ChatGPTとAI議事録ツールを徹底比較｜カスタムGPTsで本当に議事録作成は効率化できる？
「会議の度に議事録作成に追われて、本来の業務に集中できない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。近年、ChatGPTをはじめとした生成AIツールの普及により、議事録作成の効率化に大きな注目が集まっています。一方で、AI議事録に特化したツールも数多く登場し、「どちらを選べば良いのか」と迷われる方も増えています。
本記事では、ChatGPTとAI議事録ツールの実践的な比較を通じて、あなたの組織に最適な議事録効率化の道筋を見つけるための完全ガイドをお届けします。それぞれの特徴や活用方法まで詳しく解説しますので、ぜひ参考にご覧ください。
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議事録作成の効率化が求められている背景
現代のビジネス環境において、議事録作成の効率化は多くの企業が直面する切実な課題となっています。近年のリモートワーク普及により、オンライン会議の頻度は以前と増加しており、これに伴い議事録作成にかかる時間も大幅に増加しています。
さらに深刻なのは、属人化による品質ばらつきの課題です。議事録作成スキルは個人差が大きく、同じ会議でも担当者によって記録される内容や詳細度が大きく異なることが珍しくありません。これにより、後から会議内容を確認する際に必要な情報が不足していたり、逆に冗長すぎて要点が見つからないといった問題が発生しています。
また、多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）推進が加速する中、議事録効率化は「デジタル化の第一歩」として位置づけられています。議事録という日常業務の効率化から始めることで、社員のAIツール活用への抵抗感を和らげ、より大規模なデジタル変革への土台を築くことができるからです。より詳しく議事録作成の効率化が「デジタル化の第一歩」である理由を知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にご覧ください。
議事録作成を効率化する2つのアプローチ
現在、議事録作成の効率化には主に2つのアプローチが存在します。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
ChatGPTなどの生成AIツールの活用
まず、ChatGPTを代表とする汎用的な生成AIツールの活用です。ChatGPTは世界で最も利用されているAIツールの一つで、2023年には月間アクティブユーザー数が1億人を突破しました。その大きな魅力は、無料版でも基本的な議事録作成が可能な点にあります。
無料版のChatGPTでは、会議の音声を別途文字起こしした後、そのテキストを貼り付けて「この会議内容を議事録形式でまとめてください」といったプロンプトを入力することで、構造化された議事録を生成することができます。また、有料版（ChatGPT Plus）では、カスタムGPTsという機能を使って毎回のプロンプトを入力する手間を省くことができます。
具体的にChatGPTで議事録を作成する方法については以下の記事で解説しています。
AI議事録ツールの活用
一方、AI議事録ツールは、議事録効率化に特化しています。これらのツールは、文字起こしから音声の聞き直しの簡易化、AIの活用など、議事録作成に必要な全ての工程を一気通貫で処理できる点が特徴です。
AI議事録ツールの大きなメリットは、プロンプト不要で均一品質を実現できることです。ツール提供側が議事録作成に最適化されたAIモデルを使用しているため、複雑なプロンプトを考える必要がなく、誰が使っても一定レベル以上の品質の議事録を作成することができます。
また、多くのサービスでは会議システム（Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）との連携機能を提供しており、録音から文字起こし、議事録生成、さらには参加者への共有まで、全ての工程を自動化することが可能です。
なぜ文字起こし精度が効率化の成否を分けるのか
議事録効率化において、多くの方が見落としがちなのが文字起こし精度の重要性です。実は、この精度の差が全体的な効率化の成否を大きく左右します。
