AIで会議後すぐに議事録を確認できる状態を実現！音声を活用し正確な情報共有も可能に

課題

• 議事録を作成する習慣がなく、会議の情報が残っていなかった
• ネクストアクションなど会議で決めたことに対して認識齟齬が生まれたり、確認に時間がかかっていた
• 顧客と面談をしているメンバーへフィードバックをしたいが、同席しか手段がなくフィードバック機会に限界を感じていた

効果

• AIが自動で要点を整理し、会議後すぐに議事録を確認できるようになった
• 「音声」を活用することで正確な情報共有が可能になった
• 同席せずに、面談の音声をピンポイントで聞き直しながらフィードバックできるようになった

株式会社プロリーチは「保育転職」「看護転職」という2つの領域から動画メディアを展開し、マッチング事業を展開しています。今回はコーポレート事業部の清水さま、鍵尾さまにスマート書記の導入背景や活用方法についてお話をお伺いしました。

組織で議事録を作成する習慣がなく、会議の情報が残っていない状況に課題を感じていた

普段はどのような業務を行っていますか

事業の目標を達成するためにどうすればいいかを考えたり、メンバーマネジメントなどの業務を中心に行っています。他にも採用活動など特定の業務を行うというよりは、会社にとって必要な業務を幅広く行っています。

スマート書記導入以前の課題について教えてください

私たちの組織では議事録を作成する習慣がなく、会議の情報が残っていないという課題を抱えていました。そのため社内の会議では、決めたはずの次回アクションを確認したいけど、すぐに確認ができないといった状況が生まれていました。ときには記憶があやふやになってしまい正確な内容を思い出せず、再度次回アクションについて議論したりと余計な時間がかかっていました。

また社外の会議では求職者である保育士・看護師の方と面談を実施しています。より事業を伸ばすためにもメンバーのスキルアップが重要なので、面談のフィードバックを行いたいのですが、情報が残っていないため同席しないとフィードバックができない状況が生まれていました。私たちもすべての面談に同席できるわけではないので、フィードバックできる機会に限界を感じていました。

私たちの会社が今後より成長していくためにも、きちんと会議の情報を残していくことが必要だと考えています。情報を残すためにも、まずは議事録を作成していこうと思いましたが、とはいえ議事録の作成に時間をかけてしまっては本末転倒になるので、できるだけ作成時間がかからないAI議事録サービスの検討を始めました。

AIが自動で議事録を作成してくれる。文字だけではなく「音声」も活用できることも決め手に

スマート書記に問い合わせたときの状況を教えてください

比較メディアサイトでいくつかのAI議事録サービスの資料を確認しましたが、結局お話をお伺いしたのはスマート書記だけですね。

スマート書記の資料を確認したときに、パッと見て使いやすそうだと感じることができました。他のツールは文字起こしをしてから、それを議事録にしていくというフローが決まっていたので、ツールに合わせて運用を変える必要があると感じました。ただスマート書記はフローが決まっていないことが分かったため、自分たちの運用を変更せず自由な使い方ができると感じることができました。

またスマート書記は大手企業や自治体などの導入実績が多く、安心感を感じることができましたね。

▼スマート書記の特徴について

文字起こし結果に対して生成AIを活用し議事録などを作成するツールに対し、スマート書記はエディタをベースに音声や文字起こし、画像や生成AIを活用することができる。

スマート書記を選んだ決め手を教えてください

AIが自動で議事録を作成してくれることに加え、「音声」という自分たちが活用を想定していなかった「情報」を残すことができると感じ、スマート書記に決めました。

議事録の作成についてはスマート書記の要点抽出機能を活用することで、自分たちが修正する必要がないレベルの議事録を作成することができました。会議で話をした議題についても自動で作成してくれるので、会議に参加していなくても議題さえ見ればどんな話が行われたかが分かるようになり、いかに時間をかけずに議事録を作成できるかというポイントをクリアすることができました。

▼スマート書記の「要点抽出」とは

文字起こしされた会議の内容の要点を自動でAIが整理してくれる機能

ただそれ以上にスマート書記の「会議の音声をピンポイントで聞き直すことできる」タイムスタンプという機能がとても魅力的でした。もともと「情報を残す」ためにはとにかく「議事録を作成すること」が重要だと考えていましたが、このタイムスタンプがあることで、「音声」という最も正確な情報をすぐに確認することができます。私たちが想定していた形とは別の形で「情報を残す」ことが実現できると感じました。

▼スマート書記の「タイムスタンプ」とは？

会議中にメモを取ると、そのときの音声が自動で紐づき、会議後にタイムスタンプをクリックするだけでピンポイントでメモを取ったタイミングの音声を聞き直すことができる機能（メモ横に表示されている「時間」をクリックするだけで音声の聞き直しができる）

他にスマート書記の良かったポイントがあれば教えてください

会議では社内用語を多く活用するのですが、スマート書記では登録した固有名詞や専門用語を適切に変換してくれるのも良かったですね。その他にもスマート書記でフォルダ分けすることができるので、会議の目的に合わせて議事録を管理することができるのも便利だなと感じました。

また対面でも問題なく利用できるという点も決め手の一つになりました。私たちの会議はWebではなく対面で実施されることが多いのですが、スマート書記はPCだけではなく、モバイルアプリでも利用できるので、iPhoneのボイスメモで録音するかのように、スマート書記のモバイルアプリを起動してボタンをタップするだけで簡単に録音することができます。かつ文字起こし精度も高いので、自分たちの利用シーンに合わせて活用できるイメージが持てました。

