【2025】最新おすすめの業務効率化ツール18選｜ツールの種類や選び方を解説
この記事でわかること
- 業務効率化ツールとは
- 業務効率化ツールで得られるメリット
- 目的別業務効率化ツールとその選び方
業務の生産性向上は、現代のビジネスにおいて欠かせないテーマです。限られたリソースの中で成果を最大化するためには、従来のやり方に頼るのではなく、テクノロジーの力を活用して効率よく業務を進めることが求められています。
そこで注目されているのが「業務効率化ツール」です。バックオフィス業務から営業、カスタマーサポート、チームのコミュニケーションに至るまで、幅広い分野で活用が進んでいます。
しかし実際には、「どのツールを選べばいいのか分からない」「自社の課題に合ったものが見つからない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。数多くのツールが存在する中で、自社に最適なものを見極めるのは決して簡単ではありません。さらに、導入後の定着や社内の活用促進にも配慮する必要があります。
そこで本記事では、業務効率化ツールの基本的な概要から、導入によって得られる4つのメリット、目的別に分類したツールの種類、さらに実際に導入を検討すべきおすすめのツール18選を一挙に紹介します。加えて、選定時に重視すべきポイントについても詳しく解説していきます。
これから業務効率化ツールの導入を検討している企業の担当者の方、特に情報収集の初期段階にいるマーケティング、営業企画、バックオフィスなどの部門の方々にとって、本記事が最適なツール選びの参考になることを目指しています。今抱えている業務の課題を解決し、生産性を飛躍的に向上させるための第一歩として、ぜひ最後までご覧ください。
また、業務効率化にお悩みの方は、ぜひ議事録作成時間を削減できるスマート書記をお試しください。スマート書記は使えば使うほど精度が上がる特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。
業務効率化ツールとは
業務効率化ツールとは、日々の業務における「ムダ」や「非効率」を減らし、作業時間を短縮したり、生産性を向上させたりするためのITツールやアプリケーションの総称です。これらのツールは、特定の業務を自動化するものから、チーム間のコミュニケーションを円滑にするもの、進捗管理や情報共有を可視化するものまで多岐にわたります。
たとえば、Excelによる手作業の集計作業をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で自動化したり、チャットツールでメールに比べて即時性の高い連絡手段を確保したりと、用途に応じてさまざまな形で導入されています。
特に近年、リモートワークやハイブリッドワークが普及したことで、業務の場所や時間に縛られず、効率よく業務をこなすためのツールへのニーズが高まりました。単なる便利ツールにとどまらず、企業全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）戦略の一環として導入されるケースも増えています。
さらに、業務効率化ツールの導入は「業務の棚卸し」にもつながります。ツールを導入する際には、自社の業務フローや課題を洗い出す必要があるため、それまで見過ごされていた非効率なプロセスに気づくきっかけにもなります。
このように、業務効率化ツールは単に便利なソフトウェアというだけでなく、企業の成長や持続可能性を支える重要なインフラです。導入にあたっては、自社の課題や業務フローを正しく理解し、最適なツールを選ぶことが鍵となります。次章では、そんな業務効率化ツールがもたらす具体的なメリットについて解説していきます。
業務効率化ツールの4つのメリット
1. 時間とコストの削減で生産性向上
業務効率化ツールの最大の魅力は、日々の業務にかかる時間とコストを大幅に削減できる点にあります。例えば、従来手作業で行っていたデータ入力や集計業務が、ツールを導入することで自動化されるようになれば、数時間かかっていた作業が数分で完了します。これにより、社員一人ひとりが本来注力すべきコア業務に時間を割くことができ、生産性が飛躍的に向上します。
また、業務プロセスの可視化・標準化を可能にするツールの導入によって、無駄な手戻り作業や確認作業が減少し、結果として社内の人件費や外注コストの削減にもつながります。さらに、SaaS型の業務ツールであれば、初期導入費用が抑えられるうえ、必要に応じてプランを柔軟に変更できるため、コスト管理もしやすいというメリットがあります。
2. ヒューマンエラーを最小限にして業務品質向上
人間が手作業で行う業務には、どうしてもミスがつきものです。たとえば、エクセルでの数値入力ミスやメールの誤送信、伝達ミスによるトラブルなど、些細なミスが後々の大きな損失につながることもあります。しかし、業務効率化ツールを活用することで、こうしたヒューマンエラーを大幅に減らすことが可能になります。
