを編集・更新できる機能です。ナレッジマネジメントツールが定着し、活用されるためには、ツール内に掲載されている情報が最新かつ正確であることが重要です。複数のユーザーが編集できることで、情報の更新ハードルが下がり、最新かつ正確な情報を保つことができます。

また、ツール内に掲載されている情報に関して、質問や意見を書けるようなコメント機能があれば、ツール内でのコミュニケーションも活性化し、ナレッジの質を継続的に向上させることができます。

4. FAQ作成機能

FAQ作成機能は、よくある質問とそれに対する回答を作成して、ツール上で公開する機能です。例えば、顧客からくるよくあるお問い合わせへの対応や、社内で繰り返し発生するような質問に対して、定型的な回答をあらかじめ用意しておくことによって、それらへの対応の負担や作業工数を削減することができます。

また、定型的な回答を用意しておくことによって、回答の質を均一化することもできます。また、ツールのユーザー自身がキーワード検索を活用して、疑問点を解決できるといった役割もあります。

5. アクセス権限設定機能

蓄積されていくナレッジには、個人情報や社外秘の機密情報なども含まれることがあるでしょう。そのため、ツールにはセキュリティを確保するための機能が搭載されていることは重要なポイントです。

ある特定の情報に対して、編集までできるのか、閲覧のみが許可されているのか、もしくは部署や役職などユーザーごとに公開するような公開範囲の設定など、細やかなアクセス権限の設定ができると便利です。

アクセス制限を細かく設けておくことによって、機密情報の漏洩を防ぎ、必要としている人に必要としている情報が届くようにコントロールすることが可能となります。

6. バージョン管理機能

バージョン管理機能は、ナレッジの変更履歴を自動的に記録して、過去のバージョンと新しいバージョンを保存する機能です。いつ・誰が・どんな情報を更新したか遡って確認できるようになるため、万が一誤って内容を修正してしまっても、修正前のバージョンに戻すことができます。

これによって、情報の正確性が確保され、ナレッジの信頼性が保たれます。また、ナレッジの更新作業の心理的なハードルも下がるため、ツールの定着率向上にも繋がります。

ナレッジマネジメントツールを導入する4つのメリット

1. 業務効率の向上

ナレッジマネジメントツール上に、過去の業務に関する資料を残しておいたり、ある業務の一連の進め方などをまとめておくことにより、「あの案件に関する資料はどこだっけ？」「この件に関する業務の進め方ってこれでよかったんだっけ？」など疑問点が生じたときに、情報探しや疑問点の解消に費やす時間を大幅に削減できます。

それによって、本来の仕事に集中しやすい環境を構築でき、社員ひとりひとりの作業効率があがり、組織全体の業務効率が向上します。

2. ノウハウの属人化防止

長年組織で働いているベテラン社員の知識や、特定の人しか担当していない仕事の進め方やコツなどのようなナレッジは、会社にとって重要な財産です。しかし、そういった知識が特定の人の頭の中にしかない場合、その人が組織を辞めたり休んだりした際に、業務が滞ってしまうなどの問題が生じてしまう可能性があります。

ナレッジマネジメントツールを使用することで、特定の人の頭の中にしかなかった情報を、言語化してまとめて、誰でも見られる形にしておくことで、業務の質の向上したり、業務の進行がより一層スムーズになったりなど、会社全体の力が底上げされます。

3. 新入社員の早期戦力化

新入社員が実際の業務をスタートする際、業務マニュアルや社内FAQがナレッジマネジメントツールによって整備されていることで、新入社員自身で必要な情報は自分で探し、学習できる環境が整います。それによって新人研修の研修する側の負担も減り、新入社員も早く独り立ちし、ひとりの戦力として活躍できるようになります。

4. 顧客対応の質向上と顧客満足度アップ

顧客からの問い合わせに対して、対応した担当者ごとに回答がぶれてしまうと、顧客から不信感を抱かれてしまったり、トラブルが生じるリスクがあります。ナレッジマネジメントツールを利用することで、回答の質を均一化でき、顧客に対して迅速かつ正確に情報を提供できるようになります。

また、よくある質問についてはFAQとして公開しておくことで、顧客自身で簡単な問題であれば解決できるようになり、それによってサポートコストを削減することもできます。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際の4つのポイント

1. 使いやすさ

社員にとって日常的に使いやすいような直感的な操作性であること、わかりやすいインターフェースであることは、ツールを選ぶ上で重要なポイントです。せっかく高機能なツールを導入したとしても、ツールの使い方を覚えるまでのハードルが高い場合は、導入後の定着率が高まり、結局あまり使われていない、活用できないといった事態に陥りかねません。

