最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもスマート書記を推進した理由とは

課題

• 経営会議で行われる質疑応答の議事録の作成に最大6時間かかっていた
• 文字起こしツールを導入したが、何度もツールとWord画面を行き来するのが大変だった
• 会議中の発言を探すのに時間がかかっていた

効果

• 経営会議の議事録作成時間を50%削減
• 一画面で編集できるようになり、作成時のストレスから解放された
• 他部署でも導入が決定し、社内の業務効率化に貢献

株式会社東京ドームはエンターテインメントに関する多くのノウハウを活用し、東京ドームシティを中心に様々な施設開発とその企画運営を手がけるほか、流通、不動産賃貸、ホテル運営など、多方面で事業を展開しています。今回は秘書室の小野さまにスマート書記の導入背景や活用方法についてお伺いしました。

毎週3〜6時間をかけて議事録を作成。他の業務時間を確保するためにも議事録作成時間の削減が必要だった

普段はどのような業務を行っていますか

私が所属する秘書室は主に役員のスケジュール調整や管理などの業務を行っています。その中で私は毎週行われる経営会議の事務局を担当しています。会議の事前準備や進行など運営に関する業務に携わっており、その業務の一つとして議事録を作成しています。

議事録の作成時間を削減しようと思ったきっかけを教えてください

経営会議は約1〜2時間ほど行われるのですが、その議事録を作成するのに約3〜6時間かかってしまっていました。毎週開催されるので月間だと最大で約24時間ほど議事録作成に時間をかけています。

経営会議は各議題で行われる質疑応答の発言を、「誰が」「どんな発言」をしたのか議事録としてまとめる必要があります。発言内容を一字一句そのまま議事録に残すのではなく、重複している内容の発言は削除したり、発言の主語・述語を整理するなど、あとで誰が確認しても分かるように発言を校正して、議事録にまとめる必要があるのでかなり大変な時間がかかっていました。

2023年9月に今の秘書室に異動になり、そこから経営会議の議事録を作成するようになりましたが、異動してから約一ヶ月くらいは録音のみで議事録を作成していました。ただ毎週約3〜6時間も議事録作成に時間を費やしているので、この時間を削減しないと他の業務にも支障が出ると思い、議事録作成を効率化する方法を検討し始めました。

より議事録作成の時間を削減するために文字起こしツールからスマート書記へ。編集のしやすさ、操作性が決め手に

議事録作成の時間を削減するためにどうされましたか

まずは会議の発言が自動で文字起こしされるだけでも、議事録作成時間は削減できると思い、文字起こしツールの導入を検討し始めました。実際に文字起こしがあるだけで、どれだけ議事録作成時間を削減できるのか？を知りたい気持ちもあったので、とある文字起こしツールを導入しました。

なので実はスマート書記を導入する前に文字起こしツールを導入しています。文字起こしツールを導入した結果、議事録作成時間を約3〜6時間から約2〜4時間まで削減することができました。

文字起こしツール導入後にスマート書記を検討した理由を教えてください

文字起こしツールを活用することで、「文章を書き出す」という作業はなくすことはでき、確かに議事録作成時間を削減することができましたが、一方でまだまだ大変だと感じる作業を実施していました。

というのも文字起こしツールを活用して議事録を作成するとなると

1. ツールで文字起こしされた文章から議事録にまとめる箇所を見つける
2. まとめたい箇所の文字起こし文章をコピーする
3. コピーした文字起こし文章をWordに貼り付ける
4. Wordで文章を校正する

という作業を繰り返し実施する必要があります。文字起こしツールとWordの画面を行き来するイメージですね。これだけみるとそれほど大変な作業なの？と感じるかもしれませんが、これを何度も何度も繰り返す必要があるので、正直この作業がストレスに感じていました。

また文字起こしされた文章だけを確認して、校正するのも難しく、一度会議の音声を聞き直しながらどう校正するかを考えていく必要があります。そのために、該当箇所の音声を探す必要があり、この音声を探すのにも時間がかかっていました。

これらの細かな作業が削減できたらさらに議事録作成時間を削減できるのでは？と思い、AI議事録サービスを検討し、複数のサービスに問い合わせをしました。

AI議事録サービスの中でもスマート書記の導入の決め手を教えてください

スマート書記は文字起こし文章を確認する場所と編集画面が同じ一画面になっていて、「使いやすい！」と感じたのが決め手ですね。スマート書記の編集画面上で校正までをやりきってしまい、完成したものをWordに貼り付けて議事録が完成する。おかげで何度もツール画面を行き来しながらコピペを繰り返していた、細かな作業をなくすことができました。

複数のサービスを検討した中で、実は一番初めにスマート書記の無料トライアルを体験したのですが、この細かな作業がなくなり、ストレスから解放されると強く感じ、そのまま導入を決めました。

▼文字起こしツールとスマート書記の違い

またスマート書記は操作がしやすいなとも感じていました。実際に今では、私から社内の他の方に使い方を簡単にレクチャーをするだけで、スマート書記を扱えるようになっています。

その他にもセキュリティ面・営業が寄り添ってくれるなども決め手になっています。今まで良いサービスであっても結局社内のセキュリティ方針と合わずに導入ができてないということもありました。スマート書記はしっかりとセキュリティ対策をしていること、また実際に大手企業や自治体の導入実績があることからも安心して導入することができました。

議事録作成時間を50%削減を実現。抱えていた細かな作業のストレスから解放された

スマート書記導入後、どのように議事録作成は変化しましたか

一番の変化はツール間を行き来してコピペを繰り返す作業がなくなったことですね。それ以外にもスマート書記の機能を利用して会議中のメモ作業が一部変化しました。スマート書記は会議中にリアルタイムで文字起こしされた文章をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けることができるので、あとでどの発言から議事録をまとめる必要があるのか？と探す作業をなくすことができました。

