【2025】ペーパーレス会議システムおすすめ比較｜導入メリット・費用・選び方完全ガイド
この記事でわかること
- ペーパーレス会議システムとは？
- ペーパーレス会議システム導入のメリットとデメリット
- おすすめのペーパーレス会議システムと選び方ポイント
ビジネスの現場では、会議の効率化やコスト削減、情報セキュリティの強化が求められています。その中で注目されているのが「ペーパーレス会議システム」です。紙の資料を印刷・配布していた従来の会議スタイルから、タブレットやPCを活用して資料をデジタル化することで、業務のスマート化を実現する企業が増えています。
しかし、実際に導入を検討する際には、こんな悩みを抱える方も多いのではないでしょうか？
- 「紙を使わない会議って、本当に便利なの？」
- 「どんなシステムを選べばいいのか分からない」
- 「導入コストや運用面の不安がある」
ペーパーレス会議システムは、単に「紙をなくす」ためのツールではなく、会議の生産性を高め、情報共有をスムーズにし、チームの意思決定を加速させる仕組みです。
本記事では、ペーパーレス会議システムの基本から導入メリット・デメリット、選び方、成功のコツまでを徹底解説します。
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ペーパーレス会議システムとは？
ペーパーレス会議システムとは、紙の資料を使わずに、デジタルデバイス（PCやタブレット）を活用して会議を効率的に運営するための仕組みです。業務効率の向上やコスト削減、セキュリティ強化など、さまざまなメリットをもたらします。
ペーパーレス会議システムの定義と基本機能
ペーパーレス会議システムは、クラウド上などで資料を共有し、参加者が自分の端末でリアルタイムに閲覧・操作できる会議支援ツールです。紙を使わずに資料の準備や配布が可能なだけでなく、メモや書き込み、ページ同期、アクセス権限管理など、会議運営を効率化する多彩な機能が搭載されています。
資料の共有・閲覧
最も基本的な機能は、会議資料のデジタル共有です。事前にアップロードされた資料を、参加者は各自の端末からアクセスして閲覧できます。リアルタイムでのページ同期や更新が可能なため、発表者と同じページを見ながら議論を進められます。これにより、印刷や配布の手間が省け、最新版の資料を常に全員が確認できます。
また、クラウド上で会議資料が一元管理されることで、社外からのアクセスやリモート会議にも柔軟に対応可能です。紙の束を持ち運ぶ必要がなくなり、出張先や自宅からでもスムーズに参加できます。
メモ・書き込み機能
ペーパーレス会議システムでは、資料上に直接メモを書き込む機能が搭載されています。手書きやキーボード入力のどちらにも対応しているシステムもあり、従来の紙と同じ感覚で利用可能です。自分専用の非公開メモや共有メモを使い分けられるため、議論の整理や情報共有が容易になります。
さらに、ハイライトやコメント機能を使えば、重要箇所を明確にしたり、他の参加者と意見交換をしたりすることも可能です。後から検索もできるため、必要な情報を素早く取り出すことができます。
ページ同期・画面同期機能
発表者がページを切り替えると、参加者の画面も自動的に同期される「ページ同期機能」も便利です。全員が同じページを見ながら議論を進められるため、認識のズレを防ぎ、会議の生産性を高めます。参加者が自由にページを閲覧する「個別モード」と、発表者に合わせる「同期モード」を切り替えられるシステムも多く、用途に応じた柔軟な運用が可能です。
アクセス権限管理機能
会議資料や情報の安全性を確保するために欠かせないのが「アクセス権限管理機能」です。ユーザーごとに閲覧、編集、ダウンロードなどの権限を細かく設定でき、社外秘情報や機密資料の保護が可能です。また、アクセスログの記録や閲覧期限の設定により、不正アクセスや情報漏洩を防止します。コンプライアンス遵守や内部統制の観点からも、企業にとって重要な機能のひとつです。
ペーパーレス会議システム導入のメリット
ペーパーレス会議システムを導入することで、企業や組織は業務の効率化やコスト削減、さらにはセキュリティや環境面においても大きな恩恵を得ることができます。ここでは、導入によって得られる主要な4つのメリットについて詳しく解説します。
コスト削減効果
ペーパーレス会議システムの最大の魅力の一つが「コスト削減」です。従来の会議では、紙資料の印刷・配布・保管に多大なコストがかかっていました。例えば、1回の会議で数十ページに及ぶ資料を参加者全員分印刷する場合、紙代やインク代、印刷機のメンテナンス費用が積み重なります。また、会議後に資料を廃棄する際の処理コストも発生します。
