商談の議事録作成時間がゼロに。対応できる商談数が増え、提案のクオリティ改善も実現

課題

• 商談の議事録を1.5時間かけて作成していたため、案件の状況をすぐに確認することができなかった
• 議事録だけでは商談時のヒアリング内容の共通認識を持つことが難しかった
• 議事録を作成する人によって書式や粒度がバラバラだった

効果

• 議事録作成時間を65%削減。作成時間がゼロになった議事録もあり、商談後すぐに案件の状況を確認できるようになった
• 商談時のお客様の重要な発言をすぐに聞き直すことができ、共通認識を持てるようになった
• 議事録の情報が「文字」から「音声」に変化し、書式や粒度を揃える必要がなくなった

株式会社フィックスポイントは「ムダをなくし、世界を変える」をミッションに運用自動化サービス「Kompiraシリーズ」の提供、業務コンサルティングの提供を実施しています。今回はセールス＆マーケティング部の難波さま、松岡さまにスマート書記導入によってどのように商談の議事録が変化したのか、活用方法についてお話をお伺いしました。

案件状況をすぐに確認できない。商談の議事録を1.5時間かけて作成していた

普段はどのような業務を行っていますか

私たちが所属するセールス＆マーケティング部では主にシステム運用に課題がある顧客への営業活動を実施しています。商談ではまずお客様の現状と目指す姿をヒアリングし、目指す姿に向かうために今後どうしていくべきか？を提案する活動をしています。

スマート書記導入以前の課題について教えてください

対応する案件にもよりますが、商談の議事録を1.5時間くらいかけて作成していました。私たちはお客様のヒアリング内容をもとに、次の提案を考えるので、ヒアリング内容で次の提案のクオリティが決まると言っても過言ではありません。そのためヒアリングした内容を正確に漏れなく議事録に残す必要があります。

商談中にお客様の重要そうな発言をメモしてまとめるのですが、会話をしながら全ての内容をメモするのは難しいのが実情です。結局商談が終わったあとに録画した動画の音声を聞き直しながら議事録を作成しており、かなり時間がかかっていました。また時間がかかることで案件状況の確認が遅くなってしまうという課題も生まれていました。

議事録作成時間を削減できれば、案件状況を確認するスピードも早くなると思い、なんとかしたいと考えていましたところ、世間的に生成AIが注目を浴びるようになりました。こういったツールを活用すれば議事録作成時間を削減できるかもしれないと思い、ツール導入を検討するようになりました。

議事録の作成時間の削減だけではなく、商談の共通認識のズレも解消できると感じたのが決め手

ツールを検討し始めた当時の状況について教えてください

実は検討当初、議事録の作成時間を削減するためにスマート書記のようなAI議事録サービスではなく、文字起こしツールを検討していましたね。というのも商談内容を文字起こしさえすれば、あとはそれを他社の文章生成AIサービスでまとめてもらって議事録の作成時間を削減できると考えていました。

ただ情報収集をしていくと、そもそも無料の文字起こしツールだと文字起こしの精度が低く、活用するレベルに至らないことがわかってきました。またお客様の発言をまとめる必要があるので、話者を識別できる機能も必要だったのですが、無料の文字起こしツールにその機能はなく、ただ文字起こしができるだけといった印象でした。

そこから有料のものを調べていくうちに、文字起こしもできてクラウド上で議事録を管理することができるなど、議事録の作成時間の課題以外もまとめて解決してくれそうなAI議事録サービスがあることを知りました。せっかく導入するのであれば、商談の議事録作成時間以外の課題も解決できないかな？と思いAI議事録サービスを中心に検討するようになりました。

