2024.11.7

議事録作成

逐語録について解説！書式や作り方、自動作成してくれる便利なAIツールも紹介

この記事でわかること

逐語録とはどんな議事録なのか
逐語録の作り方や作成のコツ

会議や調査などで出た発言を、「えー」「あのー」などの言い淀みや笑い声・相槌なども含めて、全て文章で書き起こしたものを、「逐語録(ちくごろく)」と呼びます。裁判や市場調査、カウンセリングなど、発言内容を全て正確に記録する必要がある時によく作られる議事録の一種です。

この記事ではそんな逐語録について解説し、作成例や作り方、使うと便利なAI議事録ツールを紹介いたします。

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逐語録とは？

逐語録は、会議や調査などで出た発言を全て文字に起こした議事録を指します。

発言内容が編集されることなくそのまま全て記録・保存されるので客観的で信頼性の高い資料だと言えます。また、編集によって情報量が減ることがありません。このため、高い公平性・正確性が求められる裁判記録などの法務資料や、発言内容からできる限りの情報を収集・分析する必要がある市場調査・カウンセリングなどでよく使われます。

通常の議事録では「あー」「えーと」などの意味のない言い淀み(フィラー)や相槌、笑い声などの音声は除いて文字起こししますが、逐語録ではこれらも全て文字に起こして記録します。

逐語録を作成するメリット

逐語録を作成することで、「いつ」「誰が」「何を言ったのか」をはっきりさせることができます。後から発言者や発言内容で混乱が起きたり、いわゆる「言った・言わない」の水掛け論が起きたりすることを防ぐことができます。また、発言が編集・削除されないため公平性が高いのはもちろん、発言者の意見や細かいニュアンスなども記録されるため、多くの情報を残しておけるのも大きなメリットです。

さらに、会議や講演会などの議事録を作成したい場合、発言が全て記録された逐語録が手元にあると、議事録を作りやすくなります。逐語録を活用すると、より正確性の高い議事録を作りやすくなるため、おすすめです。

逐語録の書き方

逐語録を書く際は、「人の声は全て文字に起こす」が鉄則です。「あー」「うーん」「えーと」などの意味のない言い淀み(フィラー)や相槌はもちろん、笑い声や咳払いなども文字にします。その一方で、雨の音やサイレンなど、人が発していない騒音は文字に起こさず無視します。また、勝手に文末をですます調に揃えてしまった、などのミスにも注意が必要です。

逐語録を書く場合は、会議の要点を抑えてざっくりとまとめるのではなく、録音した音声を再生しながら、一字一句正確に書き起こすことが求められます。このため、通常の議事録よりも作成に時間がかかりやすく、多くの労力が必要です。書き取りでミスが生じた場合、修正作業も大変になるので、落ち着いて正確に文字起こしを行うことを心がけてください。

なお、かっこ書きを使うことで、場の雰囲気をより正確に表すことができます。例えば、(笑い声)(沈黙)(相槌)などを文字起こしに挿入することで、より会議の雰囲気や発言者の考えなどが伝わりやすくなります。

逐語録の例

以下では、逐語録の例を紹介します。

逐語録

スマート都市プロジェクトのマーケティング戦略について

佐藤：えー、皆さん、お疲れ様です。本日は、新しいスマート都市プロジェクトについて議論したいと思います。まず、市場の最新動向について田中さんから情報をいただけますか？

