【徹底比較】GeminiとAI議事録ツールどちらを選ぶ？議事録効率化の成功ポイントを解説
「またこの会議も議事録を作らなければ…」と議事録作成に課題感を持っている方も多いのではないでしょうか。会議の数が増え続ける現代において、議事録作成は多くのビジネスパーソンにとって大きな負担となっています。そこで注目されているのが、Geminiなどの生成AIを活用した議事録作成の効率化です。
しかし、「Geminiを使えば簡単に議事録ができる」という情報を目にする一方で、「AI議事録専門サービスも気になる」という方も多いのではないでしょうか。とはいえどちらを選択すればよいのか、それぞれのメリット・デメリットを理解する必要があります。
本記事では、Geminiを使った議事録作成とAI議事録ツールを徹底比較し、あなたの組織でどちらを利用すべきかを判断できる情報をご紹介します。議事録作成の効率化を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
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議事録作成の効率化が求められている背景
近年、多くの企業で会議時間の増加とともに、議事録作成の負担も急速に拡大しています。リモートワークの普及により、以前なら口頭で済ませていた連絡事項も、正式な会議として開催されるケースが増えているためです。実際に、週に10回以上の会議に参加している管理職の方も珍しくありません。
また議事録作成の属人化による品質のばらつきという課題もあがられます。文章力のある担当者が作成した議事録は要点が整理され読みやすい一方で、慣れていない担当者の場合は重要な決定事項が抜け落ちていたり、何を決めたのか分からない曖昧な内容になってしまうことがあります。この品質差が、後々のプロジェクト進行に大きな影響を与えることも少なくありません。
さらに、多くの企業でDX推進が叫ばれる中、議事録作成の効率化は「デジタル化の第一歩」として位置づけられています。なぜなら、議事録は日常業務に最も身近で、効果を実感しやすい領域だからです。ここで成功体験を積むことができれば、他の業務プロセスのデジタル化にも前向きに取り組めるようになります。より詳しく議事録作成の効率化が「デジタル化の第一歩」である理由を知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にご覧ください。
議事録作成を効率化する2つのアプローチ
現在、議事録作成の効率化を実現する主要なアプローチは大きく2つに分けられます。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
Geminiなどの生成AIツールの活用
Geminiを活用した議事録作成の最大のメリットは、企業としてGoogleWorkspaceを活用している場合、既存の環境ですぐに始められる手軽さです。GoogleアカウントさえあればGemini Advancedを利用でき、専門的な設定や新しいシステムの導入は必要ありません。そのため追加的な学習コストも最小限に抑えることができます。
また、追加のシステム導入費用が発生しない点も大きな魅力です。月額3,000円程度のGemini Advanced料金だけで、高度なAI機能を活用できるため、コストパフォーマンスの観点からも非常に優れています。これは特に、予算確保に時間がかかる中小企業にとって重要なメリットといえるでしょう。
さらに、プロンプト次第で様々な形式の議事録を作成できる柔軟性も見逃せません。社内向けの簡易的な議事録から、クライアント向けの正式な議事録まで、用途に応じて出力形式を調整することが可能です。この自由度の高さは、多様な会議形式を持つ組織にとって非常に有用です。
具体的にGeminiで議事録を作成する方法については以下の記事で解説しています。
AI議事録ツールの活用
一方、AI議事録ツールは、議事録効率化に特化しています。最大の特徴は、文字起こしから議事録の編集・共有まで、一気通貫でサポートしている点です。AI議事録ツールでは、音声認識の精度向上はもちろん、話者の特定や重要度に応じた要約機能など、議事録作成に特化した機能が豊富に用意されています。
特に注目すべきは、プロンプトの入力が不要で、誰が使っても均一な品質の議事録を作成できることです。Geminiでは効果的なプロンプトを作成するためのスキルが必要ですが、AI議事録ツールでは事前にツール側で最適化されたアルゴリズムが組み込まれているため、利用者のスキルレベルに左右されません。
また、議事録作成に必要な一連のワークフロー全体が最適化されているため、トータルでの作業時間短縮効果も期待できます。音声データのアップロードから最終的な議事録の完成まで、シームレスな作業環境が提供されます。
