専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとスマート書記の文字起こしの違いとは

課題

• Web会議ツールの文字起こしでは、社内の専門用語の変換・話者の識別が上手くいかず、議事録作成に時間がかかっていた
• 誤変換された文字起こしの音声を確認するのに時間がかかっていた

効果

• 用語集、話者識別機能を活用して議事録作成が約4時間から約30分になり時間を約90%削減できた
• 音声の聞き直しをピンポイントでできるため、すぐに発言の確認ができるようになった

コクヨ株式会社は1905年に創業された日本を代表する文房具・オフィス用品およびオフィス家具の製造・販売を行う企業です。今回はグローバルステーショナリー事業本部、事業戦略室の福田さまにスマート書記の導入背景や、活用方法についてお話をお伺いしました。

約2時間の会議に対して議事録作成に4時間以上かかっていた。Web会議ツールの文字起こしを活用するも専門用語の変換・話者の識別が上手くいかなかった。

普段はどのような業務を行っていますか

私が所属しているグローバルステーショナリー事業本部では主に文具の企画・開発・販売をしています。学生から社会人まで幅広く使用されている「Campusノート」などが代表的な商品です。

私はこの部の中でも受発注システムの構築や業務プロセスをいかに効率化できるかなどの情報システムに関わる業務を担当しています。

スマート書記導入以前の課題について教えてください

約2時間の会議に対して議事録作成に4時間以上かけていました。というのも私が作成している議事録は会議中の発言をそのまま口語で記載してニュアンスが伝わるように作成しています。また話者を明記する必要があるため、音声を聞き直しながらすべての発言を書き起こすという作業を行っていました。

会議はWeb上で行われるので、Web会議ツールに文字起こし機能が備わってからは、一から書き起こすという手間はなくなりましたが、それでも議事録の作成に約3時間はかかっていました。

Web会議ツールの文字起こし精度だと、どうしても社内の専門用語が上手く変換されず、修正に時間がかかっていました。また、私たちは全国の各拠点からWeb会議に参加するので、どうしても各拠点ごとに1つのマイクで複数名の発言を集音する形となっており、話者が上手く振り分けられず、議事録にまとめていくときに「発言者を特定する」ことに時間がかかっていました。

Web会議ツールを活用するよりもさらに効率的に議事録を作成したいと考え、AI議事録サービスを検討することにしました。

専門用語の変換・話者の識別ができる文字起こし。直感的な使いやすさも決め手に。

スマート書記を選んだ決め手を教えてください

スマート書記はWeb会議ツールと比較しても圧倒的に文字起こし精度が高いと感じることができたこと、また議事録がまとめやすい画面になっていてシンプルで使いやすいと感じたのが決め手です。

まず文字起こし精度については、Web会議ツールでは変換できなかった専門用語を事前に登録することで変換されるようになり、都度修正していた時間を最小限にすることが可能になりました。またスマート書記はAIで声質などから自動で話者を認識して、誰がどの発言をしたのかを可視化してくれるので、発言者の特定も容易にできるようになりました。

議事録がまとめやすいと感じることができたのは、画面の左側に議事録を編集するエディタ、右側に会議の文字起こし結果を確認できるようになっていて、実際に議事録を作成していくときに、1画面で必要なものがすべて確認できることです。

▼スマート書記の利用画面イメージ

他のAI議事録サービスも試してみましたが、会議の文字起こしが完了しないと、議事録の編集画面が表示されなかったり、編集画面と文字起こしを確認する画面が上下にならんでいて作業する際に都度スクロールする必要があったりと、使いづらさを感じていました。ただスマート書記の場合はそういった使いづらさはなく、とても直感的に利用することができました。

導入を決めるために他に後押ししたポイントがあれば教えてください

営業担当の方が私のような議事録を作成する人の目線に立ってサポートをしてくれたのは、後押ししたポイントとなります。そのことが今後利用していく上でとても安心感を感じることができました。

例えばスマート書記を利用していて不明点や困ったことに対して、私から営業担当の方に連絡をすると、すぐに「そのケースだとこういうやり方で解決ができます」と具体的にかつ分かりやすく解決方法を教えてくれました。

いつもスピーディーに教えてくれるので、とても助かりました。エピックベース社内でケーススタディが逐一共有され、それらが蓄積されていることが分かりました。

結果として、4時間以上かけて作成していた議事録は約30分で作成できるようになり、90%の削減が実現した。

スマート書記導入後の効果について教えてください

約2時間の会議に対して4時間以上かけて議事録を作成していたのが、スマート書記導入後は約30分で作成できるようになり、90%の削減を実現することができました。

▼スマート書記導入後の効果

スマート書記は専門用語の変換とともに、話者識別ができることが時間削減のポイントであり、これが精度高く実現できるので、音声の聞き直しの回数が激減し、議事録作成の時間を削減できるようになりました。

一般に使用されているAI議事録サービスの精度が上がってきている印象ですが、スマート書記では音声とセットで完成データとして管理ができるので、その部分の文字起こしをクリックすることで、該当箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができるようになっています。そのため、発言内容の確認とともに、そのときの臨場感を確認することが可能になりました。

▼スマート書記で音声の聞き直しを効率化

他にスマート書記の良かったポイントがあれば教えてください

導入検討時に、営業担当の方が議事録を作成する人の目線に立ってサポートをしていただいたことは導入後もサポートチームの方が継続して、対応いただいています。

具体的にはリクエストした機能を検討していただいたり、使い方の説明をユーザー視点でウェビナーという形で支援を継続いただいているので、安心して運用していくことができています。

エピックベース社が開催いただくウェビナーは、「スマート書記の利用方法・活用方法を学ぶことができる説明会」として運営されているので、社内の新たなユーザーに、このウェビナーに参加してもらうことで、スマート書記の使い方を知ってもらうことが可能になっています。

▼スマート書記で実際に開催している利用方法・活用方法のウェビナー一覧（ご契約企業の従業員様のみ対象）

発言者の意図をくんで議事録をまとめている人・Web会議ツールの文字起こしに満足していない人におすすめ。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか？

発言者の意図をくんで言葉通りに、議事録をまとめている人におすすめです。

Web会議ツールの文字起こしを活用しても、時間を削減することができますが、どうしても文字起こし精度に限界があると思っています。私が経験したように専門用語の変換が上手くいかなかったり、話者の識別が上手くいかないケースがあるため、文字起こし結果を修正するという別の作業が発生してしまいます。だからこそスマート書記のような議事録の作成時間を削減することにフォーカスしたツールを活用することで、大きく時間を削減することが可能になるので、ぜひ発言者の意図をくんで言葉通りに、議事録をまとめている人におすすめです。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！