ペーパーレス会議システムを導入すれば、これらのコストを大幅に削減可能です。資料はデジタルデータとして共有・閲覧できるため、印刷や配布の必要がありません。さらに、クラウド上に保存することで、保管スペースや管理コストも不要になります。
また、間接的なコスト削減として「人的コストの削減」も見逃せません。資料準備にかかる時間を短縮できるため、社員が本来の業務に集中できるようになります。結果として、全体的な業務効率と生産性の向上につながります。
業務効率化の向上
ペーパーレス会議システムは、会議のあらゆるプロセスを効率化します。資料の共有・閲覧・修正がオンライン上で完結するため、物理的な印刷や配布の手間がなくなり、会議準備のスピードが格段に上がります。また、システム上でリアルタイムに資料を更新できるため、直前の修正にも柔軟に対応可能です。
さらに、参加者は各自の端末で資料を閲覧しながらメモを取ることができ、後から内容を確認・共有するのも容易です。このように、ペーパーレス会議システムは単なる「紙の代替手段」ではなく、情報共有と意思決定のスピードを高める「業務効率化ツール」として大きな価値を発揮します。
また、ペーパーレス会議システムとAI議事録ツールを組み合わせれば更なる業務効率化も可能です。AI議事録ツールについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
セキュリティ強化
紙の資料は紛失・盗難・誤廃棄などのリスクが高く、情報漏洩の原因にもなります。一方、ペーパーレス会議システムはアクセス制限や暗号化、閲覧権限の設定など、強固なセキュリティ機能を備えています。
たとえば、重要な会議資料を特定のメンバーのみに閲覧許可を設定したり、閲覧履歴を記録して不正アクセスを防止したりできます。また、クラウド上でデータを管理することで、災害や紛失のリスクにも強くなります。万が一の際もバックアップ機能により、データを迅速に復旧可能です。
さらに、ペーパーレス会議システムはログ管理機能を備えているため、誰がいつどの資料にアクセスしたかを追跡できます。これにより、内部統制の強化にもつながり、情報管理の透明性が高まります。
環境への貢献
ペーパーレス会議システムの導入は、環境保護にも大きく寄与します。紙の使用量を削減することで、森林資源の保護やCO2排出削減に貢献できます。また、印刷機器の使用頻度を減らすことで、電力消費や廃棄物の削減にもつながります。
企業のESG経営やSDGsへの取り組みが求められる現代において、環境に配慮した経営は社会的評価の向上にも直結します。ペーパーレス化は単なる効率化策ではなく、「持続可能な企業活動」の一環として、社外の取引先や顧客、投資家などからの信頼を高める要素となります。
ペーパーレス会議システム導入のデメリット・課題
ペーパーレス会議システムは多くのメリットをもたらす一方で、導入にはいくつかの課題も存在します。ここでは、実際の導入時に直面しやすい代表的なデメリットや課題を解説します。事前に理解しておくことで、適切な対策を講じ、スムーズな運用を実現することができます。
導入コストと運用費用
ペーパーレス会議システムの導入には、初期費用と運用費用がかかります。クラウド型システムであっても、利用人数に応じた月額費用や、端末の購入・設定費用が発生する場合があります。また、既存の社内システムとの連携やカスタマイズを行う場合、追加の開発費用が必要になることもあります。
さらに、運用開始後も、システムのアップデートやセキュリティ対策、サポート契約など、継続的なコストが発生します。導入時には初期費用だけでなく、トータルコストでの費用対効果を検討することが重要です。
社員のITリテラシー格差
ペーパーレス会議システムを活用するためには、社員一人ひとりがデジタルツールを操作できるスキルを持つ必要があります。しかし、企業内にはITリテラシーに差があることが多く、特に紙文化に慣れている社員にとっては、操作や運用に戸惑うケースもあります。
この格差が大きいと、システムの定着に時間がかかり、逆に業務効率を下げてしまう可能性があります。そのため、導入時には十分な研修やマニュアル整備、サポート体制の構築が欠かせません。使いやすいUIを持つシステムを選定することも、解決策の一つです。
ネットワークや端末依存リスク
ペーパーレス会議システムは、インターネット環境やデバイスの安定性に大きく依存します。会議中にネットワークが不安定になると資料が閲覧できなくなったり、端末の不具合で参加できなくなるリスクもあります。また、セキュリティの観点からも、端末の紛失や不正アクセスに注意が必要です。