なぜ文字起こし精度が効率化の成否を分けるのか
議事録の効率化を検討する際、多くの方が見落としがちなのが文字起こし精度の重要性です。実は、この精度こそが全体的な効率化効果を左右する最も重要な要素なのです。
文字起こしの精度が低い場合、後の修正作業に膨大な時間を要することになります。例えば、1時間の会議で文字起こし精度が80％だった場合、残り20％の修正作業だけで30分以上かかることも珍しくありません。つまり、精度の差がそのまま累積的な時間ロスにつながってしまうのです。
Geminiを利用する場合も、まず音声を文字データに変換する必要があります。この段階で精度の低い文字起こしデータを使用してしまうと、Geminiがいくら優秀でも、元データの誤りに基づいた議事録が生成されてしまいます。結果として、後から大幅な修正が必要になり、効率化どころか逆に時間がかかってしまうケースも少なくありません。
これに対して、専門のAI議事録サービスでは、議事録作成に特化した高精度の音声認識技術が採用されています。複数話者の識別、専門用語の認識、環境音の除去など、会議特有の音響環境に最適化された技術により、一般的な文字起こしツールより20〜30％高い精度を実現することも珍しくはありません。この精度の差が、最終的な作業効率に大きく影響するのです。
そもそも文字起こし精度はどのような要素で決まるか？詳細を確認したい方は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
GeminiとAI議事録サービスの実践的な比較
ここで、両者の違いをより具体的に比較してみましょう。実際の運用場面での差異を理解することで、より適切な選択が可能になります。
プロンプトの入力有無がもたらす違い
Geminiを活用する場合、効果的な議事録を作成するためには適切なプロンプトの設計が必要不可欠です。「会議の要点をまとめて」という簡単な指示では、期待通りの結果を得ることは困難です。参加者の役職、決定事項の重要度、アクションアイテムの整理方法など、詳細な指示を盛り込んだプロンプトを作成する必要があります。
この作業は一見簡単に思えますが、実際には高度なスキルが求められます。会議の種類や参加者の特性に応じてプロンプトを調整したり、出力結果を見ながら継続的に改良を重ねる必要があるからです。また、Geminiのモデル更新により、今まで活用していたプロンプトが期待通りに動作しなくなるリスクもあります。
これに対して、AI議事録ツールは、議事録作成に特化したアルゴリズムが事前に組み込まれているため、プロンプトの入力は一切不要です。音声データをアップロードしたりAI議事録ツールで録音をするだけで、文字起こしが完了し、ワンクリックで一定品質の議事録が自動生成されます。この差は、特に多忙な管理職の方や、AI技術に詳しくないメンバーが多い組織にとって大きなメリットとなります。
議事録作成が完了するまでのステップ
実際の作業ステップを比較すると、両者の特性がより明確になります。Geminiを利用する場合、まず音声録音からテキスト化、そのテキストをGeminiに入力してプロンプトと共に処理、出力された内容を確認・修正、最終的な体裁を整える、という4〜5段階のプロセスが必要です。各段階で品質チェックと調整を行う必要があり、トータルで長い作業時間が生まれることがあります。
一方、AI議事録ツールの場合、会議の録音、文字起こしから議事録を生成、生成された議事録の確認・微調整という3段階で完了します。しかも、各段階の作業時間が大幅に短縮されるため、トータルで短い時間で完了し、複数ツールを行き来する必要がなく、1つのツールで完結するのも大きな魅力です。
この差は、週に複数回の会議がある環境では累積的に大きな影響を与えます。仮に週5回の会議で各30分の時間短縮ができれば、月間で10時間、年間では120時間もの時間を他の重要業務に振り向けることができます。
最適な利用シーン
会議の規模と頻度による使い分けも重要なポイントです。月に2〜3回程度の小規模な会議が中心の場合、Geminiの柔軟性とコスト面でのメリットが活かされます。特に、スタートアップ企業や部署内の定例会議など、フォーマットが比較的自由な環境では、プロンプトのカスタマイズによる柔軟性が重宝されるでしょう。
しかし、週に10回以上の会議がある環境や、外部関係者を含む重要な会議が多い場合は、AI議事録ツールの均一性と効率性がより適しています。特に、議事録の品質に一定の基準が求められる企業環境では、プロンプト依存のリスクを避けられるAI議事録ツールの価値が高まります。
また、セキュリティ要件の観点からも違いがあります。社外秘情報を含む会議の場合、データの保存場所やアクセス権限の管理において、より厳格な基準が求められることがあります。この点で、企業向けにセキュリティ機能を特化させたAI議事録ツールの方が適している場合が多いのです。