たとえば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入すれば、定型的で繰り返し発生する業務を自動で正確に処理できます。また、クラウドベースのプロジェクト管理ツールを使えば、誰が何をいつまでに行うかが明確になり、伝達ミスや認識のズレも減少します。さらに、ツールによるデータの一元管理は、情報の整合性を保つうえでも非常に有効です。
ミスを防ぐという観点に加え、万が一の際の「原因の特定」や「再発防止策の策定」がしやすくなるのも、ツール活用の隠れた利点です。ログの記録や履歴の追跡機能があることで、どこで何が起きたのかを明確にしやすくなります。
3. 情報共有の促進
業務効率化ツールは、社内の情報共有を円滑にし、チーム全体の連携を強化するうえでも大きな効果を発揮します。たとえば、チャットツールやナレッジ共有ツール、ファイル管理システムを導入することで、リモートワークなどでチーム内のメンバーそれぞれ勤務場所が異なる場合でも、リアルタイムでスムーズに情報のやり取りができるようになります。
さらに、タスクや進捗状況を見える化するプロジェクト管理ツールによって、業務の進捗をチーム全体で把握しやすくなります。これにより、遅延やボトルネックが発生した際にも迅速に対応が可能となり、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。
加えて、情報の属人化を防ぐという観点でもツールは重要です。特定の社員しか知らない業務情報やノウハウを、ツールを通じて組織内で共有することで、誰が欠けても業務が止まらない体制を作ることができます。このようなナレッジの蓄積と共有は、長期的な企業成長においても極めて重要な要素です。
4. 従業員の負担軽減でモチベーション向上
業務効率化ツールの導入は、単に作業を早く終わらせるだけでなく、従業員の心理的・身体的な負担を軽減する効果もあります。単純作業や繰り返し作業をツールに任せられることで、従業員はより創造的で価値の高い業務に集中でき、やりがいを感じやすくなります。
また、業務負荷が適切に分散されることで、長時間労働や休日出勤といった過重労働を防ぎ、ワークライフバランスの向上にも寄与します。これにより、社員のストレスが軽減され、結果としてモチベーションや職場満足度の向上につながるのです。
一部のツールには、個々の作業時間や生産性を可視化する機能が搭載されているものもあり、自己管理の意識向上にもつながります。自らの業務状況を客観的に振り返ることができるため、スキルアップやキャリア形成にもポジティブな影響を与えるでしょう。
目的別｜業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールと一口に言っても、その種類は多岐にわたります。企業が抱える課題や目的に応じて最適なツールは異なります。ここでは、代表的な6つのカテゴリに分けて、それぞれの特徴や活用シーンを解説します。
AI議事録ツール
AI議事録ツールは、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動で整理・抽出してくれるツールです。ZoomやGoogle Meetと連携することで、オンライン会議でも簡単に導入できます。
主なメリットは、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減できる点です。従来は誰かが会議中にメモを取り、その後テキストに起こすという手間がありましたが、AIが自動で処理することで業務のスピードと正確性が向上します。また、発言者ごとの記録が残るため、責任の所在も明確になります。
さらに見逃せないのが、聞き漏れや誤解を防げるという点です。あとから記録を見返すことで情報の確認や再共有が容易になり、チーム間の認識のズレも減少します。特にハイブリッド勤務が普及した現代では、出席できなかった社員への情報共有にも役立ちます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクの可視化・進捗の管理・スケジュールの調整・メンバー間のコミュニケーションを一元管理できるツールです。
複数のタスクが並行して進行する現代の業務環境では、各担当者の進捗状況や全体の進行具合を一目で把握することが求められます。プロジェクト管理ツールを活用することで、作業の抜け漏れや遅延を防止し、円滑な業務進行を実現できます。
また、タスクに対してコメントやファイル添付ができる機能により、情報のやり取りも効率化されます。さらに、ガントチャートやカンバン方式といった視覚的な管理方法が用意されており、マネジメント層から現場まで幅広く使いやすいのも特徴です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員同士のやり取りを円滑にするためのチャット・通話・ビデオ会議・ファイル共有機能などを備えたツールです。
従来のメール中心のやり取りでは、レスポンスの遅延やスレッド管理の煩雑さが課題でした。コミュニケーションツールを導入することで、リアルタイムかつ簡潔なやり取りが可能となり、情報伝達のスピードが格段に向上します。
また、チャンネル（部門・プロジェクトごとのトピック）ごとに会話を分けることで、情報の整理や後からの検索もしやすくなります。加えて、スタンプやリアクション機能など、ライトなやり取りが可能となることで、組織内の風通しが良くなるという副次的効果も見逃せません。
