会議DXとは？活用できるデジタルツールのジャンル12つも紹介

「会議のDXを進めたいけど、どう進めればいいのか」「会議DXってそもそも何を指しているかが分からない」とお悩みの方も多いと思います。昨今DXの重要性が高まり、DXを推進している企業が増えていますが、その中でも「会議DX」は全従業員に関係するため、多くの企業が実施している取り組みです。

そこで本記事では、会議DXになぜ取り組む必要があるのか、具体的にどのように取り組むのか、会議DXを進めることでどんなメリットがあるのかをご紹介します。会議DXを進めている方も、まさにこれから会議DXを進めようとしている方もぜひ、本記事をご覧ください。

会議DXとは

会議DXの意味を理解するためにも、そもそもDXとはどういう意味なのかを確認しましょう。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは「データとデジタル技術を活用して、会社を変革し競争上の優位性を確立する」取り組みのことです。この取り組みの中で、多くの企業が課題を抱えている「会議」に焦点を当てた取り組みを「会議DX」と呼びます。

つまり会議DXとは、データやデジタル技術を活用して会議を今までのあり方から変え、最終的には会社も変革していく活動のことを指しています。ここでのポイントはデジタル技術の導入が目的ではなく、会議を効率化したり議論の質を高めたりすることが重要であるということです。

会議DXに取り組むべき3つの理由

ではそもそもなぜ企業は会議DXに取り組むべきなのでしょうか。ここでは会議DXに取り組むべき理由を3つにわけてご紹介します。

1. 業務効率化の重要性が増している

企業において会議はコミュニケーション手段の一つです。コミュニケーションが重要であることは誰もが理解できると思いますが、一方で会議は大きな人件費が発生する場でもあります。たとえば1時間の会議に5人の従業員が参加した場合、その会議にかかる人件費は単純計算で5人分1時間の給与に相当します。給与が高い従業員が多く参加する会議ほど、その人件費は大きくなっていきます。

これを毎日積み重ねることで、企業全体のコスト負担は無視できないものになります。特に労働力不足などの社会課題が深刻化している今では、限られた人材をいかに効率的に活用するかが重要になっています。

これらの状況を解決するためにも会議DXが重要になってきます。会議DXでは、会議の準備から進行、記録、共有に至るまでのプロセスをデジタル技術を活用して効率化していきます。これにより、従業員が本来の業務に集中できる時間が増え、生産性の向上に繋がります。

2. 企業の情報共有・意思決定の質を上げる必要がある

現在社会は変化のスピードがとても速く、また新しい情報が次々と流れ込んできます。また市場だけではなく、DXを進めることで今まで取得ができていなかったデータが蓄積されるため、今まで以上に確認できる情報量が増えていきます。これらの状況に対応するためにも、企業は意思決定プロセスを迅速にかつ的確にすることが求められています。ただ情報量が増えている状況に対して、それを適切に整理して、共有し、質の高い意思決定を行うのは簡単ではありません。

そのためにも会議DXが必要不可欠になっています。デジタルツールを活用することで、膨大な情報を効率的に整理して、関係者全員が必要な情報にアクセスできる環境を作ることが可能になります。例えばAI議事録サービスの要約機能を活用することで、会議後の要点を自動で作成して、短時間で把握でき、意思決定のスピードと精度向上に繋げることができます。

3. 柔軟な働き方が求められている

近年、テレワークやフレックスタイムなどの普及によって、働き方の多様化が進んでいます。企業にとっても、従業員のワークライフバランスを重視し、柔軟な働き方を推進することが重要な課題となっています。会議にも同様の対応が必要で、時間や場所に縛られてしまう今までの対面会議だけでは限界があるため、会議DXの必要性が増しています。

会議DXを推進することで、遠隔地にいる従業員ともスムーズにコミュニケーションを取ることが可能になります。たとえばオンライン会議ツールを活用することで、どこにいてもリアルタイムで会議に参加できるようになり、また会議内容を録画することもできるため、必要なタイミングで確認することができるようになります。

さらにAI議事録ツールを活用することで、会議後にすぐに決定事項を洗い出すことも可能になるので、すぐに実行に移すことが可能になります。このように会議DXは業務効率化や意思決定の質向上だけではなく、柔軟な働き方を支える重要な要素となっています。

会議DXの進め方4つのステップ

さきほどは会議DXの必要性についてご紹介しましたが、では具体的にどのようにして会議DXを進めていけば良いのかと悩む方も多いと思います。会議DXは単に、デジタルツールを導入するだけで実現するものではありません。会議DXを進めるためにも現状の課題を洗い出し、それらを解決していく必要がありますが、ここでは会議DXの進め方を4つのステップにわけてご紹介します。

1. 実施している会議の目的を整理する

会議DXを進めるためにも、まずは今行われている会議の目的を整理しましょう。会議DXの一歩目としてデジタルツールをとにかく導入する形で進めてしまう企業も多いですが、そもそも今の会議が本当に必要かどうかを洗い出していく必要があります。

多くの企業では、会議が習慣化してしまい、本来の目的が曖昧になっているケースも少なくありません。たとえば週次の定例会議が単なる情報共有の場になってしまっている場合は、会議を実施せずにテキストで共有するなど違うやり方で共有することが可能です。

会議には「情報共有」「意思決定」「問題解決」「ブレインストーミング」などそれぞれの目的がありますが、今の会議がどんな目的で実施され、本当に「会議」でやる必要があるのかを整理するようにしましょう。また会議の目的が整理されたあとは、その目的を達成するための関係者を最小限に絞ることで、他の従業員が別業務に集中できるようになるため、生産性向上のためにもまずは会議の目的を明確化しましょう。

