Wordで文字起こしする2つの方法！ディクテーション機能とトランスクリプト機能をご紹介

この記事でわかること

• Wordのディクテーション機能を活用して文字起こしをする方法
• Wordのトランクスクリプト機能を活用して文字起こしをする方法
• 文字起こしをより精度高く実現できるおすすめ文字起こしソフト

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重要な会議やインタビューなど、ビジネスでは会話内容を記録する場面が多々あります。

そのなかでもMicrosoft社が開発・販売している文章作成ソフトの「Word」（ワード）を使いながら手動で文字起こしをしている方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな多くの方が利用されている「Word」を使って自動で文字起こしする方法を詳しくご紹介します。

• Wordを使って自動で文字起こしする方法はないのか
• 具体的にどんな機能や手順で文字起こしを行うのか
• Wordで文字起こしをする際に、どんなことに気をつけるべきなのか

など、Wordの文字起こしに関する疑問やお悩みを持つ方は、ぜひご覧ください。

Wordとは

Word（ワード）とはMicrosoft社が開発・販売している文章作成ソフトです。文書の作成や編集ができ、そのためにテキストの書式設定や画像・表の挿入など、多くの機能を備えています。

Word（ワード）には、アプリをインストールすることで利用ができるデスクトップ版と、クラウド上で操作ができるウェブ版の2つが存在しており、それぞれ以下のような特徴があります。

ウェブ版	プラウザ上で編集可能。無料で使えるのが魅力。
デスクトップ版	有料対応のみ。サブスクリプション型のMicrosoft365に申し込むことで 使用できるアプリ版と、買い切り版（現在の最新はoffice2021）の2種類がある。

Wordで文字起こしをする2つの方法

Wordで文字起こしをするには、次の2つの方法があります。

• 直接Wordに音声入力して文字起こしをする方法
• 音声ファイルをアップロードして文字起こしをする方法

この2つの方法で文字起こしするには、「ディクテーション機能」「トランスクリプト機能」の2つの機能を使用します。それぞれの特徴を整理して表にすると次のようになります。

ディクテーション機能は無料で使える反面、「直接Wordに音声入力して文字起こしする」ことのみの対応となります。

トランスクリプト機能は、サブスク版Microsoft365に加入しないと使用できないため、別途課金が必要ですが、ディクテーション機能と比較すると、

• 音声ファイルをアップロードして文字起こし
• 話者の識別
• 発言時間の記録（タイムスタンプ機能）
• 録音した音声の保存

などの便利な機能が追加されています。

以下の表に各機能の利用要件をまとめました。

	Windows	Mac
ブラウザ版 （無料）	ディクテーション	ディクテーション
ブラウザ版 （Microsoft365）	ディクテーション トランスクリプト	ディクテーション トランスクリプト
アプリ版 （Microsoft365）	ディクテーション トランスクリプト	利用できる機能なし
買い切り版 （office2021等）	利用できる機能なし	利用できる機能なし

会社でWordを使用している場合は、ほとんどがMicrosoft365に加入をしていると思います。そのためWindowsであればディクテーション・トランスクリプト両方の機能が使用できますが、Macを利用している場合はプラウザ版のみ対応しているので注意しましょう。

それでは、ここからは実際に2つの文字起こし方法の具体的なやり方について、みていきましょう。

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1. 直接Wordに音声入力して文字起こしをする方法の手順

まずは、Wordに録音して文字起こしする方法を、画像で詳しく解説していきます。解説の際に使用している画像はすべてWordのウェブ版となっています。

【無料】ディクテーション機能で文字起こしする手順

Windowsのブラウザ版（無料とMicrosoft365）とアプリ版・Macのプラウザ版（Microsoft365）で利用することができます。

1. Wordを開く
2. 上部の「ホーム」を選択
3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック

4. きちんと録音できているか確認

右上にマイクボタンが右側に表示されていれば、正常に録音ができています。あとはマイクに向かって話しかけましょう。

※録音を停止したい場合は、青色マイクボタンをクリック

これでディクテーション機能による「直接Wordに録音して文字起こし」は完了です。

トランスクリプト機能で文字起こしする手順

Wndowsのブラウザ版（Microsoft365）とアプリ版・Macのプラウザ版（Microsoft365）で利用することができます。

1. Wordを開く
2. 上部の「ホーム」を選択
3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック
4. 新たに表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック

