議事録のメモが追いつかない！5つの原因と効果的な対処方法を徹底解説
「会議中にメモが追いつかず、重要な内容を聞き漏らしてしまった」「議事録作成に時間がかかりすぎて他の業務に支障が出ている」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
実際に、多くのビジネスパーソンが議事録作成において同様の課題を抱えており、特に発言スピードの速い会議や専門的な内容が多い打ち合わせでは、メモが追いつかないという状況は珍しくありません。しかし、適切な対処法を理解し実践することで、この悩みは大幅に改善することが可能です。
本記事では、議事録のメモが追いつかない根本的な原因を明確にし、すぐに実践できる具体的な対処法をご紹介します。これらの手法を身につけることで、会議内容を正確に記録しながら、議事録作成にかかる時間も短縮できるようになるでしょう。
すぐに議事録におけるメモを楽にしたい方は、ぜひAI議事録ツール「スマート書記」をご活用ください。スマート書記を活用すれば、メモした箇所をピンポイントで聞き直すことができるため、音声を探す手間をゼロにすることができます。
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議事録のメモが追いつかないときの対処法
議事録のメモが追いつかない問題を解決するためには、事前の準備と会議中の効率的なメモの仕方を組み合わせることが重要です。以下では具体的な対処法をご紹介していきます。
略語を使ってメモ数を減らす
メモの速度を上げる最も効果的な方法の一つが、略語や記号を活用することです。一般的なビジネス用語については、あらかじめ自分なりの略語ルールを決めておくと良いでしょう。
たとえば、「会議」は「会」、「プロジェクト」は「PJ」、「スケジュール」は「sch」といったように、頻繁に使用される単語は2〜3文字程度の略語で表現できます。また、記号を活用することも効果的で、「→」で原因と結果の関係を、「！」で重要なポイントを、「？」で確認が必要な事項を表すことができます。
さらに、会社や業界特有の用語についても略語を作成しておくことで、メモ作成の大幅な時短につながります。ただし、後から読み返したときに理解できるよう、使用する略語は一覧表にまとめて管理することをおすすめします。
テンプレートを事前に準備する
会議前にテンプレートを準備することで、メモを取るときの思考の負荷を大幅に軽減することができます。定期的に開催される会議であれば、毎回同じようなフォーマットでメモを取ることで、記録すべきポイントが明確になり、聞き漏らしを防ぐことができるでしょう。
基本的なテンプレートには、日時・参加者・議題・決定事項・次回までのアクションといった項目を含めると良いでしょう。これらの項目をあらかじめ用意しておくことで、会議中は内容を埋めることに集中でき、全体的な構成を考える必要がなくなります。
また、よく議論される内容については、予想される論点や関連する過去の決定事項もテンプレートに含めておくと、より効率的にメモを取ることができます。デジタルツールを使用している場合は、テンプレートの複製機能を活用することで、毎回一からフォーマットを作成する手間も省けます。
以下ではオーソドックスな議事録のテンプレートの例を示しています。ぜひ議事録メモ作りの参考にしてみてください。
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会議情報
- 会議名:
- 日付: (YYYY/MM/DD)
- 時間: (○○：○○～○○：○○)
- 場所: (○○会議室、Zoomなど)
- 出席者:
- 欠席者:
議題
- ○○○○
……
議事録
1. ○○○○(議題)
- 内容: (会議内容を簡潔に記載)
- 結論: (その議題で決まったことを記載)
(以降、他の議題も同様に内容と結論を簡潔に記載)
決定事項・確認事項
- (それぞれの議題で出た結論をまとめて記載)
……
会議後のタスク
- ○○部長：(タスク内容)
- ○○：(タスク内容)
備考
- (その他留意事項等記載)
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また会話形式で議事録を作成するときは、以下の記事も合わせてご確認ください。
項目を事前に準備する
会議の目的や議題が事前に分かっている場合は、想定される項目をあらかじめ準備しておくことが効果的です。これは単なるテンプレートとは異なり、その会議特有の内容に特化した準備を指します。