複数のAI議事録サービスの中で、スマート書記を選んだ決め手を教えてください

スマート書記は文字起こし精度も高くかつ編集もしやすい、また「共通認識のズレ」という作成時間の課題以外も解決できると感じたのが決め手ですね。

議事録の作成時間を削減するためには、「文字起こし精度」が重要だと考えていたので、その観点で比較検討をし、スマート書記を含めて4社ほどトライアルを体験しました。実際に試してみると文字起こし精度以外にも、編集作業がしやすく簡単に操作ができるかといった観点も重要なポイントだなと考えるようになりました。その点、スマート書記はUIがシンプルでとても使いやすかったと感じています。

またタイムスタンプがとても便利だと感じました。私たちはお客様の重要な発言を商談中にメモしていたので、今までどおりメモするだけで商談時のお客様の声をそのままピンポイントで聞き直すことができるようになりました。

▼スマート書記の「タイムスタンプ」とは？

会議中にメモを取ると、そのときの音声が自動で紐づき、会議後にタイムスタンプをクリックするだけでピンポイントでメモを取ったタイミングの音声を聞き直すことができる機能（メモ横に表示されている「時間」をクリックするだけで音声の聞き直しができる）

もともと作成に時間がかかっているという課題以外に、議事録だけだとヒアリング内容の共通認識がズレてしまうという課題も抱えていました。私たちがより良い提案をするためには、お客様のヒアリング内容がとても重要です。ただ議事録は商談をしたメンバーが聞いたり、考えたりしたものを加工しまとめた情報なので、お客様の発言のニュアンスや言い回しまではわかりません。

メンバー同士で「このお客様にはどう提案をしていくか？」の議論や相談をしますが、議事録の内容がズレてしまっていたら、そのまま提案もズレてしまいます。AI議事録サービスを活用すれば議事録の作成時間の削減以外も解決できるかも？と期待していましたが、まさにこのタイムスタンプの音声をチームや個人の振り返りのために聞き直すことで共通認識のズレという作成時間の課題以外も解決できると思いスマート書記を選びました。

また営業担当の対応の良さも決め手の一つです。会社でサービスを導入しようと決めていたので、良いサービスがあればすぐにでも導入をしたかったのですが、スマート書記は気になった点を質問してもすぐに返信がくるし、見積もり対応もとてもスピーディーで、今後なにか困った時にもすぐに対応してくれる安心感がありました。

議事録の作成時間を65%削減。作成時間がゼロになった議事録もあり、対応できる商談数を増やすことができるように

スマート書記導入後、議事録の作成はどのように変化しましたか

スマート書記導入後は、タイムスタンプをフルで活用しています。今まではお客様の重要だと思った発言を必死にメモして、商談後に録画した動画の音声を聞き直しながら議事録を作成していましたが、スマート書記導入後はメモしたところの音声をピンポイントで聞き直すことができるので、発言内容をメモするのではなく、発言があったタイミングをメモするだけに変化しました。

商談の議事録作成時間はどうなりましたか

最大1.5時間かかっていた商談の議事録作成を65%削減することができ、30分ほどで作成できるようになりました。また重要な発言をすぐに聞き直すことができるので、そもそも議事録に改めてまとめ、情報を全て文字にして残すという必要性もなくなりました。

そのため商談後に15〜30分くらいの時間をかけていた簡易的な議事録であれば、もはや改めて議事録としてまとめなおす必要がないので、議事録作成時間をゼロにすることができ、商談終了後すぐに案件を確認することができる状態も実現できるようになりました。

議事録の作成時間を削減できたことで、今後対応できる案件数が増えると見込んでいます。今まで「このカレンダー空いているところに商談を入れてもいい？」と聞くと「そこで議事録を作成したいと思っているので難しい…」という状況で、対応できる案件数が最大3件くらいという状況でしたが、議事録を作成していた時間帯に商談を実施できるようになりました。

▼議事録の作成時間削減の効果

共通認識のズレ・議事録の書式や粒度が統一できない課題も解決

議事録作成時間の削減以外に効果を感じたことがあれば教えてください

共通認識のズレをなくすことができたのが、何よりの効果だと感じています。音声をすぐに聞き直すことができるようになって、今まで文字だけの議事録ではできなかった、お客様の発言の背景やニュアンスを汲み取ることができるようになりました。