修正時間が全体効率を左右する理由を具体的に説明しましょう。文字起こし精度が95％の場合と85％の場合を比較すると、1時間の会議（約9000文字）において、前者では約450文字、後者では約1350文字の修正が必要になります。これは修正時間に換算すると、約15分対45分という大きな差になります。つまり、精度の低い文字起こしを使用した場合、せっかくAI化したにも関わらず、修正作業に多大な時間を取られてしまう可能性があるのです。
ChatGPTも別途文字起こしが必要という点も重要なポイントです。ChatGPT自体に高精度な文字起こし機能は搭載されていないため、議事録作成の前段階として、別のツールで音声をテキスト化する必要があります。この際、無料の文字起こしツールを使用すると精度に問題があることが多く、結果的に後工程での修正作業が増加してしまいます。
OpenAIが提供するWhisper APIとの組み合わせという選択肢もあります。Whisper APIは高精度な音声認識技術として評価されており、ChatGPTと組み合わせることで、一貫した品質での議事録作成が可能になります。ただし、この場合はAPIの利用料金が別途発生し、また技術的な実装スキルも必要になるため、一般的な企業での導入にはハードルがあります。
精度の差が生む累積的な時間ロスも見逃せません。週に5回の会議がある企業の場合、文字起こし精度の10％の差が、月間で約10時間の作業時間差を生むことになります。年間では約120時間、つまり約15営業日分の時間差となり、これは決して無視できない規模です。
そもそも文字起こし精度はどのような要素で決まるか？詳細を確認したい方は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
ChatGPTとAI議事録サービスの実践的な比較
では、実際の使用場面において、ChatGPTとAI議事録サービスにはどのような違いがあるのでしょうか。実践的な観点から詳しく比較してみましょう。
プロンプトとカスタムGPTsの活用可能性
ChatGPTを議事録作成に活用する際の最初の選択肢は、毎回プロンプトを入力する方法です。この場合、「以下の会議内容を議事録形式でまとめ、決定事項と次回までのアクションアイテムを明確にしてください」といった指示文を毎回作成する必要があります。プロンプトの質によって出力結果が大きく左右されるため、効果的な指示文を作成するスキルが求められます。
より効率的な選択肢として、ChatGPT Plusで利用可能なカスタムGPTsがあります。これは議事録専用のAIアシスタントを作成し、組織の議事録フォーマットや要求事項を事前に設定しておく機能です。一度作成すれば、毎回同じ品質での議事録を生成することが期待できます。
ただし、カスタムGPTs作成・管理の負担は決して軽くありません。効果的なカスタムGPTsを作成するには、プロンプトエンジニアリングの知識が必要で、組織の議事録要件を詳細に分析し、それを適切な指示文に落とし込む作業が必要です。また、議事録フォーマットの変更や新しい要件が生じた際には、カスタムGPTsの設定を更新する保守作業も発生します。
チーム共有時の課題も重要なポイントです。カスタムGPTsは作成者のChatGPT Plusアカウントに紐づくため、組織全体で共有するには、全メンバーがChatGPT Plusに加入するか、ChatGPT Teamプランに移行する必要があります。後者の場合、月額費用が大幅に増加することになります。
一方、AI議事録ツールのプロンプト不要の価値は明確です。議事録作成に最適化されたシステムでは、複雑な設定や指示文の作成は不要で、会議音声をアップロードするだけで、一定品質以上の議事録が自動生成されます。これにより、プロンプト作成スキルの属人化を防ぎ、組織全体での標準化を図ることができます。
議事録作成が完了するまでのステップ
実際の作業工程を比較すると、両者の特性がより鮮明になります。ChatGPTの通常版を使用する場合、議事録完成までに6つのステップが必要です。会議の録音、別ツールでの文字起こし、ChatGPTへのテキスト入力、プロンプトと共に送信、生成された議事録の確認・修正、そして参加者への共有という流れです。複数のツールを横断的に使用する必要があり、データの移動や各段階での品質チェックに時間がかかるという課題があります。
ChatGPTの音声機能を活用すれば、工程は若干簡略化されます。アプリで音声会話を開始し、会議内容を音声入力して要約生成を依頼するだけです。しかし、音声認識の精度に課題があり、特に複数人が参加する会議では発言者の特定が困難になることが多く報告されています。専門用語や固有名詞の認識精度も不安定で、結局は大幅な修正作業が必要になるケースも少なくありません。