たとえば、新商品の企画会議であれば、「ターゲット顧客」「価格設定」「販売チャネル」「競合分析」といった項目を事前にリストアップしておくことで、発言内容を適切な項目に分類しながらメモを取ることができます。これにより、情報の整理と記録を同時に行うことが可能になります。
また、関連する資料や過去の会議内容を事前に確認し、前提となる情報や専門用語についても予習しておくことで、会議中の理解度が向上し、より的確なメモを取ることができるようになります。
聞き返した発言の時間をメモしておく
会議の内容を録音や録画している場合に限られますが、聞き取れなかった発言や重要だと感じたポイントについては、その時間をメモしておく方法も効果的です。これにより、会議後に該当箇所をピンポイントで確認することができ、議事録の精度を高めることができます。
具体的には、「14:23 田中部長発言（重要）」といったように、時間と発言者、内容の重要度を簡潔にメモしておきます。この方法により、会議中は聞き漏らしを気にしすぎることなく、全体の流れを把握することに集中できるでしょう。
ただし、この手法は録音・録画が可能な環境でのみ有効であり、機密性の高い会議や録音が許可されていない場合は使用できないことに注意が必要です。また、後から音声を聞き直す時間も考慮して、本当に重要なポイントに絞って時間メモを活用することが重要です。
ショートカットキーを活用する
PCなどでメモを取る場合は、ショートカットキーを効果的に活用することで入力速度を大幅に向上させることができます。特に、コピー・ペースト、取り消し、検索といった基本的な操作を素早く行えるようになることで、メモ作成の効率性が飛躍的に改善されるでしょう。
WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ツールでは、見出しの設定、箇条書きの作成、文字の装飾といった機能もショートカットキーで実行できます。これらの機能を会議中にスムーズに使用できるようになれば、メモした箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができるような、構造化されたメモを効率的に作成することが可能になります。
また、スニペット機能や定型文の登録機能を活用することで、よく使用される表現や決まり文句を瞬時に入力することもできます。これらのツールを組み合わせることで、手書きでは不可能な速度でのメモ作成が実現できるようになります。
議事録のメモが追いつかない5つの原因
メモが追いつかない問題を根本的に解決するためには、まずその原因を正しく理解することが重要です。多くの場合、技術的な問題よりも、メモに対する考え方や会議への取り組み方に課題があります。
発言を一言一句メモしようとする
議事録作成において最も多い誤解の一つが、「すべての発言を正確に記録しなければならない」という思い込みです。実際には、会議の目的は情報の共有と意思決定であり、すべての発言が議事録に必要なわけではありません。
重要なのは、発言の要点や結論、決定事項、次のアクションといった「会議の成果」を正確に記録することです。雑談や脱線した話題、繰り返しの説明などは、議事録の本質的な価値には影響しないため、思い切って省略することが大切です。
効果的な議事録は、会議に参加していなかった人が読んでも内容を理解できる程度の情報量を保ちながら、簡潔で読みやすいものです。一言一句を記録しようとするのではなく、「何が決まったのか」「誰が何をするのか」「いつまでに何をするのか」という観点でメモを取ることを心がけるようにしましょう。
会議の目的を理解していない
会議の目的や議題を十分に理解していない状態でメモを取ろうとすると、どの情報が重要で、どの部分が補足説明なのかを判断できないケースがあります。その結果、すべての発言を同じ重要度でメモしようとして、情報量に圧倒されてしまうことがあります。
会議前には必ず議題や資料に目を通し、「この会議で何を決めるのか」「どのような成果を期待されているのか」を明確にしておくことが重要です。目的が分かれば、重要な発言とそうでない発言を区別できるようになり、メモの効率性が大幅に向上します。
また、会議の種類（報告会議、検討会議、決定会議など）によって記録すべきポイントも変わってきます。報告会議であれば現状の共有が中心となり、決定会議であれば合意事項や次のアクションが重要になります。会議の性質を理解することで、より戦略的にメモを取ることができるようになります。
