AI議事録「最大90%削減」は本当？削減効果に差が生まれる4つのパターン

AI議事録ツールの広告で「最大90%削減」という数字を見かけることが増えました。

ただ、いざ検討を始めると、

• 本当にそこまで減るのか、誇大広告ではないのか
• 自社の議事録だと、どれくらい減るのか
• 期待したほど減らなかったとき、どうすればいいのか

といった疑問が出てくるでしょう。

そこで本記事では、削減率に幅が生まれる理由を実際の導入事例の数字から解き明かします。自社の削減効果を見積もる手順まで解説していますので、「AI議事録の削減効果」を知りたい方はぜひ最後までご覧ください。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

AI議事録の「最大90%削減」は本当？

結論から言えば、本当です。ただし「最大」という言葉のとおり、条件が揃った企業が出した数字です。公開されている導入事例を見ると、議事録作成時間の削減率にはばらつきがあります。会議業務を丸ごと自動化するAIエージェント「Otolio」の事例では、50%から90%まで開いています。

同じツールを使っても、企業によってこれだけ差が出ます。削減率は導入前の作業工程や会議条件によって変わります。

「最大」は、条件が揃った企業が出した数字

広告に載る数字は、達成できた企業の実績値です。平均でもなければ、保証された値でもありません。

たとえばコクヨ株式会社では、約2時間の会議に対して議事録作成に4時間以上かけていました。それが約30分にまで短縮されています。削減率にして90%です。広告に出る最大値は、こうして条件が揃った企業が出した実績値です。

問題は、最大値そのものではありません。広告表現だけでは、削減率が成立した会議条件や導入前の作業工程まで十分に分からないことがあります。条件が分からないまま自社に当てはめると、期待と現実がずれます。

何の時間を測ったかで、同じ90%でも中身が違う

数字を読むときに最初に確かめたいのが、分母です。同じ「90%削減」でも、測った対象がまるで違うことがあります。

Otolioが公表している数値を並べると、その違いがはっきりします。

公表されている数字	何を測ったか	出所
議事録作成時間 最大90%削減	会議後に議事録を仕上げるまでの作業時間	導入事例（コクヨ株式会社）
商談業務時間 平均90%削減	商談前の準備から商談後のフォローアップまでの業務時間	Otolioの社内検証
情報キャッチアップ時間 30%削減	会議に同席して内容を把握するのにかかる時間	導入事例（積水化学工業株式会社）

上の2つは、どちらも「90%削減」です。ところが片方は議事録づくりの時間、もう片方は商談に関わる業務全体の時間を指しています。議事録作成時間を減らしたい方が、商談業務の数字をそのまま自社に当てはめると、期待は大きく外れます。

では、その分母である「今の作り方」には、どれくらいの時間がかかっているのでしょうか。Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、この点についての声が繰り返し挙がっています。

60〜90分の会議1本に対して、文字起こしと議事録作成で2〜3時間。長いケースでは1日を費やしていた、という記述も見られました。会議時間の倍以上を議事録に使っている状態は、決して珍しくありません。

この2〜3時間が分母です。ここから何割が消えるのかを考えるところから、見積もりが始まります。

削減率の幅を決めているのは「転記」の割合

議事録の種類が違えば、削減率も違います。この説明は正しいのですが、もう一段掘ると、より実務的な答えが見えてきます。

削減率を大きく左右する要因の一つが、現在の作業に「聞き直して書き出す」工程がどれだけ含まれているかです。

AIが得意なのは転記と整理の下書き、人が担うのは最終的な確認と判断

議事録づくりの作業は、大きく2種類に分かれます。

転記の作業

• 録音を聞き直す
• 聞こえた内容を文字に書き出す
• 誰の発言かを特定する

判断の作業

• 何を残して何を削るか決める
• 発言の重複をまとめ、主語や述語を整える
• 社外に出せる表現かどうかを確かめる

AIが自動で担うのは、前者です。録音から文字起こし、話者の振り分けまでは、人が手を動かさなくても進められます。内容の正確性や社外共有の可否など、最終的な確認は人が担う必要があります。

そのため、今の作り方に転記が多く含まれている企業ほど、削減率は大きくなります。逆に、すでに文字起こしツールを使っていて、残っているのが校正と整理だけなら、削れる余地は小さくなります。

導入事例で見る削減率の差

この関係は、公開されている導入事例を並べると読み取れます。

コクヨ株式会社のグローバルステーショナリー事業本部では、約2時間の会議に対して議事録作成に4時間以上かかっていました。作成していたのは、会議中の発言をそのまま口語で残し、話者も明記する形式の議事録です。

