【2025】議事録作成アプリおすすめ13選!事例や無料で利用できるアプリも紹介
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「会議の時間よりも議事録の作成に時間がかかっている」「会議中にとったメモを参考に内容を思い出しながら議事録を作成しているが、不安が残る」と議事録の作成にお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そんな時に活用したいのが「議事録作成アプリ」です。議事録作成アプリとは、会議音声の録音から、録音した音声データを自動で文字起こし、そこからAIを活用して要約や要点を整理してくれるアプリです。主に会議の議事録作成時間の削減のために利用されています。
本記事では
- おすすめの議事録作成アプリ13選
- 議事録作成アプリの機能や無料版について
- 議事録作成アプリを選ぶポイントやメリット・デメリットについて
について解説していきます。
またおすすめの議事録作成アプリについて知りたい方は
からご覧ください。それぞれの議事録作成アプリの特徴をまとめてご紹介しています。
- 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
- 会議中のメモが大変で追いつかない
- 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。
議事録作成アプリとは
議事録作成アプリとは、会議音声の録音から、録音した音声データを自動で文字起こし、そこからAIを活用して要約や要点を整理してくれるアプリです。主に会議の議事録作成時間の削減のために利用されています。
また議事録作成時間の削減だけではなく、議事録作成アプリ上の会議音声を共有することで情報共有の質を向上させることが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関する悩んをまとめて解決してくれるツールとなっています。
議事録作成アプリの主な5つの機能
議事録作成アプリには議事録作成時間を削減するために、様々な機能を搭載しています。ここでは代表的な機能をご紹介しますが、アプリによって搭載しているものと、していないものがあります。アプリを本格的に検討している方は以下でご紹介している機能が具体的に何が実現できる機能なのか確認するようにしましょう。
1. 音声録音 / 自動文字起こし機能
会議の会話内容を文字に起こしてくれる機能です。文字起こしをするためには音声を取得する必要がありますが、
- AI議事録作成アプリで直接録音する
- ICレコーダー等で録音した音声ファイルやTeams会議などのWeb会議ツールの録画データをAI議事録作成アプリにアップロードする
という方法で音声を取得し、文字起こしすることが可能です。議事録作成アプリによっては両方対応できるものもあるため、事前に確認するようにしましょう。
また、発言内容の文字起こし精度は、文字起こしと共に使用される機能でも差が生まれます。その機能とは主に
- フィラー除去機能
- 用語登録機能
- 話者識別機能
の3つの機能に分類されます。議事録作成アプリの導入を検討する際は上記の機能があるか確認するようにしましょう。
1-1. フィラー除去機能
人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」などといった、それ自体では意味をなさない短い言葉を除去する機能です。
フィラー除去機能がない状態で文字起こしされた内容は
- 余計な情報が多く確認しづらい
- 文章を整えたり修正するのに時間がかかってしまう
ため、フィラー除去は必須の機能となっています。どの程度フィラーが除去できるかについては実際に試して確認をするようにしましょう。
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1-2. 用語登録機能(固有名詞や専門用語を変換する)
事前に固有名詞や、専門用語をツール上で登録することで、正しい文字に自動で変換してくれる機能です。社内用語が多い会議などでこの機能がないと、文字起こしされた文章を確認しても、結局何を発言したのかを理解するのが難しくなります。
全ての固有名詞や専門用語が自動で変換されないわけではなく、実際にどの単語を登録する必要があるのかは一度利用してみて、変換されなかったときに登録するようにしましょう。
1-3. 話者識別機能
誰がどの発言をしたかを可視化する機能です。これによって、文字起こしされた文章を誰が発言したのか確認する作業が効率化されます。
発言者を識別するために、大きく2つの方法が存在します。
- AIが発言者の声色や話し方のクセなどで自動で振り分ける
- 事前に発言者の声を登録して、その登録された声で振り分ける
