【2025】AI議事録ツールおすすめ16選！選び方から事例まで詳しく解説
この記事でわかること
- AI議事録ツールを導入するメリット
- おすすめのAI議事録ツール16選
- AI議事録ツール導入後の効果
「議事録作成に時間がかかってしまって他の業務が終わらない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そのようなときに活用したいのが、AI議事録ツールです。AI議事録ツールは議事録作成時間の削減だけではなく、情報共有の効率化・議事録の管理工数の削減も期待できるツールです。
本記事ではAI議事録ツールがどのようなツールなのか、基本的な機能やツール選びのポイントを紹介します。まずはとにかくツールについて知りたいという方は「おすすめのAI議事録ツール16選」からお読みください。各ツールの特徴についてまとめています。
またAI議事録ツールで議事録作成時間を削減したい方は、ぜひ使えば使うほど精度が上がるスマート書記をお試しください。スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適されたAIの活用ができ、議事録作成時間を大幅に削減させることができます。
AI議事録ツールとは
AI議事録ツールとは会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。
また議事録作成時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。
AI議事録ツールを導入する4つのメリット
「なんとなく議事録の作成時間を削減してくれるツールであることは理解できたけど、AI議事録ツールを導入するとどんなメリットがあるの？」
AI議事録ツールの導入がまだ検討段階の人のために、メリットを以下にまとめてみました。
AI議事録ツールを導入するメリット
- 議事録の作成時間を削減することができる
- 議事録作成者が会議に集中することができる
- 情報共有の質が向上する
- 議事録の管理が楽になる
今後導入する上で今抱えている課題が解決できるのかを判断するためにも、メリットを理解しておきましょう。
1. 議事録の作成時間を削減することができる
議事録といっても様々な形式が存在します。発言内容をそのまま議事録に残す形式のものから、要点を箇条書きで整理するもの、決定事項やToDoのみをまとめるものなど、会議の目的や各社のルールによって議事録の形式は異なりますが、AI議事録ツールはそれぞれの形式に合わせて活用することが可能です。
例えばAIを活用してワンクリックで要点を整理したり、そもそも文字起こしがされているため、発言内容を一から書き起こす必要がないなど、作成工数を削減することができます。
またツールによっては会議の音声の聞き直しを効率化するものもあるため、AIだけでは自分たちが求めているものが作成できない場合であっても、編集作業を効率化することも可能です。
実際に会議時間の3〜4倍の時間をかけて議事録を作成していたのに、AI議事録ツール導入後に70%削減することができた事例を確認したい方は、ぜひ以下の記事もご確認ください。
2. 議事録作成者が会議に集中することができる
今までは議事録を作成する担当者が会議中に必死にメモを取り、それをもとに会議後まとめて議事録を作成されている方もいると思います。
AI議事録ツールを導入することで、会議後AIが自動でまとめてくれるため、メモを取る回数を少なくすることが可能です。またツールによってはメモした箇所の会議中の発言をすぐに聞き直すことができる機能など、メモ自体を効率化する機能も存在しています。そのため会議中に必死にメモを取る必要がなくなり、より会議に集中することが可能になります。
3. 情報共有の質が向上する
今までは議事録を作成する担当者が記載したテキスト情報をもとに共有がされていました。ただしAI議事録ツール導入後であれば会議の音声も含めて共有することが可能です。そのため発言のニュアンスも含めて共有することが可能になるため、情報共有の質を向上させることができます。
例えば商談で顧客のヒアリング情報をもとに次回の提案が決まるような打ち合わせをしているとします。今まではヒアリング内容を社内に共有するために細かく情報を残すことが求められている場合でも、会議中の音声が残っているため情報共有の質が向上した事例もあります。
より詳しく知りたい方については、ぜひ以下の記事もご確認ください。
4. 議事録の管理が楽になる
AI議事録ツールでは、閲覧権限の管理をすることが可能です。そのため機密性が高い議事録であっても、安心して管理することが可能です。
またツールによっては部署ごとにアクセスできるファイルを分けたり、その中にフォルダを作成し各打ち合わせごとに管理することもできるため、会議の目的に合わせて管理することができます。
AI議事録ツールの主な5つの機能
AI議事録ツールには議事録作成時間を削減したり、共有や管理を楽にする機能が備わっています。ここではそんなAI議事録ツールの代表的な5つの機能について解説します。
1. 文字起こし機能
