議事録の基本フォーマットはコレ！わかりやすい議事録のコツを解説

この記事でわかること

• 議事録に必要な基本項目
• 議事録のフォーマット例
• 議事録作成を効率化してくれるツール

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議事録の作成は、ビジネスにおいては切っても切れない業務のひとつですが、「議事録の作成に時間がかかって負担に感じる」「何を書けばいいのか、重要なポイントを見落としていないか不安」「議事録の作成にとらわれて会議に集中できない」といったようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

そこで、本記事ではそういったお悩みの解決の一手となるよう、まず議事録に必要な項目といった基本的なところから、フォーマット、効率的な作成テクニック、さらに最新のAIツールを活用して議事録作成が効率化できる方法までご紹介します。

議事録のフォーマットや、作成作業を効率化する方法がわかれば、議事録作成の時間が短縮でき、またより正確な記録を残し、会議参加者に残すことができますので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

気になるところだけ読みたい方は下記リンクから飛んでご覧ください。

• 議事録に必須の基本項目とポイント
• 議事録のフォーマット例
• 議事録作成を効率化してくれるツール

議事録作成の4つの目的

議事録は、会議において話し合われた内容や決定事項、Todoなどを記録する文書です。単なる会議の記録に留まらず、会議関係者と情報を共有するためには必要不可欠であり、質の高い議事録を作成するには、なぜ議事録が必要なのか、議事録のもつ役割、重要性や目的を理解することが大切です。具体的に見ていきましょう。

1. 会議内容を正確に記録する

議事録の役割としては、記録を残すことでチームや組織内での誤解や認識の齟齬を防ぐことが挙げられます。文章として記録に残しておくことで、あとから振り返ることもでき、「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐことができます。

「言った・言わない」問題に関しては、こちらの記事でも対処法や防ぐ方法などを解説しておりますので、参考にご覧ください。

参考記事：「言った言わない」問題の原因と対処法！トラブルを未然に防ぐツールも紹介

2. プロジェクトやタスクの責任や期限などを明確化する

会議で決定されたプロジェクトやタスクの担当者と締め切りを議事録に明確に記載することで、タスク管理が効率化され、業務の円滑な遂行に繋がります。誰が何をいつまでに担当するのかを可視化することで、責任の所在が明確になり、各自が責任を持って業務に取り組むことができます。

また、進行中のプロジェクトやタスクの進捗状況を会議で確認し、議事録に記録することで、プロジェクトの進捗を正確に把握し、問題発生時の迅速な対応が可能になります。さらに、議事録は個々の貢献度を客観的に評価するための貴重な資料となり、人事評価やキャリア開発にも役立ちます。

3. 企業のナレッジを蓄積する

議事録は、会議で議論された内容や決定事項を記録するだけでなく、企業の貴重なナレッジを蓄積する役割を果たします。過去の成功事例や失敗事例、業務周りのノウハウなどを記録することで、組織全体の知識を共有し、新たな課題解決や刷新に繋げることができます。

具体的な活用例を挙げるとすれば、新入社員の教育資料、プロジェクト企画の参考資料、問題解決のヒントなどの様々な場面が考えられます。また、人事異動や退職など、プロジェクトやタスクに関わる人が変わっても、組織の知識が失われるのを防ぎ、業務の継続性を確保することができます。

議事録を効果的に活用するためには、定期的に見直しをおこなったり、検索しやすい形式で保存することが重要です。AIを活用した議事録ツールなどを導入することで、さらに効率的なナレッジマネジメントを実現できます。

AI議事録ツールについては「議事録作成を効率化してくれるツール」で詳しく解説します。

4. 法的証拠としての役割

議事録は、時に法的な証拠としても重要な役割を果たします。例えば、契約や取引に関する会議において、議事録は将来的なトラブルを未然に防ぐための重要な証拠にもなります。

議事録が法的証拠としてトラブルを回避する具体例で言うと、例えば、重要な合意事項を議事録に明確に記載しておくことで、あとから「そんな話は聞いていない」といったことを回避できます。防ぐ以外にも、もしトラブルが発生してしまった場合に、議事録が客観的な証拠として裁判などでも活用されることがあります。

