スマート書記はもはや育成ツール。導入後にメンバーの商談スキル向上を実現した方法とは

課題

• セールスチームに引き継ぐためのヒアリング情報を整理するのに時間がかかっていた
• メンバーのスキルアップのためにも、商談同席をしてほしいが同席できる回数に限界があった

効果

• 情報整理の時間を50%削減。より顧客とのコミュニケーションに集中できるようになった
• 良い商談の音声を聞き直すことで、商談のスキル向上が実現できた
• 実際の商談の音声をもとに具体的なフィードバックができるチームになった

株式会社Warisは、「エージェント事業」「リスキリング事業」「ソリューション事業」を展開し、すべての人が『自分らしい人生（Live Your Life）』を歩むことを支援しています。中核となるエージェント事業「Warisプロフェッショナル」では、ハイスキル女性に特化し、主にスタートアップ企業に対して専門性の高いプロ人材をリーズナブルに提供。ミスマッチを防ぎ、成果を最大化する高品質なマッチングを実現しています。今回はエージェント事業部の矢澤さま、小比類巻さま、金森さまの3名にスマート書記の導入背景や活用方法、また導入後の効果についてお話をお伺いしました。

セールスチームに引き継ぐためのヒアリング情報を整理するのに時間がかかっていた

普段はどのような業務を行っていますか

私たちは主に人材関連でお困りの企業さまからお問い合わせがあったときに、電話やWeb会議で商談を実施し、ヒアリング内容をセールスチームに引き継ぐ業務を担当しています。商談ではお問い合わせの背景やどんなことに困っているのかなどを詳しくお伺いしています。

スマート書記を導入する前の課題について教えてください

経営課題の一つに「生産性」を上げていこうという話があり、できるだけ業務の時間を削減することが求められていました。私たちのチームでは商談後にセールスチームに引き継ぐ情報をまとめるのに1商談あたり30分ほどかかっていて、この時間をなんとか削減できないかと考えていました。

今までは商談中にできるだけメモを取り、そのメモをもとにセールスチームに引き継ぐ情報をまとめていました。ただやっぱりお客様と会話している中で、重要な情報をすべてメモに残すのも難しく、ときにはメモが取れないケースも発生してしまいます。メモが充分に取れないときは、商談後に記憶を辿りながら情報をまとめる必要があり余計に時間がかかっていました。

私たちがヒアリングした情報を頼りにセールスチームは商談を実施するため、情報をなくすことはできないのですが、この作成時間を削減するためにもAI議事録サービスを検討しました。

高い文字起こし精度が魅力。他社ツールと比較しても一番文字起こし精度が高かった

AI議事録サービスはどんな観点で比較しましたか

AI議事録サービスを検討していた当初は、文字起こし精度が高いか・セキュリティレベルが高いか、商談の聞き直しを効率化するためにも音声の再生スピードを調整できるかの3点で比較していました。スマート書記を含めて3社ほどトライアルを実施して、それぞれの観点で比較をしました。

スマート書記を選んだ理由について教えてください

スマート書記は他の2社と比較しても、文字起こし精度が高いと感じることができました。スマート書記は話者をAIが自動で識別してくれるので、相手がどんな話をしたのか確認がしやすかったですね。また意味をなさない「えー」や「あのー」などの言葉も自動でカットしてくれるので、文字起こしされた文章の確認がしやすいという印象を持ちました。

また他ツールと比較しても誤変換が少ないと感じています。スマート書記の場合はたとえ誤変換があっても、その前後の文章を確認すれば「あーこんな会話をしたな」と理解ができるくらいの状態で誤変換されますが、他のツールだと全く違うニュアンスで誤変換されてしまい、前後の文章を確認しても理解ができないケースもあり・・・。トライアルを通して文字起こし精度の観点で最も実務上懸念が少なかった、スマート書記を最終的に選びました。もちろんその他のセキュリティ面、再生スピードを調整できるかという観点もクリアしていました。

情報整理の時間を50%削減。より顧客との対話に集中できるように

スマート書記導入後の効果について教えてください。

スマート書記を活用することで、商談後の情報整理の時間が約30分から15分になり、50％削減することができました。削減時間としては1件あたり15分ですが、月間の商談件数が約30〜40件と多いため、かなりの時間を削減できていると思います。

今まで商談中に必死にメモをとっていましたが、スマート書記で録音しているため、メモを取る作業をなくすことができ、今まで以上に対話に集中できるようになったと感じています。

それこそ導入前のロープレで、メモを取るのに必死すぎて「表情がこわばっているよ！」とフィードバックしたこともありましたが、スマート書記導入後はより対話に集中できるので、目の前の人に寄り添い、本音を引き出せるようになったと思います。何よりもメモと記憶が頼りだった状態から、音声と文字起こし両方を確認できるようになったので、精神的にもかなり楽になりました。

