議事録作成でつまづく原因と対処法4選！効率化するポイントやツールも紹介
この記事でわかること
- 議事録の目的や書き方
- 議事録でつまづきやすい原因
- 議事録作成のポイント
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会議の記録・情報共有の役割を果たす議事録。会議の内容を整理し、チーム全体の方針を決定する上で非常に重要なキーアイテムですが、議事録を作るには会議の内容を全て聞き、内容を理解した上で、会議で出てきた情報を簡潔にわかりやすくまとめる、という作業が必要になります。このため、議事録の作成には一定の時間や労力を必要とすることが多く、議事録作成に苦手意識を持ったり、作業に嫌気が差したりする人も多いのではないでしょうか。
この記事では、議事録作成が苦手な方や不慣れな方、また、議事録の作成に対してそういった苦手意識がある新人・部下を指導されている方向けに、議事録作成でつまづきやすい原因と、その対処法について解説していきます。
議事録作成が苦手な理由を先に知りたい方は「議事録を作るのが苦手な原因とその対処法4選」を、議事録を書く際のポイントを知りたい方は「議事録を書く際のポイント5選」をお読みください。
- 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
- 会議中のメモが大変で追いつかない
- 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。
議事録を作る目的
そもそも議事録は、会議の内容や発言を記録し、あとでそれらを確認したり、会議に参加していなかった人とも決定事項などの情報を共有したりするために作られます。議事録を作ることで、会議で出た情報を関係者に伝えやすくなり、作業の効率化や、納期・発注のミスの防止につながります。特に、会議の重要性が高い場合や、会議時間が長かったり、議題が複雑だったりする場合は、議事録を書くことは必要不可欠です。
また、会議の内容を整理することで、次にやるべきことや課題(ToDo、ネクストアクション)が明確になる、というメリットがあります。また、発言を書き留めたり、担当者を明記することで、責任の所在を明らかにし、トラブルを防止することができます。
議事録の目的についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
議事録を作るのが苦手な原因とその対処法4選
では、議事録を作るのがうまくいかない原因には、どのようなものがあるのでしょうか？ここでは、代表的なものを4つ紹介するとともに、その対処法について解説していきます。
1. 会議の内容が理解できない・要点が掴めない
議事録を作成するのが苦手な原因の一つとして、そもそも会議の内容を理解できていない、というものがあります。特に、時間の長い会議や、専門用語が多く出る会議などでは、会議の内容や要点を理解するのが難しくなりがちです。会議で何が話されているのかわからなかったり、どれが重要な情報なのかわからなかったりすると、あとで会議の情報を議事録にまとめることが難しくなるでしょう。
会議に参加するときは、なるべく事前に議題や資料を確認するようにしましょう。会議で扱う議題に馴染みがない場合は、ネットで検索をかけるのはもちろん、同僚や上司に確認してみたり、これまでの議事録を見返してみたりすることもおすすめです。
2. 会議のメモを取るのが追いつかない
会議のメモを取るのが追いつかないことも、議事録作成がうまくいかない原因になります。会議中に全部の発言を書き起こすことは、人力では実質不可能です。その一方で、発言の一部だけを切り取ってメモするのでは、情報に漏れが出てしまうのではないかと不安に感じる方もいるでしょう。
会議の発言をメモする時には、会議全体の流れや発言の要点を意識し、重要性の高い情報を中心に記録するように心がけましょう。優先順位の低い情報はあとで会議音声などを確認してから書き込めばいいや、などと、一定程度割り切ることも必要です。また、略語や記号を使ったり、会議前の時点で既に知っている情報は前もって書き込んでおいたりすることも、会議のメモのスピードをあげるのに有効です。
会議のメモの取り方をより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
3. 議事録のフォーマットがわからない
議事録を書くとき、どういった形式で書けばいいのか、もしくはどの情報を書けばいいのかがわからない、と悩んだことがある人も多いのではないでしょうか。
議事録を書く際は、
- 見出し・タイトル
- 会議の日付
- アジェンダ・サマリー・議題
- 会議の決定事項・確認事項
- 会議後のタスク
- 次回会議の予定
の6つのポイントは必ず書くようにし、その上で、企業やチーム・議題などに応じて、必要な情報を追加していきましょう。
より詳しく議事録の書き方を知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
また、フォーマットの例を記載した記事もございますので、こちらもぜひご覧ください。
4. 会議音声の確認や文字起こしに時間がかかりすぎる
会議音声の文字起こしは、時間・労力が要求されます。議事録作成に苦手意識を感じる人は、この音声確認や文字起こしの作業でつまづく人も多いでしょう。
音声確認でしたら、録音音声を1.25倍速や1.5倍速などで早送りしても、内容が十分確認できることがほとんどです。逆に、音声を文字起こしする時には、録音音声の再生速度を遅くし、ゆっくり確実に文字に起こしていく方が、「急がば回れで」で早く確実に作業を終えられることがあります。作業内容に沿って、録音音声の再生速度を変更すると良いでしょう。また、録音音声を再生しながら、「誰が」「何分何秒で」「何を言ったのか」をメモする、「タイムスタンプ」を行うと、後からのチェックがしやすくなります。
さらに文字起こしの速度をあげたい方や、そもそも録音音声の文字起こしに苦痛を感じる方は、後ほど紹介する文字起こしツールを利用することも、有効な方法の一つです。
議事録を書く際のポイント5選
ここからは、議事録作成をより効率化させるためのポイントを5つ紹介していきます。
1. 情報を事前に記入する
会議中は発言が頻繁に行われるため、文章を書くのに当てられる時間がありません。なるべく会議中に書かなければいけない情報を減らすためにも、既にわかっている情報は前もって記入しておくことがおすすめです。
議題や実施日、会議の参加者などは、事前にチェックして記入しておくようにしましょう。
2. 会議の音声は録音する
会議の音声を録音することなく発言をメモしたり、議事録を作成したりすると、情報の漏れや認識のズレなどのトラブルが生じる可能性があります。会議音声はなるべく録音し、後から発言を確認しやすくしましょう。