自動で会議の発言を文字起こししてくれる機能です。文字起こしをするための方法は以下の2つのタイプに分けることが可能です。
| リアルタイム型 | 音声を取得して、すぐにソフト上でテキストに変換する |
| アップロード型 | 音声データをソフトにアップロードして、テキストに変換する |
多くのAI議事録ツールはこの両タイプで文字起こしをすることができるため、過去の音声や動画データも文字起こししたいという場合に活用できます。
またAI議事録ツールはその名の通り、AIを活用して議事録作成時間を削減するためのツールです。AIはこの文字起こし機能で文字起こしされた文章をもとに要約や要点を整理したりするため、文字起こし精度が高ければ高いほど、その後のAIも効果的に活用することが可能になります。
文字起こし精度を高めるためには集音環境を整える必要がありますが、以下の機能もあればさらに文字起こし精度を高めることが可能です。
用語・辞書登録（固有名詞や専門用語、社内用語を変換する）
固有名詞や専門用語、社内用語を正しく変換するための機能です。例えば会議中に「KPI」と発言したとして、「ケーピーアイ」と変換されてしまっては、とても読みづらいものになってしまいます。今のはあくまでも一例ですが、ビジネスシーンでは多くの固有名詞や専門用語、社内用語の発言が伴います。これらの機能があるか事前に確認するようにしましょう。
フィラー除去機能（無駄な音声を削除する）
フィラー除去機能とは、人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」などといった、それ自体では意味をなさない短い言葉（フィラー）を除去する機能です。
「フィラー除去」「ケバ取り」など、それぞれのAI議事録ツールによって言い方が若干異なるため、注意が必要です。この機能があることで、より分かりやすい・見やすい状態で、文字起こし結果を確認できます。
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2. 話者識別機能
話者識別機能とは、発言者の声色や話し方の癖をAIが自動で認識して、その発言に対して話者を振り分ける機能です。大きく事前に登録するタイプのものを、会議後にAIが自動で識別してくれるものの2タイプがあります。
AI議事録ツールによっては識別した話者ごとにフィルターをかけることも可能になるので、ユーザーインタビューなどで「ユーザーの発言だけを確認したい」という状況などでとても役立つ機能です。
3. 要約・要点整理機能
会議の発言内容の概要や要点を整理して自動で会議内容をまとめてくれる機能です。具体的な名称や実際にできることはAI議事録ツールごとに異なるため、本格的に導入を検討している場合は入念に確認するようにしましょう。
主に
- どんな形式でアウトプットされるのか（文章なのか箇条書きなのか）
- 指定した内容でまとめることができるのか
- どれくらいの文量でアウトプットされるのか
を確認するようにしましょう。
4. タスク・決定事項の抽出機能
会議の発言内容の中でもタスクや決定事項のみを抽出してくれる機能です。この機能があることで会議後すぐに関係者に共有することができるため、共通認識がズレるのを防止することが可能です。
またこちらもAI議事録ツールによってどんな形式で抽出してくれるのかが異なるため、事前にどのような形でまとめてくれるのか確認するようにしましょう。
5. 清書機能
文字起こしは発言内容をそのまま文字起こしするため、話し言葉の文章として表示がされます。その話し言葉を書き言葉に修正するための機能です。
AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント
AI議事録ツールを選定する際は、以下のポイントがあります。
AI議事録ツールを選ぶポイント
- どの議事録形式であれば作成時間を削減できるか
- ツールの文字起こし精度は高いか
- 使いやすい設計になっているか
- 運用管理がしやすいか
- サポート体制が充実しているか
- セキュリティ対策は十分に行われているか
AI議事録ツールの導入を検討している場合は以下のポイントを理解しておきましょう。
1. どの議事録形式であれば作成時間を削減できるか
議事録といっても様々な形式が存在します。発言内容をそのまま議事録に残す形式のものから、要点を箇条書きで整理するもの、決定事項やToDoのみをまとめるものなど、会議の目的や各社のルールによって議事録の形式は異なります。
AI議事録ツールを選ぶときはできるだけ、多くの形式で作成時間が削減できるものを選ぶようにしましょう。よくある導入後の失敗例として、特定の議事録のみ時間を削減することができたが、他の形式の議事録ではあまり効果が出なかったというケースがあります。
AI議事録ツールのような業務効率化ツールは社内の利用人数が増えれば増えるほど、効果の最大化が見込めます。また議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になります。そのため社内で導入部署以外から「自分たちも議事録作成に困っているので利用したい」と声があがりやすいです。これらの声に対応できるようにするためにも、できるだけ多くの形式で議事録作成時間を削減できるツールを選ぶようにしましょう。
