【採用面談を最大限に活かす】スマート書記が拓く、採用と現場間の情報共有の新しい形

「書類だけでは分からない、あの人の人柄や雰囲気を知りたいんだけど…」

皆さんは採用活動において、面接では引き出せなかった候補者の魅力や、現場メンバーだからこそ感じられる「フィット感」といった情報をどう捉え、どう共有していますか？

今回は、営業部として現場から採用活動に協力することになった入社3年目の中村さんと、採用人事担当の山田さんのストーリーを通して、スマート書記がどのように採用活動における情報共有と現場連携をサポートするのかをご紹介します。

<今回の主役>
営業部 入社3年目：中村さん
採用人事担当：山田さん

新しいミッション。現場メンバーに課せられた採用協力

入社して3年が経ち、営業部の戦力として活躍する中村さん。

今では後輩の指導を任されることもあり、自分が先輩たちの「声」に支えられて成長した経験 から、育成の重要性を実感していました。

そんなある日、採用人事担当の山田さんから一本の電話が入ります。

「中村さん、今度カジュアル面談をお願いできないでしょうか？」

会社が成長フェーズに入り、営業部の採用を強化したい人事部。

書類や一般的な面接だけでは分からない、候補者の「生の声」や、現場のリアルな雰囲気をどう感じ取るか、そして何よりも、一緒に働くイメージが湧くかといった定性的な情報を重視したいと考えていました。

そこで、現場の第一線で活躍するメンバーにカジュアル面談を依頼することにしたのです。

山田さんからは、カジュアル面談の目的と、候補者にヒアリングしてほしい項目が共有されました。それは、これまでの経歴やスキルといった表層的な情報だけでなく、仕事への価値観、得意なこと、趣味、チームでの働き方に関する考え方など、候補者の「人となり」を知るための項目が中心でした。

「中村さんには、営業部のリアルな仕事の面白さや大変さも飾らずに話していただいて、候補者の方からも気兼ねなく質問してもらえるような場にしてほしいんです。その中で見えてきた候補者の方の魅力や、逆に気になる点、一緒に働きたいと感じるかどうか、といった率直な感想を人事に共有してもらいたいんです。」

山田さんの言葉を聞きながら、中村さんは期待とともに、ある種の不安を感じていました。

（カジュアル面談か…初めてだな。何をどう話せば、相手のことが深く分かるんだろう？それに、山田さんが求めている『人となり』とか『一緒に働きたいか』みたいな感覚的なことを、どうやってちゃんと人事に伝えればいいんだろう…）

面談の進め方、そして何よりも、その後の情報共有の方法について、具体的なイメージが湧きませんでした。

これまでの人事面談や評価面談 で、記憶に頼るだけでは情報が曖昧になったり、抜け漏れが出たりする可能性を田中マネージャーから聞いていた こともあり、どうすれば面談の内容を正確に、かつ山田さんが求める形で共有できるのか、悩んでいました。

「声」を記録する。スマート書記という解決策

中村さんの懸念を感じ取った山田さんは、続けてスマート書記の活用を提案しました。

「中村さん、カジュアル面談の記録と情報共有に、スマート書記を使ってみてもらえませんか？以前、田中マネージャーが1on1で活用して、評価の精度がすごく上がったと聞いて、採用活動にも応用できるんじゃないかと。スマート書記での記録なら、人の手で記録されたメモだけとは違い、後から人事部側でも当時の様子を齟齬なく把握できるんじゃないかと考えてます。」

スマート書記の名前を聞いて、中村さんの頭の中にピンとくるものがありました。

それは、入社1年目の頃、OJT担当だった森下さんから提供してもらった過去の商談音声データ。

あの音声データをスマート書記に取り込んで、森下さんの話し方やお客様とのやり取りを何度も聞き返すことで、自身の営業スキルが飛躍的に向上した経験 があったからです。

「あ、スマート書記！森下さんからいただいた商談音声、あれをスマート書記に取り込んで勉強させてもらいました！」

「そうなんです！スマート書記は、録音した音声と文字起こしデータが紐づいているので、後から特定の会話だけをピンポイントで聞き直せるじゃないですか。カジュアル面談だと、履歴書に書かれていない、候補者の方のちょっとした一言や、声のトーン、話し方 といった、人柄がにじみ出る部分がすごく重要になりますよね。スマート書記で記録しておけば、テキスト情報だけでなく、そういった音声情報も後から正確に振り返れるんじゃないかと思ったんです。」