全国の拠点からWeb会議に参加するため、拠点ごとに1つのマイクで複数名の声を拾う環境でした。誰の発言かが分からず、音声を聞き直しながらすべてを書き起こしていたといいます。

Otolio導入後は、録音から文字起こしと話者の振り分けまでが自動で仕上がるようになりました。専門用語の修正、発言者の特定、音声の聞き直しにかかる時間が大幅に減った形です。

結果として議事録作成は約30分に短縮され、90%の削減を実現しています。4時間のうち大半が転記だったからこそ、削減率がここまで伸びました。

参考記事：専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとOtolioの文字起こしの違いとは

一方で、株式会社東京ドームの秘書室では削減率が50%にとどまりました。同じツールを使っていても、結果が違います。

こちらの対象は、毎週開催される経営会議の議事録でした。会議は1〜2時間ですが、議事録作成には約3〜6時間。各議題の質疑応答について「誰が」「どんな発言をしたか」を整理する必要がありました。

さらに重複している内容を削り、発言の主語と述語を整える校正作業も加わります。月間では最大で約24時間を議事録に費やしていました。

注目したいのは、Otolioの前に文字起こしツールを導入している点です。それによって約3〜6時間が約2〜4時間まで減りました。つまり転記の一部は、この時点ですでに削られていたことになります。

残っていたのは校正と整理という判断の作業でした。そこにOtolioを導入して約1.5〜3時間になり、削減率は50%です。

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

4社の実績を並べると、この傾向がより見えやすくなります。

企業・団体	Otolio導入前の作り方	議事録作成時間の削減率
コクヨ	Web会議ツールの文字起こしを利用していたが、専門用語の修正、話者特定、音声確認に約3時間かかっていた	90%
AGSコンサルティング	全発言を人の手で文字起こしし、要点を箇条書きに整理していた	70%
応用地質	録音から必要な発言を探し、聞き直しながら書き出していた	60%
東京ドーム	文字起こし後、発言の重複削除と主語述語の校正を行っていた	50%

4社の事例を見る限り、聞き直しや書き起こしの負担が大きいケースほど、削減率が高い傾向が見られます。4社の実績なので断定はできませんが、自社の見積もりを立てるうえでは十分に手がかりになる関係です。

削減効果を左右する2つの分類軸

転記がどれだけ必要かは、その議事録に何が求められているかで決まります。一言で議事録といっても、社内の定例で使う簡潔な記録と、株主やクライアントに渡す正式な記録では、性質がまったく違います。

前者は情報共有と次のアクションが明確になれば足ります。後者は正式な記録として法的な意味を持つこともあります。この違いを2つの軸で整理すると、自社の議事録がどのあたりに位置するかが見えてきます。

軸1：議事録を確認する人の範囲

議事録を誰が読むかは、求められる正確性のレベルを直接左右します。確認者が社内に限られるか、外部の関係者も含むかで、必要な手間が変わります。

社内完結型：自分＋社内メンバーで確認

社内完結型の議事録は、同僚や上司との情報共有が主な目的です。内部調整や振り返りで使うため、完璧な文章よりも、要点の共有と次のアクションの明確化が重視されます。

社内向けであっても欠席者や他部署が読む場合があるため、決定事項や担当者、期限は明確に記録する必要があります。AIが生成した文字起こしや要約をもとに、最小限の編集で仕上げられます。判断の作業が軽い分、高い削減効果が期待できます。

対外共有型：自分＋社内＋外部関係者で確認

対外共有型の議事録には、クライアントとの確認用メモから、法令上の作成・保存が必要な正式文書まで、複数の種類があります。誤解を招く表現や不正確な情報は避ける必要があり、より高い精度が求められます。

外部の関係者は会議の背景を十分に知らない場合があります。文脈を丁寧に説明し、専門用語には注釈を加える必要も出てきます。企業の信頼性に関わる文書として、体裁にも気を配ることになります。人の手による入念な確認と編集が前提になるため、削減効果には構造的な制約が生まれます。

軸2：議事録の文章量

文章量は、文字数で線を引くのが難しい要素です。「全発言を残す」「議論の経緯まで残す」「決定事項とToDoだけを残す」など、記録する項目を基準に分類すると実用的です。会議の性質と議事録の詳細度には密接な関係があり、ここを見ると必要な作業量が推測できます。

同じ会社の中でも、議事録に何を求めるかは部門で割れます。Otolioの導入相談では、議事録に求める情報量が部門によって異なるという声が聞かれます。役員会や法務・コンプライアンス部門、公的機関の協議記録では「言った言わない」を防ぐため、発言レベルの記録が求められます。

