オフサイトミーティングとは？目的・メリデメ・進め方を紹介

リモートワークや多忙な日常業務の中で、組織全体でじっくりと議論する時間を確保するのが難しくなり、コミュニケーション不足になってしまっている企業も多いかと思います。そんなときに有効なのが「オフサイトミーティング」です。オフサイトミーティングとは、普段とは違う場所で開催するミーティングのことで、組織開発の一環として、注目を浴びています。

そんなオフサイトミーティングですが、実際に開催しようとしても「そもそもどんな目的で開催すればいいか分からない」「どんなメリットやデメリットがあるのか分からない」「具体的にどう進めればいいか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか

本記事ではオフサイトミーティングの目的やメリット・デメリット、進め方についてご紹介してきます。これからオフサイトミーティングを開催しようと検討している経営層やマネージャー、リーダー、チームビルディングに課題を感じている方は、ぜひ本記事を参考にご覧ください。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、普段の職場環境ではなく、離れた場所で行うミーティングのことを指しています。通常の会議室ではなく、リゾート地や研修施設、自然の中のコテージなど、日常業務から物理的にも心理的にも距離を置ける環境で開催されることが多く、その非日常的な空間が、より自由で建設的な議論を可能にします。日本語のオフサイトミーティングは、株式会社スコラ・コンサルトという企業の商標登録となっており、以下のように定義しています。

「気楽にまじめな話をする」というのがオフサイトミーティングのコンセプト。業務の現場でも、事実・実態にもとづいて本音で大事な話ができるようになるために、「安心して言いたいことが言えて、聴き合える」話し合い方のルールがあります。

引用：オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングの最大の特徴は、日々の業務から一歩引いた視点で、会社の将来やチームの方向性など、中長期的かつ俯瞰が必要なテーマについてじっくりと話し合える点です。通常のミーティングでは、どうしても目の前の課題や進捗確認に時間が取られてしまうケースも少なくありません。そのため、意識的にオフサイトの時間を設けることで、普段とは違うテーマについて話し合い、組織にとって大切な方向性を見直す機会を生み出します。

オフサイトミーティングを開く3つの目的

ではそんなオフサイトミーティングにはどんな目的が存在するのでしょうか。最終的な目的は各企業によって異なりますが、ここでは代表的なオフサイトミーティングの目的について3つご紹介します。

1. 中長期的な戦略の策定と意思決定

オフサイトミーティングの最も代表的な目的の一つが、「中長期的な戦略の策定と意思決定」です。日々の業務では、短期的な目標やKPI達成に追われがちになってしまい、意識的に数年先を見据えた議論を行う時間が取れないという課題を抱えている企業も多く存在すると思います。そこでオフサイトという非日常の環境に身を置くことで、目先の業務を離れ、未来志向の対話に集中することが可能になります。

たとえば、来期の経営計画、新規事業の方向性、組織再編の構想など、組織の根幹に関わる重要な意思決定を行うときに、オフサイトミーティングは非常に効果的です。参加者全員が十分な情報を共有した上で、利害関係を超えて建設的な議論を交わせるようにするには、通常の会議よりもじっくりとした時間と、心理的な余裕が求められます。

加えて、長期的な戦略を考える際には、現場視点と経営視点のすり合わせが不可欠です。オフサイトミーティングでは、部署や役職を超えてメンバーが集まることが多く、現場からのリアルな声と、経営陣のビジョンとが交差する場としても活用できます。その場で全員が納得感を持って合意形成ができれば、戦略の実行段階でもスムーズな展開を実現することも可能になります。

2. チームビルディングの強化

もう一つの大きな目的が、「チームビルディングの強化」です。特にリモートワークやハイブリッドワークが定着した現代においては、メンバー同士がリアルに顔を合わせて深く交流する機会が減少しています。そうした中で、オフサイトミーティングは貴重な「リアルの接点」の場を提供し、信頼関係の再構築や強化を実現することが可能になります。

