業務効率化を達成するポイント8選！効果的なツールも紹介

この記事でわかること

• 業務効率化のメリット
• 業務効率化を始めるための8つのポイント
• 業務効率化が実現できるおすすめのツール

コロナ禍以降、リモートワークや働き方改革が推進された影響で、業務の見直しや改善を課題として挙げている企業も多いのではないでしょうか？業務の見直しや改善をすることで、業務の効率化が進んでいきます。

業務を効率化することは

• 時間的なコストの削減
• 働く従業員のモチベーション向上
• 生産性の向上

などメリットが考えられますが、一言に「業務効率化」と言っても企業ごとにそれぞれ抱えている課題は異なり、どこから取り組み始めるか、頭を悩ませることもあるのではないでしょうか。

本記事では、どうすれば業務効率化ができるのか、その具体的なポイントやアイデアと、業務効率化に役立つ便利なツールについても解説していきます。

業務効率化とは？

業務効率化とは、日頃行っている仕事の作業量を減らしたり、作業スピードを上げることで、文字通り業務を効率化することを指します。ですが、これだけでは、どうすれば業務効率化ができるのか、あまり実感が湧かないでしょう。

業務効率化を進めるときに重要なのは、業務をおこなっていく上での「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて、それらを省いていくことです。現在の作業の長所ではなく、あえて短所に注目することで、どうすればもっと楽に、速く作業ができるかがわかりやすくなります。

現在の業務が抱えている課題に注目することで、より効率よく業務を進められる環境を整えていきましょう。

業務効率化の3つのメリット

業務を効率化することには、下記のようなメリットがあります。

1. 生産性の向上

業務効率化の過程で、

• ツールの導入による時間的コストの削減
• 業務フロー上の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、省いていくこと

などによって、生産性が向上します。それによって、これまでは人的リソースがなく、できなかった業務を回せるようになったり、重要なタスクに集中できる環境が整い、業務の質の向上につながり、その結果、利益率が上がります。

2. 従業員のモチベーションの向上

業務効率化によって人材不足の解消や、長時間労働の改善に繋がります。それによって、残業時間が軽減され、従業員にとってストレスの少ない働きやすい環境になります。従業員のモチベーションがあがると、離職率が下がり、長期雇用を継続しやすい環境になります。

3. 時間的なコストの削減

これまで手作業でおこなっていた業務をツールなどを使って自動化したり、作業の無駄な部分や課題を可視化したりすることで、時間的なコストを削減できます。これによって上記の生産性の向上・従業員のモチベーション向上にも繋がり、好循環を期待することができます。

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業務効率化の8つのポイント

業務効率化のメリットがわかったところで、ここからは具体的に業務効率化を進めていく4つのポイントについて詳しく見ていきましょう。

1. 日頃の業務の無駄を洗いだす

まずは、現在行なっている業務に対して、どの程度の時間や工数がかかっているのか、業務フローを可視化しましょう。可視化することで、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」が洗い出され、現在抱えている課題が明確になります。

課題が明確になれば、それに対して具体的にどう改善していけば良いか、考えやすくなるでしょう。

2. 業務効率化の優先順位を決める

課題が明確になったあとは、業務を改善していく優先順位を定めます。ここでのポイントは、業務改善の緊急性や必要性はもちろん、課題解決までの難易度も併せて考えていくと良いでしょう。

課題解決までの難易度が高いものから手を付けてしまった場合、時間や手間がかかり、効率化が進まずに頓挫してしまう危険性や、現場の抵抗を受けやすい可能性もあります。

難易度が低く、かつ課題解決による効果の大きいものから取り組むと良いでしょう。

3. マニュアルとフローチャートの作成で業務クオリティを統一する

業務を行う人によって、業務のスピードや品質に差が出ないように、マニュアルやフローチャートを作成しましょう。マニュアルには業務のやり方やルールを、フローチャートには業務全体の流れと進め方を記載しましょう。

ここでのポイントは、誰が見ても理解しやすいマニュアルやフローチャートを作成することです。これにより、作業が進めやすくなり、また、業務のクオリティが統一化されます。

4. タスク進捗を可視化する

マニュアルやフローチャートの作成により、業務を達成する上で必要な手順や、工数・期間などが具体化されたら、これらをまとめたタイムラインを作成し、タスク進捗を管理します。この際、いかに直感的にわかりやすいタイムラインを作ることができるかが鍵になります。

プロジェクトの規模が大きい場合や、複数の部署を跨いだ連携が必要な場合など、進捗状況をまとめることが難しい場合は、プロジェクト管理ツールやガントチャートなどの自動ツールを導入し、タスク進捗の可視化を達成すると良いでしょう。

5. コミュニケーションを円滑におこなう

プロジェクトを進める上で、同じチームのメンバーが目標や問題意識を共有できているか、誰かがトラブルを抱えていないかなどを確認・管理するためにも、メンバー間での円滑なコミュニケーションは必須です。

会議や日々の声掛け等、対面でのやり取りも効果を発揮しますが、オンラインのコミュニケーションツールも併せて活用することをおすすめします。業務に関する情報を後から確認したり、個別の会話で出てきた情報やアイデアなどを他の人と共有したりすることで、業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。

コミュニケーションツールについて詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

参考記事：おすすめのコミュニケーションツール11選！導入のメリットや注意点についても解説

6. データベースを作成する

プロジェクトを進めていく中で、チームが見つけた情報をデータベースにまとめることで、情報の管理や検索を一元化することができ、業務のさらなる効率化や、引き継ぎの円滑化が期待できます。

