【2025】案件管理ツールおすすめ比較｜導入メリットと選び方

この記事でわかること

• 案件管理ツールを導入するメリット
• おすすめの案件管理ツール比較
• 案件管理ツール導入・活用ステップ

営業や制作、コンサルティングなど、多くの案件を同時進行で抱えると「進捗が把握できない」「Excel管理に限界を感じる」「担当者間で情報共有できない」といった問題が起こりがちです。対応漏れや納期遅延は顧客満足度や売上に直結するため、特に中小企業やスタートアップでは効率的な案件管理が経営課題となります。

こうした悩みを解決するのが 案件管理ツール です。ツールを導入すれば案件ごとの進捗やタスクをリアルタイムで見える化し、チーム全体で共有できます。

さらに売上や成果を数値化できるため、経営判断のスピードと精度が向上します。請求や契約管理との連動により、バックオフィス業務も効率化できます。案件管理と業務改善を同時に実現する仕組みこそが案件管理ツールなのです。

本記事では、案件管理ツールの基本、導入メリット、選び方のポイント、さらにおすすめ比較までを徹底解説します。自社に合うツールを探している方は、ぜひ参考にしてください。

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案件管理ツールとは？

案件管理ツールとは、企業や組織が抱える「案件（商談、受注案件、顧客対応など）」の進捗やステータスを一元的に管理するためのシステムです。顧客とのやり取りや契約内容、スケジュール、関係者など、案件に関連するあらゆる情報を整理し、チーム全体で共有できるのが特徴です。

営業部門だけでなく、制作・開発・コンサルティングなど、プロジェクト型で仕事が進むあらゆる業種で活用されています。案件ごとの進捗や課題を「見える化」することで、属人的な管理から脱却し、組織としてのパフォーマンス向上につながります。

タスク管理との違い

タスク管理ツールは、個人やチームが行う作業（タスク）を整理し、漏れなく実行することを目的としています。例えば「提案資料を作成する」「見積書を送付する」といった具体的な作業単位を扱います。

一方、案件管理ツールは「案件」というより大きな単位を管理します。案件の中には複数のタスクが含まれており、それらをまとめて管理し、全体の進捗を把握できるのが特徴です。つまり、タスク管理が「点」を追うのに対し、案件管理は「線」や「面」をカバーしていると考えると分かりやすいでしょう。

また、案件管理では売上見込みや契約内容などビジネス的な要素も扱うため、単なる作業進行以上の「成果」に直結した管理が可能になります。タスク管理は「やることリスト」の延長ですが、案件管理は「ビジネスの成果物」をゴールに設定している点で大きな違いがあります。

プロジェクト管理との違い

プロジェクト管理ツールは、特定の目的達成のために期間・予算・リソースを計画的に運用し、進捗を管理する仕組みです。システム開発やイベント運営など、期間限定で実行されるものが中心です。

案件管理ツールとの違いは「継続性と対象範囲」にあります。案件管理は顧客との取引や営業活動と密接に結びついており、案件が発生する限り繰り返し利用されます。営業活動のライフサイクルに組み込まれ、受注前からアフターフォローまで一貫して情報を管理します。

一方でプロジェクト管理は、案件を内包する場合もありますが、プロジェクトが終われば管理対象も終了します。案件管理ツールは「顧客や商談ベース」、プロジェクト管理ツールは「期間限定の目標ベース」と覚えると整理しやすいでしょう。

さらに案件管理は営業活動や売上管理との連動を重視する傾向があり、CRM（顧客管理システム）や会計システムとの連携が重視されます。プロジェクト管理は主に進行管理・リソース配分を中心に設計されているため、この点も両者の大きな違いと言えます。

案件管理ツールを導入するメリット

案件管理ツールを導入することで、日々の業務に大きな変化と改善がもたらされます。ここでは主なメリットを4つの観点から解説します。

案件の抜け漏れ防止

案件管理ツールの最大の強みは、情報の一元管理によって「誰がどの案件を担当しているのか」「進捗がどの段階まで来ているのか」を明確にできる点です。

これにより、担当者の頭の中だけに進行状況がある状態を防ぎ、タスクや案件の抜け漏れが起きにくくなります。特に複数案件を同時並行で扱う営業チームやコンサルティング業務では、ツールによる進捗確認が業務の品質を大きく左右します。

さらに、リマインダー機能やアラート通知を設定することで、期限や重要なマイルストーンを見逃さず、顧客との信頼関係を強化できます。

チーム共有の効率化

案件管理ツールを利用することで、チーム全員が同じ情報にアクセスできるようになります。これにより、個々人が口頭やメールで逐一進捗を共有する必要がなくなり、情報伝達のスピードが飛躍的に向上します。