2. ツールの文字起こし精度は高いか
AIを活用して要約文章を生成したり、要点を整理したりすることができますが、その元となるのは自動で文字起こしされた文章です。そのためどれだけAIが自分にあった内容で抽出されるツールであっても、元となる文字起こしされた文章、つまりは文字起こし精度が高くないものを活用すると、AIで生成されるものの品質も一緒に下がる傾向があります。
事前に自社の会議室の環境でどれくらいの文字起こし精度なのかを確認するようにしましょう。
3. 使いやすい設計になっているか
議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になります。そのため多くの人がツールを使う可能性があります。ツールを利用するために使い方を細かく説明しないと使えないツールを導入してしまうと、社内の利用促進に時間がかかってしまいます。
そのためシンプルな操作感で活用できるのか、具体的には「今まで通りの議事録の作成手順から大きく変わらないか」というポイントを意識して選ぶようにしましょう。
4. 運用管理がしやすいか
企業全体での導入を検討する場合、どれだけ議事録の作成時間を削減できるかと並ぶ重要な要素となります。主に確認すべき項目は
- ツールを利用するユーザーの管理のしやすさ（追加・削除がしやすい）
- 議事録へのアクセス権限の設定のしやすさ
- 利用状況がすぐに確認のしやすさ
の3点を確認するようにしましょう。
5. サポート体制が充実しているか
AI議事録ツールはAIを活用しているため「AIの進化とともに機能がアップデートしていく」という特徴があります。そのため新しい機能やアップデートされた機能について、使い方を説明してくれるようなサポート体制が整っているツールを選ぶようにしましょう。
また議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になるため、「社内向けにツールの使い方の説明会を開催してくれるか」も重要なポイントです。
6. セキュリティ対策は十分に行われているか
社内の情報（議事録で残したテキスト情報や録音した音声情報）が学習に使用されていないかをチェックするようにしましょう。
また「学習に使用されない」だけではなく、あわせて「データが監視されないかどうか」もチェックするようにしましょう。例えばChatGPTを活用する場合、学習をさせないという設定は可能ですが、データは監視対象となっているため、重要な会議の情報を監視対象として閲覧されるリスクは存在します。もちろんどの企業もセキュリティ対策を実施しているため、あくまでも可能性の話にはなりますが、
- 社内の情報が学習されないか
- データの監視対象になっていないか
の2つを事前に確認するようにしましょう。
おすすめのAI議事録ツール16選
ここではおすすめのAI議事録ツールをタイプ別に16種類紹介していきます。ぜひ皆様の課題に合っているか確認するようにしましょう。また導入を本格的に進めていく場合については、無料トライアルを実施しているツールもあるため、実際の会議で試してみることをおすすめします。
おすすめのAI議事録ツール8選（ビジネスシーン全般）
ここでは社内の定例会議や経営会議、採用などビジネスシーン全般でおすすめのAI議事録ツールを8つご紹介します。
1. スマート書記
引用：スマート書記
スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。
この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。
スマート書記の特徴
- 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
- 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
- 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ
スマート書記の具体的な活用事例はAI議事録ツール導入後の効果を3つの会議で解説でご紹介していますので、ぜひ検討材料にしてみてください。
2. toruno
引用：toruno
torunoは、文字起こし、録音、画面キャプチャを同時に記録できます。会議中、リアルタイムで発言をブックマークすることもできるので、重要な箇所を素早く振り返ることができます。
個人向けのパーソナルプランなら3時間分の記録・文字起こしが、法人契約向けのビジネスプランなら3週間（上限30時間）、無料ですべての機能が試せます。
torunoの特徴
- Web会議ツールとの併用が可能
- ユーザー辞書登録に学習機能を搭載
- パスコード付きURLで共有可能
3. AI GIJIROKU