業務自動化ツール（RPA）
RPA（Robotic Process Automation）は、人が手動で行っていた定型作業をソフトウェアロボットが代行するツールです。Excelのデータ集計、受発注処理、請求書の発行など、ルールに基づく繰り返し作業を自動化できます。
業務自動化ツールの最大の利点は、「人間の時間」をより創造的な業務に振り分けられることです。単純作業から解放されることで、生産性の向上だけでなく、社員のモチベーション維持や離職防止にもつながります。
さらに、作業スピードの大幅な向上とエラーの削減が可能です。RPAは24時間365日稼働できるため、人員不足の対策や繁忙期のリソース補填にも有効です。ツール選定の際は、ノーコードで設定できるタイプもあるため、現場主導で導入できる点も魅力的です。
顧客管理ツール（CRM）
CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客とのやり取りや商談履歴、問い合わせ内容などを一元管理し、営業・マーケティング活動を効率化するためのツールです。
特に顧客の情報を部門横断的に共有することで、営業とマーケティング、サポート部門の連携がスムーズになります。これにより、見込み顧客のフォローアップやリピーターの育成など、売上に直結する活動がより戦略的に実行できます。
加えて、顧客の傾向を分析することで、ニーズに合わせた提案やキャンペーンの実施が可能になります。ツールによっては、メールマーケティングやスコアリング機能を備えたものもあり、営業プロセス全体を強化できる点が魅力です。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた業務（契約書の締結、稟議、書類の保管・共有など）をデジタル化するためのツールです。代表的な例としては、クラウドストレージ（Google DriveやDropbox）、電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSign）などがあります。
これらのツールを使うことで、印刷・郵送・ファイリングにかかるコストと手間が削減されるのはもちろん、検索性の向上やセキュリティ対策の強化も図れます。また、リモートワークが当たり前となった現代においては、どこからでも書類にアクセスできる環境が重要です。
このように、目的別に業務効率化ツールを選定することで、自社の課題を的確に解決し、全体最適な業務プロセスを構築することが可能になります。
おすすめの業務効率化ツール18選
ここからは、おすすめの業務効率化ツールを18種類ご紹介いたします。目的別に分類した各ツールの種類ごとに3つずつピックアップして、それぞれのツールの特徴などをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
AI議事録ツール3選
1. スマート書記
引用：スマート書記
スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。
この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。
スマート書記の特徴
- 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
- 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
- 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ
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2. AI GIJIROKU
引用：AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、導入企業数9,000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。
30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。
AI GIJIROKUの特徴
- Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
- 音声認識精度99.8%
- リアルタイム翻訳30か国語対応
3. Rimo Voice
引用：Rimo Voice
Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。1時間の音声を５分で文字起こしできます。音声や動画記録から文字起こししたい方におすすめです。
ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。
Rimo Voiceの特徴
- 日本語に特化したAIで自動文字起こし
- テキストと音声がシンクするスライダー機能
- AIが10秒で要約も作成
プロジェクト管理ツール3選
1. Asana
引用：Asana
