東証プライム市場上場の森六グループ（森六ホールディングス）は、国内外13ヵ国60拠点で事業展開しています。同グループの主要事業会社として、基礎化学製品から特殊化学品まで多岐にわたる製品の流通を担う化学品商社である森六ケミカルズの担当者さまに、今回、スマート書記をご導入いただいた経緯や導入効果、今後の期待についてお伺いしました。
- 企業名
- 森六ケミカルズ株式会社
- 業種
- 商社
- 企業規模
- 500〜999名
膨大な議事録作成の時間を削減し、よりクリエイティブな業務に時間を割くことを目指した
このたびはスマート書記をご導入いただき、ありがとうございます！まずはご導入をご検討されたきっかけをお伺いしてよろしいでしょうか？
私の所属する部署は、新規および既存の事業企画や内部監査を主な業務としています。それに加え、現在はライン業務のDX化を目指し、翻訳ツールやBIツールの導入プロジェクトなどもリードしています。議事録作成業務の効率化も、DX施策のひとつとして検討していました。
弊社はグローバル各国に営業拠点を持つ化学商社。国内外の拠点を交えた会議も多く、議事録作成のために膨大な時間を費やしていました。経営層もその点に課題を感じており、よりクリエイティブな業務に時間を割けるように、議事録作成業務の見直しに着手することになりました。
ありがとうございます。海外拠点も多いとなると、会議の数や種類も膨大かと思います。これまではどのように議事録作成を進めてらっしゃったのでしょうか？
国内外拠点からの報告会やプロジェクトの報告会など、会議体が多く、10回以上開催される月もあります。「発言録」に近い形で忠実な議事録を作成していたのも、作業時間の増大につながっていました。具体的には、会議中にタブレット端末やノートに取ったメモをベースとして、レコーディングした音声を聞き返しながら議事録に仕上げていました。作成のために会議時間の1.5倍以上はかかっていたと思います。
実は、他のシステムを試験導入していたのですが、集音マイクを利用した文字起こしの精度に満足できなかったり、システムが不安定になるなどの課題がありました。会議の議事録作成は日常的に発生する業務のため、安定稼働するシステムを新たに検討していました。
集音性能、直感的なデザイン、実施する会議シーンとの親和性が導入の決め手
実際にサービスを検討されるにあたり、どのようなことを議事録支援サービスに望んでいらっしゃったか教えていただいてもよろしいでしょうか？
収録形式、リアルタイム性、インポートができること、音声認識エンジン、費用、利用できる端末など、弊社が求める要件を満たしているかどうか、他社のサービスと比較しました。主な評価ポイントは、精度、時間、効率、削減効果などを重視していました。
以前に他の議事録支援サービスもご利用されていたので、比較される要件はしっかり決まっていらっしゃったんですね。実際にスマート書記をトライアルしてみての感想・結果としてはいかがでしたでしょうか？
まず先に挙げた弊社の要求事項が全て満たされていました。その上で、音源をインポートした際に、文字起こしのスピードが早く、精度も高い点がとても印象的でした。結果として議事録作成の工数は、従来の半分程度にまで短縮できそうでした。
ご評価いただき、ありがとうございます。トライアルを経て、ご導入に至ったわけですが、改めて導入の決め手になったのはどのような点でしょうか。
先ほど申し上げたスピードや精度は、会議室参加者とオンライン参加者による複合ミーティングで集音マイクを使う場面でも、非常に高いパフォーマンスを発揮してくれました。ユーザインタフェースが直感的で使いやすい点も高印象でした。
ありがとうございます。担当者様から見て、スマート書記はどんな業種・企業におすすめできそうでしょうか？
一言一句、忠実な文字起こしが必要な業種、例えば日常的にインタビューをしているメディア関係などはマッチしているのかも知れません。「なるべく正確な記録を残したい」という場面は、どの企業にもあると思いますので、業界を超えて広く役に立つのではないでしょうか。
削減された議事録作成の時間は、より新たな取り組みに投下していきたい
今後、貴社でどのようにスマート書記を活用していけそうか、もしイメージがあったら教えてください。
議事録作成に気を取られず、日々、気軽に打ち合わせをして議論を重ねる雰囲気をつくりたいので、日常的なツールとして積極的に活用していきたいです。すでに、同様の課題を抱える他の部署にも紹介しています。部門横断的に浸透させて、全体で生産性アップを目指していきたいですね。
私たちはトライアル利用の時から直感的に操作できましたが、今後社内の利用を広げていくにあたっては、ITツールが得意でない方に向けた操作説明やマニュアルがあると便利ですね。
他部署への展開については、弊社のカスタマーサクセス担当からも進め方のご相談や説明会の実施など、さまざまな形でフォローさせていただければと思います。ではその流れで今後ご利用を広げていくにあたり、スマート書記に機能面やサポート面などでご要望があればぜひお聞かせください。
議事録を共有する機能の強化に期待しています。例えば、スマート書記が社内のチャットツールと直接連携できたら、情報展開がよりスムーズになります。
今利用しているメンバー以外からも、「スマート書記の利用が気になっている」という声が挙がっていますし、営業担当者には「お取引先様とのやりとりで利用したい」というニーズがあるようです。既存のコミュニティやネットワークを超えて議事録を共有しやすくなると、利用シーンがもっと広がる可能性を感じます。
ありがとうございます！スマート書記はかなりの頻度で機能改善を繰り返しているので、ぜひご期待に応えられるよう開発を進めていければと思います！最後の質問ですが、スマート書記は一言で言うとどんなサービスか、教えていただけると幸いです！
「救世主」ですね！このようなサービスが登場したことにITの進化を感じています。され、非常に助かっています。スマート書記で議事録作成の時間を削減できた分、これまで未着手だった他の領域の業務見直しにも時間を割けるようになり、業務効率の向上が加速しています。
パワーワードをいただき、ありがとうございます！
今後もよりご利用されるみなさまの業務効率化につながるよう、弊社一同サポートさせていただければと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします！
本日はお忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございました！
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