▼スマート書記の「ドラッグ＆ドロップ」とは？

会議中にリアルタイムで表示されていく文字起こし文章の必要な箇所だけ、編集画面に貼り付けることができる機能。会議中のメモ作業をゼロにすることができ、より会議に集中することができる。

また文字起こしされた文章をクリックするだけで会議中の音声を聞き直すこともできるので、音声を探すという作業もゼロにすることができました。

ストレスだと感じていた部分がすべて解消され、またこれらの細かな作業に費やしていた時間を削減できたことで、より集中的にどう校正するか？を考えることができるようになりました。

スマート書記導入後の効果について教えてください

もともと約3〜6時間かかっていた議事録作成は、約1.5〜3時間になり、約50%議事録作成時間を削減することができました。文字起こしツール導入後も約2〜4時間かかっていたので、それと比較してもさらに25%削減することができています。

なによりも文字起こしツールと比較して細かな作業のストレスがゼロになったのが何よりの効果だと感じています。「議事録を作成する」というのは企業にとって重要な業務です。ただ業務をするにあたって、ストレスに感じる作業があるだけで、集中力の低下にも影響すると思っています。

スマート書記を導入したことで重要業務に対する多くのストレスを解消することができたとともに、より「どう校正するか？」という本質的な業務に集中し議事録を作成することができるようになりました。

他にスマート書記を導入して良かったと思うポイントがあれば教えてください

機能のアップデートが多いところですね。導入の決め手にもなりましたが、営業の方がマメに連絡をくれたり、気になっている情報をすぐに共有してくれたりと、「顧客志向が強い会社だな」という印象を持っていました。その印象どおり、どうすればより議事録作成時間を削減できるか、使いやすくなるかを考えて日々アップデートをしてくれていると感じています。

▼ご導入時から取材までの3ヶ月間でアップデートされた機能の数

また管理者権限を分けることができるのも便利だと感じています。実は私の上司も役員との会議でスマート書記を利用しています。そこでの会話は機密性が高く、私も除いた限られた人のみしか確認できないようにする必要があるのですが、スマート書記では議事録のアクセスも管理することができるので、安心して利用することができています。

他部署での導入も決定。経営会議とは異なる議事録でもスマート書記の活用を

他部署でもスマート書記を導入した経緯について教えてください

他の部署でもきっと議事録作成に困っていると思い、私の上司が社内掲示板にスマート書記の導入事例を告知したのがきっかけでした。

議事録作成に困っている人たちは、なんとかこの時間を削減できないかと常に考えています。実際に社内の議事録作成に困っている人の話を聞いても

「まず無料アプリを試してみたが、セキュリティ上NGだった」

「文字起こしツールだと結局録音した音声をツールにアップロードする必要があった」

「結局ツールの違いが分からない」

など情報収集や行動を起こしているものの、結局色んなハードルのせいで活用まで至らず諦めてしまっている人も多くいます。とはいえ常に試行錯誤をしながら議事録作成時間をどうにか削減しようとしています。

そんな人たちに議事録作成時間の削減はもちろんのこと、何よりも細かなストレスに感じる作業がなくなるのでもぜひスマート書記を使ってほしい！と思い、問い合わせがあった部署にデモを含め案内した結果、他部署での導入も実現しました。

他部署ではどのようにスマート書記を活用していますか

他部署では、私が作成している経営会議の議事録のように質疑応答の発言を細かくまとめていくものではなく、定例会議などで話された内容を箇条書きでまとめていく議事録に活用しているそうです。議事録の形式が違うので、おそらく作成の仕方も異なると思いますが、それでもスマート書記を導入したことで議事録の作成時間を削減できたと聞いています。

また私とは違う部分で効果を感じているみたいですね。今まで議事録と録音した音声は別で管理していたのですが、なにかあったときには音声を聞きなおして確認する必要があります。そんなときでもスマート書記だと議事録と音声が一緒になっているので、一から聞き直す必要がなく、確認工数が削減できたと聞いています。

▼議事録の形式を問わず、様々な議事録作成時間の削減が可能

議事録作成に困っているが何を選ばいいか分からない人はぜひスマート書記を試してほしい

スマート書記を活用して今後どうしていきたいですか？

今でも他部署で利用されていますが、まだまだ議事録作成に困っている人は社内にたくさんいると思っています。自分の議事録作成時間が削減できたこと、細かなストレスに感じる作業がなくなった経験から、今後も会社全体に告知して、担当社員みんなの議事録作成業務が少しでも楽になってほしいと思っています。

議事録作成は会社にとってとても重要な業務です。ただし時間がかかってしまうのも事実です。この時間を削減できる人が増えたら、もっと他の業務ができるし、会社としても業務の効率化をしていくことは重要なので、文字起こしツール・スマート書記を利用した経験から、社内で相談されるような存在になりたいと思っています。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか？

色々情報収集したけど結局何が良いか分からないけど、本当に議事録作業時間を削減したい人におすすめです。さきほど伝えたとおり、私たちの会社に限らず、ほとんどの人が議事録作成時間を削減したいと思っていると思います。

ただ議事録を作成している人は、議事録作成が忙しく情報収集ができなかったり、結局サービスの違いが分からない、比較をする時間もないという状況になっていると思います。そういったとにかく議事録作成時間を削減したい！でも結局どのツールを選べばいいか分からない！という人にはまずスマート書記を使ってほしいなと思います。

スマート書記を利用することで、議事録作成時間の削減だけではなく、ストレスから解放されるのでぜひおすすめです！

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！