そもそも会議にはどんな種類があるのか？について知りたい方は、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にご覧ください。
前提知識や情報が不足している
会議で使用される専門用語や背景情報を十分に理解していない場合、発言の内容を正しく解釈できず、結果的にメモ作成に時間がかかってしまうことがあります。また、理解が曖昧なまま記録した内容は、後から議事録を作成する際にも支障をきたします。
この問題を解決するためには、会議前の予習が不可欠です。過去の会議資料や関連プロジェクトの情報を確認し、使用される可能性の高い専門用語については事前に調べておくことが重要でしょう。
また、理解できない内容が出てきた場合は、適切なタイミングで質問することも大切です。曖昧な理解のままメモを取るよりも、正確な情報を確認してから記録する方が、結果的に高品質な議事録を作成することができます。不明な点は遠慮なく確認する姿勢も、効果的な議事録作成には欠かせない要素といえます。
きれいに整理しすぎようとする
会議中にメモをきれいに整理しようとすることも、メモが追いつかなくなる大きな原因の一つです。文章の構成を考えたり、表現を洗練させたりすることに意識が向くと、肝心の発言内容を聞き逃してしまう可能性が高くなります。
会議中のメモは、あくまでも「後で議事録を作成するための素材」と考えることが重要です。完成度の高い文章を作ろうとするのではなく、キーワードや要点を断片的にでも記録し、後から整理することを前提とした方が効率的でしょう。
実際に、多くの経験豊富な議事録作成者は、会議中は走り書きやキーワード中心のメモを取り、会議後に改めて情報を整理して議事録を完成させています。会議中と会議後の作業を明確に分けることで、それぞれの効率性を最大化することができます。
発言が聞き取れない
物理的に発言が聞き取れない状況も、メモが追いつかない原因としてあげられます。会議室の音響環境が悪い、参加者の声が小さい、複数人が同時に発言している、といった状況では、どれだけメモを取るのが上手い人でも正確にメモをすることは困難です。
このような問題に対しては、座席の位置を工夫する、発言者に聞こえやすい位置に移動する、適切なタイミングで聞き返すといった対策が有効です。また、会議の進行役に対して、発言者の明確化や音量の調整をお願いすることも重要でしょう。
議事録のメモを効率化するツール
本記事ではメモを効率的に取る方法をご紹介しました。とはいえ実際にはメモを取る量が多すぎたりすると、なかなか上手くいかないケースもあります。そんなときに活用したいのが議事録のメモを効率化するAI議事録ツールです。
AI議事録ツールを活用すれば
- 会議後にすぐにAIが自動で要約文章を作成したり、要点を整理してくれる
- 聞き直したい箇所の音声をピンポイントで聞き直す
ことが可能です。詳しくAI議事録ツールについて知りたい方は以下の記事を参考にご覧ください。
ツールを活用してメモを効率化した事例2選
ここではAI議事録ツール「スマート書記」を活用して実際に会議中のメモを楽にし、議事録作成を効率化した事例をご紹介します。メモが大変で議事録作成に時間がかかっている方は、ぜひツールをイメージするためにもご覧ください。スマート書記について詳しく知りたい・実際に試したい方はぜひ以下よりお問い合わせください。
事例1｜リアルタイムで文字起こしがそのままメモの代わりになった
スマート書記の機能を利用して会議中のメモ作業が一部変化しました。スマート書記は会議中にリアルタイムで文字起こしされた文章をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けることができるので、あとでどの発言から議事録をまとめる必要があるのか？と探す作業をなくすことができました。
また文字起こしされた文章をクリックするだけで会議中の音声を聞き直すこともできるので、音声を探すという作業もゼロにすることができました。
ストレスだと感じていた部分がすべて解消され、またこれらの細かな作業に費やしていた時間を削減できたことで、より集中的にどう校正するか？を考えることができるようになりました。
事例2｜メモできなかった箇所をボイスレコーダーで聞き直す作業がなくなった
一番時間がかかっていたのは、ボイスレコーダーで録音した音声の聞き直しです。発言録にしろ箇条書きでまとめる議事録にしろ、それぞれかなり詳細を記載する必要があります。しかも会議時間が3〜4時間にも及ぶため、会議中に議事録を仕上げられない状態でした。