2. 会議の課題を特定する

会議の目的が明確になったあとは、その会議の課題を特定していく必要があります。会議の課題は大きく以下のプロセスにわけることが可能です。

会議前	議題などの準備不足、目的が不確定
会議中	議論の脱線、時間管理不足
会議後	議事録作成の負担、アクションが不明確

それぞれのプロセスで考えられる課題を洗い出し、最も解決しなければならない課題を特定していきます。たとえば会議後に議事録を作成しているが、そもそも関係者が確認していない、作成に時間がかかりすぎている課題を特定しました。これを解決するためにもそもそもその会議では議事録が必要なのか、必要な場合議事録に記載する項目を最低限にできないかとなどの課題を解決していくことが可能です。

また議事録作成時間を削減するのであればAI議事録サービスなどのデジタルツールを活用することで、会議中の重要な発言をピンポイントで確認したり、AIで自動で要点整理することで、課題を解決することができます。

より詳しく事例を確認したい方は以下の記事もぜひ参考にご覧ください。「そもそも議事録を作成する習慣がなく、情報共有が上手くできていなかった」課題を解決するためにAI議事録サービス「スマート書記」を導入し、解決した事例です。

参考事例：AIで会議後すぐに議事録を確認できる状態を実現！音声を活用し正確な情報共有も可能に

3. ロードマップを策定する

課題が特定できたあとは、その課題を解決するためのロードマップを策定します。会議DXを実現するためにはデジタルツールの活用が必要不可欠ですが、ロードマップを策定するタイミングで、どのように活用し、業務フローに組み込んでいくかまでも視野にいれることが重要です。

またツールの導入後も効果的な活用方法を社内で共有し、定着するまでをサポートする必要があるため、この観点もロードマップに組み込むようにしましょう。

4. 会議DXを実行する

最後に策定したロードマップにそって会議DXを実行していきます。ただ実行をするのではなく、定期的に現場からフィードバックの収集を通じて、柔軟にロードマップをチューニングしていくことが重要になります。

デジタルツール導入後、初期段階では現場が抵抗感を強めて活用されないことも少なくはありません。活用方法をレクチャーすることでその抵抗感は払拭できるのか、当初想定していた課題は解決できたが、デジタルツールを導入したことで、別の課題が生まれてしまったのかなど、会議DXを実行することが明らかになることもあります。これらを解決するためにもフィードバックの収集が必要不可欠です。会議DXは一度の施策で完結するものではありません。会議の質を高める意識を持ち続ける企業文化を醸成していくためにも、会議DXを実行しながら継続的な改善も実行していけるようにしましょう。

会議DXを推進するときに活用できるデジタルツールのジャンル12選

会議DXでは具体的にどのようなツールを活用するのでしょうか。ここでは会議プロセスに分けてそれぞれ活用できる代表的なデジタルツールをジャンルごとに12つご紹介します。

会議プロセス	ツールのジャンル	ツールの概要
会議前	スケジュール管理ツール	会議関係者の空き日程をすぐに確認することができ、会議招集を簡単に行うことができる
	情報共有ツール	資料など社内の情報に対して関係者がアクセスできるようにし、事前に会議の目的や議題などを確認することができるツール
	資料作成ツール	資料の作成をサポートするツール
	BIツール	企業が持つデータを分析・可視化できるツール
	マインドマップツール	アイデアや思考を視覚的に分かりやすく整理できるツール
会議中	WEB会議ツール	オンラインで会議が実施できるツール。ほとんどのツールで会議の録画もできる
	ホワイトボードツール	会議で使用するホワイトボードをオンライン上で同じように扱うことができるツール
	翻訳ツール	多言語での会議でリアルタイムで翻訳し、意思疎通を図るツール
	インタラクションツール	投票やアンケートを実施でき、意見の集約や意思決定に活用できるツール
会議後	AI議事録ツール	会議中の発言の文字起こし、AIで自動要約ができるツール
	文書管理ツール	社内の文書を一元管理できるツール
	タスク管理ツール	会議で決定したタスクをプロジェクトに紐づけ、進捗管理ができるツール

ここで紹介したツールはあくまでも代表的なジャンルです。実際はWEB会議ツールの中に、翻訳ツールやホワイトボードツールが含まれているなど、横断して機能が存在するケースもあります。本格的に会議DXを実現するときは、それぞれのツールで具体的にどんなことが実現できるかを確認するようにしましょう。

AI議事録ツールに関しては、以下の記事で具体的にどんなツールがあるのかをご紹介しています。気になる方はぜひ参考にご覧ください。

参考事例：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

まとめ

会議DX（デジタルトランスフォーメーション）とはデータやデジタル技術を活用して会議を今までのあり方から変え、最終的には会社も変革していく活動のことを指しています。労働環境の変化から業務効率化の重要性や働き方改革の重要性が増し、またインターネットの普及によって消費者のニーズが変化・多様化しているため、企業はより迅速な意思決定が求められています。

これらを実現するためにも会議DXは重要な取り組みのひとつになりますが、いきなりデジタルツールを導入するのではなく、しっかりと会議の目的から課題の特定、ロードマップを策定し実行に移しながら柔軟に改善していくことが重要です。

とはいえDXである以上、デジタルツールの導入を検討する企業も多いですが、本記事で紹介したデジタルツールのジャンルを参考に、自社にあったデジタルツールを選定し、会議DXを進められるようにしましょう。