オフラインでも閲覧できる機能や、セキュリティ強化機能を備えたシステムを選定し、バックアップ体制を整えることが求められます。特に重要会議では、代替手段を事前に準備しておくことが安心です。
社内「紙文化」からの移行ハードル
多くの企業では長年にわたり「紙資料」が中心の業務プロセスが根付いています。このため、ペーパーレス化に対して心理的な抵抗感を持つ社員も少なくありません。紙に書き込みをする習慣や、手元で資料を確認したいというニーズも根強く存在します。
こうした文化的なハードルを乗り越えるには、経営層の明確な方針と、段階的な導入が効果的です。まずは一部会議から試験的に導入し、利便性やメリットを体感してもらうことで、徐々に社内の理解を深めていくことができます。
ペーパーレス会議システムの選び方ポイント
ペーパーレス会議システムを導入する際には、単に機能が充実しているものを選べば良いわけではありません。組織の規模や運用目的、既存の業務フローとの整合性などを考慮し、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、導入前に確認すべき5つのポイントを紹介します。
導入規模・利用人数との適合性
まず確認すべきは、システムが自社の導入規模に適しているかどうかです。少人数のチーム向けに設計されたシステムでは、大企業のように数百人が同時にアクセスする環境では動作が重くなったり、権限管理が複雑になったりすることがあります。
逆に、大規模組織向けの高機能なシステムを中小企業が導入すると、不要な機能が多く、コストが無駄になる可能性もあります。
また、利用シーン（役員会議、営業会議、プロジェクト会議など）によって求められる機能が異なります。会議形態や参加人数、利用頻度を整理し、適切なシステムを選定しましょう。
操作性・ユーザビリティ
どれほど高機能でも、使いこなせなければ意味がありません。特に会議は限られた時間で進行するため、直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）と、シンプルな操作性が求められます。
参加者全員が迷わず資料を開ける、メモを書き込める、といった基本操作をストレスなく行えることが重要です。スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイス対応も確認しておきましょう。また、システムの学習コストを下げるために、導入時のマニュアルや研修サポートが充実しているかもポイントです。
セキュリティ機能
会議資料には、経営戦略や機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策は必須です。アクセス権限の細かい設定、暗号化通信、二段階認証、閲覧期限の設定など、情報漏洩を防ぐ仕組みが整っているか確認しましょう。
また、クラウド型システムの場合は、データがどこに保存されるのか（国内サーバーか海外か）や、バックアップ体制、障害時の対応フローもチェックすることをおすすめします。ISMS認証やISO27001など、第三者機関の認証を取得しているかどうかも安心材料となるため、確認するようにしましょう。
費用対効果
システム導入にかかる初期費用や月額費用だけでなく、紙の印刷コストや会議準備時間の削減効果など、トータルでの費用対効果を評価しましょう。
また、利用人数が増えると料金が上がる「ユーザー課金型」か、一定金額で使い放題の「固定料金型」かによってもコスト構造は変わります。将来的な拡張性も見据え、長期的なROI（投資対効果）を考慮することが重要です。
ペーパーレス会議システム比較
ペーパーレス会議システムは数多く存在しますが、導入目的や組織の規模によって最適なツールは異なります。ここでは、代表的な4つのシステム「SmartSession」「ConforMeeting」「SmartDiscussion」「moreNOTE」を比較し、それぞれの特徴・強み・おすすめの活用シーンを紹介します。
SmartSession
引用：SmartSession
スマートセッションは、2006年に ISMS（ISO 27001）認証 を取得しており、クラウド版では 2017年に ISO 27017（クラウドセキュリティ） 認証を取得しているため、セキュリティ基盤が国際規格レベルで整備されていることが強みです。
また、Active Directory や LDAP との連携、SAML 認証連携オプションが提供されており、社内認証基盤と統合可能な点も特徴です。さらに、外部者を招待するために会議室ごとに URL や QR コード＋パスコードを発行でき、アカウント未登録ユーザーの参加をサポートします。