導入前に無料のトライアル期間などを利用して、実際にツールに触ってみて、操作感などを複数人で試してみることをおすすめします。

2. 機能性

ツールを導入することで現在自社で抱えている課題を解決できるのか、管理したい情報に合った機能がきちんと備わっているのかは、必ず導入前に確認するようにしましょう。そのためには、具体的に現在抱えているナレッジ管理に関する課題や、ツール導入の目的を明確にすることが重要です。

また、現時点だけでなく、将来的な拡張性（連携するアプリ数、機能、ユーザー数など）も考慮に入れておくと良いでしょう。

3. 費用対効果

ツールにかかるコストは、導入時だけではありません、月額利用料、機能によってはオプション費用、また、ツールの運用に関わる人件費が発生するようであればその人件費など、トータルコストがどれくらいかかるのが、具体的なところまで試算しておきましょう。

試算した費用と、どれだけの業務効率化の効果が見込めるか、費用対効果を慎重に検討して、費用対効果が高いと思えるツールを選択すると良いでしょう。

4. サポート体制

ツール導入時の設定などのサポートから、運用中に生じたトラブルへの対応、機能や使い方・活用方法に関する問い合わせなど、必要に応じたサポートが受けられるかどうかも確認しておくようにしましょう。

おすすめのナレッジマネジメントツール

ここからはおすすめのナレッジマネジメントツールをご紹介します。ツールごとに特徴があるため、

• 社内wikiツール
• 営業支援ツール
• グループウェア

の3つに分けて、それぞれツールを紹介していきます。

社内wikiツール5選

社内wikiツールは組織内の知識や情報を一元管理して、公開範囲設定に応じて自由に閲覧・編集できるツールです。Wikipediaのように、自由に情報を書き込んだり編集できるツールで、業務マニュアル、ノウハウ、FAQなどを共有するのに最適です。

1. Confluence

引用：Confluence

Confluenceは、直感的な構成でページの設定や作成・検索が簡単に行えるツールです。すぐに始められる沢山のテンプレートがあったり、社内wikiとしての役割だけでなく、ブログ機能で社内コミュニケーションが強化できたり、ホワイトボード機能でブレインストーミングをしてプロジェクトの計画・発案としても使えます。公式サイトのプラン説明ページでは、チーム規模のユーザー数に応じて推奨されるプランを教えてくれます。

Confluenceの特徴

• 直感的に使えるユーザーインタフェース
• AIを使って反復的なアクションは自動化可能
• ユーザー10名まで無料で使えるフリープランあり

サービスサイトURL

2. NotePM

引用：NotePM

NotePMは、マニュアル作成とナレッジ管理ができるツールです。登録企業数12,000社を突破し、多くの企業やユーザーに使われています。高機能エディタとテンプレートで、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルが作れるため、マニュアル作成の時間も大幅に削減できるのが特徴です。また、セキュリティ対策も万全で安心して使用できます。

NotePMの特徴

• 誰でも使いやすい・わかりやすいユーザーインタフェースと操作性
• 安心のセキュリティ対策
• 強力な検索機能で、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイルの中身も全文検索

サービスサイトURL

3. esa

引用：esa

esaは情報やナレッジを共有して終わりではなく、チーム全体で育てるドキュメントツールです。チャットのようなリアルタイム性と、Wikiのような情報整理のどちらの特性を掛け合わせたようなツールで、気軽に発信された情報を知見として蓄積、整理していき、情報を育てていくというコンセプトになっています。無料トライアル期間が2ヶ月と長めに設定されているのが特徴です。

esaの特徴

• 2ヶ月と長めの設定された無料トライアル期間
• チャットとwikiの特徴を掛け合わせたツール
• 情報を育てていくコンセプト

サービスサイトURL

4. Qast

引用：Qast

Qastは、ナレッジマネジメントに特化したツールです。社内の誰が何に詳しいかがわかるユーザータグ機能や、どんな情報がよく見られているかなどの分析機能などが搭載されています。シンプルなUIで誰でも直感的に操作ができ、また、探している情報に素早く辿り着くための高度な検索機能が備わっています。

