社内会議や1on1など様々な会議で議事録作成の効率化を実現！異なる議事録形式での活用方法とは

課題

• 会議の録画を見返しながら議事録を作成していたため、作成に約8時間かかっていた
• 議事録作成に時間がかかることで、関係者への情報共有が遅れていた
• 新しい取り組みとして1on1を実施したが、議事録作成の負担を増やしたくなかった

効果

• AIで議題ごとに要点を整理し、さらに編集作業も効率化。議事録作成時間を50%削減
• 議事録作成時間の短縮により、関係者への迅速な情報共有が可能に
• 新しい取り組みの1on1においても、AIが議題も含めた要点を整理し、議事録作成を自動化

株式会社アップビートはソフトバンク、ワイモバイルの一次代理店として、通信キャリアショップ事業、法人向け通信ソリューション事業を展開しています。今回は人事部比較進捗グループの成瀬さま、小泉さまにスマート書記の導入背景や活用方法についてお話をお伺いしました。

議事録作成時間に約8時間かかっていた。情報共有のスピードも課題に

普段はどのような業務を行っていますか

私たち人事部比較進捗グループでは管理会計に関連する業務を担当しています。経営陣が経営の判断ができるように、会社の過去の業績や未来の予測データをまとめたり、キャリアショップの店舗ごとの業績や個人の業績をまとめ、どんな改善が必要か立案する業務をしています。

スマート書記導入以前の課題について教えてください

司会進行・議事録の作成を担っている会議の議事録作成に約8時間ほどかかっていました。私たちの会議では事前に共有されている議題の内容にそって進められます。それぞれの議題で具体的にどんな話があったのか、その議題に対して誰が質問・回答をしたのかをまとめています。

議題の詳細と質疑応答を細かく議事録に残す必要があるため、WEB会議ツールで録画した動画を見返しながら、作成をしていてかなり時間がかかっていました。

▼株式会社アップビートさまが作成している議事録のイメージ

また議事録作成に時間がかかってしまうことで、情報共有も遅くなっていると感じていました。役員から「あの会議の議事録を確認したい」と言われても、まだ議事録が完成していないこともあり、この情報共有のスピードを上げる必要性も感じていました。

普段の業務をやりながら、議事録作成時間をいかに削減するかが重要ですが、専任の議事録作成担当者を採用するわけにもいかず、AI議事録サービスで時間を削減できないかと導入を検討しはじめました。

求めている形式でAIが自動で要点を整理してくれる。会議音声をピンポイントで聞き直せるのも決め手に

スマート書記を選んだ決め手を教えてください

スマート書記のAIを活用したときに、もっとも自分たちが求めている形で出力されたのが決め手ですね。実はスマート書記以外にも2社ほどトライアルを実施していたのですが、正直そのときはそこまでAIが出力する内容に差がないなと感じていました。

ただそのタイミングでスマート書記のアップデートがあり、その結果、自分たちが求めている細かさで議題ごとにAIが要点を出力してくれるようになりました。そこから私たちの議事録フォーマットに合わせて、文面を整えたりと編集をするのですが、AIだけではなくこの編集作業が楽になるのも決め手になっています。

というのもスマート書記の場合はまとめてくれた要点の横に、そのときの発言の音声を聞き直すことができる「タイムスタンプ」がつきます。これをクリックするだけでそのときの発言を聞き直すことができるので、編集作業自体も楽になりました。

▼スマート書記の「タイムスタンプ」とは

AIが自動でまとめてくれた要点の横にある「タイムスタンプ」をクリックすると、その要点に紐づく発言部分をピンポイントで聞き直せる

導入を決めるために他に後押ししたポイントがあれば教えてください

ほかのAI議事録サービスと比較して、一番シンプルで使いやすいと感じることができました。他のサービスではAIで出力したものを編集するために、わざわざWord形式でダウンロードして、そこから編集するという流れでしたが、スマート書記の場合はそういった手間がなく、サービス上の編集画面でAIの出力結果を直接編集することができます。