誰の発言なのかを明確にする必要がある経営会議などの会議では必須の機能です。
2. 要約機能
AIを活用し、会議後に概要をまとめた要約文章を作成する機能です。また要約のみならず、要点を箇条書きで整理してくれたりと、議事録作成アプリによって様々な形式でまとめてくれます。
この機能を活用することで
- 要約文章の文字量を調整できる
- どんな内容に沿って要約してほしいか指定できる
- 会議の議題ごとに要点を抽出できる
- 決定事項やタスクを自動で振り分ける
などが実現できますが、どのような形で文章が生成、抽出されるかは議事録アプリによって多少違うため、実際に試してみて自分たちの議事録作成に活用できるかは確認するようにしましょう。
3. 音声の聞き直し機能
議事録作成アプリには音声の聞き直しを効率化する機能があります。具体的に実現できることは各アプリによって異なりますが主に
- 倍速再生機能
- 特定のまたは指定した箇所の音声をすぐに聞き直せる機能
があります。「特定のまたは指定した箇所の音声をすぐに聞き直せる機能」はタイムスタンプ機能と呼ばれ、会議中のどの時間帯に発言されたかを可視化する機能です。
例えば
- 文字起こしされた文章の段落ごとに、発言された時間が明記されている
- 会議中にメモを取ったタイミングでタイムスタンプが自動でつく
- タイムスタンプをクリックするとその時間帯からピンポイントで音声の聞き直しができる
のようにタイムスタンプが付与され、そこをクリックすると特定のまたは指定した箇所の音声を効率よく聞き直すことができます。同じ「タイムスタンプ」と表現していても、アプリによって実現できることに若干の違いがありますので確認するようにしましょう。
4. 共有機能
議事録作成アプリ内で作成した議事録を第三者に共有することができる機能です。WordやGoogleドキュメントなどのドキュメントツールとの大きな違いは、音声も議事録と一緒に共有することができるという点です。
議事録作成アプリでは音声が文字起こし結果のテキスト情報と紐づいているので、確認すべき箇所の音声をすぐに確認することができ、確認工数を削減することが可能です。
また、音声も共有されることで、テキストでは伝えるのが難しい会話の温度感も一緒に共有することが可能になります。採用面談や商談などの議事録では、会話の温度感がとても重要になりますが、それらを音声で確認することができるため、情報共有の質を向上させることも可能です。
5. 管理機能
議事録を管理するための機能です。担当部署ごとに閲覧や編集ができるように権限を管理したり、議事録をフォルダごとに管理することが可能です。
人事異動などでチームが変わった場合でも、ツール上から操作をするだけでアクセス権限を変更することができるため、不正なアクセスを防ぐことができます。
一部のドキュメントツールはオーナーが作成者に紐づいているため、その人が退職する際は権限をすべて誰かに変更する作業が発生しますが、議事録作成アプリは基本的に人ではなくツールに紐づいているため、過去の議事録を特別な操作なく残してくことが可能です。
また、指定したIPアドレスのみからアクセスできるようにする機能もあり、第三者の不正アクセス防止も可能となっています。
議事録作成アプリを活用する3つのメリット
議事録作成アプリを活用するときには以下の3つのメリットがあります。
議事録作成アプリを活用するメリット
- 議事録作成時間を削減することができる
- 会議中のメモがなくなり、会議に集中することができる
- 言った・言わない問題の防止ができる
1. 議事録作成時間を削減することができる
議事録といっても様々な形式が存在します。発言内容をそのまま議事録に残す形式のものから、要点を箇条書きで整理するもの、決定事項やToDoのみをまとめるものなど、会議の目的や各社のルールによって議事録の形式は異なりますが、議事録作成アプリはそれぞれの形式に合わせて活用することが可能です。
例えばAIを活用してワンクリックで要点を整理したり、そもそも文字起こしがされているため、発言内容を一から書き起こす必要がないなど、作成工数を削減することができます。
またアプリによっては会議の音声の聞き直しを効率化するものもあるため、AIだけでは自分たちが求めているものが作成できない場合であっても、編集作業を効率化することも可能です。
2. 会議中のメモがなくなり、会議に集中することができる
議事録作成アプリには録音機能がついており、またその音声をもとに自動で文字起こしをしてくれます。またその文字起こしをもとにAIが自動で要約してくれます。そのため会議中にあとでまとめるためのメモを取る必要がなくなるので、その分より会議に集中することが可能になります。
3. 言った・言っていない問題の防止ができる