Qastの特徴

• 誰でも使えるシンプルな画面
• すぐに欲しい情報が見つかる高い検索性
• 専門コンサルタントが導入検討段階から導入後までサポート

サービスサイトURL

5. Notion

引用：Notion

Notionは、個人利用からチーム利用まで、幅広いユーザーに対応しています。カスタマイズ性が高く、wikiのように使ったり、カンバンビューやカレンダービュー、リストビューといった形でタスクを管理することも可能です。Notion AIというAI機能も備えており、アイデアのブレインストーミングや情報の要約、文章作成のサポートなどもしてくれます。

Notionの特徴

• Notion AI機能でAIがサポートしてくれる
• wikiとしての利用からタスク管理、文章作成までカスタマイズ性が高い
• Notionで作成したページをWebサイトとして立ち上げて運用もできる

サービスサイトURL

営業支援ツール3選

営業支援ツール（SFA）は、営業活動に特化したナレッジマネジメントツールです。顧客情報、商談履歴、営業ノウハウや成功事例などのナレッジを一元管理し、営業における具体的なナレッジを蓄積していけます。

1. Mazrica

引用：Mazrica

Mazricaは、営業DXを推進するために、誰でも使いやすいという点に重きを置いた営業支援ツールです。そのため、UIがわかりやすい、見やすい点はもちろんのこと、ツールに関する不明点を問い合わせる際のサポート体制も充実しています。また、多様なツールとも簡単に連携できるため、すでに使用しているチャットやメールツールなどと連携してシームレスに業務を効率化できます。

Mazricaの特徴

• 誰にでも使いやすく、導入後の使いにくい問題を防ぐ
• マーケティング・セールス・分析に特化。AI機能で効率化
• 充実した機能と安心のセキュリティ対策

サービスサイトURL

2. ネクストSFA

引用：ネクストSFA

ネクストSFAは、東証スタンダード上場企業が提供する、営業支援・顧客管理ツールです。見込み獲得、商談管理、顧客管理まで1つのツールで管理できます。会計ソフトやGoogleサービスなど多様なツールとの連携もできて、データを自動反映できます。1週間の無料期間中でもサポートの利用が可能です。

ネクストSFAの特徴

• クラウド型の営業支援ツール
• MA、SFA、CRMが1つのツールにまとまっている
• 必ず1名以上の専任担当者がつく充実したサポート

サービスサイトURL

3. Sales Hub

引用：Sales Hub

Sales Hubは、AI搭載の営業支援ソフトウェアです。営業エンゲージメントツール、取引管理ツール、レポート＆アナリティクス機能、CPQ機能、コーチングツールが搭載されています。また、HubSpotのアプリマーケットプレイスで提供されている1,600以上のアプリとシームレスに連携することも可能です。

Sales Hubの特徴

• AIによる営業エンゲージメントツール搭載
• 取引管理ツールで収益成長を促進
• ビジネスの成長に合わせて拡張できる料金プラン

サービスサイトURL

グループウェア5選

グループウェアは、スケジュールやファイルの共有、掲示板機能など、チーム内の情報共有やコミュニケーションを促進して、業務効率を高めていくための多機能ツールです。ひとつのツールにメール・チャット・スケジュールやファイル共有といった機能がまとまっています。

1. Google Workspace

引用：Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、GoogleMeetなどのアプリがひとつに集約されています。また、Geminiと呼ばれるGoogle社が開発した生成AIが、AIアシスタントとしてより一層作業を効率化してくれます。

Geminiについては下記記事でも紹介しておりますので、参考にご覧ください。

参考記事：生成AI「Gemini」の使い方！無料でどこまでできる？使い方や料金を解説

Google Workspaceの特徴

• Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、GoogleMeetなどのアプリをひとつに集約
• AIアシスタントGeminiを利用してもっと便利に
• 個人向けプランから大企業向けのEnterpriseプランまで幅広く対応

サービスサイトURL

2. Microsoft365

引用：Microsoft365

Microsoft365は、GoogleWorkspaceと並んで、グループウェアの中でもシェア率がトップのサービスです。GoogleWorkspaceでいうGeminiのように、Microsoft Copilotという生成AIがAIアシスタントとしてサポートしてくれます。

Word、Excel、PowerPointなどの資料作成アプリ、Outlookやteamsなどのコミュニケーションアプリが1つの直感的なプラットフォームにまとめられています。

Microsoft365の特徴

• Microsoft アプリがすべて 1 つの直感的なプラットフォームにまとめられている
• AI アシスタントMicrosoft Copilotによるサポート
• 会社に規模に応じた幅広い料金プラン