一方、AI議事ツールでは、録音から文字起こし、議事録生成まですべて1つのツールで対応できます。利用者は生成された議事録を確認し、必要に応じて修正を加えるだけで完了します。複数のツールを行き来する必要がないため、作業の流れが途切れることなく、効率的に議事録を作成できます。
この差は実際の作業時間にも影響するため、実際に両者を比較しどれだけ作業時間に違いが発生するかを確認しておくことが重要です。
利用コストと機能制限の違い
コスト面での比較は、多くの組織にとって重要な判断材料となります。ChatGPT無料版には回数制限があり、1日あたり約15〜20回程度のやり取りに制限されています。議事録作成では、初回生成、修正依頼、フォーマット調整など複数回のやり取りが必要なケースが多いため、頻繁に会議がある組織では制限に達してしまう可能性があります。
ChatGPT Plus版（月額$20、約3,000円）では、この制限が大幅に緩和され、カスタムGPTs機能も利用できます。1人あたりの費用対効果を考える際、月に10時間以上の議事録作業時間を削減できれば、十分に費用対効果が合う計算になります。
AI議事録ツールとのコスト比較では、利用人数や使用する会議時間により詳細のコストは変動しますが、多くのAI議事録サービスが月額10,000〜50,000円程度の価格帯で提供されています。この中には、文字起こし、議事録生成、参加者管理、共有機能などが包括的に含まれているため、ChatGPTと別途文字起こしツールを組み合わせる場合の総コストと比較検討する必要があります。
どちらのアプローチを選べば良いのか？確認しておきたいポイント
自社に最適な選択をするために、以下の重要なポイントを整理して検討することをおすすめします。
効率化したい議事録の種類を明確にする
まず、対象となる会議の重要度と頻度を整理しましょう。経営会議や重要なプロジェクト会議のように、高い精度と詳細な記録が必要な会議では、AI議事録ツールの方が適している場合が多くあります。一方、日常的な進捗確認や簡単な打ち合わせであれば、ChatGPTでも十分な品質の議事録を作成できる可能性があります。
また、議事録の用途も検討要因の一つです。社内共有用の簡易的な記録であればChatGPTで十分ですが、法的証拠として保管する必要がある議事録や、外部のステークホルダーに提出する正式な議事録では、AI議事録ツールの高い精度と品質管理機能が求められます。
会議の種類によって議事録作成時間の削減幅が異なるポイントがあるため、以下の記事で詳しく解説しています。
既存のAIツール利用状況を確認する
すでに組織でChatGPT Plus契約がある場合、追加コストをかけずに議事録効率化を始められるメリットがあります。特に、マーケティングやコンテンツ作成など他の用途でもChatGPTを積極活用している組織では、議事録作成も含めた包括的な活用により、より高い費用対効果を実現できます。
一方、ChatGPTの利用経験が少ない組織では、プロンプト作成スキルの習得に時間がかかる可能性があります。この場合、即効性を重視するならAI議事録ツールの方が適している場合もあります。
また、既存のITシステムとの連携も重要な検討要素です。すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceを全社導入している場合、これらと連携可能なAI議事録サービスを選択することで、既存の業務フローとの親和性を高めることができます。
セキュリティとデータ管理の要件を確認する
ChatGPTのデータ利用ポリシーについては、慎重な確認が必要です。ChatGPTの無料版では、ユーザーの入力データがモデルの学習に使用される可能性があります。Plus版以上では、設定によりデータの学習利用を無効にできますが、それでも機密情報を含む議事録を扱う場合は慎重な判断が求められます。
機密情報の取り扱いについては、各組織のセキュリティポリシーとの整合性を確認することが重要です。金融機関や医療機関など、厳格な情報管理が求められる業界では、データの暗号化・削除機能が充実したAI議事録ツールの検討が必要になります。
まとめ｜自社に最適な議事録効率化の道筋を見つける
議事録効率化の取り組みにおいて、最も重要なことは段階的なアプローチを取ることです。いきなり大規模な投資を行うのではなく、まず小さな規模で効果を確認し、組織に適した方法を見極めることをおすすめします。
まず、無料版ChatGPTでまず効果を体験してみることから始めましょう。文字起こしツールと組み合わせ、実際にどの程度の時間短縮効果があるかを測定してください。この段階で、組織の会議特性やメンバーのスキルレベル、求められる品質水準を把握することができます。