引用：AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、導入企業数8,000社を突破しているAI議事録ツールです。Zoomとの連携によって、会議やウェビナーでの会話をリアルタイムで画面上にテキスト化してくれて、通話終了後には議事録を自動保存してくれるところが特徴です。
プランは無料プラン＋有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また、月払い・年払いも選択できます。
AI GIJIROKUの特徴
- zoomを連携するだけで発言を字幕表示
- 音声認識精度99.8%
- リアルタイム翻訳30か国語対応
4. AI議事録取れる君
引用：AI議事録取れる君
AI議事録取れる君は、AI自動要約機能を搭載しており、文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。
プランは個人向け・法人向けの2つに分かれており、1ヶ月の議事録収録時間によってひと月あたりの料金が異なっています。
AI議事録取れる君の特徴
- AI自動要約機能搭載
- 発話言語と翻訳言語を指定して、多言語の翻訳に対応
- オンライン会議ツールとの連携が可能
5. ScribeAssist
引用：ScribeAssist
ScribeAssistは音声録音からテキスト化、編集、要約までをワンストップで実現する、AI音声認識で議事録作成を自動化するアプリケーションです。ChatGPTと連携したAI要約機能も搭載し、議事録作成にかかる手間を大幅に削減します。
ScribeAssistの特徴
- インターネット接続なく使えるため情報漏えいリスクを最小化
- Web会議でも対面でも幅広いシーンで利用が可能
- ChatGPTと連携して文字起こし結果を自動で要約
6. YOMEL
引用：YOMEL
YOMELは、独自のAIによる音声認識技術を利用しています。また、誰でも使えるシンプルなUIが特徴です。セキュリティ対策も実施しており、ログ保存期間の設定、管理画面へのIPアドレス制限、個人情報の自動除去機能などが搭載されています。
YOMELの特徴
- 独自のAIによる音声認識技術
- ワンクリックで全音声をテキスト化
- 徹底された万全のセキュリティ対策
7. Rimo voice
引用：Rimo Voice
Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用しているツールです。1時間の音声データを約5分で文字起こししてくれます。
ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。PC・スマホに対応したシンプルなUIで使いやすさも特徴です。
Rimo Voiceの特徴
- 日本語に特化したAIで自動文字起こし
- テキストと音声がシンクするスライダー機能
- AIが10秒で要約も作成
8. Notta
引用：Notta
Nottaは、インタビューや商談、セミナーなど、あらゆる場面での音声を文字化し、重要なポイントを自動で抽出と要約をすることが可能なツールです。個人もチームもあらゆる業種・業務で活用することができます。
Nottaの特徴
- 累計ユーザー数100万人、500社以上の導入実績
- 多様な文字起こし方法と便利な編集・共有機能
- Chrome拡張機能あり
9. Timo Meeting
引用：Timo Meeting
Timo Meetingは、会議そのものをデジタル化し、AI活用による議事録・意思決定支援と、タスク管理まで一気通貫で行うツールです。会議中の文字起こしや議事録作成だけでなく、会議前のセットアップや起案募集、起案の事前確認もTimo Meetingで一元管理できます。
Timo Meetingの特徴
- 会議前から議事録作成まで一気通貫で管理
- ChatGPTを用いたAIアシスタント機能により添付資料・議案名からサマリテンプレートの作成が可能
- Todo登録・管理機能により、各会議の決定事項を一元管理
おすすめのAI議事録ツール5選（特定シーン）
ここではAI議事録ツールの中でも商談など特定シーンに特化しているツールを5つご紹介します。
1. JamRoll
引用：JamRoll
JamRollは、会話を録画、文字起こし、要約、感情解析ができるツールです。社内の議事録のみならず、社外の顧客とのやり取りをSFA（営業支援）ツールへ自動で入力することが可能です。音声認識AI、感情解析AI、会話解析AIを搭載しており、すべての会話を自動で見える化して、分析までしてくれるところが特徴です。
JamRollの特徴
- AIがオンライン会議を自動で文字起こし、要約
- SFAツールへ商談内容をAIが自動入力
- 自社開発の音声・言語解析AI 搭載
2. ACES Meet
引用：ACES Meet
ACES Meetは、あらゆる商談とIP電話を文字起こし・自動要約・解析。商談だけに集中できる環境を作り、営業成果の最大化を実現させるAIツールです。ワンクリックで商談内容を共有できるためシームレスな情報連携で工数削減が可能です。
ACES Meetの特徴
