議事録に時間がかかるお悩み解決！時短で作成するコツやおすすめツールを紹介

この記事でわかること

• 議事録の作成に時間がかかる原因
• すぐに実践できる議事録作成を時短化するコツ
• 議事録作成を効率化してくれるAI議事録ツール

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会議の内容を正確に残すために必要なのが議事録です。会議が終わったあとに議事録を作成している際、「会議時間の何倍も作成に時間がかかってしまう」「もっと議事録の負担が軽くならないか」といった悩みを抱えていませんか？

議事録の作成に時間がかかってしまうのには、いくつか原因があります。時間がかかる要因はなにか、それらを解消するコツを実践したり、AI議事録ツールを活用すれば、議事録の作成作業を効率化できます。

本記事では、

• 議事録の作成に時間がかかる原因
• すぐに実践できる議事録作成を時短化するコツ
• 議事録作成を効率化してくれるAI議事録ツール

をご紹介します。議事録作成に時間がかかってしまうというお悩みを抱えている方には必見となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

議事録が必要な理由

議事録の最たる目的は、会議で話し合われた内容や決定事項を正確に記録し、関係者間で共有することです。会議に出席できなかったメンバーやプロジェクト等に関わる人すべてに情報を伝える手段となり、内容の食い違いや認識のズレを防ぎます。

• 会議では何を話したのか
• 最終的にどんな決定がなされたのか
• 「誰が」「何を」「いつまで」に担当することになったのか

といった重要事項を正確に記録し、あとから確認する手段として役立ちます。記録がしっかりと残ることで、「言った言わない」トラブルの防止として働くだけでなく、組織としての判断の根拠にもなり、会議の透明性を高める効果もあります。

なぜ議事録作成に時間がかかるのか？3つの原因

1. 会議中のメモが不十分

議事録の担当者は、会議中に議事録作成を正確におこなうために、会議に参加しながら同時並行でメモを取っている人も多いでしょう。そうすると議論が白熱した場面ではメモが追いつかなくなったり、あとから読み返したときにメモの情報が不十分で記憶に頼る箇所が出できがちになります。情報が足りない箇所は、あとから関係者に確認を取る作業が生じるため、議事録の作成に時間がかかる原因になります。

2. 録音を何度も聞き返しながら議事録を作成している

会議中にメモを取るだけでは不安だから、と会議音声を録音して、会議後にその音声を聞きながら議事録を作成している人もいるでしょう。使用する機器の録音精度、または録音環境によって、発言が聞き取りづらい箇所がある場合に、何度も聞き返さないと内容が確認できないケースでは議事録の作成に時間がかかりがちになります。

3. 議事録に会議内容のすべてを書こうとしている

「会議内での発言をすべて正確に記録に残さなければ」と思ってしまうと、一言一句書き起こそうとしてしまいます。余計な情報も混ざった議事録は読みづらくなり、振り返りの際に必要な情報に辿り着くのにも時間がかかり、読み手にも不親切です。逐語録を作成するとき以外は、すべてを書こうとせずに要点をまとめるように意識して作成しましょう。

すぐ実践！議事録作成を時短化する4つのコツ

議事録作成に時間がかかってしまうお悩みを今すぐ解決したい方へ、今日からすぐに実践できる効率化のコツをご紹介します。

1. 事前に議事録のテンプレートを用意する

毎回会議の度に一から議事録を作成していては時間がかかるので、事前に使い回せるように議事録のテンプレートを用意しておきましょう。用意しておくことで、書くべきポイントが明確になり、会議内容も整理しやすくなります。議事録のテンプレートの記載事項例は以下の項目です。

• 会議名
• 日時（年月日・時間）
• 参加者
• 決定事項
• ネクストアクション「誰が」「何を」「いつまで」
• 次回予定

議事録のフォーマットを作成するコツは下記の記事で紹介していますので、詳しく知りたい方はぜひご覧ください。

参考記事：議事録の基本フォーマットはコレ！わかりやすい議事録のコツを解説

2. 会議前にわかることは確認して記入しておく

フォーマットが作成できたら、会議前に埋められる項目は先に記入しておきましょう。会議の日時などの基本情報はもちろん、何のための会議なのか、議題と目的を確認しておいて記入しておくと良いです。ある程度、事前に議事録を埋めておくことで、事前に会議内容の把握も進み、重要な発言を見極めやすくなります。