さらに山田さんは、スマート書記の別の機能についても説明しました。

「面談中に、中村さんが『これは重要だな』『人事に伝えたいな』と思ったところに、簡単で構いませんのでメモを残してもらえたら嬉しいです。そのメモは音声や文字起こしと紐づいているので、後で人事部側でもしっかり確認しておきます！」

中村さんは、スマート書記がカジュアル面談にどう役立つのか、具体的なイメージが湧いてきました。

面談中は候補者との会話に集中しつつ、気になった点だけ簡単にメモしておけば、後からスマート書記を元に、詳細かつ客観的な情報共有ができる。

これなら、初めてのカジュアル面談でも、漏れなく人事に必要な情報を伝えられるかもしれない。

山田さんが求める「人となり」や「雰囲気」といった定性的な情報も、記録された音声とテキストがあれば、自分の記憶だけに頼るよりもずっと鮮明に伝えられるはずです。

「なるほど…！スマート書記、ぜひ使わせていただきます！」

こうして、中村さんはスマート書記を使った初めてのカジュアル面談に臨むことになりました。

会話に集中し、気になったことはメモするだけ

カジュアル面談当日。オンライン会議ツールを立ち上げると同時に、中村さんはスマート書記を立ち上げ、録音とリアルタイム文字起こしを開始しました。

今回の候補者は、異業界からIT営業への転職を目指すAさん。

少し緊張した様子のAさんに、中村さんはまず自己紹介から始め、アイスブレイクを交えながらリラックスした雰囲気を作ることを心がけました。

「Aさん、今日はリラックスして、お互いのことを知る時間にできればと思っています。私もまだ入社して3年目なので、聞きたいことがあれば何でも聞いてくださいね！」

面談は和やかな雰囲気で進みました。

山田さんから事前に共有されていた項目に沿って、Aさんのこれまでのキャリアや、転職活動の軸、当社への興味などを聞きます。

Aさんが前職で苦労した経験を語る際の真剣な表情や、そこから何を学んだのかを語る言葉の選び方に、中村さんは「乗り越える力がある人だな」と感じ、スマート書記に簡単なメモを残しました。

次に、中村さん自身の営業の仕事について、やりがいや大変さ、チームの雰囲気などを率直に話しました。Aさんからは「営業として一番大切にしていることは何ですか？」「入社後、どのようにスキルアップしていけば良いですか？」といった具体的な質問が飛び出しました。

中村さんは自身の経験 を踏まえながら丁寧に答え、Aさんは熱心にメモを取っています。

その様子を見て、「真面目で学習意欲が高い方だな」と感じ、これもメモに残します。

さらに会話は広がり、お互いの趣味の話になりました。偶然にも同じマイナーな趣味を持っていることが分かり、話は思わぬ方向へ。

「え、中村さんも〇〇好きなんですか？！」「はい、この前の△△のイベント、行きました？！」と、共通の話題で大盛り上がり。

画面越しでも、Aさんの顔がぱっと明るくなり、声のトーンも一段と弾んでいるのが分かります。

この時のAさんのイキイキとした様子こそ、山田さんが知りたかった「人となり」ではないか？と中村さんは感じ、ここにもメモを残しました。

スマート書記は話者分離してくれるので、誰が何を話したか、後から見ても明確です。

面談時間はあっという間に過ぎました。

中村さんは、スマート書記で録音していることを意識しすぎず、会話そのものに集中することができました。

気になったポイントは、会話の流れを止めずに手元でさっとメモするだけ。

面談中、候補者の話を深く聞くことに集中できたのは、スマート書記が会話を正確に記録してくれている という安心感があったからです。

「あの時の声」を添えて、候補者の魅力を伝える

カジュアル面談を終えた中村さんは、早速、採用人事の山田さんに共有するための情報を整理することにしました。スマート書記を開くと、先ほどのAさんとの会話が、音声とともにテキスト化されています。