特に部署やチームを跨いだ連携が必要な場合、情報が集約されていないと、どこに情報があるのかを探す必要が出てきてしまいます。顧客情報や製品情報、また先ほどご説明したマニュアルなどの業務情報をデータベースに集約し、スムーズな情報管理を行えると良いでしょう。

7. 業務終了後にフィードバックと改善策立案を行う

業務が終了した後は、目標に対して業務がどれだけ達成できたのか、業務がどれだけ適切・円滑に行われたかなど、業務を量的・質的に分析します。利益率や売上高などの財務指標はもちろん、業務指標やKPI(主要業績評価指標)などの指標も、業務の達成度を測るデータとして有効です。

これらのデータをもとに業務の問題点や課題を洗い出した後は、それを解決するための改善策を作成します。この一連の流れを徹底することで、業務の効率化・円滑化を達成することができます。

8. 業務を自動化する

日頃の業務の中で、繰り返しが多いものや単純作業のものは、自動化することで業務の効率化が進みます。例えば、勤怠管理や給与計算、日々の会議の議事録作成などです。これらを自動化するためには、システムやツールの導入を検討しましょう。

具体的なツール例で言うと、

• オンラインストレージサービス
• タスク管理サービス
• チャットツール
• オンライン会議サービス
• 勤怠管理ツール
• 議事録自動作成ツール

などが挙げられます。

システムやツールの導入は、業務の効率化だけでなく、ペーパーレスが進んだり、タスクの共有や管理がしやすくなり、業務の進捗状況が可視化される点が大きなメリットです。費用対効果やセキュリティ面、また自社の現状に対する必要性など併せて、導入時は慎重に検討しましょう。

業務効率化ができるおすすめツール3選！

業務効率化のためのポイントのひとつとして、システムやツールの導入をご紹介しました。議事録作成、勤怠管理、請求書の作成や発行、タスク進捗管理など様々な業務がありますが、それらを業務を効率化するツールを導入する際は、導入しやすいかつ関係者が多い（業務効率化のインパクトが大きい）ものから優先順位をつけて導入を進めることをお勧めいたします。

今回は、優先順位の高い、

• 議事録作成を自動化するツール
• タスク管理を効率化するツール
• 日程を自動調節してくれるツール

の3つについて、それぞれ一つずつご紹介します。

1. 議事録作成を業務を効率化するAI議事録ツール

日々行われる会議には、議事録作成が必須です。なぜなら、決定事項の共有や、会議の振り返りなどに必要となるからです。しかし、会議の時間が長時間にわたる場合、比例して議事録作成にかかる時間も増えます。この作業を効率化してくれるのが「AI議事録ツール」です

AI議事録ツールとは

「AI議事録ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

• 議事録の作成 / 編集
• 議事録の共有
• 議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

では、具体的に、AI議事録ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

ツールが自動で文字起こしすることにより、議事録作成作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結

AI議事録ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、

1. ICレコーダーで録音する
2. Wordでメモをとる
3. ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す
4. Word清書する

といった風にツールをあちこち行き来することになります。AI議事録ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録ツールでは下記の作業を自動化できます。

• 文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）
• 文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
• 文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

AI議事録ツールについて、機能や選ぶポイントなど、より詳しく知りたい方は、こちらの参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【徹底解説】AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント！おすすめのツールも紹介

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋AIパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

• フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
• 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
• Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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2.タスク管理を効率化するツール

やらなければいけない業務や、現状の課題などを可視化するツールを導入することで、業務の効率化が可能となったり、また、業務効率化のためのヒントが見つかったりすることがあります。ここでは、タスク管理でおすすめなツールを一つご紹介いたします。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、誰が業務を担当しているのか、業務の進捗はどうなっているのかなど、簡単にタスクの管理ができるサービスです。シンプルなデザインで、直感的に業務の状況を確認することができるため、納期遅れやタスク漏れなどを防ぐことができ、多くの大手企業・機関で導入されています。

Backlogの特徴

• 業務の担当者・期日・進捗状況がすぐに確認できる
• シンプルなデザインで直感的な操作が可能
• スペース課金制のため、利用人数が増えても料金はそのまま

3.日程を自動調節するツール

日程を人力で調整していると、アポイントメントなどの予定を立てた際、漏れや会議とのダブルブッキングなどのヒューマンエラーが発生することがあります。これらは業務効率や、取引先との信頼関係を悪化させる可能性があるため、注意が必要です。ここでは、そんな日程関係の事故を防ぐ上で役立つツールをご紹介します。

Spir

引用：Spir

Spirは、チームメンバーの空き時間をAIが自動で管理し、アポイントなどの日程調節を行ってくれます。予定の漏れがなくなることはもちろん、自分と相手の両方が最短で空いている日時を、瞬時に確認することができるため、日程調節のためにかかる時間を大幅に削減することができます。

Spirの特徴

• チームメンバーの空き時間をAIが自動で管理
• サイト内で日程調整が完結するため、日程調節のための電話・メールが不要
• 3人までなら無料で使える

【まとめ】ツールを用いて業務を効率化しよう！

今回は、業務効率化を達成する方法と、業務効率化で便利なおすすめツールについてご紹介してきました。

業務を効率化することは

• 時間的なコストの削減
• 働く従業員のモチベーション向上
• 生産性の向上

などのメリットがあります。

業務効率化に効果的なシステムやツールを導入することで、現在の業務が抱えている課題を改善・解決し、より効率的に業務を進められる環境に整えていきましょう。