5. 「録音を開始」をクリック

使用したい言語が日本語以外のときは言語設定を変更してください。

6. きちんと録音できているか確認

右側にマイクボタンが右側に表示されていれば、正常に録音ができています。あとはマイクに向かって話しかけましょう。

※録音を停止したい場合は、青色マイクボタンをクリック

7. 録音終了後、「今すぐ保存してトランスクリプトを作成」をクリック

8. 右側に文字起こし結果が反映

ディクテーション機能にはなかった下記2つがトランスクリプト機能では反映されます。

• 自動で識別された話者
• 発言した時間

9. 「ドキュメントに追加」をクリック

10. 4つの選択肢が表示されるため、自分にあったものをクリック

表示されている項目は以下の通りです。

1. テキストのみ：文字起こし結果のテキストのみドキュメントに反映する方法
2. 話者：テキストに加え「話者」をドキュメントに反映する方法
3. タイムスタンプ：テキストに加え、「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法
4. 話者とタイムスタンプ：テキストに加え、「話者」と「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法

下記画像には番号別に実際に各追加方法で、ドキュメントに反映したものをご紹介しています。

10-1. 一部の文字起こし結果のみ反映した場合は、追加したい文字起こし部分にカーソルを合わせ、＋ボタンをクリック

これでトランスクリプト機能による「直接Wordに録音して文字起こし」は完了です

2. 音声ファイルをアップロードして文字起こしをする方法

次に、音声ファイルをアップロードして文字起こしする方法を画像で詳しく解説していきます。

この方法は「トランスクリプト機能」でしか対応していないため、実施する場合は自分がトランスクリプト機能を利用できるか、利用要件を確認しましょう。

それでは、具体的に音声ファイルをアップロードして文字起こしする方法を解説していきます。解説の際に使用している画像はすべてWordのウェブ版となっています。

トランスクリプト機能で文字起こしする手順

Wndowsのブラウザ版（Microsoft365）とアプリ版・Macのプラウザ版（Microsoft365）で利用することができます。

1. Wordを開く
2. 上部の「ホーム」を選択
3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック
4. 新たに表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック

5. 「音声をアップロード」をクリックし、アップロードしたい音声データを選択

以降はトランスクリプト機能を活用して「直接Wordに録音して文字起こしする方法」と同じ手順ですが再掲します。

6. 「ドキュメントに追加」をクリック

7. 4つの選択肢が表示されるため、自分にあったものをクリック

表示されている項目は以下の通りです。

1. テキストのみ：文字起こし結果のテキストのみドキュメントに反映する方法
2. 話者：テキストに加え「話者」をドキュメントに反映する方法
3. タイムスタンプ：テキストに加え、「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法
4. 話者とタイムスタンプ：テキストに加え、「話者」と「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法

下記画像には番号別に実際に各追加方法で、ドキュメントに反映したものをご紹介しています。

7-1. 一部の文字起こし結果のみ反映した場合は、追加したい文字起こし部分にカーソルを合わせ、＋ボタンをクリック

これでトランスクリプト機能による「音声ファイルをアップロードして文字起こし」は完了です

【補足】トランスクリプト機能には文字起こし以外の機能も

トランスクリプト機能には文字起こし以外にも使える機能があります。

1. 録音した音声の保存
2. タイムスタンプ（該当の時間をクリックすると、その部分から聞き直しができる）

また音声をアップロードできるファイルは2024年10月時点では、以下のとおりです。

ファイル ピッカーからオーディオ ファイルを選択します。 トランスクリプトは現在、.wav、.mp4、.m4a、.mp3 形式をサポートしています。

最新の情報と齟齬が出る場合がありますので、詳しくは「Microsoftのサポートページ」より、詳細情報をご確認ください。

Wordで文字起こしをするときに気をつけたい2つのポイント

1. 専門用語や固有名詞は認識できないときがある

社内で使われている特定の言葉や、業界の専門用語が正確に文字起こしできない場合があります。

文字起こしに特化したソフトであれば、「辞書登録」「単語登録」などの機能があり、事前に専門用語や固有名詞を登録することで、近しい発音をすると文字起こしを変換してくれますが、その機能がWordには現時点で実装されていません。

もし頻繁に専門用語や固有名詞を発言する会議などで、文字起こしをしたい場合は文字起こしソフトの利用を検討するのがおすすめです。

2. 音声データアップロードの方法は最大300分 / 月の制限がある

さきほどご紹介した、音声データをアップロードして文字起こしをする方法には、時間制限があります。1ヶ月に300分（5時間）のデータを文字起こしすることは可能で、文字数の制限はありません。