どちらのアプローチを選べば良いのか？確認しておきたいポイント
最適な選択肢を決定するために、以下の3つのポイントを事前に整理しておくことをおすすめします。
効率化したい議事録の種類を明確にする
まず、自社で作成している議事録の重要度と頻度を整理してみましょう。部署内の気軽な打ち合わせから、役員会議や重要な商談まで、会議の性格によって求められる議事録の品質は大きく異なります。重要度の高い会議が多い場合、品質の安定性を重視したAI議事録ツールが適していますが、日常的な情報共有が中心であれば、柔軟性の高いGeminiが効果的です。
参加人数と専門性の考慮も欠かせません。少人数で専門用語が少ない会議であれば、一般的な文字起こし＋Geminiの組み合わせでも十分な成果が得られます。しかし、多数の参加者がいる会議や、技術的な専門用語が頻出する会議では、専門サービスの高精度な音声認識技術の価値が高まります。
会議の種類によって議事録作成時間の削減幅が異なるポイントがあるため、以下の記事で詳しく解説しています。
組織のAI活用の成熟度を把握する
現在の組織におけるAI利用状況も重要な判断材料です。既にChatGPTやGeminiを日常的に活用しているメンバーが多い場合、プロンプト作成のスキルも比較的早期に習得できるため、Geminiアプローチのハードルは低くなります。
しかし、AI技術に不慣れなメンバーが多い組織では、展開時の教育体制の整備が大きな課題となります。プロンプトの作成方法、効果的な使い方、トラブル時の対応方法など、継続的なサポートが必要になる可能性があります。この場合、シンプルな操作で一定品質を確保できるAI議事録ツールの方が、組織全体での導入成功率が高まります。
導入後の運用継続性を見極める
長期的な視点での運用継続性も見逃せません。Geminiのようなツールは、モデルのアップデートにより機能や操作方法が変更される可能性があります。その度に、プロンプトの調整や操作方法の再学習が必要になり、継続的な運用負荷が発生する可能性があります。
品質維持の仕組みも重要なポイントです。AI議事録ツールでは、議事録品質の一定水準が保たれるよう設計されていますが、Geminiの場合は利用者のスキルレベルに依存する部分が大きくなります。特に、担当者が変更になった際の品質維持をどう図るかは、事前に検討しておく必要があります。
また、将来的な業務改革との連携も考慮すべき要素です。単純な議事録効率化にとどまらず、会議運営の改善や意思決定プロセスの可視化まで見据えている場合、より包括的な機能を持つAI議事録ツールの方が長期的な価値を提供できる可能性があります。
まとめ｜段階的アプローチで確実な効率化を
GeminiとAI議事録ツール、それぞれに明確な特徴とメリット・デメリットがあることをご理解いただけたでしょうか。どちらか一方が絶対的に優れているわけではなく、組織の状況や要件に応じて最適な選択肢が変わります。
おすすめしたいのは、段階的なアプローチです。まずはGeminiを活用して議事録作成の課題や効果を具体的に把握し、その結果を踏まえて必要に応じてAI議事録ツールの検討を進めることです。このアプローチにより、投資対効果を慎重に見極めながら、組織に最適な効率化の仕組みを構築できます。
重要なのは、議事録効率化を単なる時間短縮施策として捉えるのではなく、組織の意思決定品質向上と情報共有の改善につなげることです。どちらの選択肢を取る場合でも、継続的な改善を通じて価値の最大化を図ることをおすすめします。
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よくある質問と回答
Q. GeminiとAI議事録ツール結局どちらを選ぶべきですか？
月間の会議頻度が10回未満で、AI活用に慣れたメンバーがいる場合はGeminiから始めることをおすすめします。一方、月間10回以上の会議がある場合や、品質の均一性を重視する場合は、最初からAI議事録ツールを検討する価値があります。ただし、いずれの場合も小規模なテストから始めて、効果を確認しながら拡大していくことが成功の鍵となります。
Q. プロンプト作成は本当に負担になりますか？
効果的なプロンプト作成には、確かに一定のスキルと時間投資が必要です。しかし、一度作成したプロンプトは継続的に活用できるため、中長期的には十分に投資回収が可能です。社内でプロンプトのテンプレートを共有することで、組織全体での効率化効果も期待できます。
Q. Geminiでも文字起こしは必要ですか？
はい、Geminiに音声データを直接入力することはできないため、事前に文字起こし作業が必要です。この段階での精度が最終的な議事録品質に大きく影響するため、文字起こしツールの選択は慎重に行うことをおすすめします。