スマート書記はもはや育成ツール。導入前は想定していなかったメンバーのスキルアップ・フィードバック文化の醸成を実現。

当初想定していなかった効果があれば教えてください

実は時間削減以上に「メンバーのスキルアップ」に効果を感じています。もともと経営課題としてあげていた「生産性」には「リモートワーク環境下における、メンバーのスキルアップ」という課題も含まれていました。

メンバーのスキルアップのためには、良い商談とはどういうものか？良い商談はどういう流れで、どういう会話をしているのかを理解してもらう必要があります。そのためにも同席してもらうのが一番ですが、商談の時間が重なってしまって、物理的に同席が難しい場面もあります。

ただスマート書記を導入してからは、同席せずとも商談の会話音声を聞くことが可能になりました。会社紹介など毎回お話するところはスキップして、「お客様の困っているところだけ」などピンポイントで聞き直せたり、再生速度を早めることもできるので、限られた時間でインプットすることができるようになっています。

それこそ音声なので家事をしながらと、スキマ時間を活用しているメンバーもいます。営業未経験かつ月あたりの稼働時間がフルタイムの半分のメンバーの商談独り立ちはハードルが高く、タフなミッションでしたが、「スマート書記で何度も良い商談を聞けたことで3か月を待たずに独り立ちができるようになった」という声もあります。

また同席に限らずとも、上手くいかなかった自分の商談の音声を何度も聞き直し「お客様のこの発言のときにどんなご提案をすれば、もっと魅力的にできただろう」「この発言の意図はなんだろう」と振り返りができるようになりました。疑似商談を何度も繰り返してトレーニングしているイメージですね。これを繰り返すことでトークの引き出しが増え、さらに自分の商談を俯瞰して見れるようになった感覚があり、スマート書記導入後に商談スキルが上がったと実感を得ています。

個人のスキルアップ以外にもスマート書記を導入してから、チームでよりフィードバックしあう文化が醸成できたとも感じています。例えば商談が上手くいかなかったときは、そこの音声を共有して他の人にも聞いてもらいながら、「もっとこういう伝え方だったら良さそう！」「上手くいかなかったけど、こういうところは良くなった！」と実際に行われた会話に対してチーム全体でフィードバックができるようになりました。

こうやって商談が上手くいかなかったとしても学びにつなげることができるので、より共有しようという気持ちが生まれ、フィードバックが活性化し、導入前と比較してもチームの雰囲気がよりポジティブになったと感じています。スマート書記はURLを共有するだけですぐに音声を聞き直すことができるので、共有自体も楽にできるのが助かっています。

当初はできるだけ情報整理の時間を削減するという目的でスマート書記を導入し、その目的を達成はしているのですが、正直導入前は想定していなかった「メンバーのスキルアップ」に対して最も効果を感じています。もはやスマート書記はセールス育成ツールです。

組織を強くしていきたいと考えている営業や人事の責任者におすすめ

今後スマート書記をどのように活用していきたいですか

引き続きセールスの育成として活用していきたいと思っています。最近とても熱心なインターン生が入社してくれたのですが、私たちがスマート書記でスキルアップできたという体験をしているので、インターン生の成長の支援にも引き続きスマート書記を活用していきたいと思っています。

またもっと他の部署でも活用していきたいと考えています。私たちは「エージェント事業」「リスキリング事業」「ソリューション事業」と人に関わる事業をやっている以上、お客様の情報を細かくニュアンスも含めて把握することで会社の優位性を高めることができると思っています。そのためにも今私たちが実践している一次情報の共有がテーマになると思っていますが、これを実現していくためにもスマート書記を活用していきたいと思っています。

実際に最近は私たちのチームが先行して「こういう良い商談ができたから、ここの音声を聞いてみて！」と他チームに共有しています。一人ひとりの声かけで、他のチームの方も興味をもってもらって少しずつ利用者は増えているので、このまま他の部署にも本格展開ができればと思っています。

スマート書記をどんな人におすすめしたいですか？

メンバーのスキルを最短距離でかつ強く育成していきたいと考えている営業や人事の責任者におすすめです。私たちは商談という打ち合わせで活用していますが、商談以外にも採用などの「どんな会話があったか」といった発言のニュアンスが重要な場面で活用できると思っています。

スマート書記の音声を活用することで、自分の商談の振り返りができたり、他の人からアドバイスをもらえたり、また良い商談を実際に何度も聞き直すことで商談の改善につながります。スマート書記はAI議事録サービスですが、育成ツールとしてもメンバーのスキルアップに貢献できることは私たちが証明しているので、おすすめです！

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！