一度の会議のみで文字起こしを活用したい場合は、特に問題ありませんが、何度も音声を文字起こしをしたい場合は、文字起こししたい部分の音声だけを切り取ってアップロードするようにしましょう。

さらなる便利機能を求めるなら文字起こしソフトがおすすめ

ここまではWord（ワード）で文字起こしする方法をご紹介してきました。上記でご紹介した通り、あくまでもWordは文章作成ソフトのため、自動で文字起こしをする機能のみ実装しています。

• 文字起こし結果を要約したり要点抽出してほしい
• 専門用語や固有名詞もできるだけ正確に文字起こししてほしい
• もっと高い精度で文字起こしをしてほしい

などのお悩みを持つ方は、文字起こしソフトの検討をおすすめします。

文字起こしソフトのここがおすすめ

AIによる高精度な自動文字起こし

文字起こしの精度は録音環境にも左右されますが、文字起こしとともに使用される機能でも差が生まれます。代表的な下記3つの機能が搭載された文字起こしソフトは、文字起こしをしたあとの文章を整える作業も大きく効率化できるのでおすすめです。

機能名	内容
フィラー除去機能	人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」 などといった、それ自体意味をなさない短い言葉を除去する機能。
用語登録機能	固有名詞や専門用語を正しく認識するための機能
話者識別機能	誰がどの発言をしたかを可視化する機能

AI搭載で文章を整える、要約生成・要点抽出機能

AIを活用し会議後に概要をまとめた要約文章や、要点を整理してリストアップしてくれる機能です。この機能を活用することで、

• 要約文章の文字量を調整できる
• どんな内容に沿って要約してほしいか指定できる
• 会議の議題ごとに要点を抽出できる
• 決定事項やタスクを自動で振り分ける

などが実現できます。この機能によって大幅に議事録作成時間を短縮することができます。

それでは、実際に文字起こしソフト「スマート書記」を例に、どのように文字起こしできるのか、また、文字起こししたテキストをAIで整えたらどのようになるのかをご紹介します。

文字起こしソフト「スマート書記」で実際に文字起こししてみた

スマート書記とは

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破している文字起こしソフトです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Zoom、Microsoft Teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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実際にスマート書記で音声をアップロードして文字起こししてみた

文字起こしソフトを使って文字起こしする、と言ってもなかなか想像がつかない方に向けて、実際にスマート書記を使って音声をアップロードして文字起こしする様子をご紹介します。

1. 音声をアップロードする

2. アップロードする音声ファイルを選択する

3. 実行をクリック

4. アップロードした音声データ内で発言している人数を指定する（これによりAIが話者を自動で識別して文字起こし結果に反映される）

5. 右側に文字起こし結果のテキストが表示される。画面中央にはAIアシストといういろんなまとめ方ができる機能がある

文字起こししたテキストをAIアシスト機能で整理してみた

文字起こし後に画面中央に表示されるAIアシスト機能から、「要約」をクリックしてみると、次のように文字起こし結果のテキストが整理されました。

AIアシスト機能は、文章の要約だけでなく、

• 指定した項目でまとめる
• 要点の抽出
• 決定事項の抽出
• ToDo（ネクストアクション）の抽出

といったこともワンクリックで自動でおこなってくれます。スマート書記は、音声データを自動で文字起こしするだけでなく、こういった機能を活用しながら、文字起こしした先の作業も自動化して、ドキュメント作成に関わる作業全体の効率を向上させてくれる文字起こしツールです。

スマート書記以外にも、より詳しく文字起こしソフトについて知りたい方は以下の記事もご覧ください。

参考記事：【2024】文字起こしソフトおすすめ20選！無料ツールの比較や選び方も解説

【まとめ】Wordには「直接音声入力」「音声アップロード」2つの文字起こし方法がある

本記事ではWord（ワード）の文字起こし方法についてご紹介しました。

Wordには

• 直接Wordに録音して文字起こしをする方法
  • ディクテーション機能とトランスクリプト機能両方で実現可能
• 音声ファイルをアップロードして文字起こしをする方法
  • トランスクリプト機能のみで実現可能

の2つの方法が存在します。

自分にあった文字起こし方法を選択していただければと思いますが、

• 無料で使えるのはディクテーション機能のみ
• 買い切り版には文字起こし機能がついていない
• トランスクリプト機能のアップロードできる音声データの時間制限は300分 / 月

という点に注意が必要です。

また、2つの機能とも、専門用語や固有名詞が判断できない場合があるため、もっと様々な便利機能を活用したい方は、ぜひ文字起こしソフトの導入も検討してみましょう。