Asanaは、世界190カ国100万以上のチームに利用されているプロジェクト管理ツールです。タスク・時間管理はもちろん、ゴール設定やポートフォリオ作成機能などさまざまな機能を備えており、プロジェクトの進行状況や目標との差を瞬時に理解することができます。
さらには、Googleはもちろん、MicrosoftやZoom、Slackなど、ビジネス上で使えるさまざまなオンラインツールとの連携ができるのも強みです。
Asanaの特徴
- 世界190カ国100万以上のチームに利用されている
- 豊富なオンラインツールと連携可能
- 個人向けプランから企業向けプランまで豊富な料金プラン
2. Trello
引用：Trello
Trelloは、世界数百万を超えるユーザーに使用されているプロジェクト管理ツールです。ユーザーインターフェースはシンプルで分かりやすい点が特徴です。カンバンボードと同様のTrelloボードによって、プロジェクトの計画から作業終了までの各ステップを細分化して管理できます。ブラウザ上の利用のみならず、モバイルアプリ、デスクトップアプリに対応しています。
Trelloの特徴
- シンプルでわかりやすいユーザーインターフェース
- Trelloボードでプロジェクトの各ステップを細分化して管理可能
- ブラウザ、モバイル、デスクトップどこでもシームレスに機能
3. CrowdLog
引用：Crowdlog
Crowdlogは、累計導入社数800社以上のプロジェクト管理ツールです。損益管理機能があることが特徴で、プロジェクトごとの原価管理・損益管理ができます。工数管理に特化していて、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携・同期することで、工数入力がそれぞれのカレンダーからも行えます。
Croudlogの特徴
- 損益管理機能あり
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーから工数入力可能
- ７日間の無料トライアルあり
コミュニケーションツール3選
1. Slack
引用：Slack
Slackは、働く時間や場所にとらわれず、チーム・ツール・顧客・パートナーとスムーズに連携して仕事を進められる拠点のようなメッセージツールです。社内の中でもプロジェクトや部署ごとにチャンネルを分けたり、社外の人も招待したチャンネルを作成したり、また、チャットだけでなくクリックひとつで音声やビデオですぐに会話をすることもできます。
Slackの特徴
- 人・プロジェクト・アプリ・AIが一元化されたツール
- 2,600個以上のアプリと連携できて、既に使用しているツールをさらに活用できる
- セキュリティ対策も豊富
2. TUNAG
引用：TUNAG
TUNAGは、スマホひとつで組織を強くするための豊富なDX機能がオールインワンになったツールです。社内コミュニケーション機能はもちろんのこと、スマホで見れるマニュアルやテスト機能を搭載していることが特徴で、人材教育を効率化して早期戦力化を実現してくれるツールです。組織課題に合わせてアプリ内で最適な取り組みを自由にカスタマイズできる点が魅力です。
TUNAGの特徴
- スマホで見れるマニュアル機能で人材教育を効率化
- 組織の課題に応じてカスタマイズできる活用方法
- 管理画面から報告・申請・アンケート集計に加えて、人事データも可視化・分析可能
3. ovice
引用：ovice
oviceは、仮想オフィスツールです。オフィス勤務とリモートワークが混在している会社でも、仮想オフィスツールを使えば、まるで同じ会社内で仕事をしているように、ちょっと隣の人に質問する、話しかける、といったことができます。今何をしているのか、誰と話しているのか、会議中なのか、社外にいるのか、スタッフの状況がひとめでわかるところが特徴です。
oviceの特徴
- オフィスとリモート勤務で分かれていても気軽に声掛けができる
- 助成金や補助金を活用してコストを抑えた導入が可能
- 約4,000社の導入実績あり
業務自動化ツール3選
1. WinActor
引用：WinActor
WinActorは、NTTの研究所で生まれた純国産RPAツールです。人の手で行われる Windows PC での業務の手順を「シナリオ」として記憶して、同じ操作を何回でも繰り返し実行することができます。全国にある販売代理店が、業務コンサルから導入支援、シナリオ作成支援等、多種多様なサービス・サポートに対応してくれます。PC１台でのスモールスタートから、大規模導入まで幅広く対応してくれるところも特徴です。
WinActorの特徴
- NTTの研究所で生まれた純国産RPAツール
- 全国にある販売代理店が多種多様なサービス・サポートに対応
- PC１台でのスモールスタートから、大規模導入まで幅広く対応
2. Automation Anywhere
Automation Anywhereは、単純な反復作業を自動化してくれるRPAツールです。例えば、給与計算・見積作成・経費申請・顧客管理・在庫管理・お問い合わせ対応などの業務の中でも単純で反復的な作業をAIやロボットが代わりに行なってくれます。クラウド型ツールですが、コンプライアンスを実現するために、厳格にデータは暗号化されるため、セキュリティ面も安心です。