田中：そうですね、最近の市場調査によれば、持続可能なライフスタイルと環境への関心が高まっています。私たちのプロジェクトがこれにどのように応えるかが重要ですね。

鈴木：では、現在の進捗状況について報告させていただきます。現在、技術部門と協力して、新しいエネルギー効率の高い建築物の開発に注力しています。

佐藤：うーん、それってセキュリティ対策に関しても考慮していますか？データの保護は重要だと思うんですけど…

鈴木：セキュリティについてはすでに検討済みです。最新の暗号技術を導入し、プライバシーとデータの安全性を確保する予定です。

田中：(相槌)マーケティングの観点から言うと、我々はどのようにして市場にアピールしていくべきでしょうか？

佐藤：それについても今後の議論に含めましょう。鈴木さん、セキュリティ対策についての詳細な報告をお願いします。

こちらを通常の議事録形式にすると、以下のようになります。

※議事録

スマート都市プロジェクトのマーケティング戦略について

佐藤：皆さん、お疲れ様です。本日は、新しいスマート都市プロジェクトについて議論したいと思います。まず、市場の最新動向について田中さんから情報をいただけますか？

田中：最近の市場調査によれば、持続可能なライフスタイルと環境への関心が高まっています。私たちのプロジェクトがこれにどのように応えるかが重要ですね。

鈴木：では、現在の進捗状況について報告させていただきます。現在、技術部門と協力して、新しいエネルギー効率の高い建築物の開発に注力しています。

佐藤：セキュリティ対策に関しても考慮していますか？データの保護は重要だと思います。

鈴木：セキュリティについてはすでに検討済みです。最新の暗号技術を導入し、プライバシーとデータの安全性を確保する予定です。

田中：マーケティングの観点から言うと、我々はどのようにして市場にアピールしていくべきでしょうか？

佐藤：それについても今後の議論に含めましょう。鈴木さん、セキュリティ対策についての詳細な報告をお願いします。

逐語録では傍線を引いた箇所が、通常の議事録では消されています。通常の議事録では言い淀みや意味のない発言を除去し、文末をですます調に揃えることが多いですが、逐語録では発言をそのまま書き起こすことを心がけましょう。

逐語録作成のコツ

次に、逐語録を作成する場合に役立つコツを紹介いたします。

なるべく性能の良い録音機材を使う

逐語録を作成する場合は、要約と違い、一字一句を正確に文章にする必要があります。要約では一部音声が収音できていなくても他の箇所と照合することで対処できますが、逐語録ではたとえ短い文章であったとしても収音できていないと命取りになります。そのため、逐語録を作る場合は、特に録音機材を重視する必要があります。

録音機器としてはスマホやパソコンのマイク機能なども使えますが、特にフォーマルな場面での逐語録を作る際は、正確に作成するためにも、ボイスレコーダーなど収音機能に特化した録音機材を使うことをおすすめします。

おすすめのボイスレコーダーや、ボイスレコーダーの使い方はこちらの記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：ボイスレコーダーから自動文字起こしまで！おすすめツール12選を紹介 | スマート書記

再生速度を調整する

録音音声の再生速度を0.8倍速や0.75倍速など、通常よりも遅く設定しながら再生・文字起こしすることで、音声を止めることなくスムーズに文字起こしをすることができます。一見逆に時間がかかってしまいそうにも見えますが、「文字起こしが追いつかない」→「音声の再生を止める」→「音声に追いつかなった箇所の文字起こしを終える」→「音声を再生する」という手順を繰り返す方が、結果として作業時間は伸びてしまいがちです。急がば回れ、で、あらかじめ再生速度を遅くして文字起こしを行うと良いでしょう。

AI議事録作成ツールを利用する

ここまでご紹介してきたように、逐語録の作成には多くの時間と労力を要します。そこで、AIが自動で発言を全て文字起こしする「議事録作成ツール」を活用することをおすすめします。AIが全自動で逐語録を作成してくれるので、工数・作業時間の大幅な削減を見込むことができます。

【まとめ】逐語録の作成には議事録作成ツールの使用がおすすめ！

ここまで逐語録の作成例や作り方、コツなどについて解説してきました。

逐語録は他の議事録以上に工数が多く、また重要な場面で作る機会が多いことから高い正確性が求められます。上記の作り方やコツを参考に、焦らず、正確に逐語録を作ることを心がけてください。

また、議事録作成ツールを利用し、逐語録作成をAIに行ってもらう、という方法もおすすめです。自社方針などとも合わせながら、ぜひ議事録作成ツールの利用もご検討ください。