議事録作成アプリには文字起こし機能がついているため、言った・言わない問題を防止することが可能です。正確に文字起こしがされないと、結局言ったかどうか分からないと心配になる方もいますが、議事録作成アプリには、文字起こし箇所の音声をすぐに聞き直すことも可能です。そのため仮に正確に文字起こしがされていなくても、音声を聞き直すことで言った・言っていない問題を防ぐことができます。
議事録作成アプリを活用するデメリット
AIが誤った出力をして確認に時間がかかるケースがある
議事録作成アプリのAIを活用して要約などまとめ作業を自動化することができますが、そのときの元の文章になっているのはアプリ上で文字起こしされた文章です。そのため文字起こし精度が低く、文章が誤った状態でAIを活用すると全く事実と異なる情報が出力されるケースがあります。
また正確に文字起こしがされていても、文脈を正しく理解できず誤った内容を出力するケースもあるため、必ず議事録作成アプリのAIを活用して作成された文章は確認するようにしましょう。
議事録作成アプリを選ぶときの6つのポイント
議事録作成アプリを選ぶときは以下のポイントを確認するようにしましょう。
議事録作成アプリを選ぶポイント
- どの議事録形式であれば作成時間を削減できるか
- アプリの文字起こし精度は高いか
- 使いやすい設計になっているか
- 運用管理がしやすいか
- サポート体制が充実しているか
- セキュリティ対策は十分に行われているか
1. どの議事録形式であれば作成時間を削減できるか
議事録といっても様々な形式が存在します。発言内容をそのまま議事録に残す形式のものから、要点を箇条書きで整理するもの、決定事項やToDoのみをまとめるものなど、会議の目的や各社のルールによって議事録の形式は異なります。
議事録作成アプリを選ぶときはできるだけ、多くの形式で作成時間が削減できるものを選ぶようにしましょう。よくある導入後の失敗例として、特定の議事録のみ時間を削減することができたが、他の形式の議事録ではあまり効果が出なかったというケースがあります。
議事録作成アプリのような業務効率化ツールは社内の利用人数が増えれば増えるほど、効果の最大化が見込めます。また議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になります。そのため社内で導入部署以外から「自分たちも議事録作成に困っているので利用したい」と声があがりやすいです。これらの声に対応できるようにするためにも、できるだけ多くの形式で議事録作成時間を削減できるツールを選ぶようにしましょう。
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2. アプリの文字起こし精度は高いか
AIを活用して要約文章を生成したり、要点を整理したりすることができますが、その元となるのは自動で文字起こしされた文章です。そのためどれだけAIが自分にあった内容で抽出されるアプリであっても、元となる文字起こしされた文章、つまりは文字起こし精度が高くないものを活用すると、AIで生成されるものの品質も一緒に下がる傾向があります。
事前に自社の会議室の環境でどれくらいの文字起こし精度なのかを確認するようにしましょう。
3. 使いやすい設計になっているか
議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になります。そのため多くの人がアプリを使う可能性があります。アプリを利用するために使い方を細かく説明しないと使えないツールを導入してしまうと、社内の利用促進に時間がかかってしまいます。
そのためシンプルな操作感で活用できるのか、具体的には「今まで通りの議事録の作成手順から大きく変わらないか」というポイントを意識して選ぶようにしましょう。
4. 運用管理がしやすいか
企業全体での導入を検討する場合、どれだけ議事録の作成時間を削減できるかと並ぶ重要な要素となります。主に確認すべき項目は
- アプリを利用するユーザーの管理のしやすさ(追加・削除がしやすい)
- 議事録へのアクセス権限の設定のしやすさ
- 利用状況がすぐに確認のしやすさ
の3点を確認するようにしましょう。
5. サポート体制が充実しているか
議事録作成アプリはAIを活用しているため「AIの進化とともに機能がアップデートしていく」という特徴があります。そのため新しい機能やアップデートされた機能について、使い方を説明してくれるようなサポート体制が整っているアプリを選ぶようにしましょう。
また議事録は特定の部署のみならず、社内の多くの人が実施している業務になるため、「社内向けにアプリの使い方の説明会を開催してくれるか」も重要なポイントです。
6. セキュリティ対策は十分に行われているか
社内の情報(議事録で残したテキスト情報や録音した音声情報)が学習に使用されていないかをチェックするようにしましょう。