一方で営業の商談記録や日常のミーティングは、決定事項とToDoだけで足ります。この両方の声が、同じ企業の中から同時に出てきます。

そのため削減効果は、会社単位ではなく会議単位で見積もるほうが実態に合います。「うちは何%減るか」ではなく「この会議は何%減るか」で考えると、精度が上がります。

詳細記録型：文章量が多いパターン

詳細記録型の議事録は、発言の詳細や背景情報、議論の過程まで含む包括的な記録です。全社会議、重要な意思決定会議、新規プロジェクトのキックオフなどが典型例になります。

このタイプでは「誰が何を発言したか」「どのような議論を経て結論に至ったか」という記録が求められます。AIによる文字起こしは非常に有効ですが、発言者の確認や文脈の整理、重要度の判断は人の手に残ります。

要点整理型：文章量が少ないパターン

要点整理型の議事録は、決定事項や要点だけを簡潔にまとめた記録です。定例会議、進捗確認、短時間の打ち合わせなどが当てはまります。

求められるのは「何が決まったか」「次に何をすべきか」という結論とアクションです。AIの自動要約を最大限に活かせるため、高い削減効果が期待できます。ただし元の作業時間が短いため、1回あたりの絶対的な削減時間は限られます。

4つのパターン別に見る現実的な削減効果

2つの軸を組み合わせると、4つのパターンが生まれます。それぞれに特徴的な削減効果の傾向があり、自社がどこに位置するかが分かると、期待値を現実に寄せられます。

なお実際の削減効果は、企業ごとに変わります。会議の内容、参加者数、音声環境、今使っている議事録のフォーマット、担当者のスキル。こうした要因が複合的に影響します。以下の目安は、あくまで出発点として使ってください。

1. 社内完結×要点整理型

定例会議や社内打ち合わせの振り返り議事録が典型例です。要点の整理が主目的なので、AIによる自動要約を最大限に活かせます。転記の比重が高く判断の作業が軽いため、削減率は高くなりやすい傾向です。

自動抽出された要点には発言時刻が付き、その時刻をクリックすると該当箇所の音声を聞き直せます。「あの数字、いくつだったか」を確かめるために全体を再生し直す必要がなくなり、確認作業そのものが短くなります。

ただし元の作業時間が30分から1時間程度と短いことも多く、1回あたりの削減時間は限られます。それでも毎週の定例なら、月4回で数時間分が積み上がります。週次の会議を担当している方ほど、月単位で見たときの効果を実感しやすいパターンです。

2. 社内完結×詳細記録型

全社会議や重要な意思決定会議の議事録が当てはまります。一定の編集作業は残りますが、大幅な削減を期待できる領域です。

このパターンの削減率は、今の作り方によって大きく振れます。コクヨの事例のように、全発言を聞き直して書き起こしていた場合は、その工程がまるごと消えるため90%に届くこともあります。一方で、すでに文字起こしがあり、校正と整理が中心なら、削減率はもっと控えめになります。

元の作業時間が1〜3時間程度であることが多く、削減される時間そのものは実質的です。月1回の実施でも、年間では相当な時間が戻ってきます。AIが生成した詳細な文字起こしをもとに編集できるため、聞き逃しや記録漏れを防げるという副次的な効果も得られます。

3. 対外共有×要点整理型

クライアントとの決定事項を共有する議事録などが典型例です。外部の関係者が読むため一定の正確性を担保する必要があり、削減率は中程度に落ち着きます。

確認の手間は残ります。それでも、聞き直して書き出す工程が消える効果は小さくありません。手書きのメモから起こしていた場合と比べると、差は大きく出ます。

打ち合わせ直後に共有できるようになると、相手を待たせずに認識をそろえられます。時短だけでなく、やり取りの質にも効いてくる領域です。

4. 対外共有×詳細記録型

株主総会やクライアントとの要件定義の議事録が当てはまります。最も高い正確性が求められ、人の手による入念な確認が前提になるため、削減率は最も控えめです。

削減率と削減時間は、ここで逆転します。元の作業時間が長ければ、削減率が低くても削減時間は大きくなります。

大和バルブ株式会社の役員会がその例です。6〜7時間の会議に対し、議事録作成には3〜4時間。他の業務の合間に書き進めるため、完成までに2週間ほどかかっていました。最終的な成果物はA4用紙で8〜10ページです。Otolio導入後の削減率は50%でしたが、削減された時間そのものは他のどのパターンよりも大きくなりました。

