【テンプレあり】アジェンダの書き方を徹底解説！アジェンダの意味・メリット・作成時のポイントも紹介

この記事でわかること

• アジェンダを作成する3つのメリット
• アジェンダの必要項目・テンプレート
• アジェンダ作成の5つのポイント

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「会議の時間配分がうまくできない」「会議中、よく話が脱線してしまう」といった悩みから、会議のやり方やルールを変えようとしている方は多いのではないでしょうか。

その変革の一つとしておすすめなのがアジェンダの作成です。アジェンダとは、一言でいうと「会議の予定表」です。会議前に参加者に配布されているもので、内容は、会議の開催日時・場所・議題・参加者名などをまとめて記しています。

一方、アジェンダと似たような言葉として、レジュメや議事録、会議スケジュールがあります。これらとの違いや書き方、必要事項など、アジェンダを書くうえでぜひ意識しておきたいポイントはいくつかあります。

今回の記事では、会議にアジェンダを取り入れて会議の効率的な運営をしたいとお考えの方に向けて、アジェンダの定義や目的、必要項目、テンプレートなどをご紹介します。

とにかくテンプレートから確認したい方はぜひ以下からご覧ください。オーソドックスな会議のアジェンダのテンプレートを記載しています。

アジェンダのテンプレート

アジェンダとは

「アジェンダ」という言葉を聞いて、何となくイメージできても、具体的にどのようなもので、レジュメや議事録との違いが何か、説明できる方は少ないのではないでしょうか。そこで、まずはアジェンダについて説明します。

アジェンダの意味

「アジェンダ」とは、冒頭でもお伝えしたように、一言でいうと「会議の予定表」です。他にも、実施計画、議事日程、会議進行計画、議題一覧といった意味がありますが、特に会議の場では「予定表」という意味で用いられます。

具体的に説明すると、議題や会議の目的、流れなどを大まかに把握するために作成・配布されるものです。会議の種類によって形式や必要事項は異なりますが、「アジェンダ」の意味としては「事前に会議について大まかに把握しておくもの」と捉えると良いでしょう。

レジュメ・議事録・目次・サマリーとの違い

アジェンダと似た言葉に、「レジュメ」や「議事録」「目次」「サマリー」といった用語があります。これらとの違いは何でしょうか。

• アジェンダ：議題や会議の目的、流れを記したもの
• レジュメ：議題の要約、概要、重要箇所を示したもの
• 議事録：会議中・会議後に作成される、会議の内容をまとめたもの
• 目次：会議に限らず、書籍・資料の構成の一覧
• サマリー：会議全体のポイントや結論を簡潔にまとめたもの。議事録より簡潔

それぞれ一言で表すと、アジェンダが「会議の予定表」、レジュメが「内容の要約」、議事録が「詳細な記録」、目次が「文書の構成一覧」、サマリーが「超短縮版要約」です。

ちなみに、議事録の書き方についてはこちらの記事でご紹介していますので、議事録の書き方も知りたい方はぜひこちらを参考にしてみてください。

参考記事：【初心者・中級者向け】議事録の書き方・コツ・AIツール活用術！テンプレ・例文も紹介

アジェンダを作成する3つの目的

アジェンダを作成する目的は、主に3つあります。以下で、それぞれご紹介します。

1. 会議の開催場所・時間・内容の周知・共有

まず、会議の日時や内容を参加者に共有するためです。これにより、参加者が事前に会議内容について把握しておくことで準備がしやすくなり、当日の混乱や遅れも防止することができます。

また、関係者全員が会議内容を事前に把握できるため、当日のスムーズな進行にも繋がります。

2. 会議の目的の明確化

会議の目的を明確にし、議論の方向性を一致させることもアジェンダ作成の目的の1つです。アジェンダには、前述の通り、会議の目的や議題が記載されています。

関係者はそれを把握したうえで会議に臨むため、本題から逸れることなく、的確な議論を行いやすくなります。

3. 会議の効率化

会議を効率化するためにもアジェンダは活用されます。事前にアジェンダを作成することで、議論の優先順位や進行スケジュールを整理でき、時間を有効に活用できます。

これにより、無駄な議論を減らし、短時間で必要な決定を下すことが可能になります。結果として、会議の生産性が向上し、業務の効率化にもつながります。

アジェンダを作成する3つのメリット

では、実際にアジェンダを作成することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか？以下で3点ご紹介します。

1. 生産性が向上する

アジェンダを作成することで、会議の進行がスムーズになり、無駄な議論を減らせます。参加者は事前に議題を把握できるため、必要な資料や意見を準備しやすくなり、より建設的な議論が可能になります。

また、議題ごとに時間配分を決めておくことで、長引く不要な議論を防ぎ、意思決定を迅速に行えます。これにより、会議の生産性が向上し、業務全体の効率も高まります。

2. 会議の時間が短縮できる

アジェンダがないと、会議の進行が曖昧になり、不要な話題が増えてしまうことがあります。しかし、アジェンダがあれば、議題の優先順位や時間配分を決めておけるため、会議の脱線を防ぎ、必要な議論に集中できます。

また、各議題のゴールが明確になるため、結論を早く出すことが可能になり、結果として会議の時間を大幅に短縮できます。効率的な会議運営が実現し、他の業務にも十分な時間を確保できます。

3. 会議の目的・議題が明確になる

アジェンダには会議の目的や議題が明確に記載されるため、参加者全員が共通認識を持って会議に臨めます。目的がはっきりしていることで、議論の方向性がブレることなく、的確な意見交換が可能になります。

また、関係者が事前に議題を確認し、必要な情報を整理できるため、当日の会議がよりスムーズに進行します。結果として、会議の質が向上し、効果的な意思決定ができるようになります。