また、株主総会のような法的要件が定められている会議においては、議事録の作成が法律で義務付けられています。客観的証拠、法的証拠といった役割を果たす目的の議事録の場合は、正確な記録が求められます。

議事録のフォーマット

それでは、具体的に議事録を作成していくにあたって、どのような項目を記載しなければならないのか、どういった形で作成すればよいのか、具体的に解説していきます。

議事録フォーマットに必須の基本項目とポイント

会議情報

• 会議名：定例会議、プロジェクト会議、取引先との打ち合わせ、商談など
  • 会議の目的や内容がわかるように具体的な名称をつける
• 開催日時：開始時間と終了時間も正確に記載する
• 開催場所：対面会議の場合は会議室名など、オンライン会議の場合はZoom/Teams/GoogleMeetなどツール名を記載
  • オンラインツールの場合はURLも記載すると◎
• 参加者：出席者と役職名。必要に応じて欠席者も記載。

会議の目的・議題

• 会議の目的・背景：会議を開催した背景、何を話し合うのか明確に記載
  • 具体的な達成目標を明記
  • 抽象的な表現を避けて、具体的に記述
• 議題：事前に決められた議論すべきトピックや議題をリストアップして記載
  • 議題ごとに小見出しをつける
  • 発言者の要点を簡潔にまとめる
  • 専門用語は必要に応じて補足説明をつけておくと良い

議論の内容と決定事項

• 議論の要点：話し合われた内容の要点を簡潔にまとめる
• 決定事項：具体的な結論や合意に至った内容を明確に記載
• 未解決事項・保留事項：次回以降に持ち越された内容を記載

タスク・ネクストアクション

• 担当者：誰が何をするのか、各タスクの担当者や責任者を記載
  • タスクは具体的かつ明確に記載する
  • タスクの優先順位をつける
  • 担当者の連絡先や部署も記載
• 期限：いつまでにタスクを遂行するのか、締め切りや実施予定日を記載

次回会議の予定

• 次回の開催日時と場所：対面会議の場合は会議室名など、オンライン会議の場合はZoom/Teams/GoogleMeetなどツール名を記載
  • オンラインツールの場合はURLも記載すると◎
• 次回の議題：保留となった議題も含んで記載
  • 事前準備が必要な資料や参加者への依頼事項があれば記載

その他（必要に応じて）

• 議事録作成者のサイン、責任者の確認印
• 配布資料やプレゼン資料のリンクやファイル名を記載
• 会議で使用したスライドやエビデンスの添付

具体的なフォーマット例

上記でご紹介した議事録フォーマットに必要な基本項目を元にした、フォーマット例を見ていきましょう。

テンプレート

【会議名】

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△

会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）

参加者：○○・△△・□□・▽▽

■会議の目的

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■会議の議題

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■会議の要点・決定事項・確認事項

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■保留事項

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■会議後のタスク

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△

会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）

■次回会議の議題

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■付記事項

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参考資料：

添付ファイル：

議事録の書き方7つのコツ

フォーマット例から議事録を作成するイメージが掴めてきたと思います。フォーマットさえできてしまえば、あとはそれぞれの項目に記載していくだけです。ここからは、議事録を書く際のコツについて解説していきます。

1. 客観的に記載する

議事録は法的証拠にもなりうるという話を冒頭でしました。そのため、客観的な記載は最重要ポイントです。感情的な表現は避け、事実に基づいた記録を心がけるようにしましょう。また、記載する際の文章は、中立的な言葉遣いを使用するようにしましょう。

2. 簡潔に書くことを心がける

誰にでも伝わりやすい議事録にするためには、簡潔に書くように心がけましょう。具体的には、重要な情報は最初に記載し、長文をさけて、要点を明確に記載します。

また、会議関係者全員が理解できる議事録を作成するために、会議内で使用された専門用語に関しては、必要に応じて解説を追加したり、わかりやすい言葉に書き換えるようにしましょう。