参考：録音中のノイズをカット！iOSアプリでマイクモード（声の分離）に対応しました

会議後すぐに議事録が確認できる状態を実現。「音声」という最も正確な情報を残すことも可能に

スマート書記の活用方法について教えてください

社内会議は対面でだいたい4名ほど、最大でも6名で開催するのですが、会議室のテーブル中央にスマホをおいてスマート書記のアプリで会議を録音をしています。

スマート書記はモバイルアプリで録音しながらPCでも同じ画面を開いて議事録のメモを取ることが可能なので、録音を開始してからは「会議に参加していないメンバーにも聞いてほしいと思った重要な発言」がされたときにパソコンでメモを取ってタイムスタンプをつけています。そうすることで会議に参加していないメンバーも実際の発言をピンポイントで聞き直せるようにしています。

▼モバイルアプリとPCの活用イメージ

会議後にはさきほどもお伝えしたとおり、自動で議題と要点を整理してくれる要点抽出機能を活用しています。私たちの会議では必ず会議終了の5分前にネクストアクションについて話し合うというルールがあるので、「ネクストアクションについて」という議題が自動で表示され、その下にネクストアクションについての要点がまとまっています。

最終的には会議中にメモした「みんなにも聞いてほしい」箇所とスマート書記で自動で抽出された要点を組み合わせて議事録としています。

▼議事録のアウトプットイメージ（内容は架空のものです）

スマート書記の導入の効果について教えてください

スマート書記導入後はすぐに議事録を確認できるようになった上に、最も正確な情報である音声も共有しすぐに確認できる状態を実現することができました。

スマート書記を導入する前は「どれだけ時間をかけず議事録を作成できるか」を重要視していましたが、タイムスタンプがあることで、自分たちが想定していなかった「音声」という情報を共有できるようになっています。

現在は社内のコミュニケーションツールにネクストアクションとスマート書記のURLを投稿して、詳細を確認したい人はタイムスタンプから音声を確認できるようにしています。メモだけではなく要点にもタイムスタンプがついているので、それぞれが気になったところの音声をすぐに確認できる状態を実現でき、「会議の情報が残っていない」という課題を議事録のテキスト情報に加え、音声で解決できたと感じています。

また求職者である保育士や看護師との面談では、スマート書記で文字起こしされた文章を確認しながら、気になった箇所は音声を聞いてフィードバックできるようになりました。もともとフィードバックをするためには同席するしかなかったのですが、スマート書記を導入したことで、同席が不要になりました。また直接メンバーの発言をピンポイントで聞き直すことができるので、より具体的にフィードバックができるようになり、メンバーのスキルアップにつながっていると感じています。

今まで議事録を作成する習慣がなく、全く情報が残っていない状態から、議事録を瞬時に作成できるようになり、さらに最も正確な情報である音声をすぐに確認できる状態を実現でき、会社の情報資産がスマート書記に蓄積されていっているなと痛感しています。

▼スマート書記導入後の効果

他にスマート書記を導入して良かったと思うポイントがあれば教えてください

より良い会議にしていくためにもスマート書記を活用しています。というのも、要点にタイムスタンプがついているので、具体的にどの時間帯にどんな話が行われたかを振り返ることできるようになっています。

例えば、ネクストアクションは会議終了の5分前には話し合うルールなのに、ネクストアクションに関連する要点のタイムスタンプが会議終了の1分前の時間になっていたりすると「これもっと前から次回アクションについて話し合えたよね」と振り返ることができます。

また音声ファイルのアップロードに対応しているのも良かったですね。少し特殊なケースでしたが、以前会社の合宿で山の中にある施設を借りて会議をしていました。山の中ということもあり、ほとんどネットに接続ができない状況でしたが、iphoneのボイスメモで録音してその音声ファイルをアップロード、そこから要点を整理することができたので、どんなシーンでも活用できるのはとても便利だと感じています。

メンバーのスキルアップのために、スマート書記の音声をもっと活用していきたい

今後スマート書記をどのように活用していきたいですか

スマート書記を活用してメンバーのさらなるスキルアップを実現していきたいと思っています。私たちは上場を目指して日々努力をしていますが、そのためにはメンバーのさらなる成長が必要不可欠です。ただ現状は事業の成果が個人のポテンシャルに大きく影響していると感じています。

この状況を打破するためにも、例えば成果を出している営業メンバーはどんなトークをしているのか？など成功要因を言語化して、他のメンバーも同様のことができるようにしていく必要があると思っています。スマート書記を活用することで、議事録だけではなく音声情報も蓄積されていくので、より具体的に言語化することが可能だと思っています。また「じゃあ実際にどんなトークなのか？」とすぐに聞き直すこともできるので、よりメンバーのスキルアップが実現できると確信しています。

また直近では採用など、発言のニュアンスが重要な会議でスマート書記を活用していこうと思っています。採用では必ず候補者に評価をつけますが、「なぜその評価に至ったのか」とそのときの音声を聞きながら議論していくことが可能になるので、会社として標準化された評価ができるようになると思っています。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか？

会議の情報を資産として上手く活用できていないと感じる人におすすめです。正直私たちも最初はただ時間をかけずに議事録を作成できるツールだと思っていました。

もちろんスマート書記を活用することで時間をかけずに議事録を作成できますが、何よりも音声をピンポイントで共有することにメリットを感じています。これ以上正確な情報共有は他にないと思っているので、会議の情報をもっと上手く活用していきたいと思っている人におすすめです！

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！