というのも、ミーティングの中で行われるワークショップやグループディスカッションだけでなく、通常のミーティングと違い、合宿形式での宿泊や懇親会、移動時間での雑談といった、業務外の交流も重要な役割を果たします。これらの活動を通じて、メンバーの人となりを知ることができ、相互理解が深まることで、日常業務での連携やコミュニケーションがスムーズになるのです。

特に新しくチームに加わったメンバーや、他部署との合同チームなど、まだ信頼関係が十分に構築されていない場合には、オフサイトミーティングが関係性を飛躍的に前進させるきっかけとなるケースがあります。オフィスでは見えにくい一面をオフサイトミーティングを通して相手のことを知ることで、単なる「同僚」から「共に働く仲間」へと認識が変化させることが可能になります。

3. コミュニケーションの活性化

オフサイトミーティングは、単に意見交換を行うだけでなく、組織全体のコミュニケーションを活性化させる場としても有効です。普段の会議では、どうしても上下関係や立場に配慮して発言が控えられがちですが、非日常的な環境では、参加者がフラットな関係性で対話を行いやすくなります。

また、アイスブレイクやカジュアルなセッションを取り入れることで、役職や部門を超えたコミュニケーションが自然と生まれ、今までにない意見や視点に触れることも可能になります。特に、普段は話す機会が少ない他部署のメンバーや役員との対話は、参加者の視野を広げ、相互理解を深めるきっかけとなります。

さらに、オフサイトミーティングでは言葉によるコミュニケーションだけでなく、身体を使ったアクティビティや視覚的な資料を使った対話も可能です。五感を刺激する体験を通じて記憶に残りやすく、日常のミーティング以上に印象深いものとなるため、参加者のエンゲージメント向上にもつながります。

このように、オフサイトミーティングは単なる議論の場にとどまらず、組織内の風通しを良くし、新たな対話の文化を育てるための重要な機会になります。

オフサイトミーティングを開催する3つのメリット

では次にオフサイトミーティングを開催することで具体的にどんなメリットがあるのか、代表的なメリットを3つご紹介します。

1. 参加者同士の理解が深まる

オフサイトミーティングの目的に「チームビルディングの強化」をご紹介しましたが、メリットのひとつに「参加者同士の相互理解が深まる」という点があげられます。日常業務の延長線上にあるミーティングでは、どうしても役職や部署の垣根が影響し、意見交換に遠慮が生まれてしまうケースも少なくありません。しかし、オフィスを離れた場所で行われるオフサイトミーティングでは、参加者全員が同じ環境で過ごすことで、肩書きや上下関係といった制約が薄れ、よりフラットな関係性の中で会話が生まれるようになります。

また、日常の業務では意図してコミュニケーションの機会を狙っていくことが重要ですが、オフサイトミーティングでは、会議の合間や食事、移動時間など、業務外のちょっとしたコミュニケーションの機会が多く存在します。これらの交流の中で、相手の人柄や価値観に触れることができ、業務だけでは築けない関係性が生まれることも珍しくありません。こうした関係性は、日常業務に戻った際の連携の質を向上させ、組織全体の風通しの良さにもつながっていきます。

2. 話し合いに集中できる

もうひとつの大きなメリットは、業務から一時的に離れることで、参加者が話し合いに集中できる点です。オフィス内での会議は、電話の着信やSlack通知、同僚からの話しかけなど、さまざまな要因によって中断されることがあります。また、次の予定が詰まっていたり、業務のタスクが気になっていたりすると、どうしても目の前の議論に全力を注ぐことが難しくなります。

ただし、オフサイトミーティングでは、事前に業務調整を行い、特定の時間・場所に集まって議論に専念できる環境が整っています。集中できる空間に身を置くことで、普段よりも深い議論が生まれやすくなり、長期的な視点で物事を捉えやすくなるのです。

また、オフサイトの会場は、緑の多い自然の中や落ち着いた宿泊施設など、非日常感を味わえる空間が選ばれることが多いです。そうした空間は、参加者の思考をリフレッシュさせ、創造性や発想力を刺激する効果があります。心理的な余裕が生まれることで、普段は発言しにくい意見も出しやすくなり、会議の質そのものを高めることが可能になります。

