Teamsで議事録を効率的に作成する方法を解説！トランスクリプション機能やCopilot、議事録自動作成ツールを紹介

この記事でわかること

• Teams会議で議事録を作る方法
• トランスクリプション機能・Copilotの特徴と使い方
• 各機能・ツールのメリット・デメリット

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昨今、リモートワークの普及に伴い、Web会議が浸透しています。Web会議ツールの中でも、特に多くのビジネスマンが利用している「Teams会議」を使われている方の中には、「Teams会議の発言を議事録にする方法がわからない」「もっと議事録を効率よくTeams会議の議事録を作成したい」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Teamsで議事録を作る場合に有効な機能は、トランスクリプション機能とCopilotの2つがあります。トランスクリプション機能は無料で全ての会議発言の文字起こしが、Copilotは有料で会議中の発言の要約・まとめが、それぞれ可能です。

今回は、Teams会議の文字起こしや議事録作成で役立つトランスクリプション機能・Copilotの特徴や使い方、そしてTeams会議の議事録作成をさらに効率化するツールについてご紹介します。

• Teams会議の議事録を作る方法を知りたい
• Teams会議の議事録作成をもっと効率的にしたい
• 議事録の作成を自動化する方法を知りたい

とお悩みの方はぜひご覧ください。

Teams会議単体では文字起こし作業のみが自動化できる

Teams会議には、リアルタイムの音声や音声ファイルを自動で文字起こしするトランスクリプション機能が付いています。そのため、Teams会議単体で会議の全発言を文字起こしすることが可能です。ただし、要点の抽出や要約等はできないため、Teams会議単体で要約形式の議事録の作成を自動化することはできません。

もちろん、発言録を作成する場合だけでなく、要約議事録を作るにあたって文字起こし作業だけでも自動化したいという場合には、Teams会議のトランスクリプション機能による文字起こしのみで十分足りることでしょう。

逆に​​、Teams会議の要約や議事録の作成も自動で行いたい、という方は、あとで紹介するTeamsの有料機能Copiltや、AIによる議事録作成ツールを導入するのがおすすめです。

なお、トランスクリプション機能を利用できるのは、以下のライセンスを持っているユーザーです。

• Office 365 E1、Office 365 E3
• Office 365 A1
• Office 365/Microsoft 365 A3
• Office 365/Microsoft 365 A5
• Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F1、Office 365/Microsoft 365 F3
• Microsoft 365 Business 
• BasicMicrosoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• リモートワークスタータープラン
• Teams Essentials

トランスクリプション機能を使って議事録を作成する方法

デスクトップ版では具体的に以下の手順でTeamsのトランスクリプション機能を利用できます。

1. Teams会議を起動し、「･･･ その他」メニューを選択
2. 「録音と文字起こし作成」を選択
3. 「文字起こしの開始」をクリック

4. 会議終了後は文字起こしデータのダウンロードが可能。Teamsのチームの投稿に「“会議名”で会議中」という投稿の右上にある「･･･」をクリックし、ファイル形式を指定してクリックするとダウンロードできる

モバイル版では以下の手順でトランスクリプション機能を利用することができます。

1. モバイル下に表示されている「…」をクリック
2. 表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック（下にスクロールする必要がある場合があります）
3. 音声言語が「日本語（日本）」になっているか確認した後に、「確認」をクリック

4. 会議終了後に文字起こしデータのダウンロードが可能。会議終了後、の投稿の返信部分をクリックし、「トランスクリプト」をクリック

文字起こしデータを使って議事録を作成する

Teams会議で文字起こしデータをダウンロードしたものを実際にみてみましょう。

「営業会議でTeamsのトランスクリプション機能を使った」という設定で実際に会議を録音し、文字起こしデータをダウンロードしてみました。データをWordで表示したものがこちらになります。

