スマート書記は顧客理解を深めるツール｜新規事業開発で「音声」という一次情報を活用した方法

課題

• 月間100時間の会議に同席しており、情報のキャッチアップに時間がかかっていた

効果

• 情報のキャッチアップの時間を30%削減できた
• 一次情報をもとに議論ができるようになり、議論の質が上がった
• 過去の会議音声から簡単に振り返りができるようになり、会議情報を財産として残すことができるようになった

積水化学工業株式会社は「レジデンシャル（住まい）」「アドバンストライフライン（社会インフラ）」「イノベーティブモビリティ（エレクトロニクス／移動体）」「ライフサイエンス（健康・医療）」4つのドメインを中心にイノベーションを創出し、サステナブルな社会の実現に向けた”未来につづく安心”を創造している会社です。今回は次代の中核事業開発のため、新規事業の創出に取り組んでいる、新規事業開発部イノベーション推進グループ吉田圭佑さま、緑川文さまにスマート書記の導入背景や活用方法についてお話をお伺いしました。

月間100時間の会議に同席。情報のキャッチアップに時間がかかっていた

普段はどのような業務を行っていますか

私たちの会社では次代の中核事業開発のため、新規事業の創出に取り組んでいます。その取り組みの一環として、社内起業プログラムを実施しており、運営に携わっています。

社内起業プログラムでは全社員から事業アイデアを募り、その中から20名を採択します。採択後3ヶ月間、そのアイデアを具体化するために私たちと新規事業の専門家である外部メンターで採択者の支援を行います。その後審査を行い、3名まで選抜、そこから6ヶ月かけて仮説検証をしていき、最終的に1名に絞り、アイデアを事業化していきます。

採択者は事業アイデアを具体化・仮説検証するためにユーザーヒアリングなどを実施しますが、私たちは採択者がスムーズに活動できるように採択者と外部メンターの会議の情報をキャッチアップしながら私達で対応可能な業務があれば代わりに対応したり、採択者と一緒に事業の方向性を考えるなどのサポートを担当しています。現在は採択された20名から3名に絞った仮説検証フェーズでスマート書記を活用しています。

スマート書記を導入する前の課題について教えてください

ユーザーヒアリングや外部メンターとの会議の情報をキャッチアップするのに時間がかかっていました。この社内起業プログラムは今期が2期目で、1期目では運営担当者が採択者が参加する制度に関係するほとんどの会議に同席をして情報のキャッチアップを行っていました。

多いタイミングは採択者が20名いるので、全員の会議に同席すると、だいたい月間で約100時間の会議があります。2名体制で対応していましたが、同席のみでかなりの時間を要していました。また物理的に会議の時間が重なってしまって、同席できないケースも発生していました。そうするとどんな会議だったのか、会議後に採択者自身にまとめて情報を共有してもらう業務が発生してしまうため、情報のキャッチアップが遅れ、どうしても進捗スピードに影響が出てしまいます。

採択者には3ヶ月という限られた時間しかないため、可能な限り会議内で発生した業務で私たちが対応可能なものは巻き取れるように同席することで、情報のキャッチアップをしていたのですが、1期目ではこの同席がとても大きな負荷になっているという課題を抱えていました。

今期はなんとかこの時間を短縮できないか、よりスムーズに情報がキャッチアップできないかと考え、AI議事録サービスの導入を検討し始めました。

会議の内容をAIが自動でまとめてくれる。ハードルが高かったセキュリティ要件もクリアできたのが決め手

スマート書記を選んだ理由について教えてください

スマート書記は会議の内容をAIが自動で要約、要点を整理してくれ、情報のキャッチアップが楽になると感じることができたため、導入を決めました。

私たちの目的はあくまでも情報のキャッチアップなので、どれだけ私たちが求めている状態でAI

が自動でまとめてくれるかが重要でした。スマート書記のトライアルを実施したときに、概要をまとめるための「要約生成」、より詳細情報を確認するための「要点抽出」などができ、それを確認したときに「これだったら使えそう」と感じることができました。

また私たちの会社では新しいツールを導入するときのセキュリティ面のハードルが高いのですが、スマート書記はセキュリティ要件もクリアすることができ、導入を決めました。

▼スマート書記の「要約生成」「要点抽出」とは？

スマート書記は会議終了後にAIを活用して様々な形式で出力することができます。要約生成は会議の概要情報をまとめ、要点抽出は会議の重要なポイントを箇条書きで整理してくれます。

スマート書記の活用方法について教えてください

今は主に採択者と外部メンターの打合せ(メンタリング)でスマート書記を活用しています。会議が始まるタイミングでスマート書記で録音し、会議終了後にAIで「要約生成」「要点抽出」を実施して、その内容を共有してもらっています。定例会議であれば、「要約生成」「要点抽出」を確認しながら、概要を理解し、重要そうなところだけをピンポイントで聞き直しをしてキャッチアップをしています。

またどこまで情報をキャッチアップするのか次第ですが、「どの情報も重要」だと感じる会議であれば、すべての音声を倍速再生して聞き直しています。倍速再生ができる分、同席よりも短い時間でキャッチアップできるようになっていますし、同席の場合は時間が固定されますが、音声だと通勤時間などスキマ時間でキャッチアップができるようになり、時間の融通が効くようになったのはとてもありがたいです。