会話の流れを追いながら文字起こしデータを読み返します。

あの時、自分が気になったポイントで残したメモ が、テキストの横に表示されています。「〇〇の経験：乗り越える力」
「学習意欲高い」
「趣味の話：〇〇、イキイキ、素の表情」

これらのメモを頼りに、中村さんは気になった箇所の音声をピンポイントで聞き直しました。

（Aさんが苦労話をしてくれた時、声が少し震えてたな。でも、そこから何を学んだかを語る時は、自信が感じられた…）

（趣味の話で盛り上がった時の声、本当に楽しそうだった。テキストだけだと分からない、こういう『生の声』にこそ、人柄が表れるんだよな…）

文字起こしだけでは伝わらない、声のトーンや表情、言葉のニュアンスといった情報が、音声を聞き返すことで鮮明に蘇ります。

他の人目線から見ても、自身がメモを残した意図が伝わるように少し補足を書き足しておきました。

このドキュメントのURLを添えて、中村さんは採用人事の山田さんにカジュアル面談が終了したことを報告しました。

現場の「声」と候補者の「声」がつながる新しい採用連携

中村さんから共有されたドキュメントを見た山田さんは早速ドキュメントを確認しました。

「中村さん、これすごいですね！面談の会話が全部文字になってるから、どんな話をしたのかキーワード検索もできますし、中村さん自身が気になったポイントも直接音声を聞くことができて、すごくイメージが湧きます。」

特に山田さんが感心したのは、音声を聞き返せる点でした。

「『趣味の話の時の声がイキイキしていた』という中村さんのコメントを見て、実際の音声を聞き返してみたんですが、本当にすごく楽しそうですね！こういうテキストだけでは分からない候補者の雰囲気や、感情の動きが捉えられるのは、採用担当としてすごく価値が高いです 。」

これまでの現場からのフィードバックは、報告者によって視点や詳しさがバラバラだったり、記憶に頼るために曖昧になったりすることが課題でした。

しかし、スマート書記をドキュメント共有することで、面談の全容と、現場メンバーの視点、そして候補者の「生の声」がセットで人事に伝わるようになったのです。

中村さんも、自分の記憶だけを頼りに伝えるよりも、スマート書記の記録を元に話すことで、より正確に、自信を持って山田さんに情報提供できたことに手応えを感じていました。

「ぜひ今回の取り組みと同じような手順で、他部署へのカジュアル面談対応依頼も行ってみようと思います！」

山田さんは中村さんにそう告げました。

カジュアル面談の「声」を未来の「財産」に

カジュアル面談のように、お互いの人柄や雰囲気といった定性的な情報が重要な場面でこそ、スマート書記の「声」を記録し、共有できる価値は大きくなります。

面談内容は文字起こしとして可視化され、後からいつでも振り返ることができ、重要な箇所は音声で確認することで、テキストだけでは分からないニュアンスや感情まで捉えられます。

スマート書記を活用することで、現場メンバーは面談中の会話に集中しつつ、人事は現場のリアルな視点と候補者の「生の声」に基づいた多角的な情報を得ることができます。

これは、採用における情報連携の向上に繋がり、入社後の早期立ち上がりやエンゲージメント向上にも貢献する可能性があります。

スマート書記は、単なる議事録ツールではありません。

それは、カジュアル面談で交わされた候補者の「声」という、未来の組織にとってかけがえのない「財産」 を最大限に活かすためのツールなのです。

貴社の採用活動においても、候補者の「声」をもっと深く理解し、現場との連携を強化するために、スマート書記を活用してみてはいかがでしょうか？

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