また、コメント機能やチャット連携機能を活用すれば、案件ごとに関連する議論や決定事項を一元化できるため、「誰が何を決めたのか」「どんな背景で方針変更があったのか」といった情報が蓄積され、後から確認しやすくなります。結果として、属人化の解消や、新メンバーの早期戦力化にも役立ちます。

売上・成績の可視化

案件管理ツールを使えば、進捗状況だけでなく「どの案件が売上に貢献しているか」「どの段階で失注しやすいか」といった情報もデータとして可視化できます。これにより、営業活動やプロジェクト遂行のボトルネックを特定し、改善策を打ちやすくなります。

また、個々の案件から得られる定量データを活用すれば、メンバーごとの成績評価や目標設定にも活用でき、組織全体の成果最大化につながります。単なる管理ツールではなく「成長のための分析ツール」としても機能する点が大きな魅力です。

バックオフィスとの連携

案件管理は営業や現場だけで完結するものではありません。契約書の締結や請求書の発行といったバックオフィス業務とも密接に関わっています。案件管理ツールを導入すれば、案件の進捗と連動して請求処理や契約管理をスムーズに進められるようになります。

たとえば、案件が「成約」に移行したタイミングで自動的に請求データを経理部門に共有する仕組みを作れば、入力ミスや対応遅れを防げます。さらに、労務・法務との連携によって、コンプライアンス遵守やリスク管理も強化できるため、企業全体の業務効率と信頼性が高まります。

案件管理ツールの選び方

案件管理ツールは、チームの業務効率や成果に直結する重要なシステムです。選び方を誤ると「使いづらい」「コストばかりかかる」といった課題に直面しかねません。ここでは、導入時に確認すべき5つのポイントを解説します。

操作性

案件管理ツールを導入しても、実際に利用する社員が「難しくて使えない」と感じれば定着しません。そのため、直感的に操作できるインターフェースや、スマートフォン・タブレットでも快適に利用できるモバイル対応は必須です。

さらに、初めて使うメンバーでも短時間で習得できる学習コストの低さが重要です。操作性の高いツールは、導入後の社内浸透スピードを加速し、結果的に業務効率の向上につながります。

カスタマイズ性

案件管理の方法は企業ごとに異なります。標準機能だけでは自社のワークフローに合わないケースも多いため、フィールド追加や画面レイアウトの調整、権限設定など、柔軟なカスタマイズが可能かどうかを確認しましょう。また、成長や業務拡大に合わせて設定を変えられる拡張性の高さも、長期的な活用には欠かせません。

コストと機能のバランス

高機能なツールほどコストがかかりますが、全ての機能を使いこなせるとは限りません。大切なのは、自社にとって本当に必要な機能を見極めることです。

例えば、顧客管理や売上分析を重視する企業であればCRM連携機能が有用ですが、シンプルに進捗管理だけを求める場合は軽量なツールで十分です。月額費用だけでなく、初期導入費やカスタマイズ費用も含めて、総合的にコストパフォーマンスを判断することが求められます。

外部連携

案件管理ツールは単体で完結するものではなく、他の業務システムとの連携によって真価を発揮します。例えば、メールやチャットツールとの連携でコミュニケーションを一元化したり、会計ソフトや請求管理システムと接続してバックオフィス業務を効率化することが可能です。APIを利用したカスタム連携が可能かどうかも、将来的な拡張性を考えるうえで重要な評価基準になります。

セキュリティ

案件情報には顧客データや売上見込みなど、機密性の高い情報が含まれます。そのため、データ暗号化・アクセス権限管理・二段階認証といったセキュリティ機能が備わっているか必ず確認しましょう。

特にクラウド型ツールを利用する場合は、データセンターの安全性やバックアップ体制も確認すべきポイントです。さらに、法令や業界規制（個人情報保護法やGDPRなど）への準拠も重要であり、信頼できるベンダーを選ぶことがリスク回避につながります。

これらの観点を総合的に比較検討することで、自社に最適な案件管理ツールを導入し、長期的に業務改善と成長を支える仕組みを構築できます。

おすすめ案件管理ツール比較

案件管理ツールには数多くの選択肢がありますが、自社の業務フローやチームの規模に合ったものを選ぶことが重要です。ここでは代表的な5つのツールを取り上げ、それぞれの特徴やメリットを解説します。

kintone（キントーン）

引用：kintone

kintoneはサイボウズが提供するクラウド型業務改善プラットフォームです。案件管理だけでなく、営業支援や問い合わせ管理など多様な業務に活用できます。最大の特徴は「カスタマイズ性の高さ」で、プログラミング知識がなくてもドラッグ＆ドロップで自社専用のアプリを作成可能です。