効果が確認できた場合は、Plus版の費用対効果を1ヶ月検証してみることをおすすめします。カスタムGPTs機能を活用し、組織の議事録フォーマットに特化したツールを作成し、その利便性と品質を評価してください。この検証期間中に、プロンプト作成の手間や学習コストも含めた総合的な評価を行います。
カスタムGPTs作成の手間を実際に確認することも重要なプロセスです。効果的なカスタムGPTsの作成には相応の時間と知識が必要で、また継続的な保守作業も発生します。この作業負荷が組織にとって適切かどうかを実際の経験を通じて判断してください。
これらの経験を基にAI議事録ツールの価値を判断することで、より客観的で適切な選択が可能になります。ChatGPTでの試行錯誤を通じて明らかになった課題や限界を踏まえ、AI議事録ツールがどの程度それらを解決できるかを評価してください。
最終的には、最適なツールで持続可能な効率化を実現することが目標です。一時的な効果ではなく、組織の成長と共に長期的に価値を提供し続けるソリューションを選択し、議事録効率化を通じてより価値の高い業務に集中できる環境を構築してください。
生成AIを活用して、上手く自動要約や要点抽出をするには、ベースとなる文字起こしの精度が高いことが必要不可欠です。
- 固有名詞や専門用語の変換が上手くいかない
- 「えー」や「あの」などの意味をなさない言葉も文字起こしされてしまう
- 文字起こしを修正してから生成AIを活用しているが修正に時間がかかっている
このような文字起こし精度にお悩みを抱えている方は、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」をお試しください。
またスマート書記のAIアシスト機能を活用して自動要約・要点抽出も自動化できます。自動化することが可能です。AIアシストを活用すれば以下を自動化することができます。
- 要約文章の生成
- 要点の自動抽出
- 決定事項やToDo、質疑応答の抽出
スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほどAIの精度が向上します。累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。
よくある質問と回答
Q. カスタムGPTsを作ればAI議事録ツールは不要ですか？
カスタムGPTsは確かに強力な機能ですが、AI議事録ツールの完全な代替にはならない場面も多くあります。最大の違いは文字起こし機能の有無で、カスタムGPTsは議事録の構造化や要約には優れていますが、音声からテキストへの変換は別途行う必要があります。
また、カスタムGPTsの作成と保守には相応のスキルと時間が必要です。組織の議事録要件が変化した際の設定更新、新しいメンバーへの使い方指導、品質の一貫性管理など、運用面での負荷も考慮する必要があります。
一方、AI議事録ツールでは音声処理から議事録生成まで一貫したソリューションが提供され、さらに参加者管理、権限設定、データ保管など、企業利用に必要な機能が包括的に含まれています。カスタムGPTsとAI議事録ツールのどちらを選ぶかは、組織の技術リソースや議事録の重要度によって判断することをおすすめします。
Q. 無料版ChatGPTでどこまでできる？
無料版ChatGPTでも基本的な議事録作成は十分可能です。事前に文字起こしされたテキストを入力し、適切なプロンプトを使用することで、構造化された議事録を生成できます。決定事項やアクションアイテムの抽出、重要なポイントの要約なども、プロンプト次第で高品質な結果を得ることができます。
ただし、無料版には1日あたりの利用回数制限があり、長い会議の議事録作成や複数の修正依頼には制約があります。また、カスタムGPTs機能は利用できないため、毎回プロンプトを入力する必要があり、品質の一貫性を保つには工夫が必要です。
まずは無料版で議事録作成の効果を体験し、利用頻度や品質要件に応じて有料版への移行やAI議事録ツールの導入を検討するという段階的なアプローチをおすすめします。小規模な組織や議事録の頻度が低い場合は、無料版でも十分に効果を実感できるでしょう。無料と有料の違いについて詳しく知りたい方は以下の記事も参考にご覧ください。
Q. プロンプト作成は本当に負担になりますか？
効果的なプロンプト作成には、確かに一定のスキルと時間投資が必要です。しかし、一度作成したプロンプトは継続的に活用できるため、中長期的には十分に投資回収が可能です。社内でプロンプトのテンプレートを共有することで、組織全体での効率化効果も期待できます。