※記載されている内容は架空のものです。

ご覧いただいている通り、ただ発言内容が文字起こしされるわけではなく、

1. 発言時間
2. 話者情報（誰が発言したのか）

も記載されます。

さらに詳しくTeamsの文字起こしについて知りたい・トランスクリプション機能以外について知りたいという方は以下の記事に詳しく記載していますので、ご確認ください。

参考記事：【画像付き】Teams会議で文字起こしする3つの方法！注意点・精度を高くする方法も紹介

Copilotで議事録を作成する方法

発言内容を要約し、項目ごとに端的に記すような議事録を作成するには、単に文字起こしをするだけでなく、そこから更に要点を抽出して項目ごとにまとめる作業が必要となります。現在、Teams会議に搭載されている機能では文字起こしまでしかできません。そこから先の要約や要点の抽出などの作業を自動化するには、Copilot  for Microsoft 365を利用すると良いでしょう。

Copilot for Microsoft 365とは生産性の向上や業務効率化を改善するためのツールの一つで、Teams、Word、Excel、PowerPointなどの各Officeアプリケーションで利用することができます。会議後にトランスクリプト機能で文字起こしされた情報に対して「要約してください」や「議事メモを作成してください」などの指示文章をCopilotに送信することで、議事録の作成を効率化することが可能です。

Copilotには無料版と有料版(1ユーザーあたり月額3,200円)があります。課金することで精度が高くなりますが、まずは無料版で試してみましょう。

Copilotの使い方

具体的に以下の手順でTeamsのCopilotを利用できます。

1. teams会議を開き、画面右上の「Copilot」のアイコンをクリック

2. Copilotを利用するためには文字起こしが必要なため「文字起こしを追加」をクリック

3. 会議の言語を選択し「確認」をクリック

会議中の対応は以上となり、これで準備が完了します。それでは会議後にCopilotを活用して議事録を作成していく手順をみていきましょう

4. 該当会議（画面上では「test」）の「詳細を表示」をクリック

 5. 画面が切り替わり「トランクスクリプト」が表示されるのでクリック

 6. 画面が切り替わり、文字起こしされた文章が確認できる画面が表示されます。右上の「Copilot」をクリック

 7. Copilotが表示されます。①には標準で選択できる「会議の要約」などの項目が表示されています。自分でどのようにして文字起こしを加工してほしいか（例：1000文字程度で要約してください など）を指示したい場合は②の位置にその内容を入力します。

 8. 試しに7の①の「会議を要約」をクリックすると会議の要約情報が表示されます。ここからWordへ自動で出力される機能は現在実装されていないため、別途「コピー」を選択し、議事録へコピーし修正する必要があります。

このようにCopilotを活用すれば、会議の要約情報やメモを整理してくれるため、それを議事録として活用することが可能です。また前述しましたがWordなどの他アプリへの自動出力は対応していないため、Copilotが表示されている画面と議事録画面を行き来する必要がありますが、簡単に振り返りをしたりするにはおすすめの方法となります。

「スマート書記」の活用で両者のデメリットを解消

ここまで、会議の全発言を文字起こしすることができるTeams会議のトランスクリプション機能の利用方法と、文字起こしから要約・議事録を作成することができるCopilotの利用方法についてご説明しました。それぞれの機能の活用により、議事録作成の作業は大幅に短縮されるでしょう。しかし、トランスクリプション機能とCopilot、どちらにもデメリットは存在します。

そこで、両者のデメリットを解消するものとしておすすめしたいのが、AI議事録ツールです。

まず、AI議事録ツールについて簡単にご説明します。AI議事録ツールとは、具体的に、自動で音声を文字起こしするだけでなく、その文字起こしした内容を

• 分かりやすく要約する
• 会議内容の重要な部分をまとめ、箇条書きにし分かりやすくする

という工程まで自動化します。これらによって、会議終了後にできるだけ簡単に、時間をかけずに議事録を作成することができます。そして、Copilotと決定的に異なり、対面やZoom、Google Meetなど、Teams以外の会議の要約・議事録作成にも使うことができます。

また、ChatGPTなどの無料生成AIと比較して、情報漏洩のリスクが非常に低く、高い安全性が担保されているのも、議事録作成ツールの特徴です。

そんなAI議事録ツールの中でも、特におすすめなのがスマート書記です。

スマート書記は、AIで要約や要点を整理することができるツールで、プロンプトなしでこれらの機能が使えるため、Teamsをはじめとする様々な会議の議事録を、誰でも簡単に作成することができます。また、