サービスサイトURL

3. GroupSession

引用：GroupSession

GroupSessionは、スケジュール管理、勤怠管理、各種承認やチャットなどが使えるグループウェアです。チームの予定管理や日程調整ができるスケジュール機能や日々の報告・議事録などにも活用できる掲示板、ちょっとしたやりとりに便利なチャットなどのコミュニケーション機能があります。また、勤怠管理、各種申請なども行えて、ペーパーレスを進められ、紙やはんこいらずで業務が遂行できます。

GroupSessionの特徴

• ペーパーレスや業務の効率化に役立つ機能を20種以上搭載
• クラウド型とオンプレミス型のどちらのプランもある
• スマホ対応で外出先でも最新情報にアクセスできる

サービスサイトURL

4. CrewWorks

引用：CrewWorks

CrewWorksは、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議、プロジェクト管理、ファイル共有をひとつにまとめたグループウェアです。ビジネスコミュニケーションツールをひとつにまとめることで、シームレスな意思疎通と情報共有が実現できます。チャットの会話、タスクの対応履歴、共有ファイル、議事録やWeb会議の録画などがプロジェクト内でひとまとめに整理できます。

CrewWorksの特徴

• シームレスな意思疎通と情報共有を実現
• 情報の構造化と自動整理で欲しい情報がわかりやすい
• 直感操作で誰でも使いやすい

サービスサイトURL

5. サイボウズGaroon

引用：サイボウズGaroon

サイボウズGaroonは、大規模向けのグループウェアです。数千〜数万ユーザー規模の組織でも導入実績が豊富で、大企業でも管理しやすい機能が備わっています。kintoneやMicrosoft365など、すでに使用しているシステムを活かしたさまざまな連携が可能となっています。クラウド版とパッケージ版の2種類のバージョンがあります。

サイボウズGaroonの特徴

• 数千～数万人規模の組織でも導入実績が豊富
• ユーザーにも管理者にも使いやすく、教育コストや運用工数を削減
• kintoneやMicrosoft365とも連携可能

サービスサイトURL

ナレッジマネジメントツールを運用する際の3つのポイント

1. 運用ルール

ナレッジマネジメントツールを効果的に運用していくためには、運用ルールを明確に設定して、社内で周知徹底しておくことがポイントです。運用ルールの項目例としては、

• 誰が：情報を登録・更新する担当者
• 何を：どの情報を管理するのか（例：業務マニュアル・FAQ・議事録…）
• どのように：情報の登録方法、ページ設定、タグ付けルール、承認フローなど
• いつ：情報の変更が生じた場合の更新と、定期的な情報更新と見直しなど

があげられます。明確なルールを設けることは、ツールに掲載される情報の質を保つことに直結します。

2. 継続的な情報更新

ナレッジは常に状況や時間の経過など様々な要因によって変化していきます。業務フローの変更、新しい情報の追加、古い情報はアーカイブするなど、ツールに掲載している情報を最新に保つことは、運用していく中でも重要です。

情報が古くなってしまうと、ツールの信頼性が低下し、その結果従業員から利用されなくなり、ツールがうまく活用できないといった状況に陥りかねません。定期的な更新や情報の見直しを習慣化するような仕組みを設けるようにしましょう。

3. 従業員への浸透と利用の促進

どれだけ便利なツールを導入したところで、実際に日常的に従業員が使用しなければ意味がありません。導入初期には、社内でツールの使い方や運用ルールなどについて研修を実施するなど、組織内でのツール定着に努めましょう。

まとめ｜ナレッジマネジメントツールで生産性を上げよう！

本記事では、まずナレッジマネジメントとは何か、という基本的な考え方にはじまり、ナレッジマネジメントツールを導入する目的や、ツールの持つ主な機能、導入のメリットやツール選びのポイントなどをご紹介しました。

ナレッジマネジメントツールは、単なる知識や情報の管理ツールではありません。組織内に散らばった知識を一か所にまとめて、それを組織の資産に変えて、現在抱えている情報共有課題を解決してくれる強力なツールです。情報共有課題の解決は、組織の社員ひとりひとりの業務の生産性を高め、その先には組織全体の競争力を底上げしてくれます。

もし、現在情報共有や知識の蓄積・活用に課題を感じているのであれば、ぜひ今回ご紹介したナレッジマネジメントツールの導入を検討してみることをおすすめします。もちろん導入や運用にはコストがかかるため、無料トライアルを活用して実際にツールに触れてみたり、資料を請求してツールに関しての情報を集め、現在抱えている課題を解決できるかどうかを確認しましょう。