議事録の基本フォーマットはコレ！わかりやすい議事録のコツと便利なツールを解説

この記事でわかること

• 議事録の基本項目と基本フォーマット
• 議事録のテンプレート
• 議事録作成を効率化してくれるツール

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議事録の作成は、ビジネスにおいては切っても切れない業務のひとつですが、「議事録の作成に時間がかかって負担に感じる」「何を書けばいいのか、重要なポイントを見落としていないか不安」「議事録の作成にとらわれて会議に集中できない」といったようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

そこで、本記事ではそういったお悩みの解決の一手となるよう、まず議事録に必要な項目といった基本的なところから、フォーマット、効率的な作成テクニック、さらに最新のAIツールを活用して議事録作成が効率化できる方法までご紹介します。

議事録のフォーマットや、作成作業を効率化する方法がわかれば、議事録作成の時間が短縮でき、またより正確な記録を残し、会議参加者に残すことができますので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

気になるところだけ読みたい方は下記リンクから飛んでご覧ください。

• 議事録に必須の基本項目とポイント
• 議事録のフォーマット例
• 議事録作成を効率化してくれるツール

議事録作成の4つの目的

議事録は、会議において話し合われた内容や決定事項、Todoなどを記録する文書です。単なる会議の記録に留まらず、会議関係者と情報を共有するためには必要不可欠であり、質の高い議事録を作成するには、なぜ議事録が必要なのか、議事録のもつ役割、重要性や目的を理解することが大切です。具体的に見ていきましょう。

1. 会議内容を正確に記録する

議事録の役割としては、記録を残すことでチームや組織内での誤解や認識の齟齬を防ぐことが挙げられます。文章として記録に残しておくことで、あとから振り返ることもでき、「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐことができます。

「言った・言わない」問題に関しては、こちらの記事でも対処法や防ぐ方法などを解説しておりますので、参考にご覧ください。

参考記事：「言った言わない」問題の原因と対処法！トラブルを未然に防ぐツールも紹介

2. プロジェクトやタスクの責任や期限などを明確化する

会議で決定されたプロジェクトやタスクの担当者と締め切りを議事録に明確に記載することで、タスク管理が効率化され、業務の円滑な遂行に繋がります。誰が何をいつまでに担当するのかを可視化することで、責任の所在が明確になり、各自が責任を持って業務に取り組むことができます。

また、進行中のプロジェクトやタスクの進捗状況を会議で確認し、議事録に記録することで、プロジェクトの進捗を正確に把握し、問題発生時の迅速な対応が可能になります。さらに、議事録は個々の貢献度を客観的に評価するための貴重な資料となり、人事評価やキャリア開発にも役立ちます。

3. 企業のナレッジを蓄積する

議事録は、会議で議論された内容や決定事項を記録するだけでなく、企業の貴重なナレッジを蓄積する役割を果たします。過去の成功事例や失敗事例、業務周りのノウハウなどを記録することで、組織全体の知識を共有し、新たな課題解決や刷新に繋げることができます。

具体的な活用例を挙げるとすれば、新入社員の教育資料、プロジェクト企画の参考資料、問題解決のヒントなどの様々な場面が考えられます。また、人事異動や退職など、プロジェクトやタスクに関わる人が変わっても、組織の知識が失われるのを防ぎ、業務の継続性を確保することができます。

議事録を効果的に活用するためには、定期的に見直しをおこなったり、検索しやすい形式で保存することが重要です。AIを活用した議事録ツールなどを導入することで、さらに効率的なナレッジマネジメントを実現できます。

AI議事録ツールについては「議事録作成を効率化してくれるツール」で詳しく解説します。

4. 法的証拠としての役割

議事録は、時に法的な証拠としても重要な役割を果たします。例えば、契約や取引に関する会議において、議事録は将来的なトラブルを未然に防ぐための重要な証拠にもなります。