また「学習に使用されない」だけではなく、あわせて「データが監視されないかどうか」もチェックするようにしましょう。例えばChatGPTを活用する場合、学習をさせないという設定は可能ですが、データは監視対象となっているため、重要な会議の情報を監視対象として閲覧されるリスクは存在します。もちろんどの企業もセキュリティ対策を実施しているため、あくまでも可能性の話にはなりますが、
- 社内の情報が学習されないか
- データの監視対象になっていないか
の2つを事前に確認するようにしましょう。
議事録作成アプリを導入する前に確認すべき3つのポイント
議事録作成アプリを導入する前に以下の3つを確認するようにしましょう。
議事録作成アプリを導入する前に確認すべきポイント
- 音声環境が整えることができそうか
- 使用しているデバイスに対応しているか
- Web会議・対面で利用ができるか
1. 集音環境が整えることができそうか
議事録作成アプリを利用する前に、集音環境を整えることができるかを確認するようにしましょう。具体的には「集音マイクを準備できるか」「静かな環境の会議室があるか」の2点です。
議事録作成アプリで利用されている文字起こしの精度は近年進化をし続けています。ただし文字起こしの精度はアプリ側の機能的要素に加えて、集音環境で成り立っています。どれだけ高精度で文字起こしができるアプリであって、騒がしい場所で録音をしてしまうとどうしても文字起こし精度は下がってしまうため、集音環境を整える準備ができるかどうかは導入する前に確認するようにしましょう。
2. 使用しているデバイスに対応しているか
議事録作成アプリによっては、スマホのみで使えるもの、PCのみで使えるもの、両方で使えるものが存在します。今では多くのアプリがスマホでもPCでも利用することができますが、事前に確認するようにしましょう。
3. Web会議・対面で利用ができるか
会議といっても、Web会議で行うもの、対面で行うもの、または一部はWeb会議による参加でほかは対面で行うものがあります。議事録作成アプリを利用する前はそれぞれのシーンで利用できるかどうかを確認するようにしましょう。
特にWeb会議ツールと連携できるかどうかをチェックしておくことをおすすめします。アプリによっては特定のWeb会議ツールとしか連携ができないものもあるため、事前に確認するようにしましょう。
おすすめの議事録作成アプリ13選
そもそも議事録作成アプリは無料で使えるのか
おすすめアプリを知る前に「そもそも完全無料で使えるアプリは存在するのか」とお悩みの方も多いと思います。ほとんどの議事録作成アプリには豊富な機能があるため、完全に無料で使えるものはありません。まれに完全無料で使えるものとして紹介されている議事録作成アプリがありますが、それらのほとんどが文字起こしだけができるものであって、そこからAIで要約を作成したり、音声を聞き直したりなど他の機能が使えないものとなっています。
完全無料の議事録作成アプリはないものの以下のように特定期間は無料で使えるものや、ずっと無料で使えるが一部機能に制限があるものがあります。
無料トライアル | 特定期間のみ無料でほとんどの機能が利用できる |
無料プラン | ずっと無料で利用できるが機能に制限がある |
自分の状況に合わせて無料トライアルまたは無料プランを選ぶようにしましょう。それではそれぞれ無料トライアルができるもの、無料プランがあるもの議事録作成アプリ13つを紹介します。
無料トライアルあり|おすすめ議事録作成アプリ9選
1. スマート書紀
引用:スマート書記
スマート書記は、累計利用社数5,000社を突破している議事録アプリです。
「録音する」「メモをとる」「録音を聞き直す」「まとめる」といった工程が1つの画面で行えます。また、自動の文字起こし・自動要約や清書などの作業はAIがサポートしてくれます。
Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。
スマート書記を契約することで、スマホアプリでも使用が可能になります。iOSとAndroidに対応しており、音声や動画ファイルのアップロード、タイムスタンプ機能や音声再生など基本機能が利用できます。
スマート書記の特徴
- 自動話者識別機能・用語登録機能・フィラー除去機能あり
- 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70%短縮
- 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策
2. AI GIJIROKU
引用:AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、導入企業数8,000社を突破している議事録アプリです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。
プランは無料プラン+有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。