実際に最近とあるメンバーから次回の商談のアプローチを考える上で「お客様がこういっていたけど、これってどういう意図ですか？」と質問がありました。今まではメンバーに「どんな発言だったの？」と当時の状況を聞くことしかできませんでしたが、今ではそのときの発言の音声を聞き直しながら発言の温度感、言い回しを一緒に確認し、次回アプローチを一緒に考えることができるようになっています。

また他にも議事録の作成者によって書式や粒度が統一されていないという課題も解決することができました。この課題を解決するために導入前は細かくヒアリング項目・フォーマットを指定して、それに合わせて議事録を残していこうなどの対策をしていましたが、どれも結局根本解決には至らず、断念していた部分でもありました。

さきほどお伝えしたとおり、スマート書記のタイムスタンプを活用して、すぐに重要な発言を聞き直すことができるので、そもそも議事録に細かくまとめるという作業がなくなりました。今まで議事録の「情報を見る」ことが基本でしたが、スマート書記を導入したことで「情報を聞く」ことができるようになり、書式や粒度を統一する必要すらなくなりました。

▼議事録の確認方法に変化

他にスマート書記を導入して良かったと思うポイントがあれば教えてください

スマート書記があることで1日にいくつも商談がある場合でも安心して商談に望むことができるようになりましたね。忙しい時期だと商談を一人で1日に何件も対応することがあり、正直何件も対応していると「あの商談ってどんな内容だっけ？」と記憶がごちゃごちゃになってしまいます。

スマート書記があれば何件も連続して商談対応をしたときでも、音声を聞いてどんな話をお客様としたかをすぐに思い出すことができるので、とても助かっています。

また会議中にスマート書記上の議事録を共同編集できるのも使いやすいと感じています。直近の商談は経験が浅いメンバーともう1名の計2名で商談に臨むのですが、今までは各自がメモツールに商談内容をメモして、商談終了後にそれらを突き合わせて議事録にまとめていくというやり方をしていました。

今では同じ議事録の画面を確認しながら、1名が商談中に重要だと思った発言をメモし、もう1名がそのメモ部分に対してリアルタイムで表示されている文字起こしを確認しながら追記していくやり方をしています。共同編集ができることで、商談中に議事録をまとめることが可能になりました。

チームで業務をしている人にぜひスマート書記を試してほしい

今後スマート書記を活用してどのようにしていきたいですか

導入してからまだ1ヶ月半くらいしか経過していませんが、まだまだスマート書記に便利な機能があるので、それを活用してさらに議事録作成時間を削減していけたらと思っています。

直近だとスマート書記のAIアシスト「議題ごとの要点抽出」を活用できそうだと感じています。ヒアリング項目ごとに議題を作成しておくと、AIが議題に合わせて要点を整理してくれるので、非常に便利だと感じています。

その他にも新しくリリースされた機能やその使い方を共有してくれるので、今後さらにスマート書記で議事録作成時間を削減できると思っています。

▼スマート書記のAIアシスト「議題ごとの要点抽出」とは？

会議の議題ごとに要点を整理してくれる機能。事前に議題が決まっている会議や会議中に議題を作成することで、その議題ごとに要点をまとめてくれるため、より振り返りがしやすくなる

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか？

チームで協力しながら業務をしている人におすすめです。スマート書記を活用すると当時の音声をすぐに聞き直すことができるので、チームの共通認識のズレをなくすことができると思っています。

共通認識を持つために、チームで共通のフォーマットを作成し情報を統一できるようにしている人も多くいると思いますが、フォーマットの統一化だけでは、どうしても共通認識を持つのが難しいと思います。

これを音声を軸に解決してくれるのがスマート書記だと思っているので、共通認識がズレてしまうと感じる人におすすめです！

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！