議事録が法的証拠としてトラブルを回避する具体例で言うと、例えば、重要な合意事項を議事録に明確に記載しておくことで、あとから「そんな話は聞いていない」といったことを回避できます。防ぐ以外にも、もしトラブルが発生してしまった場合に、議事録が客観的な証拠として裁判などでも活用されることがあります。

また、株主総会のような法的要件が定められている会議においては、議事録の作成が法律で義務付けられています。客観的証拠、法的証拠といった役割を果たす目的の議事録の場合は、正確な記録が求められます。

議事録のフォーマット

それでは、具体的に議事録を作成していくにあたって、どのような項目を記載しなければならないのか、どういった形で作成すればよいのか、具体的に解説していきます。

議事録フォーマットに必須の基本項目とポイント

会議情報

• 会議名：定例会議、プロジェクト会議、取引先との打ち合わせ、商談など
  • 会議の目的や内容がわかるように具体的な名称をつける
• 開催日時：開始時間と終了時間も正確に記載する
• 開催場所：対面会議の場合は会議室名など、オンライン会議の場合はZoom/Teams/GoogleMeetなどツール名を記載
  • オンラインツールの場合はURLも記載すると◎
• 参加者：出席者と役職名。必要に応じて欠席者も記載。

会議の目的・議題

• 会議の目的・背景：会議を開催した背景、何を話し合うのか明確に記載
  • 具体的な達成目標を明記
  • 抽象的な表現を避けて、具体的に記述
• 議題：事前に決められた議論すべきトピックや議題をリストアップして記載
  • 議題ごとに小見出しをつける
  • 発言者の要点を簡潔にまとめる
  • 専門用語は必要に応じて補足説明をつけておくと良い

議論の内容と決定事項

• 議論の要点：話し合われた内容の要点を簡潔にまとめる
• 決定事項：具体的な結論や合意に至った内容を明確に記載
• 未解決事項・保留事項：次回以降に持ち越された内容を記載

タスク・ネクストアクション

• 担当者：誰が何をするのか、各タスクの担当者や責任者を記載
  • タスクは具体的かつ明確に記載する
  • タスクの優先順位をつける
  • 担当者の連絡先や部署も記載
• 期限：いつまでにタスクを遂行するのか、締め切りや実施予定日を記載

次回会議の予定

• 次回の開催日時と場所：対面会議の場合は会議室名など、オンライン会議の場合はZoom/Teams/GoogleMeetなどツール名を記載
  • オンラインツールの場合はURLも記載すると◎
• 次回の議題：保留となった議題も含んで記載
  • 事前準備が必要な資料や参加者への依頼事項があれば記載

その他（必要に応じて）

• 議事録作成者のサイン、責任者の確認印
• 配布資料やプレゼン資料のリンクやファイル名を記載
• 会議で使用したスライドやエビデンスの添付

具体的なフォーマット例

上記でご紹介した議事録フォーマットに必要な基本項目を元にした、フォーマット例を見ていきましょう。

テンプレート

【会議名】

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△

会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）

参加者：○○・△△・□□・▽▽

■会議の目的

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■会議の議題

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■会議の要点・決定事項・確認事項

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■保留事項

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■会議後のタスク

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△

会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）

■次回会議の議題

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■付記事項

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参考資料：

添付ファイル：

議事録の書き方7つのコツ

フォーマット例から議事録を作成するイメージが掴めてきたと思います。フォーマットさえできてしまえば、あとはそれぞれの項目に記載していくだけです。ここからは、議事録を書く際のコツについて解説していきます。

1. 客観的に記載する

議事録は法的証拠にもなりうるという話を冒頭でしました。そのため、客観的な記載は最重要ポイントです。感情的な表現は避け、事実に基づいた記録を心がけるようにしましょう。また、記載する際の文章は、中立的な言葉遣いを使用するようにしましょう。