スマート書記の利用を進める中で、困った点や課題はありましたか

シンプルなUIで直感的に利用できるので、特につまづくことなく利用を進めていくことができました。こういう新しいツールを導入するときは、何かしらトラブルが起きたり使い方が分からず上手く浸透しないケースもありますが、スマート書記の場合はそういったことはほぼなく、今までのツールの中で一番利用促進に困らなかったツールですね。

むしろスマート書記であることで「必死にメモを取る必要がなくなって、今まで以上に会議に集中できるようになった」「聞き漏らしている部分がないかを確認できるようになった」という声もあるので、上手くスマート書記を活用できていると思います。

ユーザーの声を関係者全員が聞いた上で質の高い議論ができるように

スマート書記導入後の効果について教えてください

スマート書記を導入してから情報のキャッチアップの時間を約30％削減できています。また削減時間以上に「議論の質が上がった」ことに効果を感じています。新規事業は「ユーザーの声」がとても重要になりますが、採択者のように「事業を前に進めたい人」がユーザーヒアリングをすると一種のバイアスにかかった状態でヒアリングをしてしまうケースもあると思っています。

そういうときに第三者が同じ情報をキャッチアップして議論することが重要だと思っていますが、今までであればユーザーヒアリングを実施した採択者本人からインタビューの所感を伝えてもらい、その情報をもとに議論をしていました。ただスマート書記を導入してからはスマート書記を通してユーザーの声を直接聞くことができるので「ユーザーはこういう発言しているけど、そんなポジティブじゃない」「この発言はとても重要そうだ」と推測ではなく、全員がユーザーの声、温度感、ニュアンスを知った上でユーザーの捉え方の議論ができるようになりました。

また過去の音声をすぐに聞き直すこともできるので、振り返りに関しても効果を感じています。新規事業を始めたときと、ユーザーヒアリングを始めたり外部メンターとのやり取りで知識を得たあとでは、採択者の理解力に差があると思っています。

そのため新規事業の初期に外部メンターが採択者に伝えていた重要な情報に関して、当時はあまり理解ができなかったようなことでも、後々進めていく中で理解する瞬間があります。これを「議事録に残す」という形で情報を残してしまうと、当時の理解力でまとめてしまっているため、どうしても重要な情報を取りこぼしてしまいます。

ただスマート書記だと当時の概要、音声ともに100%データとして残っています。そのため新規事業を進めていく中で、後々スマート書記で音声を聞いたときに「ここはこういう意味だったのか」と理解を深める瞬間があります。

「音声を残す」だけであれば、ボイスレコーダーなどでも実現はできますが、それだと結局聞き直すのに手間が発生します。スマート書記だとまとめてくれた要点を確認しながら、該当の音声をすぐに聞き直すことができるので、振り返りやすくなったこと、そして過去の会議全てが「情報の財産」として残っていると感じることができています。

▼スマート書記の音声の聞き直しについて

スマート書記には「タイムスタンプ」という機能があり、自動で抽出された要点の横に表示されたタイムスタンプをクリックすることで、その要点を抽出した付近の会話をすぐに聞き直すことが可能になります。

その他に良かったポイントがあれば教えてください

ユーザーヒアリングで以前より良い準備ができるようになりました。今まではユーザーヒアリング前に採択者と外部メンターでヒアリング内容や質問事項の詳細をすり合わせて準備をしていました。

その後ヒアリングした情報を採択者から外部メンターへ共有し、次回はどのようにしていけばいいかを議論していましたが、今では外部メンターが実際の音声を聞いたうえで、「次回からこういう聞き方にしたほうがいいのでは？」とより具体的なフィードバックができるようになりました。

新規事業に関わっている人におすすめ。情報が財産として会社に残っていく

今後スマート書記をどのように活用していきたいですか

今後社内起業プログラムは最終的に事業化する案件を1件に絞っていきます。1件に絞ったあと、事業を形にしていくために、新しいメンバーも加えて進めていきますが、その新しいメンバーのインプットにもスマート書記を活用していけたらと思っています。

スマート書記があれば外部メンターと採択者の過去のやりとりをキャッチアップでき、そうすることで「なぜいまの事業になったのか」をより理解することが可能だと思っています。また当時のヒアリングも聞き直すことが可能なので、どんなユーザーをイメージした事業なのか認識合わせができるようになると思っています。

1期目のときは採択者から新しいメンバーに情報を共有していて、インプットに時間がかかっていましたが、スマート書記を活用すればすべて一次情報で共有することが可能になるので、より質の高いインプットが実現できると思っています。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか

新規事業に関わる全ての人におすすめです。さらにいうと新規事業のように「ユーザーの声」を大事にしている人におすすめです。どんなサービスも「誰に」「何を」提供するかが重要ですが、スマート書記があればこの「誰に」の情報を加工されたものではなく、「音声」という一次情報を共有することができるようになります。

またユーザーの声を集めて、その情報をまとめている人は、スマート書記を活用すればまとめる時間も削減してくれると思っています。とりあえずスマート書記で録音さえしておけば、まとめる作業も自動化してくれますし、何より音声の聞き直しがすぐにできる。その時間をもっとユーザーの声を聞く時間に割くこともできるので、新規事業に関わる人、ユーザーの声を大事にしている人におすすめです！

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！