【徹底解説】会議を効率化する方法！改善策のルール例・準備内容も紹介

この記事でわかること

• 会議時間に無駄が出る原因
• 会議を効率的に行うポイント
• 会議の効率化に役立つツール

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複数の人々が集まり、1つのテーマについて意思決定や意見交換を行う会議。近年はオンライン会議も普及し、様々な会議の形が生まれています。

ビジネスには欠かせない場である一方、「会議時間が長い」「長時間話しても結論が出ない」「1人の話が長すぎる」といった不満が出ることもあるでしょう。

そこで、当記事では、会議を効率化するために

• 会議が無駄な時間になる要因
• 会議を効率的に行うポイント
• 事例紹介
• 会議の効率化に役立つツール

についてご紹介します。ぜひ参考にして、会議を効率化させましょう。

会議が無駄な時間になる要因４つ

会議中の無駄な時間はできるだけ短縮し、短時間で建設的な議論をしたいものです。しかし、現実には非効率的な方法で会議を運営してしまい、無駄な時間が多く発生した結果、会議時間が長引いてしまうこともあるでしょう。そこで、まずは、会議中に無駄な時間がかかってしまう要因についてご紹介します。

ご自身の参加する会議にも当てはまるものがあるか、ぜひご確認ください。

1. 参加者の役割が不明確、メンバーが適切でない

まず、会議に無駄な時間が発生する要因として考えられるのが、その会議に参加しているメンバーが多すぎたり、明確に役割が振られていなかったりすることです。メンバーが多すぎることで、発言者が無駄に増えてしまいます。また、会議で明確な役割が決まっていないと、メンバーそれぞれが何をしたらよいのか分からず無駄な時間が発生しますし、重複した作業や不必要な議論が行なわれる可能性もあります。

2. 遠方から人が集まる

会議が対面で頻繁に開催される場合は、遠方からメンバーが集まることも会議の無駄に繋がります。単純に、長い距離を移動することで会議に多くのリソースが割かれますし、その結果体力が消耗し、会議中のパフォーマンスに悪影響を与えることもあります。遠方から人が集まる会議が頻繁に行われると、会議の開催が業務の無駄に直結するのです。

3. 準備が不十分

事前準備が不十分であることも会議時間を無駄にする要因の一つです。会議の場面で初めて資料を目にしたり、対面・オンライン会議ともに開催までの準備に手間取ったり、会議の場で初めて議題について考えだしたりすると、そこで無駄な時間が発生します。会場準備、資料準備、ルール策定、役割分担等、会議の準備を怠ると、会議の質や効率が落ち、会議中の無駄な時間が増えるのです。

4. 目的・会議のゴールが設定されていない

会議が無駄な時間になる要因として、事前に会議の目的・ゴールを設定していない、ということも挙げられます。その会議を何のために行うのか、最終的に何が判断・決定できていれば良いのか、認識がはっきりしていないため、会議がなんとなく集まるだけの時間になってしまいます。また、目的やゴールが設定されていたとしても、全員がその最終的なゴールを意識していないと、会議に直接関係のない議論が増え、会議に無駄な時間が発生する要因となります。

会議を効率的に行うポイント

ここでは、先ほどの会議が無駄になる要因を踏まえ、それぞれの解決方法という形で会議を効率化するポイントをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

1.「参加者の役割が不明確、メンバーが適切でない」を解消するために

まずは、参加者の役割が不明確だったり、メンバーが適切でなかったりする要因の解決方法をそれぞれご紹介します。

1-1. 司会を入れ、それぞれの役割を明確に

参加者の役割が不明確である場合、まずは会議を進行する司会者を決めましょう。司会者を入れることによって、

• 議論が焦点から外れない
• 発言機会が公平になる
• 会議の流れが明確になる

以上のメリットがあり、会議の無駄な時間を直接カットする役割を担います。

また、司会者のほかにも、議事録作成のためのメモを取る書記やタイムキーパー、発表者、決定者などあらかじめ役割を明確にしておくことで、会議が円滑に進行しますし、メンバー全員が責任感を持って会議に参加することができます。

1-2. 会議に参加する人を絞る

会議に参加する人が多すぎると、意見が分散しすぎたり、発言時間を十分に取ることができなかったり、意思決定が遅くなったりして会議の質が低下します。そこで、事前に会議に参加するメンバーを必要最低限に絞っておくことが重要です。

メンバーを絞る際には、

• 会議の議題や目的に直結する役割や責任を持つ人であること
• 全員の意見をきちんと聞くことができる人数に収めること
• 参加者同士で役割が重複しないように選ぶこと

を意識するようにしましょう。

2. 「遠方から人が集まる」を解消するために

遠方から人が集まるために会議が非効率的なものになっている場合は、オンライン会議の導入で問題を解決しましょう。

オンライン会議を取り入れる

会議をオンライン化することが、移動時間によって無駄な時間が多く発生してしまう、という問題への最も効果的な解決方法です。オンライン会議を取り入れることで移動の手間は勿論なくなりますし、資料の共有も楽になります。