- Web会議ツールと連携すれば会議内容を自動的に録画・文字起こし
- AIが会議内容を要約・議事録まとめ、情報連携がはかどる
- 商談内容の解析を元に、チームの営業力向上、受注率向上を実現
3. ailead
引用：ailead
aileadは、WEB会議ツールと連携することできるツールです。aileadとWEB会議ツール、IP電話やSFAを連携することで、商談データを自動で収集・解析・可視化することが可能になります。録音データを活用し「言った言わない問題」の録音した音声を自動でSFAに出力することもでき、商談現場で利用させることが多いソフトです。
aileadの特徴
- SalesforceなどのSFAツールとの連携が可能
- 外部ツールと連携するだけ、既存の業務フローのまま導入することが可能
- 最先端AI で文字起こし・音声解析を実施
4. ZMEETING
引用：ZMEETING
ZMEETINGは、国立研究開発法人産業技術総合研究所のベンチャー企業が開発したツールです。発言の音声認識率が90％以上と高い精度を誇ります。また、業界初の感情認識機能を搭載しており、会議の雰囲気を認識することが可能です。
ZMEETINGの特徴
- 業界初の感情認識機能で会議の見える化を実現
- 音声認識率は90％以上の自動文字起こしが可能
- 強固なセキュリティ機能
5. OneMinutes
引用：OneMinutes
OneMinutesは、多言語の自動文字起こしに特化したしています。100以上の言語に対応しており、リアルタイムでも文字起こしと翻訳が可能です。そのため、海外とのミーティングで活用できる文字起こしソフトとなっています。
通訳や会議後に翻訳する工数を削減できるツールのため、多言語会議の機会の多いグローバルチーム向けです。また、リアルタイムで文字起こしと翻訳をしてくれるため、会議の議事録作成の用途としては勿論、多言語間のコミュニケーションツールとしても使用できます。
OneMinutesの特徴
- 100以上の言語に対応したリアルタイム文字起こしと翻訳機能
- 直感的なUI
- リアルタイム共同編集が可能
無料で使えるAI議事録ツール
1. ユーザーローカル音声議事録システム
ユーザーローカル音声議事録システムは株式会社ユーザーローカルが提供しているAI議事録ツールです。Chrome、 Edge、Safari ブラウザに対応しており、アカウントを登録する必要がなく利用が可能です。無料で利用ができる分、他のAI議事録ツールに搭載されている要約や要点整理機能がありませんが、独自の感情認識機能や単語頻出機能を保有しています。
ユーザーローカル音声議事録システムの特徴
- 無料ですぐに利用ができる
- 会議の発言から感情認識を分析してくれる
- 参加者全員の発言から会議中のトピック単語を表示できる
2. LINE WORKS AiNote
LINE WORKS AiNoteは、もともとCLOVA Note βというサービスで提供されていましたが、そこから正式版としてリリースされた文字起こしアプリです。iOSとAndroidどちらでも利用できます。無料で月間300分の文字起こしが可能な点は他のアプリと比較して優秀ですが、フリープランはデータが学習に利用されるため注意が必要です。
LINE WORKS AiNoteの特徴
- 高い音声認識精度
- 世界トップクラスの話者分離
- 誰でもすぐ使えるUI
会議ツールやChatGPTを活用して議事録を作成するには
ZoomやTeams会議などの会議ツールの文字起こし機能などを活用したり、ChatGPTを活用して文字起こしされたテキストを議事録形式にまとめたりする方法もあります。
まず、Zoom、Teams会議それぞれの会議ツールの文字起こし機能などを活用し、議事録を作成したい方に向けて以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
| 参考記事：【画像付き】Zoomで議事録を自動作成する4つの方法！AI CompanionやChatGPTのやり方も紹介 参考記事：Teamsで議事録を効率的に作成する方法を解説！トランスクリプション機能やCopilot、議事録自動作成ツールを紹介 |
また、ChatGPTを活用して議事録を作成したい方は、以下の記事をご覧ください。
AI議事録ツールを上手に活用・運用するための3つの方法
1. 集音環境を整える
AI議事録ツールは録音した音声を文字起こしし、AIを活用しながら要約文章の作成や、要点を整理してくれるツールです。そのため文字起こしの精度が著しく低い場合は、その後AIで文章を加工しても、上手く読み取れない文章が生成される可能性があります。
そのためAI議事録ツールを上手に活用するためには、集音環境を整えるようにしましょう。具体的には集音マイクを準備したり、静かな環境で会議を実施する、できるだけ発言が被らないように発言時のルールを設定する（挙手制にするなど）対策があります。
特に重要になるのが、マイクとの距離です。話者とマイクの距離が近ければ近いほど文字起こし精度が高くなるため、席やマイクの配置は特に注意して集音環境を整えるようにしましょう。