30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。
AI GIJIROKUの特徴
- Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
- 音声認識精度99.8%
- リアルタイム翻訳30か国語対応
3. AI議事録取れる君
引用:AI議事録取れる君
AI議事録取れる君は、業界初のAI自動要約機能を搭載しており、文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。
プランは個人向け・法人向けの2つに分かれており、1ヶ月の議事録収録時間がプランによって異なっています。
AI議事録取れる君の特徴
- 業界初のAI自動要約機能
- 多言語の翻訳に対応
- オンライン会議ツールと併用が可能
4. ACES Meet
引用:ACES Meet
ACES Meetは、あらゆる商談とIP電話を文字起こし・自動要約・解析。商談だけに集中できる環境を作り、営業成果の最大化を実現させる議事録作成アプリです。ワンクリックで商談内容を共有できるためシームレスな情報連携で工数削減が可能です。
ACES Meetの特徴
- Web会議ツールと連携すれば会議内容を自動的に録画・文字起こし
- AIが会議内容を要約・議事録まとめ、情報連携がはかどる
- 商談内容の解析を元に、チームの営業力向上、受注率向上を実現
5. OneMinutes
引用:OneMinutes
OneMinutesは、多言語の翻訳・議事録作成ができる議事録作成アプリです。100以上の言語に対応しており、リアルタイムでも文字起こしと翻訳が可能です。そのため、海外とのミーティングで活用できます。
通訳や会議後に翻訳する工数を削減できるツールのため、多言語会議の機会の多いグローバルチーム向けです。また、リアルタイムで文字起こしと翻訳をしてくれるため、会議の議事録作成の用途としては勿論、多言語間のコミュニケーションツールとしても使用できます。
OneMinutesの特徴
- 100以上の言語に対応したリアルタイム文字起こしと翻訳機能
- 直感的なUI
- リアルタイム共同編集が可能
6. ScribeAssist
引用:ScribeAssist
ScribeAssistは音声録音からテキスト化、編集、要約までをワンストップで実現する、AI音声認識で議事録作成を自動化するアプリケーションです。ChatGPTと連携したAI要約機能も搭載し、議事録作成にかかる手間を大幅に削減します。
ScribeAssistの特徴
- インターネット接続なく使えるため情報漏えいリスクを最小化
- Web会議でも対面でも幅広いシーンで利用が可能
- ChatGPTと連携して文字起こし結果を自動で要約
7. YOMEL
引用:YOMEL
YOMELは、独自のAIによる音声認識技術を利用しています。また、誰でも使えるシンプルなUIが特徴的な議事録アプリです。
プランは無料でお試しができるフリートライアルプランと3つのプランに分かれています。プランによっても文字起こしや自動要約ができる時間、機能が異なっているため、自分が利用する場面と照らし合わせてみると良さそうです。
セキュリティ対策も実施しており、IPアドレス制限や個人情報の自動除去機能などが搭載されています。
YOMELの特徴
- 独自のAIによる音声認識技術
- ワンクリックで全音声をテキスト化
- 徹底された万全のセキュリティ対策
8. Rimo Voice
引用:Rimo Voice
Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしアプリです。
従量制の個人プランから法人プランまで、ニーズに応じたプランと価格が設定されています。ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。
Rimo Voiceの特徴
- 日本語に特化したAIで自動文字起こし
- テキストと音声がシンクするスライダー機能
- AIが10秒で要約も作成
9. いきなり議事録
引用:いきなり議事録
いきなり議事録は、オンライン会議にbotを呼んでおくと高精度の議事録を自動生成してくれるアプリケーションです。同時に会議がナレッジベース化されるので管理者の方のお助けツールとしても便利です。
いきなり議事録の特徴
- トピックダイレクトとシンク再生
- テキスト選択でダイジェスト動画生成
- 動画に質問もできる
無料プランあり|おすすめ議事録作成アプリ4選
1. LINE WORKS AiNote
LINE WORKS AiNoteは、もともとCLOVA Note βというサービスで提供されていましたが、そこから正式版としてリリースされた議事録作成アプリです。無料で月間300分の文字起こしが可能です。