とは言え、オンライン会議に慣れていないと準備や運営に手間取ったり、会議中に不具合が生じたりと、逆に会議が非効率的なものになってしまうこともあるでしょう。そこで、オンライン会議を取り入れるにあたっては、以下のポイントを意識してしましょう。

• 運営側
  • 利用するオンライン会議ツールの使い方をあらかじめ確認し、テストしておく
  • 会議中のルールを設定しておく(以下は一例)
    • できるだけカメラはオン、発言時以外はマイクをミュート
    • 発言前に名前を言う
    • 発言は手を挙げるボタンで知らせ、司会者に当てられたら発言するようにする
    • 質問や補足はチャットで行う
  • 情報共有は口頭だけでなく、ホワイトボード機能、画面共有機能を活用
• 参加者側
  • 会議前にログインしておく
  • インターネット接続やオンライン会議ツールの設定など、接続機器の確認を事前に行う
  • 司会者や運営者が示したルールを遵守する
  • 背景が乱雑である場合は、ぼかしたりバーチャル背景を利用したりする

3. 「準備が不十分」を解消するために

会議に無駄な時間が発生する最大の要因は事前準備の不十分さにあります。具体的に、何をしておくべきかを以下で詳しく解説します。

事前準備の徹底をし、報告は最小限に

事前準備を徹底的にしておくことで、会議中の無駄を最低限までカットすることができます。具体的な準備内容としては、

• 運営者
  • アジェンダの明確化と参加者全員への共有
  • 会議の目標設定と共有
  • 録音機器、会議ツールなど会議で使う機器の接続、バッテリー、動作確認
  • 資料の準備と共有
  • 参加者全員の役割分担の確認
  • 会議のルール決定
  • 参加者へ事前にやってもらうタスクの共有
• 参加者
  • アジェンダ、会議資料、自分の役割の確認
  • 運営者から共有された事前タスクを行う
  • 参考資料の準備、発表資料の確認
  • オンライン会議の場合、ネットワーク環境やデバイスの確認
  • 当日の質問や発言内容を整理
  • 会議全体のゴールとは別に、自分がその会議でどのような役割をし、どのように貢献するか個人的な目標を設定しておく

以上が、運営者と参加者でそれぞれ挙げられます。事前準備をした上で、当日は、事前の資料やアジェンダの確認を前提として最低限の報告に留め、話し合いでないと解決できない内容に時間を割くようにしましょう。

4. 「目的・会議のゴールが設定されていない」解消するために

先ほどの事前準備でも軽く触れましたが、事前に目的・ゴールを設定しておくことは会議の効率化には欠かせません。以下で具体的にご説明します。

会議の目的とゴールを全員が理解する

会議は、何を目的に開催され、最終的に何が達成できていれば良いのか全員が共通の認識を持っておくようにしましょう。その会議では、意見の発散が目的なのか、意思決定が目的なのか、情報共有や報告が目的なのかをはっきりさせておくことで、司会者やタイムキーパーだけでなく、全員が発言時間を意識して会議を進めることができます。

例えば、「意思決定が会議の最終的なゴール」と皆が理解していれば、結論が先延ばしになったり意見が発散しすぎたりして会議時間が長引くのを止めやすくなります。

5. その他効率化のポイント

以上で挙げた解決方法以外にも、会議を効率化する方法は多くあります。ここでは、更に5点のポイントをご紹介します。

会議の終了時間を厳守

会議の終了時間は、必ず厳守するようにしましょう。会議の終了時間を定め、たとえ結論が出なかったとしても終了時間は守る、というルールを徹底しておくことで、無駄な話を省こうとする意識がメンバー全員に働きます。その結果、司会者だけでなく全員が時間を意識しながら会議を進めるため、話が発散されすぎてしまい、収集がつかなくなる事態を防ぐこともできます。

会議時間のコスト認識を持つ

会議の時間は、各メンバーの勤務時間から捻出されている、という意識を持っておくことも重要です。金銭面でも時間面でも、その会議の開催に当たってはコストが発生しています。会議時間中の無駄はそれらのコストを無駄にしている、と認識することで無駄を省く意識も生まれやすくなるでしょう。

会議を適当な頻度で行う

会議を適当な頻度で開催することも効率化のポイントの一つです。あまりにも頻繁に開催していると、各メンバーの他の仕事を圧迫するばかりか、一つ一つの会議の意義や目的が曖昧になり、会議の質が大きく低下してしまいます。また、定期的に開くような会議と会議の間の期間を長く開けすぎてしまうことで、前回話した内容の確認に時間を取られてしまい、本題に入るまでに時間がかかってしまいます。

その会議が何のために行なわれているのか、その目的のもとではどれくらいの頻度で開催するのが適切かを考えて会議を行うようにしましょう。

ルールを決める

先ほどの事前準備の徹底でも触れた通り、あらかじめ明確なルールを作っておくことも効率化のポイントの一つです。以下で具体例をご紹介します。

• 会議前
  • 会議資料は〇日前までに関連者に配布
  • 参加者は全員会議までに資料に目を通す
• 会議中
  • 挙手制or順番制
  • 意見は最後まで聞く
  • 発言時間の制限
  • 要点を先に述べる
  • 他の人の意見を否定するときは代替案を出す
  • ポジティブな反応を心掛ける