2. 専門用語や社内用語の登録機能を活用して文字起こし精度を上げる
AI議事録ツールの多くは専門用語や社内用語を正しく変換できるように、事前に登録しておける機能があります。これを活用することでより読みやすい文字起こしが確認できるようになります。
この対応をしていないと文字起こし精度が著しく低下し、その後のAIの活用にも影響がでてしまう可能性があるため、事前に自社でどんな単語を登録する必要がありそうかを確認するようにしましょう。
3. 情報を残すために議事録が必要なのか？音声で代替できないのかを確認する
AI議事録ツールは議事録作成時間を短縮することができるツールですが、会議によっては議事録を残す必要すらなくなるというケースがあります。
例えば議事録を残す目的が「会議の内容を必要なときに確認ができればいい」という場合、AI議事録ツールには当時の音声をピンポイントで確認する機能があるため、議事録として文章を確認するではなく音声で確認することが可能になります。このようにAI議事録ツールの機能を活用することで「議事録がなくても、何かあったときに音声を確認ができるようになった」と議事録を残さずに目的を果たすことができるようになる会議もあります。
AI議事録ツールを導入したため、すべて議事録に残すという概念にとらわれずに、目的にそって活用するようにしましょう。実際に議事録の作成時間を削減するためにAI議事録ツールを導入した結果、最終的に議事録すら残す必要がなくなった事例があるので、気になる方はぜひ以下の記事をご覧ください。
AI議事録ツール導入後の効果を3つの会議で解説
ここでは実際にAI議事録ツールを導入してどのような効果があったのかについてご紹介します。ここでご紹介するのは効果については「スマート書記」というAI議事録ツールを活用した議事録作成がどのように変化したのかについてまとめています。より詳しく知りたいという方はそれぞれの引用記事をご覧ください。
1. 経営会議の議事録作成時間を50%削減した事例
株式会社東京ドームでは、約1~2時間ほど行われる経営会議の議事録作成に、約3~6時間かかっていました。そこでまず、文字起こしソフトの導入を行います。ただ、文字起こしソフトだけでは、以下のような問題がありました。
文字起こしツールを活用して議事録を作成するとなると
- ツールで文字起こしされた文章から議事録にまとめる箇所を見つける
- まとめたい箇所の文字起こし文章をコピーする
- コピーした文字起こし文章をWordに貼り付ける
- Wordで文章を校正する
という作業を繰り返し実施する必要があります。文字起こしツールとWordの画面を行き来するイメージですね。これだけみるとそれほど大変な作業なの？と感じるかもしれませんが、これを何度も何度も繰り返す必要があるので、正直この作業がストレスに感じていました。
また文字起こしされた文章だけを確認して、校正するのも難しく、一度会議の音声を聞き直しながらどう校正するかを考えていく必要があります。そのために、該当箇所の音声を探す必要があり、この音声を探すのにも時間がかかっていました。
そこで導入したのがスマート書記です。
スマート書記は文字起こし文章を確認する場所と編集画面が同じ一画面になっていて、「使いやすい！」と感じたのが決め手ですね。スマート書記の編集画面上で校正までをやりきってしまい、完成したものをWordに貼り付けて議事録が完成する。おかげで何度もツール画面を行き来しながらコピペを繰り返していた、細かな作業をなくすことができました。
複数のサービスを検討した中で、実は一番初めにスマート書記の無料トライアルを体験したのですが、この細かな作業がなくなり、ストレスから解放されると強く感じ、そのまま導入を決めました。
またスマート書記は操作がしやすいなとも感じていました。実際に今では、私から社内の他の方に使い方を簡単にレクチャーをするだけで、スマート書記を扱えるようになっています。
その他にもセキュリティ面・営業が寄り添ってくれるなども決め手になっています。今まで良いサービスであっても結局社内のセキュリティ方針と合わずに導入ができてないということもありました。スマート書記はしっかりとセキュリティ対策をしていること、また実際に大手企業や自治体の導入実績があることからも安心して導入することができました。
もともと約3〜6時間かかっていた議事録作成は、約1.5〜3時間になり、約50%議事録作成時間を削減することができました。文字起こしツール導入後も約2〜4時間かかっていたので、それと比較してもさらに25%削減することができています。
なによりも文字起こしツールと比較して細かな作業のストレスがゼロになったのが何よりの効果だと感じています。「議事録を作成する」というのは企業にとって重要な業務です。ただ業務をするにあたって、ストレスに感じる作業があるだけで、集中力の低下にも影響すると思っています。
スマート書記を導入したことで重要業務に対する多くのストレスを解消することができたとともに、より「どう校正するか？」という本質的な業務に集中し議事録を作成することができるようになりました。