Automation Anywhereの特徴
- 単純作業をAIやロボットで自動化
- クラウド環境で、いつでも誰でもロボットを作成可能
- 安心のセキュリティ
3. RoboTANGO
引用：RoboTANGO
RoboTANGOは、繰り返し発生するPCの定型業務を自動化できるRPAツールです。Excelやシステムへの入力・更新作業、データの加工や集計作業など、これまで手作業でおこなっていた作業を自動化できます。1つのライセンスを複数のPCで共有でき、低価格で利用できるため、スモールスタートが可能です。導入前から充実したサポート体制で、初めてツールを導入検討している方でも安心です。
RoboTANGOの特徴
- 低価格でスモールスタートが可能
- 導入前から手厚いフォローでサポート体制◎
- 初心者にもやさしいRPAツール
顧客管理ツール3選
1. Salesforce
引用： Salesforce
Salesforceは、営業・カスタマーサポート・メール配信の機能がオールインワンになったCRM、すなわち顧客管理ツールです。AIが搭載されており、AIが見込み客の選定してくれたり、過去の実績データを元に優先すべき案件を教えてくれたり、お客様ごとの興味・関心内容に合わせたメールを自動作成してくれたりなど、機能が豊富です。
Salesforceの特徴
- 予測AIと生成AIを活用して売上を高められる
- クラウドベースの顧客管理ソフトウェア
- 従業員の生産性向上とお客様満足度向上を実現できる
2. Mazrica
引用：Mazrica
Mazricaは、営業DXを推進するために、誰でも使いやすいという点に重きを置いた営業支援ツールです。そのため、UIがわかりやすい、見やすい点はもちろんのこと、ツールに関する不明点を問い合わせる際のサポート体制も充実しています。また、多様なツールとも簡単に連携できるため、すでに使用しているチャットやメールツールなどと連携してシームレスに業務を効率化できます。
Mazricaの特徴
- 誰にでも使いやすく、導入後の使いにくい問題を防ぐ
- マーケティング・セールス・分析に特化。AI機能で効率化。
- 充実した機能と安心のセキュリティ対策
3. esm（eセールスマネージャー）
引用：esm
esmは、顧客情報管理（CRM）機能、営業支援（SFA）機能を備えたツールです。顧客情報を一元管理し、一貫性のある顧客対応が実現できるため、情報の属人化を解消したり、顧客関係維持を強化できます。また、営業支援機能によって営業プロセスを見える化したり、マーケティング・オートメーション機能で既存の顧客だけでなく、見込み客の獲得実現もサポートしてくれます。
esmの特徴
- AIの力を活用して業務効率化
- 顧客・名刺・案件軸などで商談の履歴管理も可能
- ユーザー93.8％が絶賛する充実したサポートサービス
ペーパーレス化ツール3選
1. クラウドサイン
引用：クラウドサイン
クラウドサインは、契約の締結から契約書の管理まで可能にしてくれるクラウド型の電子契約サービスです。従来の紙媒体での契約書のやりとりの場合、契約締結までの作業に数日要していたところを、大きくスピードアップできます。ペーパーレスで経費削減は勿論、事務作業にかかっていた人的コストの削減も実現できます。
クラウドサインの特徴
- ペーパーレスで金額的コストと人的コストを削減
- 契約締結まで大幅にスピードアップ
- 外部サービスとの連携も可能で導入・操作がスムーズ
2. sansan
引用：sansan
sansanは、名刺のデータを蓄積・共有・活用して、営業力を強化してくれる名刺管理ツールです。ツールで名刺をデータ化することで、社員ひとりひとりがそれぞれ管理していた顧客情報を、組織として蓄積し、正確な顧客情報を社内で共有できるようになります。紙の名刺だけでなく、デジタル名刺やメールの署名から取得した顧客情報も一元管理できるのが特徴です。
sansanの特徴
- 名刺を99.9％の精度で正確にデータ化
- デジタル名刺やメールの署名から取得した顧客情報も一元管理
- 同一人物の名刺データを人物単位でまとめて管理できる
3. カミナシ
引用：カミナシ
カミナシは、帳票のデジタル化ツールで、日々のチェックリスト・作業日報・点検記録などの書類をペーパーレス化できます。食品製造業や機械製造業などの製造業だけでなく、飲食店、宿泊施設、物流やアパレルなど、幅広い業種で活用されています。操作はシンプルかつ直感的にでき、記録の抜け漏れやミスがあるとアラート表示されたりなど、ヒューマンエラーを防ぐこともできます。
カミナシの特徴
- 管理者の確認工数95.8％削減
- 作業ミスを98.3％削減
- 記録はクラウド管理、オンライン上で承認も可能
業務効率化ツールを選ぶ際の4つのポイント
1. ツールが使いやすいかどうか
業務効率化ツールを導入する際に、まず最も重視すべきポイントが「使いやすさ」です。どれほど高機能なツールであっても、実際に使用する社員が直感的に操作できず、使いこなせなければ業務の効率はかえって落ちてしまいます。特に、ITリテラシーが高くない社員も含めて使うことが前提であれば、UI（ユーザーインターフェース）が分かりやすく、マニュアルを見なくても基本的な操作ができることが重要です。