別の用事を禁止、会議に集中させる

会議中は、メンバー全員が集中できるように、別の用事は禁止しましょう。他の仕事の持ち込みは勿論のこと、よほどの事情がない限りは電話もマナーモードなどに設定し、全員が会議だけに集中できる空気を作りましょう。短い時間で集中することで、無駄なく会議を行なうことができます。

【補足】司会者が会議を効率的に進行するポイント4点

ここまでは、主に参加者向けに会議の効率化のポイントをご紹介してきましたが、ここでは補足として司会者向けに会議を効率的に進行するポイントを５点お伝えします。

アイスブレイクを行う

会議の冒頭にアイスブレイクを行なうことで参加者の緊張を和らげ、会議をスムーズに開始させることができます。これにより参加者同士のコミュニケーションが活発になり、会議への参加意識が高まります。参加者の一体感や集中力を高めるためにも、特に参加者が初対面同士の場合は、積極的にアイスブレイクを挟むようにしましょう。

会議の目的とゴールを確認

会議の目的とゴールを最初に確認することで、参加者全員が「この会議が何のために行われているのか」を理解し、発言しやすくなるだけでなく議題からの脱線を防ぎやすくなります。また、最初に会議の目的を明確にしておくことで、会議後にその目的をどれだけ達成できたか、達成していなかった場合何が足りなかったかを明確に理解することができます。ぜひ、会議の最初には会議の目的・ゴールを確認するようにしましょう。

時間に沿ってアジェンダを進める

時間に沿ってアジェンダを進めることで、無駄な時間を削減し、効率的に議題を進めることができます。先ほどご紹介した、終了時間を厳守する話とも繋がりますが、決められた時間内で話し合いを行うことで高い集中力を保つことができるため、発言の質も高まります。このため、議論が過熱したとしても、司会者は冷静に時間通りに会議を進行するように努めましょう。

話題から逸れた際に戻す

議論が盛り上がるあまり、話が本筋から逸れた際にもとに戻すのも司会者の重要な役割です。話題が脱線してしまうと、そのぶん無駄な時間が割かれるだけでなく、特定の参加者だけに話が偏り、参加者全体の集中力も下がります。話が脱線していると気づいたら、極力早い段階で呼びかけ、議論を本筋に戻すようにしましょう。

会議の効率化に役立つツール3選

ここまでは、会議を効率化するコツをお伝えしてきましたが、やはり人の力だけで効率化するにはどうしても限界があります。そこでおすすめなのが、会議を効率化するツールの導入です。以下で4つご紹介します。

スケジュール管理ツール

参加者全員が編集できるスケジュール管理ツールを利用することで、会議の計画・振り返りを効率化することができます。

例えば、会議の計画の段階では、参加者全員のスケジュールを一括で管理することで、迅速に日程と時間を決めることができますし、会議前にはリマインダー機能で参加者全員に通知を送るため、遅刻者を出しにくくします。また、会議後の振り返りでは、会議で決定した各々のタスクやネクストアクションを入力し一元管理することができますし、次回の会議の日程を再び迅速に決めることができます。

スケジュール管理ツールには、GoogleカレンダーやLINE WORKS、Acallなど数多くの種類があります。それぞれメリット・デメリットは異なるので、ぜひ自身や社内に合ったツールを導入しましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールには、会議前後の円滑な情報共有が可能、リアルタイムのやりとりができる、振り返りの効率化を図ることができる、という利点があります。

例えば、ChatworkやSlackを使うことで会議前後にリアルタイムで質問やフィードバックのやりとりができるため問題を即座に解決できますし、アジェンダや資料の事前共有、議事録の共有も簡単に行えます。コミュニケーションツールを用いることで、会議前後のやりとりの煩雑さを解消することができるため、会議の効率化、ひいては業務の効率化のためにコミュニケーションツールの導入は欠かせません。

議事録ツール

議事録ツールはその名の通り、会議や打ち合わせの議事録の作成をサポートするツールです。具体的な機能はツールによって異なりますが、基本的には音声の文字起こしとその要約などが行えます。

今回は、数ある議事録ツールの中でも特におすすめなスマート書記についてご紹介します。

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破している文字起こしツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

• 累計利用社数5,000社以上
• 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70％短縮
• 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

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議事録作成の作業を効率化したい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

【まとめ】会議の効率化にはルール設定と事前準備が重要

いかがでしたでしょうか。今回は会議が無駄な時間になる要因と会議を効率化する方法についてご紹介しました。

会議が無駄になる要因としては、主に以下の4つが考えられます。

• 参加者の役割が不明確
• 遠方から人が集まる
• 準備が不十分
• 目的・会議のゴールが設定されていない

そこで、これらを解決し会議を効率化させるための様々な方法をご紹介してきましたが、その中でも特にルール設定と事前準備が会議の効率化に最も寄与します。その他にも、効率化に役立つツールを積極的に活用し、最小限のコストで会議の効率化を目指しましょう。