• AIが話者を識別するため、ハイブリッド会議でも利用可能
• 会議中にメモを取ると、そのメモを取ったタイミングの音声とメモが紐付き、ピンポイントでメモの箇所の音声を聞き直すことができる。そのため、文字起こしで利用したい部分の検索が容易
• プロンプトなしで要約・要点の整理が可能
• ChatGPTなどの無料作成AIにはない、セキュリティ上の高い安全性

といったメリットもあり、先ほど挙げたTeams会議のトランスクリプション機能とCopilotのデメリットを解消する機能と精度が備わっています。

以下でさらに詳しくスマート書記についてご紹介します。

スマート書記とは

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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スマート書記の使用例

では、実際にスマート書記で文字起こしたものをしたものをみていきましょう。また細かなやり方などは今回は割愛します。実際に使ってみたいというかたは「無料トライアル」も実施しているので、ぜひ一度お試しください。

※記載されている内容は架空のものです。
※「静かな環境で録音」「話し方を意識」したうえで架空の会議を実施し、録音しています。ツールの利用環境によっては、文字起こしの精度にバラツキが発生する場合があります。

Teams会議のトランスクリプション機能では上記のように要約やまとめ書きをしたい場合は、文字起こしされた内容を修正していく必要がありましたが、AI議事録ツールであればそれらがワンクリックで抽出することが可能です。

ただし、あくまでも文字起こし内容からAIが独自で判断したものにはなるため、誤った情報や偏った情報が出力される場合があるので、注意が必要です。自動で要約されたもの・箇条書きにまとまったものの情報が正しいものになっているかは必ず確認するようにしましょう。

またスマート書記は、あくまでも数多くあるAI議事録ツールの中のひとつです。他のツールについても知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

各ツールの比較

ここまで、Teams会議のトランスクリプション機能とトランスクリプション機能にプラスして活用する要約ツール、議事録作成ツールについてご紹介してきました。改めて、トランスクリプション機能・各ツールでできること、メリットとデメリットを、生成AIのChatGPT、そしてAI議事録自動作成ツールのひとつであるスマート書記とともに、比較してみましょう。

	トランスクリプション機能	Copilot	ChatGPT	スマート書記
文字起こし	○	×	×	○
要約・箇条書き・議事録メモ作成	×	○	○	○
メリット	Web会議であればアカウントで話者を判断することができるので、誰がどんな発言をしたのかはっきり区別することができる 無料で利用可能	どのようにまとめてほしいかの指令文(プロンプト)に対応しているため、ある程度自分が求めた形で要約文が抽出される	シンプルな要約から詳細なレポート形式まで、要望に応じて出力内容を調整可能。形式的なビジネス文書にも対応しやすい。	高精度な文字起こしと、AIアシスト機能で自動要約や要点抽出が可能。
デメリット	会話の一部だけを議事録にする場合、議事録にする箇所の発言を探すのが大変	抽出された文章をある程度整える必要がある。外部に公開する場合は、結局人が一部分まとめるなどの作業が発生する	抽出された文章をある程度整える必要がある。 プライバシーとセキュリティ面から、機密情報の入った会議内容を要約することができない。	課金システムであるため、高コストになる可能性がある。 AIによる要約であるため、一部修正する必要がある。

まとめ｜Teams会議の議事録作成にはスマート書記がおすすめ

本記事では、Teams会議での議事録作成の方法をご紹介しました。

議事録にはさまざまな種類があり、その中でも

• 発言内容をそのまま記す発言録
• 発言内容を要約・要点の整理をして記す議事録

の2種類が代表的です。

Teams会議のトランスクリプション機能では文字起こししかできないため、発言内容の要約や要点の整理をした議事録を作成する際には、有料機能のCopilotを活用する方法もあります。

ただし、それぞれの方法にはメリットの反面、デメリットもあります。それらを解消するのがAI議事録ツールであるスマート書記です。スマート書記を活用することで、文字起こしや要約の精度が高い文章を自動で作ることができます。

議事録作成の際には、スマート書記を活用して作業の効率をアップさせましょう。