2. 商談の議事録作成時間をゼロにした事例
株式会社フィックスポイントでは、商談の議事録を約1.5時間かけて作成していました。そこでは、このような問題も発生していました。
商談中にお客様の重要そうな発言をメモしてまとめるのですが、会話をしながら全ての内容をメモするのは難しいのが実情です。結局商談が終わったあとに録画した動画の音声を聞き直しながら議事録を作成しており、かなり時間がかかっていました。また時間がかかることで案件状況の確認が遅くなってしまうという課題も生まれていました。
そこで導入したのがスマート書記です。
スマート書記は文字起こし精度も高くかつ編集もしやすい、また「共通認識のズレ」という作成時間の課題以外も解決できると感じたのが決め手ですね。
議事録の作成時間を削減するためには、「文字起こし精度」が重要だと考えていたので、その観点で比較検討をし、スマート書記を含めて4社ほどトライアルを体験しました。実際に試してみると文字起こし精度以外にも、編集作業がしやすく簡単に操作ができるかといった観点も重要なポイントだなと考えるようになりました。その点、スマート書記はUIがシンプルでとても使いやすかったと感じています。
またタイムスタンプがとても便利だと感じました。私たちはお客様の重要な発言を商談中にメモしていたので、今までどおりメモするだけで商談時のお客様の声をそのままピンポイントで聞き直すことができるようになりました。
▼スマート書記の「タイムスタンプ」とは？
会議中にメモを取ると、そのときの音声が自動で紐づき、会議後にタイムスタンプをクリックするだけでピンポイントでメモを取ったタイミングの音声を聞き直すことができる機能（メモ横に表示されている「時間」をクリックするだけで音声の聞き直しができる）
もともと作成に時間がかかっているという課題以外に、議事録だけだとヒアリング内容の共通認識がズレてしまうという課題も抱えていました。私たちがより良い提案をするためには、お客様のヒアリング内容がとても重要です。ただ議事録は商談をしたメンバーが聞いたり、考えたりしたものを加工しまとめた情報なので、お客様の発言のニュアンスや言い回しまではわかりません。
メンバー同士で「このお客様にはどう提案をしていくか？」の議論や相談をしますが、議事録の内容がズレてしまっていたら、そのまま提案もズレてしまいます。AI議事録サービスを活用すれば議事録の作成時間の削減以外も解決できるかも？と期待していましたが、まさにこのタイムスタンプの音声をチームや個人の振り返りのために聞き直すことで共通認識のズレという作成時間の課題以外も解決できると思いスマート書記を選びました。
また営業担当の対応の良さも決め手の一つです。会社でサービスを導入しようと決めていたので、良いサービスがあればすぐにでも導入をしたかったのですが、スマート書記は気になった点を質問してもすぐに返信がくるし、見積もり対応もとてもスピーディーで、今後なにか困った時にもすぐに対応してくれる安心感がありました。
そして、スマート書記導入後の効果はこの通りです。
最大1.5時間かかっていた商談の議事録作成を65%削減することができ、30分ほどで作成できるようになりました。また重要な発言をすぐに聞き直すことができるので、そもそも議事録に改めてまとめ、情報を全て文字にして残すという必要性もなくなりました。
そのため商談後に15〜30分くらいの時間をかけていた簡易的な議事録であれば、もはや改めて議事録としてまとめなおす必要がないので、議事録作成時間をゼロにすることができ、商談終了後すぐに案件を確認することができる状態も実現できるようになりました。
議事録の作成時間を削減できたことで、今後対応できる案件数が増えると見込んでいます。今まで「このカレンダー空いているところに商談を入れてもいい？」と聞くと「そこで議事録を作成したいと思っているので難しい…」という状況で、対応できる案件数が最大3件くらいという状況でしたが、議事録を作成していた時間帯に商談を実施できるようになりました。
3. 定例会議の情報を「音声」で共有し正確な情報共有を実現した事例
株式会社プロリーチでは、議事録を作成する習慣がなく、次回アクションの振り返りやフィードバックの難しさに課題を感じていました。一方で、議事録作成に時間をかけてしまっては本末転倒と考え、時間をかけずに議事録作成できるAI議事録ツールの導入を検討し始めます。
その中で選んだのがスマート書記です。
スマート書記の資料を確認したときに、パッと見て使いやすそうだと感じることができました。他のツールは文字起こしをしてから、それを議事録にしていくというフローが決まっていたので、ツールに合わせて運用を変える必要があると感じました。ただスマート書記はフローが決まっていないことが分かったため、自分たちの運用を変更せず自由な使い方ができると感じることができました。
またスマート書記は大手企業や自治体などの導入実績が多く、安心感を感じることができましたね。
▼スマート書記の特徴について
文字起こし結果に対して生成AIを活用し議事録などを作成するツールに対し、スマート書記はエディタをベースに音声や文字起こし、画像や生成AIを活用することができる。