LINE WORKS AiNoteの特徴
- 高い音声認識精度
- 世界トップクラスの話者分離
- 誰でもすぐ使えるUI
2. Nottta
引用:Notta
Nottaは、累計ユーザー数400万人、2,000社以上の導入実績があり、多言語の文字起こしと42言語にクイックに翻訳、2言語の同時翻訳などが可能です。
プランは大きく個人向けとビジネス向けに分かれており、ビジネス向けは、ユーザー数と文字起こし時間によって料金が変動します。
また、Nottaの特徴のひとつとして、Chrome拡張機能があり、これを利用することで、Chrome内の音声をテキスト化することもできます。
Nottaの特徴
- 累計ユーザー数400万人、2,000社以上の導入実績
- 多様な文字起こし方法と便利な編集・共有機能
- 104言語に対応したリアルタイム文字起こしが可能
3. AutoMemo App
引用:AutoMemo App
AutoMemo Appは、録音から文字起こしまでをアプリで完結できる、議事録作成に役立つボイスレコーダーアプリです。WEBアプリと自動連携もできるため、スマホで録音・文字起こししたデータを元にPCで要約した文章を作成する、といった使い方もできます。
文字起こしは72言語と多様な言語に対応しています。ただし、翻訳機能がない点は注意が必要です。また、音声データとテキストがシンクロしており、再生したいテキスト部分をタップすることで、該当箇所を再生することができ、一部分だけ聞き直したい際に便利です。
AutoMemo Appの特徴
- ボタン一つで録音開始するだけで、録音から文字起こしまでできる
- 文字起こしは72言語に対応している
- 文字起こしサービスは毎月1時間まで無料
4. Texter
引用:Texter
Texterは、音声からの文字起こしはもちろん、画像や動画から文字起こしすることができ、スマホアプリにしては珍しく、Slackへの自動投稿機能も搭載されていて、手軽に文字起こしの作成と共有までを実施することができます。
リアルタイム翻訳にも対応していて、翻訳サービスは①DeepL(デフォルト)、② Google オンライン翻訳、③Googleオフライン翻訳から選択できます。
Texterの特徴
- 画像から文字起こし可能
- Slack連携で簡単に共有
- 編集機能も搭載
議事録作成アプリを活用した事例3選
実際に議事録作成アプリを活用することでどんな効果が得られるのか?と気になる方もいると思います。そこでおすすめの議事録作成アプリでも紹介した「スマート書記」というアプリで実際にどのようにして議事録作成時間を削減したのか、どんな効果があったのかについて経営会議、商談、定例会議と会議別にご紹介します。より詳しく知りたい方はそれぞれの引用記事もぜひご覧ください。導入前の課題や比較検討ポイントについてまとめています。
1. 経営会議の議事録作成時間を50%削減した事例
もともと約3〜6時間かかっていた議事録作成は、約1.5〜3時間になり、約50%議事録作成時間を削減することができました。文字起こしツール導入後も約2〜4時間かかっていたので、それと比較してもさらに25%削減することができています。
なによりも文字起こしツールと比較して細かな作業のストレスがゼロになったのが何よりの効果だと感じています。「議事録を作成する」というのは企業にとって重要な業務です。ただ業務をするにあたって、ストレスに感じる作業があるだけで、集中力の低下にも影響すると思っています。スマート書記を導入したことで重要業務に対する多くのストレスを解消することができたとともに、より「どう校正するか?」という本質的な業務に集中し議事録を作成することができるようになりました
2. 商談の議事録作成時間をゼロにした事例
最大1.5時間かかっていた商談の議事録作成を65%削減することができ、30分ほどで作成できるようになりました。また重要な発言をすぐに聞き直すことができるので、そもそも議事録に改めてまとめ、情報を全て文字にして残すという必要性もなくなりました。
そのため商談後に15〜30分くらいの時間をかけていた簡易的な議事録であれば、もはや改めて議事録としてまとめなおす必要がないので、議事録作成時間をゼロにすることができ、商談終了後すぐに案件を確認することができる状態も実現できるようになりました。議事録の作成時間を削減できたことで、今後対応できる案件数が増えると見込んでいます。今まで「このカレンダー空いているところに商談を入れてもいい?」と聞くと「そこで議事録を作成したいと思っているので難しい…」という状況で、対応できる案件数が最大3件くらいという状況でしたが、議事録を作成していた時間帯に商談を実施できるようになりました。
3. 定例会議の情報を「音声」で共有し正確な情報共有を実現した事例
スマート書記導入後はすぐに議事録を確認できるようになった上に、最も正確な情報である音声も共有しすぐに確認できる状態を実現することができました。