3. 具体的に書くように心がける

議事録にはタスクのネクストアクションを記載することがほとんどです。次回の会議へスムーズに繋げるためにも、「誰が」「なにを」「いつまでに」行動すればよいのか、具体的に明確に記載するようにしましょう。ここでも曖昧な表現はNGです。また、数値や期限も具体的に書くように心がけましょう。

4. 読みやすさを考えた構造的な記録

ただ文章が羅列された議事録は、要点がわかりづらく、伝わり辛いものです。読みやすい議事録を作成するには、例えば、アジェンダは時系列で整理して記載する、議題ごとに小見出しや番号を付けて階層化するなど、読みやすいレイアウト設計を意識するようにしましょう。

5. リアルタイムで記録できると良い

会議中にその場で可能な限り記録できていると良いです。特に会議内での重要なポイントやキーワードなどは、必ずメモをして、議事録に記載漏れがないようにすることが重要です。

議事録作成作業のイメージとしては、会議中にメモを取り、会議後に詳細な情報を補完していく、といった感じです。会議終了後は記憶が新しいうちに、極力すぐに議事録作成業務に取り掛かれるのが理想です。そうすることによって、より正確な記録を残せるようになります。

6. 参加者の意見を公平に記録する

議事録における決定事項は、議論が交わされたのちの最終決定事項です。議論の中には、採用されなかった少数意見などもあります。議事録では決定事項を書くことはもちろん、少数意見も可能な限り記載すると、公平性の保たれた議事録となります。

また、発言の一部を切り取って記載すると認識の齟齬が生じる可能性が考えられる場合には、発言の文脈も考慮した記録にするとよいでしょう。

7. 作成後は振り返る

議事録の作成が完了したら、そのまますぐに会議関係者に共有せず、必ず内容の再確認を行うようにしましょう。具体的な確認事項は、誤字脱字のチェック、重要事項などの記載漏れがないか、次回会議日時や場所は正確に記載されているか、などです。また、他の会議参加者に確認を依頼し、ダブルチェックを行うことで、より精度の高い議事録を作成できます。

議事録の書き方についてより詳しく知りたい方は、下記の参考記事もぜひご覧ください。

参考記事：【初心者・中級者向け】議事録の書き方・コツ・AIツール活用術！テンプレ・例文も紹介

議事録作成における3つの課題

実際に議事録を作成してみると立ちはだかる壁や生じる悩みや課題もあります。ここでは4つの課題をピックアップして解説していきます。

1. 時間がかかる

議事録を実際に作成してみると感じる課題として多いのが、作成に時間がかかることです。会議の重要事項を書き洩らすことのないように、例えば録音した会議音声を再生しながら議事録を作成していると、会議内容の文字起こしだけで莫大な時間がかかります。録音した音声の音質が低い場合は、発言内容や発言者が聞き取り辛く、何度も再生して確認していると、ここでもまた時間がかかります。

また、専門用語などが頻発する会議では、正しい漢字や発言を文字として書き起こすために確認する必要があるため、より一層作業時間を要することになります。

2. 重要ポイントの見落とし

議事録作成担当者が一人で会議に参加する場合、議事録作成と会議への参加を両立させることの難しさが課題として挙げられます。議事録作成に集中するため、会議への積極的な参加が難しくなり、重要な議論を見逃してしまう可能性があります。

また、リアルタイムでのメモ取りは、議事録の正確性を担保する上で重要ですが、聞き漏らしや書き漏らしのリスクも伴います。全ての議論を正確に記録しようとすると、会議の内容に集中できず、結果的に議事録作成に時間がかかり、会議の目的である意思決定の遅延に繋がる可能性があります。

さらに、録音という手段も考えられますが、膨大な音声データから必要な情報を抽出する作業は時間と労力を要し、議事録作成の効率化には必ずしも繋がるとは言えません。

3. 品質のばらつきと情報共有不足

議事録の内容は、作成者のスキルに依存してしまいます。そのため、議事録を作成する人によって、品質や内容にばらつきが生じたり、正確な情報が共有できていない、といった問題が起こることもあります。

情報が不足している、品質が担保されていない、といった場合、議事録の内容確認やダブルチェック、添削に時間がかかります。時間がかかった結果、関係者への議事録共有が遅れ、意思決定の遅延や情報伝達の遅れに繋がってしまうでしょう。