3. 新しい視点が得られる

オフサイトミーティングでは、普段の職場とは異なる環境や構成メンバーとの交流が、新しい視点を得るきっかけになります。特に、部署横断で行われるオフサイトミーティングの場合、普段とは違う立場からの意見やアプローチが飛び交うため、自分では思いつかなかった発想に触れることができます。

このような様々な意見に触れることは、意思決定の精度を高めたり、新しいプロジェクトの種を発見したりするうえでもメリットになり得ます。さらに会議室ではなく、自然豊かな場所や静かな旅館など、非日常的な空間での対話は、日頃の思考の枠を外す手助けにもなり、創造的な発想や柔軟なアイデアを生み出す助けになります。

たとえば、いつもは数字中心で話してしまうメンバーが、ふとした雑談の中でユーザー視点の発想を口にすることもあるなど、場が変わることで参加者の「いつもと違う側面」が引き出されることも少なくありません。このように、オフサイトミーティングは単に場所が普段と違うというだけでなく、発想の幅を広げる「思考の刺激装置」としての役割も果たしてくれます。

オフサイトミーティングを開催する3つのデメリット

オフサイトミーティングには通常のミーティングと違うため、特有のデメリットが存在します。ここではオフサイトミーティングの代表的なデメリットを3つご紹介します。

1. コストがかかる

オフサイトミーティングを開催する上で最も代表的なデメリットの一つが、通常のミーティングと比べてコストがかかる点です。オフサイトミーティングは普段の職場環境ではなく、離れた場所で行うため、会場費、交通費、宿泊費、飲食代など、開催場所や規模によっては相当なコストが発生してしまいます。特に、全社員を対象とした大規模なオフサイトミーティングでは、1回の開催でも数百万円規模の予算が必要になるケースもあります。

また、直接的なコストだけではなく、移動やミーティングの準備にかかる時間も間接的なコストに含まれます。たとえば、通常業務を中断してミーティングに参加する場合、その時間分の人件費や業務の遅れも見込まなければなりません。業務に支障が出れば、顧客対応や売上にまで影響が及ぶ可能性もあるため、オフサイトミーティングはコストがかかるという前提を理解するようにしましょう。

2. 調整に時間がかかる

オフサイトミーティングをスムーズに進行させるためには、参加者のスケジュール調整、開催場所の確保、必要な資料や設備の準備など、さまざまな事前調整が必要です。特に、部門横断型のミーティングや経営層を含む会議の場合、全員の予定を合わせるだけでも相当な労力がかかってしまいます。

さらに、オフサイトである以上、移動手段や宿泊施設の手配も必要になります。繁忙期や人気の施設であれば、数ヶ月前からの予約が必要となり、希望日に実施できないケースもあります。こうした調整作業に多くの時間と人的リソースが割かれるため、企画段階からプロジェクトマネジメントの視点が重要になります。

加えて、リモートワークやフレックスタイム制度を採用している企業では、出社に慣れていない社員の移動負担や、家族や副業の都合など、個々人の事情を考慮する必要があり、調整の難易度がさらに上がってしまいます。

3. 意見がまとまらない可能性がある

オフサイトミーティングでは普段とは違う意見が出ることが多く、それらが中長期的な意思決定をサポートしますが、逆にこれらが裏目に出てしまい、議論が発散しすぎてしまうケースがあります。また、メンバーの関係性や発言力の差によって、会議が一部の参加者の主張に引っ張られてしまうこともあり、結果として、多様な意見が出ても、最終的な意思決定やアクションプランに落とし込むことができず、形だけの話し合いで終わってしまうというデメリットが存在します。

そうなるとせっかくのオフサイトミーティングが「話すだけ」で終わってしまったという状態になってしまいます。これらを防ぐためにも、事前に議題を明確にし、ファシリテーターやモデレーターが進行をリードする体制が整っていく必要性があります。