そのためあとで確認ができるように、会議の音声をボイスレコーダーで録音し、重要な発言があった際はその発言の時間帯をメモしておき、会議後に聞き直しができるようにしていました。もちろん時間帯のメモだけではなく、発言内容自体のメモも残しておきますが、発言のスピードが早くメモが追いつかなかったり、そもそも専門用語の場合は正確にメモを残すことが難しいのが現状でした。
そして会議が終わった後、録音した音声を聞き直すのですが、発言があった時間帯をメモしているとはいえ、聞き直したい箇所を探すのにとても時間がかかります。また音声を探したあとは一度その内容を書き出して、発言の意図を確認しながら議事録としてまとめていくのですが、専門用語の発言があるタイミングは、一度だけ音声を聞き直しても文章として書き出すのが難しく10秒戻しを繰り返ししながら文章を書き出していました。
そこからスマート書記のタイムスタンプを活用して、一番時間がかかっていた音声の聞き直しが効率化されましたね。タイムスタンプがあることで、会議中に発言内容を必死にメモしていたのが、重要な発言が起きたタイミングで簡単なメモを取るだけに変化しました。もともと聞き直すために発言が起きた時間帯をメモしていましたが、その必要もなくなり、聞き直すときも10秒戻しなどをせずとも、このタイムスタンプをクリックするだけで聞き直すことができるようになりましたね。
まとめ｜メモを効率的に取る方法を実践して効率化しよう
議事録のメモが追いつかない問題は、適切な対処法を身につけることで大幅に改善することができます。略語の活用やテンプレートの準備といった技術的な手法に加えて、一言一句メモしようとしない、会議の目的を理解するといった考え方の転換も重要なポイントです。
しかし、これらの方法を習得するには一定の経験と練習が必要であり、また会議の性質や環境によっては限界があることも事実です。そのような場合には、AI技術を活用したAI議事録ツールの導入を検討することも有効な選択肢といえます。
現代のビジネス環境では、会議の効率化と正確な記録の両立がますます重要になっています。本記事でご紹介した方法を実践しながら、必要に応じてツールを活用することで、より生産的な会議運営と高品質な議事録作成を実現していけるようにしましょう。
- 会議後の議事録作成に時間がかかっている
- 議事録を作成するために会議中にメモを取っているため、会議に集中できない
- 議事録作成後の言った言わないの確認に時間がかかっている
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。
またその他にも、以下のような特徴があります。
- 様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
- 要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
- 音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
- 対面会議、Web会議で利用が可能
- 「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
- 発言内容をリアルタイムで文字起こし
- 最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化
累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。まずは14日間の無料トライアルをお試しください。
議事録のメモに関するよくある質問
Q. アジェンダがない・議論が脱線しがちな会議では、どうメモを取れば良いですか？
予測不能な会議では、完璧な構造化は一旦諦め、「誰が・何を・どうする」の3点を中心にメモをするようにしましょう。発言者、決定事項、タスクを紐づけてメモしておけば、後からでも要点を整理できます。
Q. 議事録はどのくらい詳細に書くのが適切ですか？情報が多すぎても、少なすぎても不安です
「不参加者でも議論の要点と結論が分かる」のが適切な詳細度の目安です。具体的には、以下の4点が網羅されているかを確認しましょう。
- 議論されたテーマ（議題）
- 議論の結果、決定されたこと
- 今後発生するタスク（ToDo）
- 各タスクの担当者と期限
議事録の書き方についてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