アジェンダに必要な5つの項目

ここからは、アジェンダの書き方について解説していきます。まずは、アジェンダの必要項目からチェックしていきましょう。

1. 会議の名称

開催する会議名の記載をします。会議の目的や内容が一目で分かる名称にしましょう。定例会議の場合は、何回目かの記載、もしくは議題で差別化を図ります。

2. 会議日時・場所・参加者名

会議の日時・場所を明確に記載し、オンライン開催の場合はURLやアクセス方法も記載しましょう。必要に応じて、出席必須者とオブザーバーを区別し、関係者が適切な準備を行えるようにすることが重要です。また、参加者はそれぞれ役職や役割も記載しておくことで、円滑に進行を行えます。

3. 会議の目的

会議の目的を明確に記載することで、参加者が事前に議論の方向性を理解できます。「新製品の販売戦略を決定する」「プロジェクトの進捗を確認する」など、具体的かつ簡潔に書くことがポイントです。

4. タイムスケジュール

各議題の所要時間を設定し、優先度の高いものから順番に並べると効果的です。「10:00-10:10：進捗報告」「10:10-10:30：課題検討」など、具体的な時間を明記すると、会議の進行がスムーズになります。時間超過を防ぐためにも、詰め込みすぎず、余裕を持ったスケジューリングが重要です。

5. 参考資料

会議で使用する資料や事前に目を通しておくべき文書があれば、リンクやファイル名を明記しましょう。例えば、「売上データ（添付ファイル参照）」や「前回会議の議事録（Google Driveリンク）」など、具体的に記載すると便利です。

アジェンダのテンプレート

ここからは、さきほどご紹介した必要事項をもとに、アジェンダのテンプレートをご紹介します。ぜひこちらを活用してみてください。

【会議名称】

（例：月例営業戦略会議）

【会議日時・場所・参加者】

• 日時：YYYY年MM月DD日（曜日） HH:MM～HH:MM
• 場所：会議室名 / オンライン（Zoomリンク: XXXXX）
• 参加者：〇〇部長、△△課長、□□担当 

【会議の目的】

（例：今月の営業戦略について協議し、次月の方針を決定する）

【タイムスケジュール】

時間	議題	担当者
HH:MM – HH:MM	(例：進捗報告)	○○
HH:MM – HH:MM	(例：課題検討)	△△
HH:MM – HH:MM	(例：施策提案・決定)	全員
HH:MM – HH:MM	(例：まとめ・次回日程確認)	□□

【参考資料】

• 〇〇レポート（添付ファイル）
• 前回会議の議事録（Google Driveリンク: XXXXX）
• 関連法令資料（URL: XXXXX）

アジェンダ作成の5つのポイント

実際にアジェンダを作成するにあたって、初心者にとっては注意すべき点もいくつかあります。そこで、ここではアジェンダ作成の際のポイントを5つご紹介します。

1. 議題の現状・背景を共有する時間を設ける

会議の冒頭で、必ず議題の現状や背景を簡潔に共有する時間を設けましょう。これにより、参加者全員が同じ認識を持ち、スムーズな議論が可能になります。

特に、初めて議題に触れる人がいる場合、前提知識が不足していると議論がかみ合わず、会議の進行の効率が落ちます。そのため、必要な情報を要点を押さえて説明し、関係資料がある場合は事前に共有すると、より効果的な会議運営ができます。

2. 質疑応答の時間を設ける

会議では、発表や議論の時間だけでなく、質疑応答の時間を確保することが重要です。疑問点を解消することで、議論の理解度が向上し、関係者の納得感や合意形成がスムーズになります。

特に、決定事項に対する意見交換が不十分だと、会議後に追加の調整が必要になり、業務の遅延につながる可能性があります。適切なタイミングで質問を受け付け、必要に応じて柔軟に対応できるようにすると良いでしょう。

3. 時間配分は1～5分刻みに設定する

アジェンダの各項目に細かく時間配分を設定することで、会議の進行をスムーズにし、無駄な時間を削減できます。特に、発言者が長時間話し続けることを防ぎ、効率的な議論を促進するために、1〜5分刻みでスケジュールを管理しましょう。

議題ごとの重要度や議論の必要性に応じて、適切な時間を割り振ることで、会議全体のバランスを保ち、参加者の集中力を維持することができます。

4. 会議の24時間前には参加者に共有する

アジェンダは会議の少なくとも24時間前には参加者に共有し、事前準備の時間を確保しましょう。事前に議題を把握することで、参加者が必要な資料を準備したり、意見を整理したりすることができ、会議の生産性が向上します。

特に、意思決定を伴う会議では、事前に内容を確認し、適切な判断材料を揃えておくことが重要です。メールや社内ツールを活用し、アジェンダと併せて補足資料も提供しておくと良いでしょう。

5. 議題を詰め込みすぎない

一度の会議で多くの議題を扱いすぎると、議論が浅くなり、重要な決定が先延ばしになるリスクがあります。特に、時間内にすべての議題を消化しようとすると、議論が十分に深まらず、結論が曖昧になりがちです。

そのため、会議の目的に応じて優先順位をつけ、最も重要な議題に集中できるよう調整しましょう。必要に応じて、別の会議を設けるなど柔軟に対応することで、効果的な会議にしましょう。

まとめ｜アジェンダ作成にはテンプレートの活用を

アジェンダとは、会議の開催日時、場所、議題、タイムスケジュールについて簡単に記載した会議の予定表です。アジェンダには以下の3つのメリットがあります。

• 生産性が向上する
• 会議の時間短縮に繋がる
• 会議の目的・議題が明確になる

アジェンダを作成する際には、テンプレートを活用することで、簡単かつ見栄えよく作成することができます。テンプレートを活用しつつ、ご紹介した5つのポイントを押さえてアジェンダを作成することで、会議の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。