2. 簡潔に書くことを心がける

誰にでも伝わりやすい議事録にするためには、簡潔に書くように心がけましょう。具体的には、重要な情報は最初に記載し、長文をさけて、要点を明確に記載します。

また、会議関係者全員が理解できる議事録を作成するために、会議内で使用された専門用語に関しては、必要に応じて解説を追加したり、わかりやすい言葉に書き換えるようにしましょう。

3. 具体的に書くように心がける

議事録にはタスクのネクストアクションを記載することがほとんどです。次回の会議へスムーズに繋げるためにも、「誰が」「なにを」「いつまでに」行動すればよいのか、具体的に明確に記載するようにしましょう。ここでも曖昧な表現はNGです。また、数値や期限も具体的に書くように心がけましょう。

4. 読みやすさを考えた構造的な記録

ただ文章が羅列された議事録は、要点がわかりづらく、伝わり辛いものです。読みやすい議事録を作成するには、例えば、アジェンダは時系列で整理して記載する、議題ごとに小見出しや番号を付けて階層化するなど、読みやすいレイアウト設計を意識するようにしましょう。

5. リアルタイムで記録できると良い

会議中にその場で可能な限り記録できていると良いです。特に会議内での重要なポイントやキーワードなどは、必ずメモをして、議事録に記載漏れがないようにすることが重要です。

議事録作成作業のイメージとしては、会議中にメモを取り、会議後に詳細な情報を補完していく、といった感じです。会議終了後は記憶が新しいうちに、極力すぐに議事録作成業務に取り掛かれるのが理想です。そうすることによって、より正確な記録を残せるようになります。

6. 参加者の意見を公平に記録する

議事録における決定事項は、議論が交わされたのちの最終決定事項です。議論の中には、採用されなかった少数意見などもあります。議事録では決定事項を書くことはもちろん、少数意見も可能な限り記載すると、公平性の保たれた議事録となります。

また、発言の一部を切り取って記載すると認識の齟齬が生じる可能性が考えられる場合には、発言の文脈も考慮した記録にするとよいでしょう。

7. 作成後は振り返る

議事録の作成が完了したら、そのまますぐに会議関係者に共有せず、必ず内容の再確認を行うようにしましょう。具体的な確認事項は、誤字脱字のチェック、重要事項などの記載漏れがないか、次回会議日時や場所は正確に記載されているか、などです。また、他の会議参加者に確認を依頼し、ダブルチェックを行うことで、より精度の高い議事録を作成できます。

議事録の書き方についてより詳しく知りたい方は、下記の参考記事もぜひご覧ください。

参考記事：【初心者・中級者向け】議事録の書き方・コツ・AIツール活用術！テンプレ・例文も紹介

議事録作成における3つの課題

実際に議事録を作成してみると立ちはだかる壁や生じる悩みや課題もあります。ここでは4つの課題をピックアップして解説していきます。

1. 時間がかかる

議事録作成における大きな課題のひとつが、時間がかかることです。

重要事項を漏らさないように録音を再生しながら文字起こしを行うと、それだけで多くの時間を要します。音質が悪い場合は発言内容や話者の聞き取りに苦労し、繰り返し確認する必要があり、さらに時間がかかります。

専門用語が多い会議では、正確な漢字や内容を確認する手間も加わり、作業時間が一層延びます。

2. 重要ポイントの見落とし

議事録担当者が一人で会議に参加する場合、議事録作成と会議への積極的な参加の両立が難しく、重要な議論を見逃す可能性があります。

リアルタイムでのメモは正確性の確保に役立ちますが、聞き漏らしや書き漏らしのリスクもあり、結果的に作成に時間がかかってしまいます。録音の活用も一つの手ですが、必要な情報の抽出に時間と労力がかかり、効率化には直結しないこともあります。