機能面では、資料の同期表示（ページ同期）、メモ（手書き／テキスト）機能、複数資料の並列表示、透かし・パスワード設定、閲覧有効期限・自動削除機能などが揃っており、会議進行と情報保護の両立を意図した設計です。
SmartSessionの特徴
- ISO 27001 / ISO 27017 認証取得でクラウド運用にも対応
- AD／LDAP／SAML 認証連携オプションで認証基盤と統合可能
- 会議室 URL／QR コードによるゲスト招待、透かし・閲覧期限設定・自動削除対応
ConforMeeting
ConforMeeting は NEC ソリューションイノベータが提供する役員会議向けペーパーレスシステムで、オンプレミス型・クラウド型（サービス型） の両形式で提供されており、運用形態に合わせた選択が可能です。
資料の差し替え、会議資料の事前参照・メモ書き、発表者切替、進行支援、参加者ステータス管理といった議事運営機能を備えており、会議準備から終了後までプロセス全体を支援する点がアピールポイントです。
セキュリティ面では、サーバ上の資料暗号化、役割別アクセス制御（一般ユーザ／事務局／管理者区分）、ID・パスワード認証、Active Directory 連携可能、ゲスト参加者の権限制御などを公式に掲げています。クラウド版では ISO 27017 クラウドセキュリティ認証 を取得しているという記述も確認できます。
ConforMeetingの特徴
- オンプレミス型とクラウド型（サービス型）の提供形態（選択可能）
- 資料差し替え、事前参照、進行管理などの議事運営支援機能
- 資料暗号化・アクセス制御・AD 連携・認証機能完備
SmartDiscussion
SmartDiscussion は、公式サイトでセキュリティ機能として iPad の指紋認証／顔認証連携、個体認証、端末紛失時の強制削除機能、閲覧有効期限設定、資料の自動消去設定、印刷可否／メモ書き可否制御 といった機能を提供している旨が明示されています。
また、資料閲覧制限や認証機能を備え、会議資料の暗号化、閲覧権限／公開期間設定、ログ管理、システム操作範囲制御といったセキュリティレベルを担保する設計が公式に説明されています。
機能面では、発表者画面と参加者画面の同期表示（画面同期機能）、複数資料並列表示、オフライン閲覧、全文検索、ゲスト参加、AD 連携（LDAP 認証）など、多機能な仕様が記載されています。
SmartDiscussionの特徴
- 指紋／顔認証連携、端末紛失強制削除、閲覧制限・自動消去機能
- 発表者画面同期（ページ同期）、複数資料並列表示、全文検索などの利便機能
- AD／LDAP 認証連携、ゲスト参加機能、拡張可能なセキュリティ制御
moreNOTE
引用：moreNOTE
moreNOTE は富士ソフトが提供しており、5,500社以上の導入実績が公表され、官公庁・自治体など公共部門にも採用されている点が実績として確認できます。
セキュリティ面では、資料の暗号化、閲覧権限設定、端末認証、自動キャッシュ削除、IP アクセス制限、ログ管理、OS 不正改造対策、リバースエンジニアリング対策など、多層的なセキュリティ機能を公表しています。加えて、クラウド版は国内の自社データセンターにて管理されている旨が明記されています。
機能面では、資料同期表示（画面同期／ペアリング）、手書きメモ書き、2画面表示、フォルダー／カレンダービュー、公開期間設定、過去資料参照、アクセス権限設定、ゲスト参加（ブラウザ参加）などが挙げられており、利便性とセキュリティを両立する仕様です。
moreNOTEの特徴
- 多層的セキュリティ機能（暗号化、端末認証、IP 制限、ログ管理、OS 改造対策など）
- 資料同期表示、手書きメモ、2画面表示、公開期間設定、ゲスト参加対応
- 国内自社データセンター運用、導入実績 5,500 社超
ペーパーレス会議システム導入プロセスと成功のコツ
ペーパーレス会議システムを導入する際は、単にツールを導入するだけではなく、社内の運用体制や文化の変革が成功の鍵となります。ここでは、スムーズな導入と定着を実現するための4つのステップを解説します。
スモールスタートでの試験運用
ペーパーレス会議システムの導入では、いきなり全社展開を目指すのではなく、まずは一部の部署や定例会議など限定的な範囲で試験運用を行うことが重要です。スモールスタートによって、システムの操作性や運用上の課題を早期に発見し、改善を重ねることができます。