重要なポイントの見極めがしやすくなることで、必要な箇所のメモに集中できたり、会議内容をすべて書き起こそうとして時間がかかる、といった問題を解決できます。

3. 会議中のメモは「誰が」「何を」「いつまで」を押さえる

会議中にメモを取る際は、すべての発言を残そうとするのではなく、

• 「誰が」
• 「何を」
• 「いつまで」

というポイントを押さえてメモをするように心がけることで、要点を押さえやすくなります。時短の鍵は要約力です。要約のコツが知りたい方は、以下の記事も参考にご覧ください。

参考記事：【例文あり】要約のコツを徹底解説！手順やコツ・注意すべきポイントから練習方法まで紹介

4. 会議が終わったらすぐに作成に取りかかる

議事録の作成は鮮度が大事です。会議中はリアルタイムでメモを取り、会議が終わったらメモや記憶が新しいうちに、すぐに下書きだけでも作成しておくことがコツです。「あとでやろう」と後回しにしてしまうと、記憶が薄れて忘れてしまい、確認作業に手間取り時間がかかることになります。

会議後すぐに議事録作成作業に取り掛かることで、作業時間を時短化するだけでなく、会議関係者に対しても、記憶が新しいうちにすぐに共有までおこなえるので一石二鳥です。

AI議事録ツールで議事録作成を最強に効率化！

上記では行動面で議事録作成を効率化するコツをご紹介しました。ここからは、議事録作成作業を最強に効率化できるAI議事録ツールをご紹介します。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、議事録の作成・共有・管理ができるツールです。主に、

• 議事録作成時間の削減
• 音声とテキスト情報による正確な情報共有
• 管理コストの削減

を目的としています。

AI議事録ツールの代表的な機能としては、

• 自動文字起こし機能
• 用語登録・辞書登録機能
• フィラー除去機能
• 話者識別機能
• 要約・要点整理機能
• タスク・決定事項の抽出機能
• 共有・管理機能

などが挙げられます。ツールによって有している機能は異なりますので、どんな機能が必要か、どんなことで現在困っているのか、といったポイントでツールを選びましょう。AI議事録ツールの機能に関する詳しい説明やおすすめのツールは以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

おすすめのAI議事録作成ツール3選

ここからは、おすすめのAI議事録作成ツールについて3つピックアップしてご紹介します。

1. スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

• 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
• 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
• 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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2. AI GIJIROKU

引用：AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、導入企業数9,000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。

AI GIJIROKUの特徴

• Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
• 音声認識精度99.8%
• リアルタイム翻訳30か国語対応

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。1時間の音声を５分で文字起こしできます。音声や動画記録から文字起こししたい方におすすめです。

ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

• 日本語に特化したAIで自動文字起こし
• テキストと音声がシンクするスライダー機能
• AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

本記事ではAI議事録ツールを3つ紹介しましたが、ツールについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参照してみてください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

AI議事録ツールの導入事例

最後に、実際にAI議事録ツール「スマート書記」を導入して、会議時間の3〜４倍の時間がかかっていた議事録作成の作業時間を、大幅に削減できた活用事例をご紹介します。

やっぱり議事録の作成時間が短縮されたというのは大きな成果だと思っています。ここの部分は実際に議事録を作成している人をみると明らかに成果があると感じることができました。

議事録作成時間をもともと正確に全社員計測しているわけではないので、費用対効果を正確に算出することは正直難しい部分もあると思っています。ただ、実際にどれくらい費用対効果があるのだろう？と実験的に計測してみたことがありましたね。

具体的にはある会議の内容を実際に録音し、スマート書記を利用するケース、利用しないケースで議事録を作成し、どれだけ議事録作成時間に差があるかを計測してみました。そうすると分かりやすく議事録作成時間に差がありましたね。

引用記事：会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現

まとめ｜AI議事録ツールを活用して議事録の作成を時短化！

本記事では、議事録の作成に時間がかかってしまうというお悩みを抱えた方に向けて、時間がかかってしまう原因や議事録作成を時短化するためのコツ、最強に効率化できるAI議事録ツールについてご紹介しました。

議事録は後から読み返したり確認に使うことを考慮し、会議の内容をすべて書くよりも、必要な情報をシンプルに記載することが重要です。今回ご紹介したコツを実践するだけで、時短化は可能です。

より最強に議事録作成業務を効率化したいという方には、AI議事録ツールの利用がおすすめです。議事録の作成や管理・共有はもちろんのこと、セキュリティ面でも安心なAI議事録ツールを活用して、議事録の作成にかかる負担を軽減していきましょう。