参考記事：機密性の高い役員会の議事録作成時間を50%削減。Otolioで情報の可視化を強化する

削減率が低くても、元の作業時間や開催頻度が大きければ、投資効果が高くなる場合があります。この逆転を知っておくと、削減率だけを見て判断する落とし穴を避けられます。

自社の削減効果を見積もる3ステップ

ここまでの内容を、自社の数字に落とし込みます。まずは直近の会議1本について、各工程にかかった時間を実測するか、作業記録から確認します。

1. 今の作成時間を工程ごとに分解する

まず、議事録づくりの時間を工程ごとに書き出します。おおよその感覚で構いません。

1. 録音を聞き直す
2. 聞こえた内容を書き出す
3. 誰の発言かを特定する
4. 何を残すか決める、要約する
5. 表現や体裁を整える
6. 関係者に共有する

聞き直す、書き出す、発言者を特定する。この3つが転記です。残りの3つが判断にあたります。合計時間に対して、転記が何割を占めているかを見てください。

多くの場合、書き出してみると想像より転記の比重が大きいことに気づきます。「あとで聞き直そう」と録音に頼っていると、聞き直しの時間が静かに膨らんでいくためです。議事録に時間がかかる原因を工程単位で掘り下げ、6つの効率化テクニックとあわせて整理した記事もあります。今の作り方を棚卸しする前に読んでおくと、分解の精度が上がります。

参考記事：【徹底解説】議事録に時間がかかる原因とは？効率化できる6つのテクニックも紹介

2. 転記工程の割合から削減率を仮置きする

転記の割合が分かったら、削減率の当たりをつけます。導入事例4社の実績を目安にすると、次のようになります。

転記が占める割合	削減率の目安	近い事例
8割前後	7〜9割	コクヨ（90%）・AGSコンサルティング（70%）
5割前後	4〜6割	応用地質（60%）・東京ドーム（50%）
3割以下	2〜4割	すでに文字起こしツールを使っている状態

これは機械的な計算式ではありません。判断の作業も、AIの下書きがあれば白紙から書くより速くなるためです。あくまで見当をつけるための目安として使ってください。

3. 会議の頻度をかけて年間の削減時間にする

最後に、1回あたりの削減時間に年間の開催回数をかけます。

たとえば経営会議が毎週あり、1回の議事録作成に3時間かけていて、削減率を50%と見込むとします。1回あたり1.5時間、年間で約50回なら、およそ75時間が戻ってくる計算です。

稟議や上長への説明では、削減率よりこの年間時間のほうが伝わります。「90%削減できます」より「年間75時間が別の業務に使えます」のほうが、判断する側には具体的に響きます。人件費の単価をかければ、金額に換算することもできます。

期待した削減効果が出ないときの見直しどころ

見積もりどおりに減らないこともあります。期待した効果が出ない原因には、録音環境、用語設定、議事録のフォーマット、製品の認識性能などが考えられます。次の見直しどころを確かめてみてください。

録音環境を整える

文字起こしがうまくいかないと、修正に時間がかかり、せっかくの削減効果が目減りします。そして文字起こしの精度は、録音の時点でほぼ決まります。

Otolioの導入現場で案内している集音のポイントは、次のとおりです。

• 話者とマイクの距離：屋内向けマイクの実効範囲は1〜2m程度。手が届く範囲にマイクがあるかが目安になる
• マイクの向き：声の通り道に向いているか。モニターを見て話す会議なら、モニターの方向とそろえる
• PC単体での録音：内蔵マイクは正面の音を拾う設計のため、横や背面の声が極端に弱くなる
• 拡声器を使う大部屋：拡声器の近くにマイクを置くと安定する

どれも設備投資を伴わない調整です。「ツールの精度が足りない」と判断する前に、マイクの置き場所を変えてみる価値はあります。マイクの距離や向き、環境音といった録音側の条件を1つずつ整える方法は、別の記事で手順としてまとめています。

参考記事：文字起こしの精度を上げる4つの方法｜マイク距離・向き・環境音・話し方

初回の精度だけで判断しない

過去の議事録を参照して精度を上げる仕組みでは、直した表現が次回以降に反映されます。裏を返すと、1回目の会議では専門用語や社内固有名詞が出にくくなります。

Otolioの場合、過去に作成した議事録のテキストをAIが参照することで認識精度が上がります。この仕組みは特許を取得しており、用語を登録する作業は要りません。会議を重ねるほど、専門用語や社内固有名詞が正しく出るようになります。