議事録の作成についてはスマート書記の要点抽出機能を活用することで、自分たちが修正する必要がないレベルの議事録を作成することができました。会議で話をした議題についても自動で作成してくれるので、会議に参加していなくても議題さえ見ればどんな話が行われたかが分かるようになり、いかに時間をかけずに議事録を作成できるかというポイントをクリアすることができました。
▼スマート書記の「要点抽出」とは
文字起こしされた会議の内容の要点を自動でAIが整理してくれる機能
ただそれ以上にスマート書記の「会議の音声をピンポイントで聞き直すことできる」タイムスタンプという機能がとても魅力的でした。もともと「情報を残す」ためにはとにかく「議事録を作成すること」が重要だと考えていましたが、このタイムスタンプがあることで、「音声」という最も正確な情報をすぐに確認することができます。私たちが想定していた形とは別の形で「情報を残す」ことが実現できると感じました。
スマート書記導入後はすぐに議事録を確認できるようになった上に、最も正確な情報である音声も共有しすぐに確認できる状態を実現することができました。
スマート書記を導入する前は「どれだけ時間をかけず議事録を作成できるか」を重要視していましたが、タイムスタンプがあることで、自分たちが想定していなかった「音声」という情報を共有できるようになっています。
現在は社内のコミュニケーションツールにネクストアクションとスマート書記のURLを投稿して、詳細を確認したい人はタイムスタンプから音声を確認できるようにしています。メモだけではなく要点にもタイムスタンプがついているので、それぞれが気になったところの音声をすぐに確認できる状態を実現でき、「会議の情報が残っていない」という課題を議事録のテキスト情報に加え、音声で解決できたと感じています。
まとめ｜AI議事録ツールを活用して議事録作成時間を削減する
AI議事録ツールとは会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。
AI議事録ツールを導入することで、次のようなメリットを得ることができます。
- 議事録の作成時間を削減することができる
- 議事録作成者が会議に集中することができる
- 情報共有の質が向上する
- 議事録の管理が楽になる
またメリットを最大限得るためにも以下のポイントを確認してツールを選定するようにしましょう。
- どの議事録形式であれば作成時間を削減できるか
- ツールの文字起こし精度は高いか
- 使いやすい設計になっているか
- 運用管理がしやすいか
- サポート体制が充実しているか
- セキュリティ対策は十分に行われているか
自社の目的にあったAI議事録ツール選びを行いましょう。
- 会議後の議事録作成に時間がかかっている
- 議事録を作成するために会議中にメモを取っているため、会議に集中できない
- 議事録作成後の言った言わないの確認に時間がかかっている
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。
またその他にも、以下のような特徴があります。
- 様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
- 要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
- 音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
- 対面会議、Web会議で利用が可能
- 「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
- 発言内容をリアルタイムで文字起こし
- 最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化
累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。まずは14日間の無料トライアルをお試しください。
よくある質問とその回答
Q. おすすめのAI議事録ツールを教えてください。
「おすすめのAI議事録ツール16選」をご覧ください。導入を本格的に進めていく場合については、無料トライアルを実施しているツールもあるため、実際の会議で試してみることをおすすめします。
Q. AI議事録ツールとChatGPTなどの生成AIとは何が違うの？
ChatGPTなどの生成AIでは録音機能がないものがほとんどです。一方でAI議事録ツールは録音機能が備わっています。ChatGPTなどの生成AIでは自分たちでプロンプト（自身が入力する指示や質問のこと）を入力する必要があるため、人によっては上手く使いこなせないケースが存在します。
Q. 実際にAI議事録ツールを活用した事例を教えてください。
実際にAI議事録ツールを活用した事例については以下をご確認ください。経営会議や商談の議事録など様々なケースにおける事例があるため、ご自身にあった事例をご覧ください。
| 参考記事：スマート書記導入事例 |