議事録作成を効率化してくれるツール

議事録は、会議の内容や成果を記録して、組織としてのナレッジを残すという上で重要な業務ですが、上記で解説したような課題も同時に抱えています。これらの課題を解決するために役立つのが「AI議事録ツール」です。AI議事録ツールは、議事録作成作業の効率化と、品質の向上を両立させてくれるツールです。それでは、詳しく解説していきます。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。

また、議事録を作成する時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで、情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。

AI議事録ツールの代表的な6つの機能

AI議事録ツールは、ツールによって有している機能は様々です。ここでは、AI議事録ツールの機能について、代表的な5つの機能について詳しく紹介していきます。現在議事録の作成業務において、どんな課題を抱えていて、どんな機能を搭載したツールが良いのかイメージしながら読み進めてみてください。

1. 文字起こし機能

自動で会議の発言を文字起こししてくれる機能です。文字起こしをするための方法は以下の2つのタイプに分けることが可能です。

リアルタイム型	音声を取得して、すぐにソフト上でテキストに変換する
アップロード型	音声データをソフトにアップロードして、テキストに変換する

多くのAI議事録ツールはこの両タイプで文字起こしをすることができるため、過去の音声や動画データも文字起こししたいという場合に活用できます。

またAI議事録ツールはその名の通り、AIを活用して議事録作成時間を削減するためのツールです。AIはこの文字起こし機能で文字起こしされた文章をもとに要約や要点を整理したりするため、文字起こし精度が高ければ高いほど、その後のAIも効果的に活用することが可能になります。

文字起こし精度を高めるためには集音環境を整える必要がありますが、以下の機能もあればさらに文字起こし精度を高めることが可能です。

用語・辞書登録（固有名詞や専門用語、社内用語を変換する）

固有名詞や専門用語、社内用語を正しく変換するための機能です。例えば会議中に「KPI」と発言したとして、「ケーピーアイ」と変換されてしまっては、とても読みづらいものになってしまいます。今のはあくまでも一例ですが、ビジネスシーンでは多くの固有名詞や専門用語、社内用語の発言が伴います。これらの機能があるか事前に確認するようにしましょう。

フィラー除去機能（無駄な音声を削除する）

フィラー除去機能とは、人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」などといった、それ自体では意味をなさない短い言葉（フィラー）を除去する機能です。

「フィラー除去」「ケバ取り」など、それぞれのAI議事録ツールによって言い方が若干異なるため、注意が必要です。この機能があることで、より分かりやすい・見やすい状態で、文字起こし結果を確認できます。

2. 話者識別機能

話者識別機能とは、発言者の声色や話し方の癖をAIが自動で認識して、その発言に対して話者を振り分ける機能です。大きく事前に登録するタイプのものを、会議後にAIが自動で識別してくれるものの2タイプがあります。

AI議事録ツールによっては識別した話者ごとにフィルターをかけることも可能になるので、ユーザーインタビューなどで「ユーザーの発言だけを確認したい」という状況などでとても役立つ機能です。

3. 要約・要点整理機能

会議の発言内容の概要や要点を整理して自動で会議内容をまとめてくれる機能です。具体的な名称や実際にできることはAI議事録ツールごとに異なるため、本格的に導入を検討している場合は入念に確認するようにしましょう。

主に

• どんな形式でアウトプットされるのか（文章なのか箇条書きなのか）
• 指定した内容でまとめることができるのか
• どれくらいの文量でアウトプットされるのか

を確認するようにしましょう。

4. タスク・決定事項の抽出機能

会議の発言内容の中でもタスクや決定事項のみを抽出してくれる機能です。この機能があることで会議後すぐに関係者に共有することができるため、共通認識がズレるのを防止することが可能です。

またこちらもAI議事録ツールによってどんな形式で抽出してくれるのかが異なるため、事前にどのような形でまとめてくれるのか確認するようにしましょう。

5. 共有機能

議事録ツール内で作成した議事録を第三者に共有することができる機能です。WordやGoogleドキュメントなどのドキュメントツールとの大きな違いは、音声と議事録を一緒に共有することもできるという点です。