オフサイトミーティングの進め方6ステップ

ではオフサイトミーティングを具体的にどのようにして進めればいいのか、６つのステップに分けてご紹介します。

1. オフサイトミーティングの目的を決める

オフサイトミーティングを成功させるための最初のステップは、まず「なぜこのオフサイトミーティングを行うのか」という目的を明確にすることです。ここで重要なのは、目的を抽象的なものではなく、具体的に設定することです。たとえば「チームの絆を深める」といった抽象的な目的ではなく、「プロジェクト横断チームの意思決定プロセスを改善する」「来期のプロダクト戦略を3案に絞り込む」といった、具体的で成果の測定が可能な目的を設定するようにしましょう。目的が明確であればあるほど、参加者の意識も揃いやすく、議論の質も高まります。

またこのとき、目的を一つだけにするとこだわる必要はありません。午前中は業務上の課題解決、午後はチームビルディングというように、時間帯やコンテンツごとに違う目的を持たせることで、全体としてバランスの取れた有意義なオフサイトミーティングになります。

また、目的の設定段階では、主催者だけでなく、参加予定者の上長や経営陣の意向を確認しておくことも重要です。そうすることで、ミーティングの成果が社内で活用されやすくなり、形式だけのイベントで終わるリスクを軽減することが可能になります。

2. 参加者・開催場所を決める

目的が決まれば、その目的を達成するための参加者と開催場所を決めるようにしましょう。参加者の選定にあたっては、ただ役職や部署に応じたメンバーを集めるだけでなく、「ミーティングの目的達成に必要な視点や役割を持つ人」を中心に選ぶことがポイントです。

たとえば、戦略議論がメインであれば、意思決定権を持つマネジメント層や現場を代表する中堅社員など、多角的な視点を持ち寄れるメンバーに参加してもらうようにしましょう。一方で、人数が多すぎるとデメリットでもご紹介したとおり、議論が発散しやすくなり、時間内に結論を出すのが難しくなることがあります。この状態を防ぐためにも、原則として8名以内を目安にして参加者を決めるようにしましょう。

また、開催場所の選定時に意識すべきポイントとして「ネット環境の有無」「ホワイトボード・プロジェクターなどの設備の充実度」を考慮するようにしましょう。現地に行ってから設備不足に気づくと、せっかくのオフサイトミーティングの質が下がる可能性があります。

3. 事前準備をする

次に事前準備を徹底するようにしましょう。オフサイトミーティングはこの事前準備によって成功するかどうかが決まるといっても過言ではありません。特に初めてオフサイトミーティングを企画する場合、何から手をつけていいか分からないという方も多いかもしれませんが、段取りさえ整っていれば当日の運営は驚くほどスムーズになります。

まず必要なのは、目的を達成するための議題の作成です。目的に沿った議題を事前に設定し、それぞれにかける時間配分を明確にしましょう。このとき、余裕を持たせすぎると議論がダレてしまい、逆に詰め込みすぎると本質的な議論ができなくなるため、全体の流れと緩急のバランスが重要です。

また、次に重要なのが「インプット資料の準備」です。たとえば、前回の議論内容や現在のKPI進捗、競合の動向など、参加者全員が共通認識を持てるような資料を事前に配布しておくと、当日の議論が深まりやすくなります。

4. オフサイトミーティングを開催する

事前準備が整ったら、いよいよオフサイトミーティング本番の開催です。まず開始時に、ファシリテーターや主催者が改めてミーティングの目的やスケジュールを全員に共有するようにしましょう。このタイミングで「なぜこの場が必要なのか」「どういう成果を持ち帰りたいのか」を明確に伝えることで、参加者の意識が揃い、ミーティングの方向性がぶれにくくなります。

議論の進行にあたっては、事前に用意したアジェンダに沿って進めつつも、現場の流れに応じて柔軟に対応することが重要です。オフサイトミーティングは、自由な発言やアイデアのブレストが醍醐味でもあります。時にはテーマから逸れたとしても、そこに新たな気づきや戦略のヒントが隠れていることもあります。