例えば、月次会議や役員会など、比較的参加者が少なく影響範囲が限定される会議から始めるのがおすすめです。試験運用の中で得られたフィードバックを基に、マニュアル整備やサポート体制を構築してから本格展開に移行することで、失敗リスクを最小限に抑えられます。
また、試験運用の段階で「どの機能が便利だったか」「操作に困った点はどこか」を記録しておくことで、導入後の定着施策にも活かせます。
社内説明会・研修の実施
新しいシステムの導入において、最も大きな障壁となるのが「社員の抵抗感」です。特に紙文化が根強い企業では、ツールの必要性や使い方が理解されないまま導入すると、形骸化するリスクがあります。
そのため、導入前には社内説明会を実施し、「なぜペーパーレス化が必要なのか」「どのようなメリットがあるのか」を明確に伝えましょう。実際の操作デモやハンズオン研修を行うことで、社員が安心して利用を開始できます。
さらに、FAQ集や動画マニュアルを用意しておくと、導入後も自走的な学習をサポートできます。管理部門やIT担当が常に質問対応できる体制を整えておくことも有効です。
利用ルール策定
システムを円滑に運用するには、明確な「利用ルール」が不可欠です。例えば、資料のアップロード期限、ファイル命名規則、閲覧権限の設定、メモ機能の使い方など、事前にルール化しておくことで混乱を防げます。
また、セキュリティ面の観点からも、外部共有の可否やアクセス制限、デバイス管理のポリシーを明確にしておくことが重要です。ルール策定の際は、現場の声を取り入れ、実運用に即した内容にすることで定着しやすくなります。
さらに、ルールをドキュメント化して社内ポータルなどに掲示し、いつでも確認できる状態にしておくと効果的です。
社内意識改革
ペーパーレス化は、単なるツール導入ではなく「働き方の変革」です。そのため、社員一人ひとりの意識改革が欠かせません。特に、「紙がないと安心できない」「印刷しないと確認できない」といった固定観念を払拭するには、経営層のリーダーシップと現場の成功体験が重要です。
経営層が率先してペーパーレス会議を実践することで、全社的な信頼感と推進力が生まれます。また、「印刷不要で効率が上がった」「過去資料がすぐ検索できて便利」といったポジティブな事例を社内共有することで、自然と意識が変化していきます。
まとめ｜ペーパーレス会議システムで未来の働き方へ
ペーパーレス会議システムは、単なる「紙の削減ツール」ではなく、生産性向上や情報共有のスピードアップ、セキュリティ強化、そして環境への貢献を実現する重要な仕組みです。印刷や配布の手間を省くことで、会議準備の時間を大幅に削減でき、資料の抜け漏れや誤配布といったリスクも防げます。
さらに、資料の更新がリアルタイムで反映されるため、常に最新情報を基に意思決定が可能です。過去の会議資料がシステム上で簡単に検索・参照でき、ナレッジの蓄積と活用が促進されます。
AI議事録ツールやタスク管理ツールと組み合わせれば、会議中の発言記録からタスク抽出まで自動化でき、会議後のフォローアップもスムーズです。まずは小規模な導入から始め、段階的に社内全体へ浸透させることで、無理なく移行できます。紙中心の働き方から脱却し、デジタルを前提とした未来の働き方へと進化させましょう。
AI議事録ツールやタスク管理ツールの導入も検討したい方は以下の記事も併せてご覧ください。
スマート書記は議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計5,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
よくある質問とその回答
Q. ペーパーレス会議システムを導入するのにどれくらいの費用がかかりますか？
費用はシステムや規模によって異なりますが、クラウド型なら初期費用は数万円〜数十万円、月額は1ユーザーあたり数百円〜数千円が目安です。無料トライアルを活用して、コストと効果を確認すると安心です。
Q. 紙資料を完全に廃止しないと導入効果は出ませんか？
完全に廃止しなくても効果はあります。まずは社内会議だけデジタル化し、外部会議では必要に応じて紙を使うなど、段階的に進めましょう。最新資料の共有や更新がリアルタイムで行えるため、業務の正確性とスピードが向上します。
Q. ペーパーレス会議システムとAI議事録ツールを併用できますか？
はい、併用がおすすめです。資料共有や閲覧をペーパーレス会議システムで、議事録作成をAIツールで行うことで、会議内容の記録・整理が効率化します。両者を連携させれば、会議全体の生産性が大幅に向上します。