またその他にも文字起こしの結果を同じ画面上で確認できたり、音声も聞き直すことができたりとすべての機能が一画面で完結しているので、とても使いやすいと感じることができました。

目的や情報量が違う議事録でも活用できる。様々な会議でスマート書記を利用することに

スマート書記の活用方法と効果について教えてください

事前に共有されている議題をあらかじめ、スマート書記に入力していて、あとは会議後に「指定した項目でまとめる」というAIを活用しています。これで議題ごとの要点が自動で整理されるので、あとは情報の過不足を確認しながら、編集作業を行っています。

編集作業も今までは録画した動画を見返しながら作成して時間がかかっていましたが、自動で整理された要点の横のタイムスタンプをクリックすることで、要点に紐づく音声を聞き直すことができるので、確認作業の時間も削減することができています。AIとタイムスタンプを活用しながら整理・確認時間を削減できるようになり、議事録作成時間を50%削減することができるようになりました。またその分、関係者にも素早く情報共有ができるようになっています。

▼スマート書記の「指定した項目でまとめる」とは

指定した議題に合わせてAIが自動で要点をまとめてくれる機能

その他にスマート書記を活用している会議はありますか

導入を検討していたときは、特定の会議シーンのみでスマート書記を活用する予定でしたが、実はいま別の会議でもスマート書記を活用しています。

スマート書記の導入と同じタイミングで、新しい取り組みとして「通信キャリアショップ事業の各店舗の店長とエリアマネージャーで1on1」を週次で実施していこうという話がありました。その1on1でどんな会話をしているのか、キャッチアップをするためにも、毎回議事録を作成してもらおうと考えていましたが、ただでさえ忙しいのに余計に忙しくなってしまうという懸念がありました。

それであれば、その1on1でもスマート書記を活用してもらおうと思い、一部のエリアで試験的に活用しています。利用者からはスマート書記が自動で要点を整理してくれるので、先週どんな話をしたのか振り返りやすくなった、議事録をわざわざ作成する必要がないので気軽に1on1ができると好評です。

彼らの話を聞くと、私たちの「指定した項目で要点をまとめる」方法とは違い、会議全体の内容から議題も含めて要点を整理する「要点抽出」を活用しているとのことです。

▼スマート書記の「要点抽出」とは

AIが自動で議題も含めた要点を整理してくれる機能。「指定した項目でまとめる」と形式は一緒だが、議題も含めて自動で作成してくれる

また他にも営業の社内会議での活用が進んでいます。この会議ではあくまでも概要が理解できればいいとのことで、スマート書記の「要約」を活用しているみたいです。

会議の目的次第で議事録のアウトプットは変わりますが、私たちが実施していた会議のようにかなり詳細の情報をまとめる議事録から、概要を理解するための議事録の作成など、様々な議事録に対応できるのがスマート書記の特徴だと思います。またさきほど「スマート書記は使いやすい」とお話しましたが、彼らにも使い方を一度説明するだけで、すぐに活用できるようになったので、スムーズに他の部署でも活用できる使いやすさに助かっています。

▼スマート書記の「要約」とは

AIが自動で会議の概要文章をまとめてくれる機能

スマート書記の利用シーンの拡大を視野に、さらなる業務効率化を目指す

今後スマート書記をどのように活用していきたいですか

試験的に活用していた1on1で好評だったので、今後は全国エリアで本格的に活用することも視野に入れていきたいと思っています。また、いま活用しているシーン以外でも人事考課面談など、他のシーンでの利用も検討していて、さらなる業務効率化を目指していければと思っています。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか

会議中にメモが取りづらい会議を実施している人におすすめですね。たとえば内部監査の聞き取り調査だと、こちらが聞き取りに集中する必要があるため、会議中にメモを取るのが難しいと思います。

ただスマート書記があれば、議題ごとに要点を整理してくれますし、議題がない会議でも会議全体から議題を含めて要点を整理してくれます。確認事項があった場合でもタイムスタンプですぐに音声を確認することができるので、会議中にメモが取りづらい会議を実施している人におすすめです。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！