3. 品質のばらつきと情報共有不足

議事録の品質は作成者のスキルに左右されるため、内容にばらつきが出たり、正確な情報が共有されないことがあります。

情報が不十分だったり品質が低い場合、確認や添削に時間がかかり、結果として共有が遅れ、意思決定や情報伝達の遅延に繋がる恐れがあります。

議事録作成を効率化してくれるツール

議事録は、会議の内容や成果を記録して、組織としてのナレッジを残すという上で重要な業務ですが、上記で解説したような課題も同時に抱えています。議事録作成作業の効率化を考えている場合、フォーマットの導入だけではこれらの課題を根本的に解決することができないため、作業効率を大幅に上昇させるのは難しいでしょう。

そこでおすすめしたいのが「AI議事録ツール」です。AI議事録ツールとは、音声の文字起こしや要約・要点整理などを自動で行うツールです。

フォーマット＋AI議事録ツールとして補助的に活用することで議事録の品質を向上させたり、AI議事録ツールひとつで議事録を作成して作業時間を大幅に短縮させたりすることが可能です。AI議事録ツールを活用することで、上記で紹介した課題を解決することができるため、作業効率の向上が見込めます。

それでは、詳しく解説していきます。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。

また、議事録を作成する時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで、情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。

AI議事録ツールは、ツールごとにさまざまな機能を有しています。その中でも特に代表的なのが、文字起こし機能、話者識別機能、要約・要点整理機能、タスク・決定事項の抽出機能などです。

これらの機能を活用することで、議事録作成を効率化することができます。

おすすめのAI議事録ツール

AI議事録ツールの概要を掴めたところで、ここからは、おすすめの議事録ツールを厳選してご紹介します。もっと比較検討したい！という方やAI議事録ツールについてもう少し詳細に知りたい方は、下記参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

スマート書紀

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

AI議事録ツールで議事録作成時間を削減した例

では、実際にAI議事録ツールを導入したことで議事録の作成時間を大幅に削減した例をご紹介します。今回は、AI議事録ツールであるスマート書記を活用し、フォーマットを使わずに議事録作成ができるようになった事例です。

スマート書記の導入により議事録作成時間を70％削減した例

スマート書記を利用する以前はお話した通り、人の手で文字起こしをしていましたが、スマート書記を導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。(中略)具体的に自動で文字起こしされた内容からAIアシストの機能を活用し

• 要約文章
• 箇条書きでリストアップした重要事項
• 会話内容を「ですます調」に変換した文章

の3パターンを自動でワンクリックで出力して、それら3パターンとも情報として残すことで議事録としています。もちろんAIが出力する情報は100％正しいわけではないので、一部誤っている箇所を修正する作業を行っていますが。この機能はワンクリックでそれぞれのテキストが自動で出力できるため、会議中に重要な部分と話した時間をメモして、後で音声を聞き直すという作業をやっと省略することができました。また、会議中のメモから解放されたことによって、会議に積極的に参加し、発言もできるようになりました。

引用記事：会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現

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まとめ｜フォーマットやAI議事録ツールを活用して効率的に議事録を作成しよう

議事録は会議の内容を記録し、組織の意思決定のプロセスや知識をナレッジとして蓄積していく重要な文書です。本記事では、議事録に必須な基本項目やフォーマット例、書き方のコツなどについて解説しました。

フォーマットの導入によって、ある程度の業務効率化は期待できますが、議事録作成業務の課題である、議事録作成担当者の負担、情報の不足や見落としの危険性、品質のばらつきなどは根本的に解決できません。そのため、大幅な作業時間の短縮は難しいでしょう。そこで、効率化をお考えの方におすすめなのがAI議事録ツールです。

AI議事録ツールを活用することで、議事録作成作業の多くが自動化され、作業時間を大幅に削減することがわかりました。また議事録の品質や精度が向上することや、共有・管理のしやすさもAI議事録ツールを導入する大きなメリットとなります。

議事録作成の効率化と課題解決、さらには生産性の高い会議の実現のために、AI議事録ツールの導入を検討してみることをおすすめします。