議事録作成後の確認作業は必須ですが、今までは、記載されている内容があっているかどうかを確認する際、議事録作成者へ確認し、それでも判断できない場合は、一度会議の音声を聞き直す必要がありました。

議事録ツールでは音声が文字起こし結果のテキスト情報と紐づいているので、確認すべき箇所の音声をすぐに確認することができ、確認工数を削減することが可能です。

また、音声も共有されることで、テキストでは伝えるのが難しい会話の温度感も一緒に共有することが可能になります。採用面談や商談などの議事録では、会話の温度感がとても重要になりますが、それらを音声で確認することができるため、情報共有の質を向上させることも可能です。

6. 管理機能

議事録を管理するための機能です。担当部署ごとに閲覧や編集ができるように権限を管理したり、議事録をフォルダごとに管理することが可能です。

人事異動などでチームが変わった場合でも、ツール上から操作をするだけでアクセス権限を変更することができるため、不正なアクセスを防ぐことができます。

一部のドキュメントツールはオーナーが作成者に紐づいているため、その人が退職する際は権限をすべて誰かに変更する作業が発生しますが、議事録ツールは基本的に人ではなくツールに紐づいているため、過去の議事録を特別な操作なく残してくことが可能です。

また、指定したIPアドレスのみからアクセスできるようにする機能もあり、第三者の不正アクセス防止も可能となっています。

おすすめのAI議事録ツール3選

AI議事録ツールの主な機能について紹介しました。ここからは、おすすめの議事録ツールを厳選してご紹介します。もっと比較検討したい！という方は、下記参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

1. スマート書紀

引用：スマート書記

スマート書記は、累計利用社数5,000社を突破している議事録アプリです。「録音する」「メモをとる｣「録音を聞き直す」「清書する」といった工程が1つの画面で行えます。また、自動の文字起こし・自動要約や清書などの作業はAIがサポートしてくれます。

Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記を契約することで、モバイルアプリの使用も可能になります。モバイルアプリは、iOSとAndroidに対応しており、音声や動画ファイルのアップロード、タイムスタンプ機能や音声再生など基本機能が利用できます。

スマート書記の特徴

• 自動話者識別機能・用語登録機能・フィラー除去機能あり
• 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70％短縮
• 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

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2. AI GIJIROKU

引用：AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、導入企業数7000社を突破している議事録アプリです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは無料プラン＋有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。

30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。

AI GIJIROKUの特徴

• Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
• 音声認識精度99.8%
• リアルタイム翻訳30か国語対応

サービスサイトURL

3. ScribeAssist

引用：ScribeAssist

ScribeAssistは、音声録音からテキスト化、編集、要約までをワンストップで実現する、AI音声認識で議事録作成を自動化するアプリケーションです。ChatGPTと連携したAI要約機能も搭載し、議事録作成にかかる手間を大幅に削減します。

ScribeAssistの特徴

• インターネット接続なく使えるため情報漏えいリスクを最小化
• Web会議でも対面でも幅広いシーンで利用が可能
• ChatGPTと連携して文字起こし結果を自動で要約

サービスサイトURL

まとめ｜フォーマットやAI議事録ツールを活用して効率的に議事録を作成しよう

議事録は会議の内容を記録し、組織の意思決定のプロセスや知識をナレッジとして蓄積していく重要な文書です。本記事では、議事録に必須な基本項目やフォーマット例、書き方のコツなどについて解説しました。

また、議事録作成業務における課題として、議事録作成担当者の負担、情報が不足したり見落とす危険性、品質のばらつきなどがあげられました。これらの課題を解決してくれるのがAI議事録ツールです。

AI議事録ツールを活用することで、議事録作成作業の多くが自動化され、作業時間を大幅に削減することがわかりました。また議事録の品質や精度が向上することや、共有・管理のしやすさもAI議事録ツールを導入する大きなメリットとなります。

議事録作成の効率化と課題解決、さらには生産性の高い会議の実現のために、AI議事録ツールの導入を検討してみることをおすすめします。