また、ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールでは、録画機能が備わっているものもあります。オンライン会議では、会議の内容の確認に録画を参照することもおすすめです。
3. 会議のメモはなるべくシンプルに
会議のメモはなるべく短く、シンプルにすることを心がけましょう。議事録と違い、会議のメモは、書いてる本人が会議内容を確認するためのものなので、情報の漏れさえなければ体裁はあまり気にする必要はありません。
会議の一言一句全てを書こうとしたり、「です」「ます」調を使ったりせず、要点のみをメモしましょう。後から意味がわかるのであれば、単語を並べただけになってしまっても構いません。また、記号や略語などを使うこともおすすめです。
4. 簡潔な文章を心がける
議事録は、会議に参加していない人も読む可能性があります。会議で出た情報が適切に共有できるよう、誰が読んでもわかりやすい構成・文章表現にすることが重要です。
いわゆる5W1H、つまり「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どうして」「どのように」を特に意識して、シンプルかつわかりやすい文章を心がけましょう。
5. 同僚・上司に協力を求める
1人で音声の文字起こしをしたり、議事録を書いたりするのは、なかなか大変な作業です。また、作業を1人で完結させようとすると、情報の漏れや誤字・脱字などの表記上のミスに気付けないこともあります。
会議音声のメモや文字起こしなど、工数が多く大変な作業は、役割分担や範囲決めをして、複数人で作業することがおすすめです。また、自分が知らない情報を教えてもらったり、情報の漏れや文章表現のミスがないかをチェックしてもらったりするなど、同僚や上司に協力を求めることで、文字起こしや議事録を作る際のミス防止に繋がるでしょう。
議事録作成の効率化をより詳しく説明した記事もございますので、こちらもぜひご覧ください。
議事録作成はAI議事録作成ツールを使うのがおすすめ！
ここまで議事録作成を効率化する方法についてご説明してきましたが、もっと議事録作成を効率化したい、あるいは、上記の対処法やポイントを知っても議事録作成がうまくいかない・きついと感じる人もいるでしょう。その場合、議事録の作成を自動化するAIツールを利用することをおすすめします。
AI議事録作成ツールを使うことで、AIが自動で会議の発言の文字起こしや要点の抽出、情報の整理などを行ってくれます。これによって、議事録作成にかかる時間や工数の大幅な削減が可能です。
1. スマート書記
引用：スマート書記
スマート書記は累計利用社数5,000社を突破している文字起こしツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。
プランは基本使用料＋文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。
また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。
スマート書記の特徴
- 累計利用社数5,000社以上
- 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70％短縮
- 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策
2. AI GIJIROKU
引用：AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは導入企業数6,000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。
プランは無料プラン＋有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。
30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。
AI GIJIROKUの特徴
- zoomを連携するだけで発言を字幕表示
- 音声認識精度99.8%
- リアルタイム翻訳30か国語対応
AI GIJIROKUの費用・料金プラン詳細
- フリープラン：無料
- パーソナル：16,500円 /年
- チーム：327,800円 /年
- ビジネス：2,200,000円 /年
※年払いを参考にした費用・料金プランです。
3. Rimo Voice
引用：Rimo Voice
Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。
5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。
ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。
Rimo Voiceの特徴
- 日本語に特化したAIで自動文字起こし
- テキストと音声がシンクするスライダー機能
- AIが10秒で要約も作成
Rimo Voiceの費用・料金プラン詳細
- 個人：音声22円 / 30秒 動画33円 / 30秒
- 法人トライアル：3万円 / 月 10時間 / 月まで利用
- 法人ライト：6万円 / 月 20時間 / 月まで利用
- 法人ベーシック：12万円 / 月 45時間 / 月まで利用
- 法人ビジネス：24万円 / 月 100時間 / 月まで利用
AI議事録ツールについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
まとめ｜議事録作成にはAI議事録ツールがおすすめ！
この記事では、議事録の作成が苦手な方向けに、議事録作成でつまづきやすい原因とその対処法、議事録作成を効率化するポイントについて解説してきました。議事録を作る際は会議の情報を漏らすことなく記載した上で、わかりやすく、簡潔にを心がけ、チーム全員と情報を共有できる議事録を目指しましょう。
また、議事録の作成を効率化したい場合、議事録作成ツールの導入も選択肢の一つになります。ぜひ、ご自身の企業や組織、チームに合った、議事録作成効率化の方法を試してみてください。
- 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
- 会議中のメモが大変で追いつかない
- 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
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