スマート書記を導入する前は「どれだけ時間をかけず議事録を作成できるか」を重要視していましたが、タイムスタンプがあることで、自分たちが想定していなかった「音声」という情報を共有できるようになっています。現在は社内のコミュニケーションツールにネクストアクションとスマート書記のURLを投稿して、詳細を確認したい人はタイムスタンプから音声を確認できるようにしています。メモだけではなく要点にもタイムスタンプがついているので、それぞれが気になったところの音声をすぐに確認できる状態を実現でき、「会議の情報が残っていない」という課題を議事録のテキスト情報に加え、音声で解決できたと感じています。
議事録作成アプリでより精度高く文字起こしをする4つの方法
ここでは議事録作成アプリを活用する際に重要となる文字起こし精度を高める方法について解説します。
文字起こし精度を高める方法
- 話者とマイクの距離を近づける
- 話者の顔をマイクの方へ向ける
- 静かな環境で録音する
- 発言が重ならないようにする
1. 話者とマイクの距離を近づける
できるだけ話者とマイクの距離を近づけるようにしましょう。話者とマイクの距離が離れれば離れるほど文字起こし精度は下がりやすくなります。逆に近づけると精度向上が見込めるため、イヤホンマイクを活用して文字起こしをした場合は高い精度が期待できます。
対面会議の場合は集音マイクを準備するようにしましょう。特に広い会議室でテーブルが「口の字形式」や「コの字形式」の場合は、複数の集音マイクを準備することをおすすめします。
2. 話者の顔をマイクの方へ向ける
例え話者とマイクの距離が近い場合であっても、話者の顔がマイクと違う方を向いている場合、文字起こし精度が下がってしまう可能性があります。よくあるケースとして、モニターやホワイトボードを活用しながら会議をしているときに、モニターやホワイトボードに顔が向いてしまい、マイクのほうに顔が向いていない状態で文字起こしをすると、精度が低下します。
そのような場合はモニターやホワイトボード付近にマイクを準備するなど、マイクの配置次第で文字起こし精度が改善することもあるため、できるだけ話者の顔をマイクの方へ向けるように工夫しましょう。
3. 静かな環境で録音する
良い集音マイクを利用している場合はノイズキャンセリングが搭載されているケースもありますが、窓際やエアコンの近くでの録音は可能な限り避けるようにしましょう。またカフェなどの他の会話が発生するような場所での録音も文字起こし精度が下がってしまう要因になります。そのため可能な限り静かな環境で録音するようにしましょう。
4. 発言が重ならないようにする
発言が重なってしまうと、そのまま文章として文字起こしされてしまうため、正しく変換できなくなってしまいます。挙手をしてから発言をするなど、できるだけ発言が重ならないようにしましょう。
まとめ|議事録業務を効率化するなら議事録作成アプリを活用しよう!
本記事では
- おすすめの議事録作成アプリ13選
- 議事録作成アプリの機能や無料版について
- 議事録作成アプリを選ぶポイントやメリット・デメリットについて
についてご紹介しました。
議事録作成アプリには豊富な機能があるため、完全に無料で使えるものはありません。まれに完全無料で使えるものとして紹介されている議事録作成アプリがありますが、それらのほとんどが文字起こしだけができるものであって、そこからAIで要約を作成したり、音声を聞き直したりなど他の機能が使えないものとなっています。
無料トライアル | 特定期間のみ無料でほとんどの機能が利用できる |
無料プラン | ずっと無料で利用できるが機能に制限がある |
議事録アプリを使うことで、会議音声の録音や文字起こしのみならず、AIによって要約や要点を抽出してくれたり、議事録の共有や管理が簡単になったりと、業務を大幅に効率化できます。
ただし、アプリごとに有している機能や文字起こしの精度、セキュリティ面での対応は異なります。どのような利用環境や利用用途を想定しているのかによって、利用するアプリを選んでいきましょう。
議事録などのドキュメント作成時間を大幅に削減したいのであれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
- 会議内容を自動で要約
- あらかじめ決まっている議題ごとに要点を整理
- 自動で議題を抽出し、重要事項を箇条書きでリストアップ
- 書き言葉を「です・ます」調に修正
- 会議中のメモを取ったタイミングの音声をピンポイントで聞き直し
- フィラー除去や用語登録で90%以上の高精度文字起こし
が可能なため、大幅に議事録などのドキュメント作成時間を削減することが可能です。
またWeb会議・対面にも対応しており経営会議や社内会議、商談、インタビューなどあらゆる会議でご利用いただけます。