例えば、案件ステータスを可視化したダッシュボードを簡単に構築できるため、進捗把握やリスク管理がしやすくなります。中小企業から大企業まで幅広く導入されており、日本語サポートが充実している点も強みです。

kintoneの特徴

• ドラッグ＆ドロップで直感的にアプリを構築できる
• 多様な業務に応用可能な柔軟性
• 日本語サポートが充実し、国内利用実績が豊富

サービスサイトURL

Salesforce（セールスフォース）

引用：Salesforce

Salesforceは世界的に利用されているCRM（顧客関係管理）プラットフォームで、案件管理機能も非常に強力です。営業プロセス全体を一元管理でき、リード獲得から契約締結、アフターフォローまでシームレスに追跡できます。AI機能「Einstein」を活用することで、成約確度の高い案件を自動で分析・予測することも可能です。

グローバル規模で展開する企業やデータ活用を重視する組織に最適で、AppExchangeを通じた他システム連携も豊富に用意されています。ただし、導入コストや運用負担は比較的高めな点を考慮する必要があります。

Salesforceの特徴

• 世界的に利用されるCRMと案件管理の一体型システム
• AI「Einstein」による案件分析・予測
• AppExchangeによる外部サービス連携が豊富

サービスサイトURL

Backlog（バックログ）

引用：Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産のプロジェクト管理ツールで、IT系企業や開発チームで広く利用されています。案件ごとに課題を整理し、ガントチャートやカンバンボードで進捗を確認できるのが特徴です。

チャットやWiki機能が備わっており、チーム内での情報共有がスムーズになります。案件ごとの進行状況を可視化しながら、開発やデザインといった複数部門が連携しやすい環境を構築できるのが強みです。料金体系も比較的リーズナブルで、中小規模のチームに適しています。

Backlogの特徴

• ガントチャートやカンバンで案件を可視化
• チャットやWikiによるチーム内情報共有
• 国産ツールで中小規模チームにも適した価格設定

サービスサイトURL

Trello（トレロ）

引用：Trello

TrelloはAtlassianが提供するカンバン方式の案件・タスク管理ツールです。カードを「To Do」「Doing」「Done」といったリストに移動させるだけで進捗管理ができるため、初めてツールを導入するチームでもすぐに使いこなせます。

外部サービスとの連携機能（Power-Ups）も豊富で、SlackやGoogle Workspaceと組み合わせれば業務効率が向上します。個人や小規模チームに向いていますが、大規模組織では機能が物足りない場合もあるため注意が必要です。

Trelloの特徴

• カード移動だけで直感的に進捗管理が可能
• 外部サービス連携（Power-Ups）が豊富
• 小規模チームや個人に最適

サービスサイトURL

Asana（アサナ）

引用：Asana

AsanaはアメリカのAsana社が提供するプロジェクト・タスク管理ツールで、案件管理にも広く利用されています。タスクをリストやボード、タイムラインなど複数のビューで管理できるため、チームの働き方に合わせた柔軟な運用が可能です。

特に、複雑な案件や複数部門が関わるプロジェクトの進行管理に適しています。また、ワークフロー自動化機能が充実しており、ルーチン作業の効率化や期日遅れ防止に役立ちます。グローバル展開しているため英語UIが基本ですが、日本語対応も進んでおり、多国籍チームにも向いています。

Asanaの特徴

• 複数のビューで柔軟に案件を管理可能
• 自動化機能で作業効率化とリスク軽減
• 多国籍チームに適したグローバル対応

サービスサイトURL

案件管理ツール導入・活用のステップ

案件管理ツールを効果的に導入・活用するためには、計画的なステップを踏むことが重要です。以下では、実際の導入から定着、さらには活用の深化までの流れを整理しました。

業務整理

最初のステップは「業務整理」です。いきなりツールを導入しても、現場の業務フローが不明確なままでは活用が定着しません。まずは自社で案件がどのように発生し、進行し、完了に至るのかを洗い出すことから始めましょう。

例えば、案件の受注から納品までに必要なプロセスを細分化し、関与する部署や担当者を明確化します。これにより、ツール導入後の運用ルールが定めやすくなり、関係者間での認識のずれも減らせます。

さらに、現状の課題（情報共有の遅れ、進捗の見える化不足、重複作業など）を整理することも重要です。ツールは課題解決の手段であり、課題を正確に把握しておくことで、導入後の効果を最大化できます。