ここには検証時の落とし穴があります。1回目の結果だけで判断すると、本来の精度より低く見えてしまうことです。使い始めた直後は参照できる議事録がまだ少なく、社内用語の認識が追いついていません。効果を測りたいなら、何回か会議を重ねたあとの状態で比べてください。

議事録のフォーマットを見直す

転記が消えても判断の作業が重いままなら、削減効果は伸びません。ここで効くのが、議事録のフォーマットです。

「すべて残す」形式のままだと、AIの下書きから何を削るかの判断に時間を取られます。会議の目的に対して情報が過剰になっていないかを見直してみてください。用途ごとに複数のフォーマットを用意しておくと、判断の負荷が下がります。詳細な記録が要る会議と、決定事項だけで足りる会議を、1つのテンプレートで運用すると双方から不満が出ます。

議事録の目的は、会議を完全に再現することではありません。決定事項、次のアクション、課題を、関係者が後から確認できるようにすることです。日常的な社内会議では、必要事項を満たした段階で速やかに共有し、必要に応じて追記する運用も有効です。

全社でフォーマットと運用ルールをそろえる進め方を、5つのステップに分けて解説した記事があります。部門ごとに議事録の形がばらついている場合は、あわせて確認してみてください。

参考記事：議事録を全社で標準化する5ステップ｜テンプレ・運用ルール・AI議事録ツールまで解説

まとめ｜自社の議事録に合った削減効果を知ることから始める

「最大90%削減」は誇大広告ではありません。ただし、そのまま自社に当てはまる数字でもありません。

判断の順序は3つです。

1. その数字が何の時間を測ったものかを確かめる：議事録作成時間なのか、会議業務全体なのかで意味が変わります
2. 自社の議事録が4つのパターンのどこにあるかを見る：会社単位ではなく、会議単位で当てはめます
3. 今の作り方に転記がどれだけ含まれるかを数える：ここが削減率をいちばん強く決めます

削減率が低くても、元の作業時間が長ければ、戻ってくる時間は大きくなります。対外共有×詳細記録型のように、率が最も控えめでありながら投資効果が最も大きいパターンもあります。率という一つの数字ではなく、内訳を見ることが判断を助けます。

期待値を現実に近づけておくと、導入後の満足度も変わってきます。まずは直近の会議1本を思い出し、工程ごとの時間を書き出すところから始めてみてはいかがでしょうか。

ここまで読んで、自社の転記の割合がおおよそ見えてきた方もいるでしょう。ただ、紙の上で立てた見込みと、実際に減る時間が一致するとは限りません。録音環境も、専門用語の出方も、会議によって違います。見積もりの精度をこれ以上上げようとするより、いつもの会議を1本そのまま試したほうが、答えは早く出ます。

よくある質問とその回答

Q. AIによる文字起こしの精度はどのくらいですか？

ツールと音声環境によって幅がありますが、会議室での録音であれば、文脈から内容を追えるレベルの精度が期待できます。Otolioは90%以上の精度を公表しています（公表値・条件により異なります）。精度は録音環境にも左右されるため、雑音の少ない場所を選び、話者とマイクの距離を近づけることが効果的です。参加者が順番に発言するよう心がけるだけでも、結果は変わります。

Q. 削減効果が期待値より低かったときは何から見直せばよいですか？

まず録音環境から見直すことをおすすめします。マイクの位置を近づけて雑音を減らすだけで文字起こしの精度が上がり、修正にかける時間が短くなります。次に、専門用語や社内固有名詞が正しく変換されているかを確認してください。Otolioは過去に作成した議事録をAIが参照する仕組みのため、会議を重ねるほど社内用語の認識は上がります。それでも変わらない場合は、議事録のフォーマットが今の目的に対して過剰になっていないかを疑ってみてください。

Q. 導入前後の削減効果はどう測ればよいですか？

同じ会議を対象に、導入前と導入後で「会議終了から議事録を共有するまでの作業時間」を計測すると比較しやすくなります。工程ごとに分けて記録すると、どこが減ってどこが残ったのかが分かります。トライアル期間中に測る場合は、1回目の結果だけで判断せず、何回か使ったあとの状態で計測してください。使い始めた直後は社内用語の認識が追いついておらず、本来の精度より低い数字が出てしまいます。

Q. 発言録のように詳しい議事録が必要な会議でも効果はありますか？

効果は期待できます。発言レベルの記録が必要な会議ほど、今までは全発言を聞き直して書き出す作業に時間をかけていることが多いためです。実際に、発言をそのまま口語で残し話者も明記する形式の会議で、議事録作成時間を90%削減した導入事例があります。ただし社外に出す正式な記録では、人による確認と表現の調整が残るため、削減率は控えめになります。