また、操作ミスが発生しにくい設計や、迷ったときにすぐに参照できるヘルプ機能があると安心です。さらに、オンボーディング（初期設定や導入サポート）が簡単で、チーム内での導入がスムーズに進むこともツールを選ぶ際のポイントになります。使いやすさは、導入後の定着率や運用効果に直結するため、デモ版や無料トライアルなどを通じて、実際の使用感を確認することが推奨されます。
2. 既存のシステムと連携できるか
次に重要なのが、既存のシステムやツールとの連携性です。業務効率化ツールは単独で完結するのではなく、社内で既に使用している他のシステム（例：勤怠管理システム、顧客管理システム、チャットツールなど）と連携できることで、より業務効率化が促進されます。API連携の有無や、外部サービスとの連携実績、データのインポート／エクスポート機能などをチェックすることが大切です。
ツール同士が連携することで、データ入力の二度手間を省いたり、情報の自動反映が可能になったりと、さらなる効率化につながります。逆に、連携ができない場合には手動での作業が発生し、業務効率が下がってしまうリスクもあります。中長期的な業務プロセス全体を見渡し、自社のIT環境との相性を考慮する視点が求められます。
3. セキュリティ対策は万全か
業務で使用するツールには、従業員情報や顧客情報などの機密性の高いデータが扱われることも多いため、セキュリティ面の確認は欠かせません。特にクラウド型のサービスを利用する場合は、通信の暗号化、データのバックアップ体制、サーバーの安全性、アクセス権限の管理機能などをしっかりとチェックする必要があります。
また、国内外のセキュリティ認証（例：ISO27001、SOC2）を取得しているかどうかも、安心材料の一つです。サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが高まっている昨今、導入時だけでなく、運用中のアップデートやパッチ対応など、継続的なセキュリティ管理体制があるかどうかも評価基準になります。
さらに、「社内のセキュリティポリシーと適合しているか」という観点も重要です。ツールのセキュリティ仕様が、社内ルールや業界ガイドラインに合致していなければ、導入自体が難しくなる可能性もあります。
4. サポート体制は充実しているか
最後に注目したいのが、導入後のサポート体制です。新しいツールは導入しただけでは終わらず、運用中にトラブルが発生したり、使い方に関する疑問が出たりすることもあります。その際、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかは、安心して活用を続けるための重要なポイントです。
例えば、問い合わせ窓口が日本語対応しているか、電話やチャットなど複数のチャネルでサポートを受けられるか、サポート対応時間は業務時間と合っているか、といった点を確認しましょう。また、FAQやナレッジベース、チュートリアル動画など、自己解決できるためのリソースが充実しているかも有用です。
さらに、サポートの質に加えて「導入支援」「初期設定のサポート」「研修サービス」など、ツールを業務に定着させるための伴走型支援が用意されているかも確認しましょう。こうしたサポートがあることで、導入直後のつまずきを減らし、社内にスムーズに浸透させることが可能になります。
まとめ｜抱えている課題を解決するのに最適な業務効率化ツールを導入しよう！
業務効率化ツールは、単に「作業を簡素にするソフト」にとどまらず、企業の成長に直結する重要なツールと言えます。時間やコストを削減しつつ、チーム全体の生産性を向上させるだけでなく、情報共有や勤務環境の改善により、従業員のモチベーションにも良い影響を与えます。
これまでに紹介したように、業務効率化ツールは目的や課題に合わせて多種多様に存在します。例えば、会議内容を自動で記録してまとめてくれるAI議事録ツールや、プロジェクトの進行を一元管理できるプロジェクト管理ツール、さらにはルーチンワークと組み合わせて協業体制を構築しやすくするコミュニケーションツールもあります。
また、これらのツールは単独で使うのではなく、企業の現行のシステムや他のツールとの連携を考慮して選ぶことで、さらに大きな効果を発揮します。特にデータの連携と保存、そして情報の流通性は、長期的に要求される構築スキルと言えるでしょう。
業務効率化ツールを選ぶときは、導入直後から使用できるようなわかりやすさ、そして長期的に使えるサポート体制も重要な要素です。課題を明確にし、それを解決してくれる最適な業務効率化ツールを見つけましょう。
スマート書記は議事録作成時間を最大90%以上削減できるAI議事録サービスです。議事録作成時間の削減だけではなく「会議の要点の音声をピンポイントで共有」することもでき、業界問わず大手企業、自治体など様々な累計5,000社以上で利用されています。
DXを始めたいけど、何から着手すればいいか分からない方は、ぜひAI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