スモールスタート

次に意識すべきは「スモールスタート」です。いきなり全社導入をすると、現場が混乱し、反発が生じやすくなります。まずは一部の部署や小規模なプロジェクトで試験導入し、運用上の課題や改善点を洗い出すことが望ましいです。その結果を踏まえて徐々に導入範囲を広げれば、現場も安心して受け入れやすくなります。

また、スモールスタートでは「成功体験」を積むことがポイントです。例えば、導入した部署で案件の進捗が可視化され、業務の効率化が実感できれば、それが社内全体への説得材料となり、導入推進力が高まります。

社内浸透

ツールを定着させるには「社内浸透」が不可欠です。導入しただけでは自然に使われることはなく、積極的な働きかけが必要です。まず、社内研修やマニュアル整備を通じて基本操作をしっかり浸透させましょう。さらに、管理職やリーダー層が率先してツールを使うことで、現場の利用意欲も高まります。

社内での「利用ルールの標準化」も大切です。入力方法やステータス更新のタイミングが人によって異なると、情報の信頼性が低下します。共通ルールを定め、全員が徹底できる体制を築くことで、案件管理ツールの価値が最大限に発揮されます。

活用事例共有

最後に、導入効果をさらに広げるために「活用事例共有」を行いましょう。ツールを活用して業務が改善した具体例を社内で共有することで、利用者のモチベーションが高まり、他部署にも導入の波が広がります。

例えば、「ツール導入によって案件の進捗会議が半分の時間で済むようになった」や「営業とバックオフィスの連携がスムーズになり、請求漏れがゼロになった」といった成果を紹介するのです。こうした成功事例は、単なるツールの説明よりも説得力があり、現場の共感を呼びやすい特徴があります。

さらに、定期的に振り返りの場を設けて改善点を出し合うことで、ツールが単なる管理システムではなく「業務改善の文化」を支える存在へと進化していきます。

まとめ｜案件管理ツールで業務効率と成長を加速

案件管理ツールは、案件ごとの進捗やタスク、売上予測、チームの情報共有を一元化できる強力な仕組みです。これにより、抜け漏れや属人化を防ぎ、組織全体で透明性の高い働き方を実現できます。

特に複数のプロジェクトを同時進行する企業や、営業・制作・バックオフィスが密接に連携するビジネスモデルにおいては、その効果が顕著に現れます。

また、ツール導入の目的は「管理のための管理」ではなく、「業務効率と成長の加速」です。自社に適したツールを選び、段階的に導入していくことで、現場に浸透しやすくなり、長期的な成果に結びつきます。

つまり、案件管理ツールは単なる業務効率化の仕組みではなく、企業の成長戦略を支える基盤でもあるのです。今後の競争環境を勝ち抜くためにも、早めに自社に最適なツールの導入・活用を検討してみましょう。

よくある質問とその回答

Q. 案件管理ツールとCRMの違いは？

案件管理ツールは「案件そのものの進行状況やタスク管理」に焦点を当てています。一方でCRM（顧客管理システム）は「顧客との関係性や履歴管理」に重点を置きます。

例えば、CRMは「どの顧客がどのフェーズにいるか」を把握するのに有効ですが、案件管理ツールは「その案件を完了させるために誰が、いつ、何をするか」を明確にします。両者は役割が異なるため、連携して利用することで、営業から案件遂行までの流れをシームレスに把握できるのが理想です。

Q. 無料で使える案件管理ツールはある？

はい、いくつか存在します。代表的なものは「Trello」や「Asana」の無料プランです。これらは小規模チームや個人利用であれば十分に活用できます。ただし、無料版では機能制限があり、外部連携や高度なレポート機能が使えない場合があります。

業務規模が拡大するにつれ、有料プランや他のツールへの移行が必要になることを前提に検討すると良いでしょう。初期段階では無料ツールでスモールスタートし、必要に応じてステップアップするのも賢い選択です。

Q. 案件管理ツール導入でよくある失敗は？

よくある失敗の一つは、「機能の多さだけで選んでしまう」ことです。操作が複雑になり、現場が使いこなせず定着しないケースが少なくありません。また、「現場の業務整理をせずに導入してしまう」ことも失敗につながります。ツールはあくまで業務を効率化する手段であり、根本的なフローが整理されていなければ逆に混乱を招きます。

さらに意外な落とし穴として「社内浸透の不足」があります。経営層が導入を決めても、現場メンバーがメリットを理解できなければ形骸化してしまいます。そのため、導入時にはトライアル運用や教育、成功事例の共有を行い、チーム全体で納得感を持って使い始めることが重要です。