またオフサイトミーティングでは、声の大きなメンバーや役職の高いメンバーだけが発言してしまうという発言の偏りに注意するようにしましょう。この状態になってしまうと、せっかくのオフサイトミーティングの多様性が失われ、本来引き出したい現場の声や異なる視点が置き去りになってしまう可能性があります。グループディスカッションを挟んだりするなど、全員に発言機会が行き渡るように工夫しましょう。

また、ミーティング中は一時的にオンラインツールやスマートフォンを控えてもらうルールも有効です。情報の即時共有が必要なシーンもありますが、集中力が分散してしまうリスクの方が大きいため、「今この場」に集中してもらう環境づくりを意識しましょう。

5. ミーティング内容をまとめる

オフサイトミーティングを実施した後は、必ず内容の整理と記録をするようにしましょう。ここで重要なのは、ただまとめるのではなく、「行動に結びつくアウトプット」としてまとめることです。議論した内容や出されたアイデア、決まった方針などを、誰が、いつまでに、何をするかという形で明確に記録することで、ミーティングの成果が社内で実際のアクションへとつながります。

記録のフォーマットに正解はありませんが、参加者にとって読みやすく、要点が一目で分かる形式が望ましいです。たとえば、議題ごとに「議論の要点」「決定事項」「次のアクション」を整理しておくと、後から見返した際に非常に役立ちます。加えて、あえて「決まらなかったこと」も記載しておくと、次回以降の議論に活かすことが可能になります。ミーティング中に出てきた「その場では結論が出なかったが、価値のある意見や問い」を記録しておくことで、思考の継続や新たなプロジェクトの種となることがあります。オフサイトミーティングは単発で完結するものではなく、次に繋げていくものだからこそ、未完の記録もまた大切になってきます。

とはいえオフサイトミーティングは長時間実施することも多く、実際にまとめようとするとかなりの時間が必要になってきます。AI議事録ツールを活用すれば、これらの内容を自動でAIがまとめることが可能です。AI議事録ツールについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

6. オフサイトミーティングの内容を共有する

ミーティングが終了したら、参加者だけでなく関係者全体に内容を共有することも欠かせません。特に、意思決定や新たな方針に関わる内容は、関係部署へできるだけ早く情報共有することが重要です。またこのときに「なぜそのような議論になったのか」「背景にはどんな課題があったのか」「今後どういう行動が期待されているのか」といった意図や文脈まで含めて伝えることが重要です。そうすることで、関係者の納得感や自発的な動きが促されやすくなります。

加えて、オフサイトミーティングに参加していないメンバーが疎外感を感じないような配慮も大切です。たとえば、「この内容はチーム全体の未来に関わるものです」といったメッセージを添えることで、当事者意識を持ってもらいやすくなります。

そして、共有のプロセスを終えた後も、定期的な進捗確認やフォローアップの機会を設けることで、ミーティングでの議論が「話して終わり」にならないようにします。せっかく時間とコストをかけて開催したオフサイトミーティングも、実行につながらなければ意味を持ちません。共有は単なる情報伝達ではなく、「動き出しの第一歩」と捉えることが大切です。

まとめ

オフサイトミーティングとは、普段の職場環境ではなく、離れた場所で行うミーティングのことです。通常の会議室ではなく、リゾート地や研修施設、自然の中のコテージなど、日常業務から物理的にも心理的にも距離を置ける環境で開催されることが多く、より自由で建設的な議論を可能にします。

日常と違うからこそ参加者同士の理解が深まったり、話し合いに集中できたり、新しい視点が得られるといったメリットがあります。一方で移動費など通常のミーティング以上にコストがかかったり、調整に時間がかかったりなどのデメリットも存在します。オフサイトミーティングには様々な目的がありますが、社内で決めた目的を達成するためにもしっかりと、メリット・デメリットを理解するようにしましょう。

「そもそもどんな目的で開催すればいいか分からない」「どんなメリットやデメリットがあるのか分からない」「具体的にどう進めればいいか分からない」とお悩みの方はぜひ本記事でご紹介した内容をもとに、よりよいオフサイトミーティングを実践していきましょう。